Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan kaedah pengurusan permohonan hak harta intelek hasil penyelidikan UPM di dalam dan luar negara.

( & INOVASI) 1.0 TUJUAN Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan kaedah pengurusan permohonan hak harta intelek hasil penyelidikan UPM di dalam dan luar negara. 2.0 TANGGUNGJAWAB 2.1 Pengarah ICC, Ketua PTJ bertanggungjawab menentukan garis panduan ini dipatuhi. 2.2 Sesiapa yang terlibat dengan pengurusan permohonan hak harta intelek perlu mematuhi garis panduan ini. 3.0 TERMINOLOGI ICC JPHI PTJ PPS PS PPT PTO UPM UPMIP : Pusat Inovasi dan Pengkomersilan : Jawatankuasa Penilaian Harta Intelek, UPM : Pusat Tanggungjawab : Pegawai Penyelidik Sosial : Pegawai Sains : Penolong Pegawai Tadbir : Pembantu Tadbir Operasi : Universiti Putra Malaysia : Universiti Putra Malaysia s Intellectual Property TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 1 drp. 13

( & INOVASI) 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Akta Paten, 1983 - Dasar Harta Intelek Negara 2007 - Statut Universiti Putra Malaysia (Harta Intelek) 2003 - Akta Hakcipta 1986 - Akta Cap Dagangan 1976 - Akta Rekabentuk Perindustrian 1996 - Akta Varieti Tumbuhan Baru 2004 - Buku Peraturan Kewangan dan Perakaunan, Pejabat Bendahari, UPM 5.0 PANDUAN 5.1 PANDUAN PERMOHONAN HAK HARTA INTELEK 5.1.1 Dapatkan segala maklumat berkenaan dengan hak harta intelek melalui pejabat ICC dan sila lawati laman web http://www.icc.upm.edu.my. 5.1.2 Isikan borang permohonan yang bersesuaian dengan keperluan perlindungan hasil penyelidikan seperti berikut: A) Borang Permohonan Paten (PU/PY/BR16/PATEN); B) Borang Permohonan Hak Cipta (PU/PY/BR17/CR); C) Borang Permohonan Cap Dagangan (PU/PY/BR18/TM); D) Borang Permohonan Reka Bentuk Perindustrian (PU/PY/BR19/ID) E) Borang Permohonan Varieti Tumbuhan Baru (PU/PY/BR20/NPV) 5.1.3 Kemukakan borang permohonan yang lengkap kepada Pejabat ICC. 5.1.4 Bentangkan permohonan harta intelek mengikut templat pembentangan yang disediakan dan tarikh yang ditetapkan oleh ICC. 5.1.5 Jawatankuasa Penilaian Harta Intelek (JPHI UPM) akan menilai permohonan berdasarkan pembentangan yang dilakukan. TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 2 drp. 13

( & INOVASI) 5.1.6 Keputusan permohonan akan dikeluarkan dalam masa lima (5) hari bekerja dari tarikh pembentangan. 5.1.7 Buat pembaikan seperti yang disyorkan oleh JPHI dan kemukakan ke Pejabat ICC dalam masa yang ditetapkan (jika berkaitan). 5.1.8 Serahkan maklumat hasil penyelidikan yang lengkap kepada ICC atau ejen yang dilantik untuk proses perlindungan atau akuan berkanun bagi permohonan yang disokong. 5.1.9 Pastikan dokumen yang disediakan adalah lengkap dan memuaskan sebelum difailkan ke Pejabat Pendaftaran Harta Intelek atau ditandatangani oleh Pesuruhjaya Sumpah. 5.1.10 Terima maklumat pemfailan atau akuan berkanun dan salinan dokumen yang berkaitan daripada ICC untuk simpanan. 5.1.11 Keputusan permohonan pemfailan dan penerimaan sijil adalah di dalam jangka masa tiga (3) tahun atau lebih (bergantung kepada merit setiap kes). 5.2 PANDUAN PENGURUSAN DAN PEMANTAUAN PERMOHONAN HARTA INTELEK DALAM NEGARA 5.2.1 Terima dan semak borang permohonan mengikut jenis perlindungan hak harta intelek seperti berikut: a) Borang Permohonan Paten (PU/PY/BR16/PATEN); b) Borang Permohonan Hak Cipta (PU/PY/BR17/CR); c) Borang Permohonan Cap Dagangan (PU/PY/BR18/TM); d) Borang Permohonan Reka Bentuk Perindustrian (PU/PY/BR19/ID) dan e) Borang Permohonan Varieti Tumbuhan Baru (PU/PY/BR20/NPV) 5.2.2 Maklumkan pembaikan yang perlu dibuat oleh penyelidik jika borang permohonan yang diterima tidak lengkap. TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 3 drp. 13

( & INOVASI) 5.2.3 Hantar templat pembentangan yang bersesuaian kepada penyelidik. 5.2.4 Aturkan Sesi Pembentangan dan Penilaian Harta Intelek. 5.2.5 Hantar surat jemputan pembentangan kepada penyelidik dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja dari tarikh permohonan yang lengkap diterima untuk membentangkan permohonan. 5.2.6 Hantar surat jemputan kepada JPHI UPM untuk bermesyuarat bagi menilai permohonan harta intelek. 5.2.7 Sediakan Borang Penilaian Permohonan Harta Intelek (PU/PY/BR21/IP) untuk dilengkapkan oleh Pengerusi JPHI UPM semasa mesyuarat. 5.2.8 Jalankan proses penilaian dan buat keputusan sama ada untuk menyokong atau tidak menyokong permohonan. -JPHI 5.2.9 Hantar surat keputusan kepada penyelidik dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh sesi pembentangan. 5.2.10 Terima dan semak dokumen pembaikan daripada penyelidik untuk proses perlindungan permohonan harta intelek yang disokong dalam masa yang ditetapkan (jika berkaitan). 5.2.11 Jika melantik ejen, keluarkan surat lantikan kepada ejen berserta sesalinan dokumen yang lengkap untuk proses perlindungan permohonan harta intelek dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh sesi pembentangan. 5.2.12 Laksanakan proses carian, pendrafan atau penyediaan akuan berkanun yang akan difailkan ke Pejabat Pendaftaran Harta Intelek atau diperakui oleh pesuruhjaya sumpah dalam masa tiga (3) bulan selepas menerima dokumen yang lengkap dari penyelidik. Jika ejen dilantik pantau proses di atas dan TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 4 drp. 13

( & INOVASI) pastikan ia dilaksanakan dalam masa tiga (3) bulan selepas menerima dokumen yang lengkap dari penyelidik. 5.2.13 Keluarkan surat kepada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau surat arahan kepada ejen untuk melakukan pemfailan. 5.2.14 Terima laporan pemfailan daripada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau dari ejen dan hantar sesalinan laporan pemfailan atau akuan berkanun kepada penyelidik. /PPT 5.2.15 Jalankan penilaian prestasi ejen menggunakan Borang Rekod Prestasi Ejen Harta Intelek (PU/PY/BR22/EJEN) (jika ejen dilantik). 5.2.16 Terima Sijil Pemfailan dari Pejabat Pendaftaran Harta Intelek atau dari ejen dan hantar sesalinan Sijil Pemfailan kepada penyelidik. /PPT 5.2.17 Rekodkan maklumat pemfailan atau akuan berkanun ke pangkalan data UPMIP. 5.2.18 Terima notis pemfailan luar negara daripada ejen dalam masa; dua belas (12) bulan untuk perlindungan paten dan varieti tumbuhan baru dari tarikh pemfailan pertama. enam (6) bulan untuk perlindungan cap dagangan dan reka bentuk perindustrian dari tarikh pemfailan pertama. Hantar notis kepada penyelidik untuk kemukakan permohonan (jika perlu). /PPT 5.2.19 Hantar surat peringatan kepada penyelidik untuk memfailkan permohonan ke luar negara, selewatnya tiga (3) bulan sebelum tarikh tamat permohonan. /PPT TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 5 drp. 13

( & INOVASI) 5.2.20 Terima notis daripada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau ejen untuk permintaan pemeriksaan harta intelek. 5.2.21 Keluarkan surat kepada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau surat arahan kepada ejen untuk permintaan pemeriksaan. /PPT 5.2.22 Terima dan semak laporan pemeriksaan daripada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau ejen. 5.2.23 Hantar sesalinan laporan pemeriksaan kepada penyelidik untuk penyediaan maklum balas, penambahbaikan atau penyimpanan sampel (jika berkaitan). /PPT 5.2.24 Keluarkan surat kepada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau surat arahan kepada ejen untuk memfailkan maklum balas, penambahbaikan atau penyimpanan sampel dalam tempoh masa yang ditetapkan (jika berkaitan). /PPT 5.2.25 Terima sijil pendaftaran harta intelek daripada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau ejen dan hantar sesalinan sijil kepada penyelidik. /PPT 5.2.26 Rekodkan maklumat pendaftaran harta intelek ke pangkalan data UPMIP. 5.2.27 Terima notis pembaharuan tempoh perlindungan daripada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau ejen. 5.2.28 Keluarkan surat kepada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau surat arahan kepada ejen untuk permintaan memperbaharui perlindungan harta intelek dalam tempoh masa yang ditetapkan oleh ICC atau ejen (jika berkaitan). /PPT TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 6 drp. 13

( & INOVASI) 5.2.29 Terima sijil pembaharuan daripada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau ejen dan hantar sesalinan sijil kepada penyelidik. /PPT 5.2.30 Rekodkan maklumat pembaharuan harta intelek ke pangkalan data UPMIP. 5.2.31 Serahkan invois yang telah disemak kepada kerani kewangan untuk urusan pembayaran dengan pihak Bendahari. 5.3 PANDUAN PENGURUSAN DAN PEMANTAUAN PERMOHONAN HARTA INTELEK LUAR NEGARA 5.3.1 Terima permohonan harta intelek luar negara berserta hasil kajian potensi pasaran bagi negara yang ingin difailkan daripada penyelidik (jika berkaitan). 5.3.2 Aturkan Sesi Pembentangan dan Penilaian pemfailan harta intelek ke luar negara. 5.3.3 Hantar surat jemputan pembentangan kepada penyelidik untuk membentangkan permohonan dalam masa 14 hari bekerja dari tarikh permohonan yang lengkap. 5.3.4 Hantar surat jemputan kepada JPHI UPM untuk bermesyuarat bagi menilai permohonan harta intelek. 5.3.5 Jalankan proses penilaian berdasarkan pembentangan hasil kajian potensi pasaran bagi permohonan yang berkenaan dan buat keputusan sama ada untuk menyokong atau tidak menyokong permohonan. -JPHI 5.3.6 Hantar surat keputusan permohonan kepada penyelidik dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh pembentangan. TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 7 drp. 13

( & INOVASI) 5.3.7 Keluarkan surat lantikan ejen untuk memfailkan permohonan ke luar negara berdasarkan keputusan penilaian dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh pembentangan. 5.3.8 Pantau dan pastikan ejen melakukan pemfailan harta intelek ke Pejabat Pendaftaran Harta Intelek luar negara berkaitan dengan membuat tuntutan tarikh prioriti pemfailan pertama. 5.3.9 Terima laporan pemfailan luar negara daripada ejen dan hantar sesalinan butiran pemfailan luar negara kepada penyelidik. /PPT 5.3.10 Rekodkan maklumat pemfailan luar negara ke pangkalan data UPMIP. 5.3.11 Terima notis daripada ejen untuk permintaan pemeriksaan harta intelek. 5.3.12 Keluarkan surat arahan kepada ejen untuk memohon pemeriksaan dokumen di Pejabat Pendaftaran Harta Intelek yang berkenaan selewat-lewatnya dua (2) bulan sebelum tarikh tamat permohonan pemeriksaan. 5.3.13 Terima dan semak laporan pemeriksaan dokumen daripada ejen. 5.3.14 Hantar sesalinan laporan pemeriksaan kepada penyelidik untuk penyediaan maklum balas, penambahbaikan atau penyimpanan sampel (jika berkaitan). /PPT 5.3.15 Keluarkan surat arahan kepada ejen untuk menyediakan dan memfailkan maklum balas, penambahbaikan atau penyimpanan sampel dalam tempoh masa yang ditetapkan (jika berkaitan). TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 8 drp. 13

( & INOVASI) 5.3.16 Terima sijil pendaftaran harta intelek luar negara daripada ejen dan hantar sesalinan sijil kepada penyelidik. /PPT 5.3.17 Rekodkan maklumat pendaftaran harta intelek luar negara ke pangkalan data UPMIP. 5.3.18 Terima notis pembaharuan tempoh perlindungan daripada ejen. 5.3.19 Keluarkan surat arahan kepada ejen untuk permintaan memperbaharui perlindungan dalam tempoh masa yang ditetapkan (jika berkaitan). 5.3.20 Terima sijil pembaharuan daripada ejen dan hantar sesalinan sijil kepada penyelidik. /PPT 5.3.21 Rekodkan maklumat pembaharuan harta intelek ke pangkalan data UPMIP. 5.3.22 Serahkan invois yang telah disemak kepada kerani kewangan untuk urusan pembayaran dengan pihak Bendahari. 5.4 PANDUAN PENILAIAN PERMOHONAN HARTA INTELEK DALAM DAN LUAR NEGARA OLEH JAWATANKUASA PENILAIAN HARTA INTELEK (JPHI) 5.4.1 Penilaian permohonan harta intelek dalam negara adalah dibuat berdasarkan kriteria berikut: Keaslian reka cipta / hasil penyelidikan Potensi pasaran / komersil Kelengkapan maklumat hasil penyelidikan dalam borang permohonan harta intelek yang disediakan oleh penyelidik TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 9 drp. 13

( & INOVASI) 5.4.2 Penilaian bagi permohonan harta intelek luar negara adalah dibuat berdasarkan kriteria berikut : Potensi pasaran dan komersil di setiap negara yang ingin difailkan. 5.4.3 Terma rujukan umum bagi JPHI adalah seperti berikut : Menentukan kriteria permohonan harta intelek di UPM sebagai asas umum menilai dan menyokong permohonan. Menilai secara umum berdasarkan permohonan harta intelek yang lengkap dan membuat cadangan sewajarnya bagi memproses permohonan harta intelek di UPM berjalan lancar. Jika wujud keperluan pembaikan, alasan yang munasabah serta cadangan pembaikan perlu dilaporkan kepada penyelidik. Memantau proses permohonan harta intelek sehingga mendapat sijil. 5.5 PANDUAN PERLANTIKAN DAN PEMBAYARAN INVOIS KEPADA EJEN 5.5.1 Pelantikan ejen adalah dibuat untuk membantu UPM dalam proses yang berkaitan dengan perlindungan hak harta intelek seperti mendraf spesifikasi, mendapatkan pengesahan Akuan Berkanun, penyimpanan varieti tumbuhan baru, memfailkan permohonan dan memohon pemeriksaan bagi permohonan yang disokong oleh JHPI. 5.5.2 Tentukan ejen harta intelek mengikut giliran, kepakaran dan pemilihan ejen juga boleh dibuat oleh penyelidik. 5.5.3 Keluarkan surat lantikan kepada ejen dalam masa lima (5) hari bekerja dari tarikh pembentangan bagi permohonan yang disokong. 5.5.4 Hantar sesalinan dokumen berkenaan kepada penyelidik untuk makluman. 5.5.5 Lakukan pertukaran ejen jika terdapat surat aduan daripada penyelidik berkenaan prestasi ejen yang tidak memuaskan. 5.5.6 Keluarkan surat peringatan kepada ejen untuk memperbaiki prestasi dalam memberi perkhidmatan kepada penyelidik. TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 10 drp. 13

( & INOVASI) 5.5.7 Keluarkan surat arahan kepada ejen baru, lima (5) hari dari tarikh surat aduan diterima. 5.5.8 Jalankan penilaian prestasi ejen setelah permohonan difailkan ke Pejabat Pendaftaran Harta Intelek menggunakan Borang Rekod Prestasi Ejen Harta Intelek (PU/PY/BR22/EJEN). 5.5.9 Terima, semak dan dapatkan pengesahan Pengarah/Timbalan Pengarah ICC ke atas pembayaran invois yang dihantar oleh ejen. 5.5.10 Jalankan proses pembayaran mengikut panduan kewangan Pejabat Bendahari dengan melengkapkan borang yang berkaitan. TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 11 drp. 13

( & INOVASI) 6.0 REKOD KUALITI Bil No. Fail, Nama Fail dan Senarai Rekod Tempat dan Tempoh Simpanan Tanggung- Jawab Menyenggara Kuasa dan Cara Melupus 1. UPM/100-45/1 Fail Permohonan Harta Intelek (SULIT)..1 Borang Permohonan Harta Intelek..2 Surat panggilan Sesi Pembentangan dan Penilaian Harta Intelek..3 Salinan pembentangan Harta Intelek..4 Borang Penilaian Permohonan Harta Intelek (PU/PY/BR21/IP)..5 Surat Keputusan Sesi Pembentangan dan Penilaian Harta Intelek..6 Salinan minit Sesi Pembentangan dan Penilaian Harta Intelek ICC Kekal PPS/PS/ PPT/ PTO TNCPI Arkib 2. UPM/100-45/2 Fail Projek (Nama Reka cipta/penyelidik) (SULIT) Lain-lain yang berkaitan Salinan borang permohonan ICC Kekal PPS/PS/ PPT/PTO TNCPI Arkib..1 Surat Lantikan Ejen Harta Intelek..2 Spesifikasi Harta Intelek..3 Salinan Sijil Pemfailan/akuan berkanun Harta Intelek..4 Borang pelantikan ejen harta intelek (jika berkitan)..5 Notis pemfailan PCT/Luar negara Dokumen berkaitan PCT/Luar negara..6 Borang pemeriksaan harta intelek..7 Laporan pemeriksaan Harta intelek (Malaysia)..8 Laporan pemeriksaan harta intelek (Luar Negara)..9 Salinan Sijil harta intelek & Sijil Pembaharuan harta intelek TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 12 drp. 13

( & INOVASI) Bil No. Fail, Nama Fail dan Senarai Rekod Tempat dan Tempoh Simpanan Tanggung- Jawab Menyenggara Kuasa dan Cara Melupus 3. UPM/100-45/3 Fail Pemantauan (Aktiviti) Lain-lain yang berkaitan..1 Senarai permohonan yang telah diberi kepada ejen..2 Borang penilaian prestasi ejen. ICC Kekal PPS/PS/ PPT TNCPI Arkib 4. Pangkalan Data UPMIP ICC PPS/PS TNCPI www.icc.upm.edu.my/upmip Kekal Arkib 7.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia/ Disemak Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuatkuasa TNCPI WP 03/01/2011 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 13 drp. 13