10 BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Perusahaan Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang yang beralamat di Jl. H. Adam Malik No. 101 Medan dan Suzuki Sunindo Motor yang beralamat di Jl. Sisingamangaraja KM 6,5 Medan, berdiri pada tanggal 01 juli 2001 untuk menggantikan PT. Duta Putra Sumatera sebagai main dealer sepeda motor Suzuki untuk wilayah pemasaran Sumatera Utara. Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang dan Suzuki Sunindo Motor didirikan karena ketidakmampuan main dealer sebelumnya dalam meningkatkan penjualan unit sepeda motor Suzuki dibandingkan merk dagang lainnya. Sunindo Varia Motor Gemilang dan Suzuki Sunindo Motor juga merupakan anak perusahaan PT. Suzuki Indomobil Sales yang merupakan agen tunggal pemegang merk Suzuki untuk seluruh Indonesia yang ditunjuk oleh Suzuki Motor Company (SMC) Japan. Pada tahun 2010 Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang dan Suzuki Sunindo Motor sudah tidak lagi menjadi main dealer untuk wilayah pemasaran Sumatera Utara. Hal ini dikarenakan banyaknya anak cabang dari perusahaan ini yang telah berkembang menjadi cabang untuk kota/kabupaten masing-masing. Saat ini Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang hanya menjadi kantor cabang untuk wilayah pemasaran di kota Medan dan sekitarnya. Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang bukan hanya melakukan fungsi penjualan tetapi juga sebagai kantor administrasi untuk wilayah pemasaran Medan dan sekitarnya karena terletak di wilayah bisnis perkantoran. Sedangkan Suzuki Sunindo Motor 10
11 selain melakukan fungsi penjualan juga digunakan sebagai gudang penyimpanan barang yang masuk dari kantor pusat yang berada di Jakarta karena terletak di kawasan bisnis ekspedisi/transportasi sehingga arus keluar masuk barang jauh lebih mudah. Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang dan Suzuki Sunindo Motor didirikan di lokasi yang berbeda dengan tujuan mempermudah kinerja kerja dari perusahaan. Perusahaan ini memiliki Dewan Komisaris dan Dewan Direksi, berdasarkan kesepakatan kerja mereka menunjuk pimpinan atau manager operasional yang menjalankan perusahaan ini. Secara garis besar perusahaan ini dibagi menjadi tiga divisi, yaitu : divisi marketing, divisi keuangan dan divisi servis. Ketiga divisi tersebut bertugas menurut job description masing masing. a. Divisi Marketing Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pemasaran mulai dari perencanaan pemasaran, strategi pemasaran dan pengelolaan sistem pemasaran perusahaan. b. Divisi Keuangan Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan akuntan dan keuangan perusahaan, seperti membuat laporan arus kas perusahaan. c. Divisi Servis Bertanggung jawab untuk memberikan kenyamanan kepada konsumen dan membuat laporan service dan rekapitulasi part claim.
12 Visi dan Misi Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang dan Suzuki Sunindo Motor Setiap perusahaan baik swasta maupun milik negara memiliki visi dan misi, demikian juga dengan Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang dan Suzuki Sunindo Motor yang memiliki visi dan misi sebagai berikut: VISI Suzuki menjadi yang terbaik dalam bisnis otomotif dengan produk berteknologi tinggi dan terpercaya, serta layanan terbaik yang berkesinambungan. MISI Suzuki mencapai market share 50% pada tahun 2013 dan rangking II melalui layanan prima yang berkesinambungan. B. Jaringan Kegiatan Perusahaan Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang dan Suzuki Sunindo Motor selalu memberikan pelayanan prima yang berkesinambungan bagi para konsumennya, karena memiliki fokus strategi, diantaranya: Penambahan Network, Peningkatan produktivitas network dan kualitas SDM, Financial Support, Limage Up, dan penerapan layanan prima yang berkesinambungan. Hingga saat ini Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang dan Suzuki Sunindo Motor Medan telah memiliki 4 cabang, yaitu: 1. Suzuki Diski (Jl. Medan Binjai KM 12,5) 2. Suzuki Simpang Dolok (Jl. Jend. Sudirman No. 363 DE Tebing Tinggi) 3. Suzuki Tamora (Jl. Irian No. 83 DE Tanjung Morawa) 4. Suzuki Bakti (Jl. AR. Hakim No. 70 E-F)
13 C. Struktur Organisasi dan Personalia Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam perusahaan. Mengingat besarnya peranan dari struktur organisasi ini dalam mencapai tujuan perusahaan, maka Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang dan Suzuki Sunindo Motor memilih bentuk struktur organisasi yang berbentuk organisasi garis dan staff seperti yang terlihat pada Gambar 2.1 berikt ini
13 Gambar 2.1.Struktur Organisasi Perusahaan KOMISARIS MANAGER PENGAWAS INTERN MARKETING FAD AFTER SALE KACAB SALES ADM PROMOSI SPARE PART SERVICE ADM SERVICE PDC CLAIM GUDANG FAKTUR FINANCE ACCOUNTING HRD GA COUNTER SALESMAN Sumber : Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang, 2013. CCD KASIR STAFF ACC DRIVER OFF BOY SATPAM 14
15 D. Job Description Setiap bagian tentu mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk dipertanggung jawabkan keatasan masing masing. Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab masing masing bagian yang ada pada Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang dan Suzuki Sunindo Motor Medan. 1) Komisaris Bertugas untuk menentukan kebijaksanaan dan rencana strategi perusahaan jangka panjang, menentukan rencana dan kerja perusahaan, mengawasi kerja para pimpinan perusahaan dan meminta pertanggung jawabannya, mengadakan rapat semester secara berkala untuk koordinasi total. 2) Manager Bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan secara keseluruhan termasuk pencapaian laba yang maksimal. 3) Pengawas Intern Bertanggung jawab pada pemeriksaan internal semua hasil laporan perusahaan, sehingga diketahui penyimpangan penyimpangan yang terjadi dalam perusahaan. 4) Marketing Bertanggung jawab terhadap penjualan produk perusahaan secara keseluruhan termasuk pengelolaan dan promosi dan perencanaan serta strategi pemasaran. 5) Pimpinan FAD (Finance Administration Departement) Bertanggung jawab terhadap pencatatan atau administrasi perusahaan secara total juga arus masuk dan keluar keuangan perusahaan.
16 6) After Sale Bertanggung jawab dalam quality control product yang dijual oleh perusahaan baik dalam perawatan/service maupun dalam suku cadang, mengembangkan Network Service atau bengkel kemitraan sesuai dengan target kerja, bertanggung jawab dalam kualitas mekanik dalam melakukan servis sepeda motor, mengadakan acara umum baik servis gratis maupun quality check up, bertanggung jawab atas claim untuk part warranty dan service. 7) Kepala Cabang Bertanggung jawab terhadap operasional cabang perusahaan termasuk penjualan dan laba perusahaan tersebut. 8) SalesAdministrasi Bertanggung jawab melakukan pencatatan penjualan termasuk laporan laporannya. 9) Promosi Melakukan promosi secara maksimal sesuai yang direncanakan perusahaan. 10) Finance Bertanggung jawab atas keluar masuknya uang perusahaan secara operasional sehari hari. 11) Accounting Bertugas untuk mencatat penerimaan stock unit, sparepart dan membuat buku harian pembelian/jurnal pembelian, mencatat penjualan unit sparepart dan membuat laporan mutasi unit dan buku harian penjualan, membuat buku harian penerimaan dan pengeluaran Kas dan Bank dan membuat jurnal atas
17 transaksi tersebut, mencatat seluruh transaksi dalam General Ledger dan Sub Ledger, membuat daftar aktiva tetap dan biaya dibayar dimuka dan menghitung penyusutan/amortisasi setiap bulannya, membuat Flash Report, dan membuat laporan keuangan. 12) Human Resources Departement General Affair (HRD GA) Mengurus tentang masalah kepegawaian, mulai dari masalah pelatihan dan penerimaan karyawan. 13) Pre Delivery Check (PDC) Melakukan pemeriksaan kendaraan sebelum dipasarkan atau dibeikan kepada konsumen. 14) Service Melakukan perawatan yang berkala terhadap kendaraan yang sudah terjual kepada konsumen. 15) AdministrasiService Bertugas untuk memeriksa kupon servis gratis dari konsumen yang masuk per dealer dan membuat laporan servis. 16) Sparepart Bertanggung jawab terhadap omset sparepart dan pendistribusian ke daerah. 17) Claim Memproses kendaraan kendaraan yang sudah terjual yang mendapatkan kesalahan teknis untuk diteruskan ke pabrik. 18) Counter Memaksimalkan penjualan untuk showroom dan mencapai target penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan.
18 19) Salesman Memaksimalkan penjualan diluar showroom dan mencapai target yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 20) Gudang Bertanggung jawab terhadap aktivitas di gudang termasuk arus keluar masuk kendaraan (stock gudang). 21) Faktur Memproses faktur yang merupakan dasar pembuatan surat surat kendaraan. 22) Credit Control Departement (CCD) Bertanggung jawab terhadap penagihan piutang kepada pihak luar yang bekerja sama dengan perusahaan. 23) Kasir Tempat menerima atau mengeluarkan uang atas transaksi perusahaan. 24) Staff Accounting Bertanggung jawab atas laporan keuangan perusahaan serta melakukan audit terhadap department department dalam perusahaan. 25) Driver Melakukan pengantaran barang barang dan aktifitas yang berhubungan dengan penggunaan mobil. 26) Office Boy Bertanggung jawab atas kebersihan kantor di lingkungan perusahaan. 27) Satpam Bertanggung jawab atas keamanan dalam lingkungan perusahaan.
19 E. Kinerja Perusahaan Terkini Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga dengan Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang dan Suzuki Sunindo Motor Medan, perusahaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang dan Suzuki Sunindo Motor Medan sebagai kantor cabang Sepeda motor Suzuki di kota Medan melakukan penyaluran sepeda motor Suzuki kepada showroom showroom Suzuki yang ada di wilayah pemasaran Medan dan sekitarnya. Dalam rangka meningkatkan volume penjualan, selain sebagai penyalur, Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang dan Sunindo Motor Medan juga melakukan penjualan unit sepeda motor bermerk Suzuki baik secara tunai maupun kredit. Adapaun produk dari sepeda motor Suzuki yang di salurkan maupun dijual oleh Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang dan Suzuki Sunindo Motor Medan sebagai berikut: 1. Satria FU 150cc 2. Shogun SP 125cc 3. Shogun R 125cc 4. Axelo 125cc 5. Smash titan 115cc 6. Nex 115cc 7. Sky drive 125cc 8. Sky wave 125cc
20 9. Spin R 125cc F. Rencana Kegiatan Rencana kegiatan dari Suzuki Sunindo Varia Motor Gemilang dan Suzuki Sunindo Motor Medan adalah sebagai berikut: 1. Melayani penjualan dan pembelian sepeda motor merk Suzuki baik secara tunai maupun kredit. 2. Melayani tukar tambah sepeda motor merk Suzuki sesuai dengan peraturan yang diterapkan di perusahaan. 3. Melayani service sepeda motor.