BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penyusunan thesis ini adalah berdasar kepada metodologi yang buat oleh john ward yang sudah disesuaikan dengan tools yang dipakai untuk setiap langkah analisis. 3.1.1 Kerangka Pikir Gambar 3.1 Kerangka Pikir 30
31 Kerangka pikir yang digunakan untuk melakukan perencanaan strategi SI/TI pada PT. Lintas Group yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut : 1. Penulis mengukur keberadaan ekternal bisnis saat ini dengan menggunakan bantuan PEST. Analisis menggunakan PEST dengan menganalisa dari politik, ekonomi, sosial dan teknologi berdasarkan keadaan saat ini yang sedang terjadi dan apa dampak yang akan dihasilkan dari PEST. Sedangkan keberadaan internal bisnis yang sedang berjalan pengukuran yang dilakukan menggunakan metodologi SWOT, dengan menggunakan 2 metode analisis ini penulis dapat mengetahui secara kelemahan internal bisnis yang ada. 2. Analisa Eksternal SI/TI melihat perkembangan inovasi teknologi pada perkembangan yang ada saat ini, setelah itu pada sisi Internal SI/TI menggunakan bantuan metodologi IT balanced scorecard merupakan salah satu alat untuk mengukur kinerja dari salah suatu sistem dengan melihat ke empat persfektif masing-masing persfektif. 3. Setelah melakukan analisa kedua sisi internal dan eksternal pada bisnis dan SI/TI, selanjutnya penulis akan melakukan penganalisisan terhadap portfolio saat ini yaitu menggunakan analisis McFarlan yang akan menentukan aplikasi masa mendatang yang akan digunakan. 4. Pada langkah selanjutnya penulis akan memberikan hasil kesimpulan dari strategi SI/TI yang berdasarkan dari 3 komponen strategi bisnis SI, strategi manajemen SI/TI dan strategi TI. 5. Selanjutnya adalah pengabunggan analisis dari keseluruhan yang kemudian akan di ambil kesimpulan untuk membentuk portfolio masa depan dengan bantuan analisis McFarlan.
32 6. Dari kelima tahapan diatas akan mendapatkan menghasilkan identifikasi dan usulanusulan dari penulis sebagai dokumentasi untuk dipergunakan oleh PT. Lintas Group yang berupa strategi bisnis SI, strategi manajemen SI/TI, dan strategi TI serta akan menghasilkan portfolio aplikasi SI PT. Lintas Group di masa mendatang. 7. Gap Analysis Analisis yang merupakan penganalisisan suatu gap antara keadaan portofolio aplikasi saat ini dan usulan portofolio aplikasi di masa mendatang yang didasarkan pada kebutuhan PT.Lintas Group yang sudah diidentifikasikan sebelumnya. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Analisis PEST PEST analisis terkait dengan pengaruh lingkungan pada suatu bisnis. PEST merupakan suatu cara atau alat yang bermanfaat untuk meringkas lingkungan eksternal dalam operasi bisnis. PEST harus ditindaklanjuti dengan pertimbangan bagaimana bisnis harus menghadapi pengaruh dari lingkungan politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Hubungan diantara semua kekuatan ini secara sigfinikan mempengaruhi semua produk, jasa, pasar dan orgasnisasi di dunia. Oleh karena itu perusahaan harus mampu mengembangkan misi dan mendesain strategi, merupakan analisis terhadap kekuatan eksternal yang dapat mempengaruhi proses bisnis. Faktorfaktor eksternal tersebut antara lain Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi. Dengan mengenali dan mengevaluasi peluang dan ancaman eksternal, perusahaan akan mampu mengembangkan visi dan misi sebagai dasar strategi yang tepat untuk mencapai sasaran jangka panjang. 2. Analisis SWOT Analisis SWOT yang bertujuan agar perusahaan mampu mengenali dan menggunakan kekuatan-kekuatan yang dimilikinya untuk mengeksploitasi
33 peluang-peluang positif yang ada serta memperbaiki kelemahan dan mengatasi ancaman yang muncul. Metode yang digunakan dalam tahapan ini adalah SWOT menurut Rangkuti (2000). Analisa SWOT terbagi kedalam 5 langkah : 1. Menyiapkan sesi SWOT. 2. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan perusahan. 3. Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman. 4. Melakukan ranking terhadap kekuatan dan kelemahan. 5. Menganalisis kekuatan dan kelemahan. Target dalam analisa SWOT ini adalah meningkatkan pengetahuan dan pemahaman mendalam organisasi yang bersangkutan. 3. Analisis IT Balanced Scorecard Pada tahun 1997, Van Grembergen dan Van Bruggen mengadopsi Balanced Scorecard (BSC) untuk digunakan pada Departemen Teknologi Informasi organisasi. Dalam pandangan mereka karena Departemen Teknologi Informasi merupakan penyedia layanan internal maka perspektif yang digunakan harus diubah dan disesuaikan. Untuk melakukan penyusunan IT-Balance Scorecard dilakukan beberapa tahap meliputi : a. Menjabarkan visi, misi dan tujuan suatu organisasi b. Menganalisis lingkungan eksternal dan internal c. Menetapkan tema-tema strategis d. Menerapkan tema-tema strategis ke dalam 4 perspektif IT Balanced Scorecard 4. Strategi SI/TI Pada tahap ini perusahaan harus mulai melakukan langkah-langkah pembentukan strategi berdasarkan data yang sudah didapat pada tahap-tahap sebelumnya, pemikiran
34 yang dibentuk direncanakan untuk mengefektifkan manajemen jangka panjang. perencanaan strategi sistem ini akan memberikan gambaran bagaimana cara pendekatan untuk melakukan perencanaan sistem informasi teknologi informasi secara strategis dalam perusahaan. Perencanaan strategis sangat penting dilihat dari berbagai aspek, antara lain: a. Strategi Bisnis b. Perkembangan Teknis Global c. Kebutuhan Aplikasi dan Infrastruktur d. Sumber Daya Manusia, Keuangan dan lain-lain. Semua elemen-elemen diatas perlu dijadikan satu sehingga rencana akhir (TI Plan) merupakan suatu rencana yang menyeluruh dan didukung perusahaan secara utuh. Perencanaan strategis (strategic plan) harus bisa memberikan jalur migrasi (migration path) yang bisa mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada, mengeksploitasi kekuatan dan memunculkan kebutuhan-kebutuhan baru. Sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu organisasi. a. Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi. b. Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan. c. Memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis. 5. Portfolio McFarlan
35 Portfolio model ini dikembangkan dari konsep matriks yang dikembangkan oleh McFarlan, dimana menjelaskan kontribusi SI/TI terhadap bisnis sekarang dan masa yang akan datang berdasarkan dampak terhadap perusahaan, terlihat pada Tabel 3.1. Tabel 3.1 Daftar pertanyaan aplikasi portfolio Pertanyaan Jawaban (Ya/Tidak) a. Menciptakan competitive advantage bagi organisasi? b. Memungkinkan tercapainya sasaran bisnis yang spesifik? c. Mengatasi kendala bisnis yang berhubungan dengan pesaing? d. Menghindari resiko bisnis di masa depan agar tidak timbul dalam waktu dekat? e. Meningkatkan produktivitas bisnis dan mengurangi biaya? f. Memungkinkan perusahaan memenuhi kebutuhan? g. Manfaatnya belum diketahui namun dapat menghasilkan poin (a) dan (b)? Tabel 3.2 klasifikasi aplikasi portfolio (Jhon ward dan Peppard, 2002, p307) High Potential Strategic Key Operational Support a. Ya (i) b. Ya (i) c. Ya d. Ya e. Ya f. Ya (ii) Ya (ii) g. Ya Pada Tabel 3.2 mejelaskan klasifikasi aplikasi. Apabila dalam sebuah penilaian aplikasi terdapat jawaban Ya lebih dari 2 kolom, dimana aplikasi tersebut muncul di lebih dari satu kategori, maka aplikasi tersebut harus di uji ulang dengan memecah aplikasi tersebut menjadi beberapa bagian dan diuji secara terpisah pada masing - masing
36 bagian. Berikut daftar pertanyaan tambahan yang diperoleh untuk memperoleh kejelasan dan kepastian : (i) Apakah manfaat bisnis dan bagaimana cara pencapaiannya telah jelas? Apabila jawaban Ya maka Strategic, jika Tidak maka High Potential (ii) Apakah kegagalan dalam pemenuhan akan menimbulkan resiko bisnis yang signifikan? Apabila jawaban Ya maka Key Operational, jika jawaban Tidak maka Support. 3.2 Metodologi Pengumpulan Data Penelitian dilakukan pada PT.Lintas Group yang beralamatkan Gedung Graha Pratama Lt.14 Jl. MT. Haryono Kav. 15. Jakarta selatan yang dilaksanakan pada bulan Agustus 2011 sampai dengan bulan Februari 2012. Setelah proses permasalahan telah teridentifikasi, maka tahap berikutnya melakukan proses pengumpulan data baik berupa data yang belum diolah maupun data yang sudah diolah, adapun sumber data yang akan digunakan penulis dalam penelitian dibagi menjadi dua kelompok, yaitu : 1. Data Primer Penulis memperoleh data primer dengan melakukan Observasi, wawancara dan kuesioner dengan pihak manajemen perusahaan serta karyawan perusahaan mengenai IS/IT Strategic Planning. a). Observasi Dalam observasi penelitian penulis terlibat kegiatan objek penelitian, dikarenakan penulis pernah terlibat dalam pembuatan SI/TI sistem aplikasi inventori dan checklist pada PT.Lintas Group.
37 b). Wawancara Penulis akan memberikan sejumlah pertanyaan kepada pihak - pihak yang berkaitan langsung dengan SI/TI Strategic Planning yang dilakukan pada PT.Lintas Group, yaitu kepada Direktur PT.Lintas Group, Manager Divisi yang diperlukan penulis sesuai dengan kebutuhan penulis. Berikut adalah beberapa profil responden yang berhasil diwawancarai : a. Bapak Laser selaku Director PT Lintas Group b. Bapak Yustinus Budi Selaku TI Manager PT Lintas Group c). Kuesioner Dilakukan dengan cara menyediakan pertanyaan dalam bentuk kuesioner, kuesioner ini diberikan kepada 16 orang yang berkepentingan di PT. Lintas Group dalam penelitian ini. Kuesioner yang diberikan kepada Direktur, Manager TI, staff TI pada PT. Lintas Group. 2. Data Sekunder Dokumen-dokumen yang terkait pada PT. Lintas Group meliputi pembahasan mengenai IS/IT strategic planning. a). Studi Kepustakaan Pengumpulan data yang dilakukan adalah berdasarkan literature - literature yang berhubungan dengan obyek penelitian dan pembahasan masalah, berupa buku acuan, media cetak, artikel-artikel, dan jurnal mengenai strategic planning.