BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Sebagaimana telah disadari dan diakui bahwa peranan teknologi informasi terhadap dunia bisnis yang semakin dominan membuat eksistensi teknologi informasi dalam dunia bisnis semakin kuat. Era globalisasi telah membuat esensi bisnis melebur dengan kebutuhan akan teknologi. Apapun bidang bisnis yang ditekuni oleh perusahaan perihal perolehan pangsa pasar yang besar, peraihan dan pertahanan kesuksesan, serta kepuasan pelanggan, akan selalu berhubungan erat dengan kehadiran teknologi. Sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem yang terstruktur dalam unit usaha bisnis untuk membantu pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan sehari-hari untuk mengatasi permasalahan-permasalahan dalam unit usaha bisnis tersebut dengan mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi para pengambil keputusan. Semakin baik dan berkualitas informasi yang tersedia bagi manajemen maka langkah-langkah dan keputusan yang dihasilkan akan semakin bermanfaat bagi kemajuan perusahaan. PT. Nusantara Surya Sakti adalah perusahaan yang bergerak sebagai dealer resmi dari Astra Honda Motor sebagai penjual kendaraan bermotor roda dua Honda di Indonesia, memiliki 67 jaringan dealer serupa di seluruh Indonesia dan berpusat di Semarang. PT. NSS menambah keuntungan kompetitif dalam strategi persaingan pasar dengan menangani pula kredit konsumen atas kepemilikan motor. Unit Usaha ini baru
2 berkembang di wilayah DKI Jakarta. PT. NSS telah menggunakan suatu sistem yang terintegrasi dengan baik dalam keseluruhan aktivitas utama bisnis seperti siklus pengeluaran, siklus penerimaan, serta siklus pengupahan dan penggajian. Sumber utama pendapatan PT. NSS adalah dari penjulan motor Honda dan memiliki lagi cabang unit usaha lain dengan prosedur yang berbeda yang juga merupakan sumber pendapatan yaitu kredit kepemilikan motor serta penjualan suku cadang motor. Suku cadang motor tersebut diperoleh dari motor yang kreditnya bermasalah sehingga perlu untuk ditarik kembali oleh PT. NSS dari tangan konsumen dari tiga cabang di Jakarta, yaitu Cideng, Brigjend. Katamso, dan Pecenongan. Walaupun aktivitas penjualan suku cadang bekas motor bukan merupakan sumber utama pendapatan PT. NSS, namun aktivitas tersebut merupakan salah satu aktivitas pendukung yang penting dalam siklus penerimaan. Setiap bulan secara rutin PT. NSS dapat menarik sampai dengan 300 unit motor tiap cabang. Kondisi mesin dan badan motor yang tidak selalu layak membuat PT. NSS perlu untuk menjual suku cadang motor satu per satu. Namun transaksi penjualan suku cadang bekas masih menjadi dilema karena belum adanya sistem dan prosedur terstruktur. Manajemen PT. NSS tidak dapat mengetahui kuantitas dan spesifikasi akurat dari suku cadang bekas yang masuk ke gudang dan telah terjual karena tidak adanya dokumentasi yang jelas. Setiap kali terjadi penambahan pada persediaan suku cadang, PT. NSS akan memasukkan data tersebut pada sistem, namun transaksi penjualan yang masih dilakukan secara manual seringkali menimbulkan ketidaksesuaian kuantitas data persediaan yang terdapat di sistem dengan kuantitas aktual persediaan. Harga jual suku cadang ditentukan oleh dua pihak terkait, yaitu konsumen dan kepala gudang yang melalui proses tawar- menawar dan kemudian harga yang disepakati akan diotorisasi oleh kepala penjualan motor bekas. Namun
3 prosedur ini masih dilakukan dengan menggunakan komunikasi lewat telepon saja tanpa adanya dokumen resmi sehingga harga yang sebenarnya hanya diketahui oleh tiga orang yang terkait dalam prosedur penetapan harga tersebut. Kelemahan sistem pengendalian internal akibat tidak adanya sistem dan prosedur terstruktur serta dalam hal tidak adanya dokumentasi dan penanganan yang baik atas aliran informasi mengenai suku cadang bekas membuat suku cadang bekas banyak hilang selama proses akuisisi persediaan, penyimpanan persediaan, sampai pengiriman pada konsumen. Apabila kegiatan penjualan suku cadang motor bekas terus dibiarkan berjalan dengan sistem lama tanpa adanya prosedur dan dokumentasi yang jelas, terstruktur, dan terintegrasi, maka PT. NSS akan terus mengalami kerugian akibat tidak jelasnya jumlah persediaan yang dimiliki tiap bulannya, ketidaktahuan akan kuantitas suku cadang yang terjual yang mengakibatkan tidak benarnya jumlah yang ditagihkan pada pembeli, sampai pada penurunan disiplin organisasi pada karyawan yang menangani unit usaha penjualan suku cadang sebagai akibat dari lemahnya sistem pengendalian internal yang dapat memberikan dampak buruk pada iklim organisasi PT. NSS. Berdasarkan uraian di atas maka dikutiplah Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi pada PT. Nusantara Surya Sakti Studi Kasus: Penjualan, Piutang, dan Persediaan sebagai judul dalam penulisan skripsi. Diharapkan penelitian ini dapat mengidentifikasi prosedur yang selama ini dijalani, menemukan kelemahan-kelemahan prosedur tersebut, dan menghasilkan rancangan sistem informasi penjualan yang baru yang akan dapat memberikan akses informasi yang akurat pada persediaan, penjualan, serta piutang yang terkait dalam unit usaha tersebut dan dapat mengintegrasikan informasi yang diperoleh ke dalam suatu bentuk yang berguna bagi PT. NSS sebagai suatu solusi yang dapat memecahkan masalah yang selama ini dihadapi dalam
4 keseluruhan unit usaha bisnis pada umumnya dan unit usaha bisnis penjualan suku cadang bekas secara khusus. 1.2.Ruang Lingkup Penelitian yang akan dibahas dalam skripsi ini akan melingkupi: Penjualan Prosedur yang berhubungan dengan penjualan mulai dari aktivitas permintaan barang dari konsumen sampai dengan pengiriman barang pada konsumen; Perhitungan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) atas barang kena pajak, sebesar 10%; Informasi personel, konsumen, dan item barang yang terkait dalam suatu transaksi penjualan tertentu; Dokumentasi informasi dan aliran dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan; Prosedur penentuan harga barang yang dijual menyangkut aktivitas tawarmenawar pihak konsumen dengan kepala gudang serta otorisasi dari pihak kepala penjualan motor bekas yang bisa dilacak dan terdokumentasi dengan baik; Penetapan harga yang harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang bagi penjualan suku cadang; Laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajemen sehubungan dengan aktivitas penjualan suku cadang motor bekas; Sistem pengendalian internal perusahaan dalam aktivitas penjualan suku cadang motor bekas dalam hal otorisasi personil yang dapat mengakses (membuat, mengubah, menghapus) transaksi penjualan;
5 Piutang Informasi karyawan yang berhak untuk melakukan transaksi dan membukukan piutang pada perusahaan; Informasi jumlah piutang konsumen pada waktu tertentu; Otorisasi personel yang dapat mengakses form piutang dan melakukan modifikasi terhadap form tersebut; Penerimaan kas, yang diakui sangat erat kaitannya dengan piutang, namun tidak membahas lebih lanjut akan laporan-laporan khusus penerimaan kas serta pembahasan yang lebih dalam pada prosedur penerimaan kas; Laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajemen sehubungan dengan piutang yang dihasilkan dari aktivitas penjualan suku cadang motor bekas, termasuk laporan atas aging debt atau laporan analisis umur piutang; Sistem pengendalian internal perusahaan terkait otorisasi personel yang dapat mengakses (membuat, mengubah, menghapus) transaksi piutang; Persediaan Klasifikasi tiap item persediaan; Klasifikasi item persediaan yang hilang dari gudang dengan adanya pengecekkan fisik yang dilakukan setiap bulan; Prosedur pengendalian persediaan dalam aliran keluar masuk persediaan ke dan dari gudang;
6 Prosedur pembaruan aliran persediaan sehingga menyajikan informasi kuantitas persediaan barang yang ada di gudang pada waktu tertentu agar terwujud sinkronisasi yang baik antara informasi pada sistem dengan kuantitas actual persediaan di gudang; Pelacakan setiap persediaan yang masuk dan keluar gudang secara akurat baik dalam klasifikasi item maupun kuantitas yang terintegrasi dengan transaksi secara langsung untuk pemutakhiran kuantitas persediaan; Sistem pengendalian internal perusahaan terkait otorisasi personel yang dapat mengakses (membuat, mengubah, menghapus) master persediaan serta transaksi penjualan yang melibatkan persediaan; Dan dibatasi dengan: Tidak menyinggung unit usaha penjualan utama perusahaan tapi berfokus pada unit usaha penjualan suku cadang bekas yang disadari memiliki prosedur yang berbeda; Tidak membahas prosedur retur atau pengembalian barang dagang karena memang tidak terdapat prosedur tersebut dalam penjualan suku cadang bekas; Tidak mengikutsertakan perhitungan atas pertimbangan pemberian limit kredit pada pelanggan; Tidak mengikutsertakan perhitungan atas logistic persediaan, biaya-biaya bagi kegiatan pemeliharaan persediaan, serta metode penyusutan yang digunakan dalam penilaian persediaan yang berpengaruh pada nilai kualitatif persediaan;
7 Tidak membahas penerimaan kas dan prosedur yang berkenaan dengan akuisisi motor bekas dari tangan debtor; Tidak mengikutsertakan perhitungan pajak masukan dan keluaran dalam aktivitas penjualan yang dibayarkan atau terhutang pada direktorat jenderal pajak; 1.3.Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam melakukan penelitian skripsi ini adalah: Mengidentifikasikan masalah-masalah di perusahaan atas prosedur penjualan kredit dan persediaan suku cadang bekas motor yang sedang berjalan; Mengidentifikasikan kelemahan sistem pengendalian internal dalam prosedur penjualan kredit dan persediaan suku cadang motor bekas yang sedang berjalan; Merancang sistem informasi penjualan kredit dan persediaan suku cadang motor bekas yang dapat memecahkan masalah yang dihadapi perusahaan; Mengusulkan rekomendasi solusi yang terkait dengan sistem pengendalian internal. Manfaat yang diperoleh oleh perusahaan adalah: Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan oleh manajemen sehubungan dengan aktivitas penjualan, piutang, dan persediaan suku cadang motor bekas secara khusus dan keputusan skala organisasional lain secara umum dengan tersedianya akses pada informasi dan laporan yang akurat dan terintegrasi, prosedur pengendalian yang lebih baik, serta kegiatan operasional yang lebih efektif dan efisien.
8 1.4.Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penyusunan penelitian ini adalah : - Metode Analisis Pengumpulan data dilakukan melalui : 1) Studi Kepustakaan Penulis akan mengumpulkan teori dan informasi dari buku-buku, hasil penelitian ilmiah, teori-teori yang telah ada, dan referensi lain baik secara pustaka maupun informasi yang terkandung di internet. 2) Studi Lapangan 1. Pengumpulan informasi Melakukan survey terhadap prosedur penjualan suku cadang bekas berikut informasi yang dibutuhkan dan dihasilkan dari prosedur tersebut. 2. Pengumpulan dokumen-dokumen terkait Mengumpulkan dan menganalisa dokumen yang digunakan dan dibutuhkan dalam prosedur penjualan suku cadang bekas. 3. Wawancara Melakukan sesi tanya jawab antara penulis dengan pihak-pihak perusahaan terkait dengan hal penelitian. 3) Metode Perancangan Berorientasi Objek
9 Perancangan akan menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design pendekatan Mathiassen, yang terdiri dari: 1. Problem domain analysis, diantaranya dengan: a. Membuat rich picture b. Membuat class diagram c. Membuat statechart diagram 2. Application domain analysis, diantaranya dengan: a. Membuat use case diagram b. Membuat sequence diagram c. Membuat navigation diagram 3. Architecture design, diantaranya dengan: a. Membuat component diagram b. Membuat deployment diagram 4. Component design, diantaranya dengan: a. Membuat model, function, dan connecting component b. Membuat user interface component 1.5.Sistematika Penulisan Penelitian skripsi akan dibagi menjadi 5 bab dimana sistematika penulisan dan gambaran umum tiap bab adalah sebagai berikut:
10 BAB I PENDAHULUAN Bab ini membahas latar belakang masalah yang menjadi alasan dilakukannya penelitian, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, serta metodologi penelitian yang digunakan. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori-teori yang telah dikemukakan baik teori dasar maupun teori pendukung yang menjadi landasan bagi penulisan penelitian skripsi. BAB III GAMBARAN PROSEDUR SISTEM BERJALAN Bab ini menjelaskan gambaran umum profil perusahaan, struktur organisasi, pembagian tugas dalam hal wewenang dan tanggung jawab karyawan yang terkait, serta analisa kelemahan-kelemahan prosedur serta masalah yang ditimbulkan akibat kelemahan prosedur tersebut. BAB IV PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG, DAN PERSEDIAAN PT. NUSANTARA SURYA SAKTI Bab ini menjelaskan analisa dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan, pitang, dan persediaan suku cadang bekas yang diusulkan sebagai alternatif atas perbaikan prosedur dan pengimplementasian sistem dalam penjualan suku cadang bekas yang belum tersedia pada PT. NSS.
11 BAB V SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan yang dihasilkan dari analisa dalam babbab sebelumnya dan turut menyertakan saran bagi perusahaan jika ingin mengembangkan skripsi ini lebih lanjut bagi kemajuan perusahaan.