38 BAB 3 SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Puskesmas 3.1.1 Sejarah Puskesmas Pulogadung Kecamatan Pulogadung Wilayah Jakarta Timur dengan luas wilayah 1.161.750 Ha. Terdiri dari 8 Kelurahan, 92 RW, 1022 RT. Puskesmas Pulogadung terletak di wilayah Jakarta Timur di JL. Kayu Putih III/No.2B. Dengan luas lahan 1115 m 2 dan luas bangunan seluas 900m 2. Puskesmas Kecamatan Pulogadung berdiri sejak tahun 1976. Batas-batas Puskesmas Pulogadung: Bagian Utara Bagian Timur Bagian Selatan Bagian Barat : Kecamatan Kelapa Gading Jakarta-Utara : Kecamatan Cakung Jakarta-Timur : Kecamatan Jatinegara Jakarta-Timur : Kecamatan Matraman Jakarta-Timur 3.1.2 Visi dan Misi Puskesmas Visi dari Puskesmas Pulogadung adalah Puskesmas yang memberikan pelayanan terbaik, profesional, berkualitas dan bertanggung jawab serta mengutamakan kepuasan pelanggan menuju Pulogadung Sehat 2010. Misi dari Puskesmas Pulogadung adalah: 1. Memberikan pelayanan kesehatan kepada pelanggan dengan beretika, bermutu sesuai standar. 2. Meningkatkan profesionalisme secara berkesinambungan.
39 3. Menyelenggarakan pelayanan internal manajemen yang bermutu dan mendukung pelaksanaan tugas. 4. Menjalin dan meningkatkan pelayanan kesehatan. 5. Melengkapi sarana dan prasarana untuk meningkatkan pelayanan kesehatan. 6. Membina peran serta manusia menuju masyarakat sehat secara mandiri. 7. Mengembangkan sistem informasi manajemen & sistem manajemen mutu kesehatan. 8. Mengembangkan sistem pelayanan kesehatan gawat darurat dan bencana yang responsif,merata, dan menjangkau seluruh lapisan masyarakat. 3.1.3 Kebijakan Mutu dan Motto Puskesmas Pulogadung Kebijakan Mutu dari Puskesmas Pulogadung adalah : 1. Berorientasi pada kepuasaan pelanggan. 2. Memberikan pelayanan yang berkualitas dan profesionalisme. 3. Mengadakan perbaikan dan peningkatan terus-menerus. 4. Mematuhi UUD dan Peraturan yang berlaku. 5. Menetapkan sasaran mutu dan mengevaluasi pencapaian Motto dari Puskesmas Kecamatan Pulogadung adalah : M A J U : Mutu pelayanan target kami : Asah, Asih, Asuh sesama karyawan : Junjung tinggi profesionalisme : Utamakan pelayanan prima
40 3.1.4 Tugas Puskesmas Pulogadung Tugas Puskesmas Pulogadung sesuai dengan Perda No.23 Tahun1998 tentang organisasi dan tata kerja pusat kesehatan masyarakat adalah : Melaksanakan pelayanan pembinaan dan pengembangan upaya kesehatan secara paripurna, kepada masyarakat diwilayah kerjanya. 3.1.5 Jenis-Jenis Pelayanan Pada Puskesmas Pulogadung 3.1.5.1 Pelayanan Rawat Jalan Pelayanan rawat jalan yang terdapat pada Puskesmas Kecamatan Pulogadung adalah: 1. Poli Umum 2. Poli Gigi 3. Poli Anak/MTBS (Manajemen Terpadu Balita Sakit) 4. Poli KB/KIA (Keluarga Berencana/Kesehatan Ibu dan Anak) 5. Laboratorium 6. Apotek 3.1.5.2 Pelayanan Rawat Jalan UGD Untuk Puskesmas Pulogadung rawat jalan UGD yang tersedia hanya Poli umum dan apotek saja. Dimulai pada Pkl 17.00-06.00. 3.1.5.3 Pelayanan Rawat Inap dan UGD Untuk pelayanan rawat inap dan UGD yang tersedia di Puskesmas Kecamatan Pulogadung adalah rawat inap untuk bersalin. Terdiri dari 4 ruangan: Kamar tindakan yang digunakan untuk proses persalinan 2 Kamar perawatan yang dapat menampung 4 pasien
41 Ruang tunggu. 3.1.6 Struktur Organisasi pada Puskesmas Pulogadung Gambar 3.1 Struktur Organisasi Puskesmas Pulogadung 3.1.7 Tugas dan Wewenang 1. Pimpinan Tugas Pokok: 1. Memimpin penyusunan rencana kerja dan anggaran. 2. Memimpin pelaksanaan rencana kerja dan anggaran yang telah ditetapkan. 3. Memimpin pelaksanaan Pelayanan Kesehatan dan Pemberdayaan Puskesmas Kelurahan.
42 4. Membangun dan mengkomunikasikan visi, misi, kebijakan mutu dan nilainilai Puskesmas. 5. Melaporkan dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas Puskesmas kepada Kepala Dinas Kesehatan melalui Suku Dinas Kesehatan. Tugas Tambahan : 1. Mengikuti kegiatan dan membangun hubungan dengan lintas sektoral maupun mitra yang strategis. 2. Menginspirasikan dan membangkitkan semangat, kepercayaan diri seluruh pegawai dalam mencapai sasaran puskesmas. Wewenang: - Melakukan reorganisasi Puskesmas - Menerapkan penghargaan dan sanksi - Mengusulkan kenaikan pangkat / golongan 2. Seksi Mutu Tugas Pokok : 1. Pelaksana Pelayanan Poli Gigi Puskesmas Pulogadung 2. Wakil manajemen mutu 2.1 Mengembangkan, menyusun, dan menetapkan Sistem Manajemen Puskesmas Kecamatan Pulogadung sesuai dengan persyaratan ISO 9000.
43 2.2 Melakukan pengawasan dan pemeliharaan terhadap penerapan sistem yang ditetapkan. 2.3 Melaporkan hasil penerapan sistem manajemen mutu yang dijalankan kepada pimpinan manajemen. 2.4 Menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen dan memastikan dilakukannya tindak lanjut atas masalah tersebut. 3.Kepala Tata Usaha dan Keuangan Tugas Pokok : 1. Memonitor kegiatan tata usaha (sebagai penanggung jawab) secara keseluruhan. 2. Bertanggung jawab atas berkas surat-surat sebelum ditandatangani Kepala Puskesmas. 3. Memonitor kegiatan keuangan,bendahara barang dan pengurus barang. 4. Membuat perencanaan program tata usaha dan keuangan Puskesmas. 4. Seksi Pelayanan Kesehatan Tugas Pokok : 1. Kepala Urusan Pelayanan Kesehatan 2. Penanggung jawab GAKIN ( Keluarga Miskin) 3. Fasilitator MTBS (Manajemen Terpadu Balita Sakit) 4. Pelaksana Pelayanan Kesehatan Gawat Darurat Bencana dan Bantuan Kesehatan.
44 Tugas Tambahan : 1. Membimbing mahasiswa praktek lapangan 2. Sebagai tim bencana terpadu 3. Tim Auditor Internal 4. Tim seleksi penerimaan dan penilaian evaluasi kinerja pegawai dan Pekerja Harian Lepas (PHL) di Puskesamas Pulogadung. 5. Tim evaluasi pasca pelatihan pegawai. 4.1 Dokter Tugas Pokok : Melakukan pemeriksaan terhadap pasien Mengisi buku rekam medis Mengisi kertas resep Mengisi struk tindakan 4.2 Bagian Persalinan Tugas Pokok : Melakukan tindakan persalinan. Membuat laporan persalinan. Mengisi buku rekam medis. 4.3 Petugas Apotek Tugas Pokok : Menyiapkan obat-obatan yang dibutuhkan pasien. Membuat laporan pengeluaran obat.
45 5. Seksi Kesehatan Masyarakat Tugas Pokok : 1. Kepala Urusan Kesehatan Masyarakat 2. Pelaksana pelayanan BPU/MTBS (Badan Pelayanan Umum) / (Manajemen Terpadu Balita Sakit) 3. Penanggung jawab dan pelaksana kesehatan haji. 4. Fasilitator MTBS (Manajemen Terpadu Balita Sakit) 5. Penanggung jawab Rawat Bersalin 6. Pelayanan Bantuan Kesehatan / Gawat Darurat. 5.1 Petugas Pendaftaran Tugas Pokok : Menerima uang pembayaran pendaftaran. Membuat surat pengantar poli. 5.2 Petugas Registrasi Tugas Pokok : Menerima kartu pengunjung, surat pengantar poli Menginput data pasien Mencari buku rekam medis Membuat rekap kunjungan pasien harian
46 3.2 Sistem Yang Berjalan Pada Puskesmas Pulogadung telah menggunakan sistem aplikasi Puskesmas berbasis Visual Basic dengan menggunakan Microsoft access sebagai databasenya. Tetapi hanya terbatas untuk menyimpan data pasien. Sistem yang berjalan ini terbagi menjadi 4 proses bisnis, yaitu : a. Proses Rawat Jalan Biasa (09.00 15.00) b. Proses Rawat Jalan UGD (17.00 06.00) c. Proses Rawat Inap Bersalin (09.00 15.00) d. Proses Rawat Inap Bersalin UGD (17.00 06.00) 3.2.1 Proses Rawat Jalan Pada Puskesmas Pulogadung (09.00-15.00) Proses bisnis rawat jalan dimulai pada saat pasien datang langsung ke puskesmas, kemudian pasien mendatangi loket pendaftaran, jika pasien belum memiliki kartu pengunjung, maka petugas pendaftaran akan memberikan formulir pendaftaran. Jika pasien telah memiliki kartu pengunjung maka pasien langsung menyerahkan kartu pengunjung dan apabila pasien tersebut adalah karyawan swasta,maka menyerahkan kartu Jamsostek (Jaminan Sosial Tenaga Kerja) dan bila pasien merupakan keluarga yang tidak mampu, maka menyerahkan kartu Gakin (Keluarga Miskin) dan bila pasien tersebut adalah pegawai negeri maka menyerahkan kartu Askes (Asuransi kesehatan) ke petugas pendaftaran. Kemudian, petugas pendaftaran akan memberikan surat pengantar beserta kartu pengunjung ke pasien dan Kartu Jamsostek, Gakin, atau Askes (bila ada) untuk diserahkan ke loket registrasi oleh pasien. Setelah menerima surat pengantar beserta kartu pengunjung pasien menyerahkan uang pendaftaran sebesar Rp 2.000,-. Jika
47 pasien menunjukan kartu Jamsostek, Gakin atau Askes, maka pasien tidak perlu membayar. Setelah membayar, pasien mendatangi loket registrasi dengan menyerahkan surat pengantar beserta kartu pengunjung dan kartu Jamsostek, Gakin atau Askes bila ada ke petugas registrasi. Jika pengantar pasien memberikan formulir pendaftaran, maka petugas akan mengecek data pasien, jika datanya sudah ada maka petugas registrasi tidak perlu membuat data baru. Jika datanya belum ada maka petugas akan membuat data baru. Kemudian pasien menunggu sampai dipanggil namanya. Pada saat pasien dipanggil, petugas registrasi akan menanyakan pasien yang akan berobat. Setelah mendapat informasi pasien yang akan berobat, pasien diminta menunggu kembali. Kemudian petugas registrasi akan mencari buku rekam medis keluarga. Kemudian petugas registrasi akan menginput data ke dalam komputer, dan mencetak kartu resep dan nomor antrian. Kemudian petugas registrasi akan memanggil pasien dan menyerahkan kartu pengunjung beserta kartu resep dan nomor antrian. Petugas registrasi akan mengantar buku rekam medis ke poli yang diinginkan pasien dan no. Antrian pasien. Kemudian pasien mendatangi poli yang diinginkan dan menunggu antrian di poli tersebut. Setelah nomor antriannya dipanggil, pasien menyerahkan kartu pengunjung beserta kertas resep dan nomor antrian. Kemudian dokter akan memeriksa pasien. Dokter akan mengisi buku rekam medis berdasarkan hasil pemeriksaan pasien. kemudian, Jika ada tindakan lebih lanjut, dokter akan mengisi struk tindakan 3 rangkap, rangkap 1 untuk pasien, rangkap 2 untuk keuangan, rangkap 3 untuk kasir. Dan menyerahkan struk tindakan tersebut untuk dibayar terlebih dahulu oleh pasien. menyerahkan struk tindakan ke kasir, Jika pasien menunjukkan Kartu Jamsostek, Gakin
48 atau Askes maka biaya tindakan tidak dikenakan biaya. Jika pasien tidak menunjukan kartu Jamsostek, Gakin atau Askes maka pasien menyerahkan uang pembayaran ke kasir. Kemudian petugas kasir akan menyerahkan struk tindakan rangkap 1 ke pasien. Setelah itu petugas kasir akan menyimpan struk tindakan rangkap 2 untuk diserahkan ke bagian keuangan. Setelah menerima struk tindakan rangkap 1 yang telah dicap lunas, pasien kembali ke poli untuk dilakukan tindakan. Dokter akan mengisi resep yang dibutuhkan pasien ke kertas resep. pada saat selesai pemeriksaan, Dokter akan menyerahkan kartu pengunjung, kertas resep. Kemudian pasien mendatangi apotek dengan menyerahkan kartu resep dan menunggu panggilan dari petugas apotek. Petugas apotek akan menyiapkan obat-obat berdasarkan kertas resep yang diterima dari pasien. kemudian pasien dipanggil untuk mengambil obat. Kemudian pasien bisa pulang. *Untuk Poli umum apabila ada tindakan khusus Laboratorium pasien menyerahkan struk tindakan ke bagian kasir, setelah membayar pasien menyerahkan struk tindakan tanda lunas ke bagian Laboratorium selanjutnya dilakukan tindakan, setelah itu pasien menunggu hasil Laboratorium dan menyerahkan hasil Laboratorium ke Dokter Poli Umum untuk dianalisa. *Pada setiap akhir periode (setiap hari), bagian kasir akan membuat laporan penerimaan dari hasil pendaftaran dan laporan penerimaan dari tindakan masing-masing poli. Bagian registrasi akan membuat laporan jumlah kunjungan. *Pada setiap akhir periode (tiap akhir bulan), bagian keuangan akan membuat laporan keuangan bulanan untuk diserahkan ke kepala puskesmas.
49 3.2.1.1 Rich Picture Sistem Yang Berjalan pada Proses Rawat Jalan pada Puskesmas Pulogadung(09.00-15.00) Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Yang Berjalan Proses Rawat Jalan pada Puskesmas Pulogadung (09.00-15.00) 3.2.2 Proses Rawat Jalan UGD pada Puskesmas Pulogadung (pukul 17.00-06.00) Unit gawat darurat Puskesmas Pulogadung dibuka mulai pukul 17.00 sampai pukul 06.00. untuk UGD hanya dibuka poli umum untuk pelayanannya. Proses bisnis rawat jalan UGD dimulai pada saat pasien datang langsung ke puskesmas. akan langsung ditangani oleh dokter yang bertugas pada saat tersebut. Sementara itu, pengantar pasien mendatangi loket pendaftaran, pengantar pasien menyerahkan kartu
50 pengunjung dan apabila pasien tersebut adalah karyawan swasta, maka menyerahkan kartu Jamsostek (Jaminan Sosial Tenaga Kerja) dan bila pasien merupakan keluarga yang tidak mampu, maka menyerahkan kartu Gakin (Keluarga Miskin) dan bila pasien tersebut adalah pegawai negeri maka menyerahkan kartu Askes (Asuransi kesehatan) ke petugas pendaftaran. menyerahkan uang pendaftaran sebesar Rp 10.000,-. Jika pasien menunjukan kartu Jamsostek,Gakin atau askes, maka pasien tidak perlu membayar. Jika kartu pengunjung tidak terbawa atau tidak ada maka, petugas pendaftaran akan memberikan formulir pendaftaran untuk pengantar pasien untuk diisi. Setelah membayar, pengantar pasien mendatangi loket registrasi untuk menyerahkan kartu pengunjung dan kartu jamsostek atau gakin atau askes jika ada ke petugas registrasi dan memberitahukan pasien yang menjalani perawatan. Jika pengantar pasien memberikan formulir pendaftaran, maka petugas akan mengecek data pasien, jika datanya sudah ada maka petugas registrasi tidak perlu membuat data baru. Jika datanya belum ada maka petugas akan membuat data baru. Petugas registrasi akan mencari buku rekam medis keluarga. Kemudian petugas registrasi akan menginput data ke dalam komputer. Jika pengantar pasien memberikan formulir pendaftaran, maka petugas akan mengecek data pasien, jika datanya sudah ada maka petugas registrasi tidak perlu membuat data baru. Jika datanya belum ada maka petugas akan membuat data baru. Kemudian petugas registrasi akan menyerahkan kartu pengunjung beserta kartu resep dan nomor antrian. Kemudian Petugas registrasi akan mengantar buku rekam medis ke poli yang diinginkan pasien. Setelah selesai pasien menjalani perawatan dari dokter jaga, Dokter akan mengisi buku rekam medis berdasarkan hasil pemeriksaan pasien. kemudian, dokter akan mengisi
51 resep yang dibutuhkan pasien ke kertas resep. Pada saat selesai pemeriksaan, dokter akan menyerahkan kartu pengunjung, kertas resep. Kemudian pasien mendatangi apotek dengan menyerahkan kartu resep dan menunggu panggilan dari petugas apotek. Petugas apotek akan menyiapkan obat-obat berdasarkan kertas resep yang diterima dari pasien. kemudian pasien dipanggil untuk mengambil obat. Kemudian pasien bisa pulang. 3.2.2.1 Rich Picture Rawat Jalan UGD pada Puskesmas Pulogadung (17.00-06.00) Gambar 3.3. Rich Picture Sistem yang Berjalan Proses Rawat Jalan UGD (17.00-06.00) 3.2.3 Proses Bisnis Rawat Inap pada Puskesmas Pulogadung (09.00-15.00) Proses bisnis Puskesmas Pulogadung dimulai pada saat pasien datang langsung ke puskesmas, kemudian pasien akan langsung ditangani oleh dokter dan perawat persalinan sampai selesai proses persalinan. Sementara itu, pengantar pasien mendatangi loket pendaftaran, pengantar pasien menyerahkan kartu pengunjung dan apabila pasien tersebut adalah karyawan swasta, maka menyerahkan kartu Jamsostek (Jaminan Sosial
52 Tenaga Kerja) dan bila pasien merupakan keluarga yang tidak mampu, maka menyerahkan kartu Gakin (Keluarga Miskin) dan bila pasien tersebut adalah pegawai negeri maka menyerahkan kartu Askes (Asuransi kesehatan) ke petugas pendaftaran. Kemudian, petugas pendaftaran akan memberikan kartu pengunjung ke pengantar pasien, Setelah menerima surat pengantar beserta kartu pengunjung pasien menyerahkan uang pendaftaran sebesar Rp 2.000,-. Jika pasien menunjukan kartu Jamsostek, Gakin atau askes, maka pasien tidak perlu membayar. Jika kartu pengunjung tidak terbawa atau tidak ada maka, petugas pendaftaran akan memberikan formulir pendaftaran untuk pengantar pasien untuk diisi. Setelah membayar, pengantar pasien mendatangi loket registrasi untuk menyerahkan kartu pengunjung dan kartu jamsostek atau gakin atau askes jika ada ke petugas registrasi dan memberitahukan pasien yang menjalani persalinan. Petugas registrasi akan mencari buku rekam medis keluarga. Kemudian petugas registrasi akan menginput data ke dalam komputer. Jika pengantar pasien memberikan formulir pendaftaran, jika datanya sudah ada maka petugas registrasi tidak perlu membuat data baru. Jika datanya belum ada maka petugas akan membuat data baru. Pada saat persalinan selesai, bagian persalinan akan membuat struk rincian biaya persalinan 3 rangkap. Rangkap 1 ke pasien atau pengantar pasien, rangkap 2 untuk bagian keuangan, rangkap 3 untuk bagian kasir. Kemudian, pengantar pasien akan membayar biaya persalinan ke loket kasir dengan menyerahkan struk rincian biaya persalinan, apabila merupakan Peserta Askes, Jamsostek, Gakin maka tidak dikenakan biaya. Petugas kasir menerima pembayaran dan menyerahkan struk rincian biaya persalinan rangkap 1 ke pasien atau pengantar pasien. Kemudian pasien bisa pulang.
53 3.2.3.1 Rich Picture Rawat Inap pada Puskesmas Pulogadung (09.00-15.00) Gambar 3.4 Rich Picture Sistem yang Berjalan pada Proses Rawat Inap (09.00-15.00) 3.2.4 Rawat Inap bersalin UGD pada Puskesmas Pulogadung (17.00-06.00) Proses bisnis Puskesmas Pulogadung dimulai pada saat pasien datang langsung ke puskesmas, kemudian pasien akan langsung ditangani oleh dokter dan perawat persalinan sampai selesai proses persalinan. Sementara itu, pengantar pasien mendatangi loket pendaftaran, pengantar pasien menyerahkan kartu pengunjung dan apabila pasien tersebut adalah karyawan swasta, maka menyerahkan kartu Jamsostek (Jaminan Sosial Tenaga Kerja) dan bila pasien merupakan keluarga yang tidak mampu, maka menyerahkan kartu Gakin (Keluarga Miskin) dan bila pasien tersebut adalah pegawai
54 negeri maka menyerahkan kartu Askes (Asuransi kesehatan) ke petugas pendaftaran. Kemudian, petugas pendaftaran akan memberikan kartu pengunjung ke pengantar pasien, Setelah menerima surat pengantar beserta kartu pengunjung pasien menyerahkan uang pendaftaran sebesar Rp 2.000,-Jika pasien menunjukan kartu Jamsostek, Gakin atau askes, maka pasien tidak perlu membayar. Jika kartu pengunjung tidak terbawa atau tidak ada maka, petugas pendaftaran akan memberikan formulir pendaftaran untuk pengantar pasien untuk diisi. Setelah membayar, pengantar pasien mendatangi loket registrasi untuk menyerahkan kartu pengunjung dan kartu jamsostek atau gakin atau askes jika ada ke petugas registrasi dan memberitahukan pasien yang menjalani persalinan. Petugas registrasi akan mencari buku rekam medis keluarga. Kemudian petugas registrasi akan menginput data ke dalam komputer. Jika pengantar pasien memberikan formulir pendaftaran, jika datanya sudah ada maka petugas registrasi tidak perlu membuat data baru. Jika datanya belum ada maka petugas akan membuat data baru. Pada saat persalinan selesai, bagian persalinan akan membuat struk rincian biaya persalinan 3 rangkap. Rangkap 1 ke pasien atau pengantar pasien, rangkap 2 untuk bagian keuangan, rangkap 3 untuk bagian kasir. Kemudian, pengantar pasien akan membayar biaya persalinan ke loket kasir dengan menyerahkan struk rincian biaya persalinan, apabila merupakan Peserta Askes, Jamsostek, Gakin maka tidak dikenakan biaya. Petugas kasir menerima pembayaran dan menyerahkan struk rincian biaya persalinan rangkap 1 ke pasien atau pengantar pasien. Kemudian pasien bisa pulang.
55 3.2.4.1 Rich Picture Rawat Inap Bersalin UGD pada Puskesmas Pulogadung Gambar 3.5 Rich Picture Sistem yang Berjalan pada Proses Rawat Inap UGD pada Puskesmas Pulogadung(pukul 17.00 06.00) 3.2.5 Event Table 3.2.5.1 Event Table Sistem yang Berjalan Rawat Jalan(09.00-15.00) Event 1. Melayani pendaftaran Internal Agent Assuming Reponsibility Petugas pendaftaran Starts When datang ke puskesmas Activity - Menerima Kartu Pengunjung apabila pasien lama, bila pasien baru maka pasien mengisi form terlebih dahulu. - Menanyakan pada pasien,tujuan poli. - Menyiapkan surat pengantar poli yang dituju. 2.Menerima pembayaran pendaftaran Kasir Saat pasien melakukan pendaftaran - Memberikan surat pengant ar poli yang dituju. - Menerima uang pendaftaran
56 Event 3.Menginput data pasien Internal Agent Assuming Responsibility Petugas registrasi Starts When Saat pasien mendatangi loket registrasi Activity - Menerima surat pengant ar poli dan kartu pengunjung. - Menginput data pasien. - Mencetak kartu resep. - Menyerahkan kartu resep dan no antrian. - Mencari buku rekam medis lalu menyerahkannya ke poli yang dituju. 4.Memeriksa pasien 5.Menerima pembayaran tindakan 6.Melakukan tindakan 7.Menyediakan obat Dokter Poli Kasir Dokter poli Petugas apotek mendatangi poli yang dituju menyerahkan struk tindakan ke loket kasir menyerahkan struk tindakan yang telah dibayar menyerahkan kartu resep ke - Melakukan pemeriks aan terhadap pasien. - Mengisi buku rekam medis. - Mengisi struk tindakan (jika ada). - Mengisi kartu resep. - Menerima struk tindakan. - Menerima uang pembayaran tindakan. - Mencatat biaya tindakan ke buku besar. - Melakukan tindakan. - Mengisi kartu resep - Menyiapkan obat. - Menyerahkan obat ke pasien. loket apotek 8.Membuat laporan Kasir dan Akhir periode - Membuat laporan penerimaan Bagian pendaftaran. registrasi - Membuat laporan penerimaan biaya tindakan - Membuat laporan pengunjung Puskesmas. Tabel 3.1 Event Table Sistem yang Berjalan Rawat Jalan (09.00-15.00) 3.2.5.2 Event Table Sistem yang Berjalan Rawat Jalan UGD (pukul 17.00-06.00) Event 1.Menangani pasien Internal agent Assuming Responsibility Bagian persalinan Starts when datang ke Puskesmas Activity - Melakukan pemeriks aan pasien - Mempersiapkan persalinan -
57 Event Internal Agent Assuming Responsibility Starts When Activity 2.Melayani pendaftaran 3.Menerima pembayaran pendaftaran 4.Menginput data pasien 5.Membuat rincian biaya 6.Menerima pembayaran persalinan Petugas pendaftaran Kasir Petugas registrasi Bagian persalinan Kasir Pengantar pasien mendatangi loket pendaftaran Pengantar pasien melakukan pembayaran Pengantar pasien mendatangi loket registrasi. selesai persalinan Pengantar pasien menyerahkan struk tindakan persalinan - Menerima Kartu Pengunjung jika pasien lama - Jika pasien baru atau tidak membawa kartu pengunjung maka pengantar pasien mengisi form terlebih dahulu. - Menerima uang pendaftaran. - Menyerahkan kembali kartu pengunjung jika pasien lama. - Mengecek data pasien. - Jika pasien baru, maka dibuat data pasien baru. - Menginput data pasien. - Mencari buku rekam medis lalu menyerahkannya ke poli yang dituju. - Menghitung biaya persalinan - Mengisi struk tindakan persalinan - Menyerahkan struk tindakan persalinan ke pasien - Menerima struk tindakan dari pasien. - Menerima uang pembayaran persalinan - Mencatat ke dalam buku besar. 7.Membuat laporan Kasir dan Bagian registrasi Akhir periode - Membuat laporan penerimaan pendaftaran. - Membuat laporan penerimaan biaya persalinan. - Membuat laporan persalinan. Table 3.2 Event Table Sistem yang Berjalan Rawat Jalan UGD (pukul 17.00-06.00) 3.2.5.3 Event Table Sistem yang Berjalan Rawat Inap (Persalinan) (09.00-15.00) Event 1.Menangani pasien Internal agent Assuming Responsibility Bagian persalinan Starts when datang ke Puskesmas Activity - Melakukan pemeriks aan pasien - Mempersiapkan persalinan
58 Event 2.Melayani pendaftaran 3.Menerima pembayaran pendaftaran 4.Menginput data pasien 5.Membuat rincian biaya 6.Menerima pembayaran persalinan 7.Membuat laporan Internal Agent Assuming Responsibility Petugas pendaftaran Kasir Petugas registrasi Bagian persalinan Kasir Kasir dan Bagian registrasi Starts When Pengantar pasien mendatangi loket pendaftaran Pengantar pasien melakukan pembayaran Pengantar pasien mendatangi loket registrasi. selesai persalinan Pengantar pasien menyerahkan struk tindakan persalinan Activity - Menerima Kartu Pengunjung jika pasien lama - Jika pasien baru atau tidak membawa kartu pengunjung maka pengantar pasien mengisi form terlebih dahulu. - Menerima uang pendaftaran. - Menyerahkan kembali kartu pengunjung jika pasien lama. - Mengecek data pasien. - Jika pasien baru, maka dibuat data pasien baru. - Menginput data pasien. - Mencari buku rekam medis lalu menyerahkannya ke poli yang dituju. - Menghitung biaya persalinan - Mengisi struk tindakan persalinan - Menyerahkan struk tindakan persalinan ke pasien - Menerima struk tindakan dari pasien. - Menerima uang pembayaran persalinan - Mencatat ke dalam buku besar. Akhir periode - Membuat laporan penerimaan pendaftaran. - Membuat laporan penerimaan biaya persalinan. - Membuat laporan persalinan. Table 3.3 Event Table Sistem yang Berjalan Rawat Inap Biasa (09.00-15.00 3.2.5.4 Event Table Sistem yang Berjalan Rawat Inap UGD (17.00-06.00) Event 1.Menangani pasien Internal agent Assuming Responsibility Bagian persalinan Starts when datang ke Puskesmas Activity - Melakukan pemeriks aan pasien - Mempersiapkan persalinan
59 Event 2.Melayani pendaftaran 3.Menerima pembayaran pendaftaran 4.Menginput data pasien 5.Membuat rincian biaya 6.Menerima pembayaran persalinan Internal Agent Assuming Responsibility Petugas pendaftaran Kasir Petugas registrasi Bagian persalinan Kasir Starts When Pengantar pasien mendatangi loket pendaftaran Pengantar pasien melakukan pembayaran Pengantar pasien mendatangi loket registrasi. selesai persalinan Pengantar pasien menyerahkan struk tindakan persalinan Activity - Menerima Kartu Pengunjung jika pasien lama - Jika pasien baru atau tidak membawa kartu pengunjung maka pengantar pasien mengisi form terlebih dahulu. - Menerima uang pendaftaran. - Menyerahkan kembali kartu pengunjung jika pasien lama. - Mengecek data pasien. - Jika pasien baru, maka dibuat data pasien baru. - Menginput data pasien. - Mencari buku rekam medis lalu menyerahkannya ke poli yang dituju. - Menghitung biaya persalinan - Mengisi struk tindakan persalinan - Menyerahkan struk tindakan persalinan ke pasien - Menerima struk tindakan dari pasien. - Menerima uang pembayaran persalinan - Mencatat ke dalam buku besar. 7.Membuat laporan Kasir dan Bagian registrasi Akhir periode - Membuat laporan penerimaan pendaftaran. - Membuat laporan penerimaan biaya persalinan. - Membuat laporan persalinan. Table 3.4 Event Table Sistem yang Berjalan Rawat Inap UGD(17.00-06.00)
60 3.2.6 Overview Activity Diagram 3.2.6.1 Overview Activity Diagram Rawat Jalan (09.00-15.00) Table 3.5 Overview Activity Diagram Rawat Jalan ( Pukul 09.00-15.00)
61 3.2.6.2 Overview Activity Diagram Rawat jalan UGD (Pukul 17.00-06.00) Table 3.6 Overview Activity Diagram Rawat Jalan UGD (Pukul 17.00-06.00)
62 3.2.6.3 Overview Activity Diagram Rawat Inap (Pukul 09.00-15.00) Table 3.7 Overview Activity Diagram Rawat Inap (09.00-15.00)
63 3.2.6.4 Overview Activity Diagram Rawat Inap UGD (pukul 17.00-06.00) Table 3.8 Overview Activity Diagram Rawat Inap UGD (Pukul 17.00-06.00)
64 3.2.7 Workflow table 3.2.7.1.Workflow Table Rawat Jalan Biasa (09.00-15.00) Actor Petugas pendaftaran Kasir Petugas registrasi Dokter Poli Dokter Poli Petugas apotek Petugas kasir Petugas registrasi Activity Melayani pendaft aran 1. Mendatangi puskesmas. 2. Melayani pasien. 3. Menerima kartu pengunjung, bila pasien lama. Bila pasien baru, maka pasien mengisi form terlebih dahulu. Menerima pembayaran pendaftaran 4. Melakukan pembayaran. 5. Menyerahkan uang pendaftaran sebesar Rp. 2000,- 6. Menerima uang pendaftaran. 7. Memberikan surat pengantar poli. Menginput data pasien 8. Mendatangi loket registrasi. 9. Mengecek data pasien, jika pasien baru, maka dibuat data pasien baru. 10. Menginput data pasien. 11. Mencetak kartu resep. 12. Menyerahkan kartu resep dan nomer antrian. 13. Mencari buku rekam medis lalu menyerahkan ke poli yang dituju. Memeriksa pasien 14. Mendatangi poli yang dituju. 15. Melakukan pemeriksaan terhadap pasien. 16. Mengisi buku rekam medis. 17. Mengisi struk tindakan (jika ada) 3 rangkap, yaitu rangkap 1 untuk pasien, rangkap 2 untuk keuangan, rangkap 3 untuk kasir. Melakukan tindakan 18. Memberikan struk tindakan rangkap 1 yang telah dibayar. 19. Menerima struk tindakan. 20. Melakukan tindakan terhadap pasien. 21. Mengisi buku rekam medis. 22. Mengisi kartu resep. Menyediakan obat 23. Mendatangi loket apotek dengan membawa kartu resep. 24. Menyediakan obat. 25. Menyerahkan obat. Membuat laporan 26. Membuat laporan penerimaan pembayaran pendaftaran. 27. Membuat laporan penerimaan pembayaran tindakan. 28. Membuat laporan pengunjung puskesmas. Table 3.9 Workflow Table Rawat Jalan Biasa (09.00-15-00)
65 3.2.7.2 Workflow Table Rawat Jalan UGD (17.00-06.00) Actor Petugas Pendaftaran Petugas Pendaftaran Kasir Kasir Petugas Regristrasi Dokter Poli yang dituju Petugas apotek Petugas Pendaftaran /kasir Activity Melayani Pendaftaran 1. Mendatangi puskesmas 2. Melayani pasien 3. Menerima kartu pengunjung apabila pasien lama, bila pasien baru maka pasien mengisi form terlebih dahulu Menerima pembayaran pendaftaran 4. Melakukan pembayaran 5. Menyerahkan uang pendaftaran sebesar Rp10.000,-. 6. Menerima uang pendaftaran Menginput data pasien 7. Mendatangi loket regristrasi 8. Mengecek data pasien baru, maka dibuat data pasien baru 9. Menginput data pasien 10. Mencetak kartu resep. 11. Menyerahkan kartu resep dan nomor antrian. 12. Mencari buku rekam medis lalu menyerahkan ke poli yang dituju Memeriksa pasien 13. Mendatangi poli yang dituju 14. Melakukan pemeriksaan terhadap pasien 15. Mengisi buku rekam medis. 16. Mengisi kartu resep. 17. Mengisi struk tindakan(jika ada) 3 rangkap, yaitu rangkap 1 untuk pasien, rangkap 2 untuk keuangan, rangkap 3 untuk kasir. Menyediakan obat 18. Mendatangi apotek dengan membawa kartu resep dan menunggu panggilan. 19. Menyiapkan obat 20. Mengambil obat Menerima Pembayaran Tindakan 21. Menyerahkan struk tindakan ke loket pendaftaran / kasir 3 rangkap 22. Menerima struk pendaftaran 23. Menerima uang pendaftaran uang pembayaran tindakan 24. Mencatat biaya tindakan Membuat laporan Kasir dan Bagian Registrasi 25. Membuat laporan penerimaan pendaftaran 26. Membuat laporan penerimaan biaya tindakan 27. Membuat laporan pengunjung Puskesmas. Table 3.10 Workflow Table Rawat Jalan UGD (17.00-06.00)
66 3.2.7.3 Workflow table rawat inap (Persalinan) (09.00-15.00) Actor Bagian Persalinan Petugas Pendaftaran Activity Menangani 1. Mendatangi langsung ke Puskesmas. 2. Melakukan pemeriksaan 3. Mempersiapkan persalinan. Pengantar Petugas Pendaftaran Kasir Petugas Pendaftaran Petugas Pendaftaran Kasir Petugas Pendaftaran Petugas Registrasi Petugas registrasi Bagian persalinan Kasir Melayani Pendaftaran 4. Memberikan kartu pengunjung 5. Menyerahkan Uang Pendaftaran sebesar Rp2000,- 6. Menerima Kartu Pengunjung apabila pasien lama, bila pasien mengisi form terlebih dahulu. 7. Menanyakan pada pasien, tujuan poli. 8. Menyiapkan surat pengantar poli yang dituju. 9. Menerima surat pengantar poli yang dituju. 10. Memberikan surat pengantar poli yang dituju. Menerima Pembayaran Pendaft aran 11. Menerima uang pendaftaran 12. Menyerahkan kembali kartu pengunjung jika pasien lama. Menginput data pasien 1. Mengecek data pasien 2. Jika pasien baru, maka dibuat data pasien baru. 3. Menginput data pasien. 4. Mencari buku rekam medis lalu menyerahkannya ke poli yang dituju. Membuat rincian Biaya 5. Menyelesaikan persalinan 6. Menghitung biaya persalinan 7. Mengisi struk tindakan persalinan 3 rangkap, rangkap 1 ke pasien, rangkap 2 bagian keuangan, rangkap ke 3 bagian kasir 8. Menyerahkan struk tindakan persalinan ke pasien Menerima pembayaran persalinan 9. Menerima struk tindakan dari pasien 10. Membayar biaya persalinan 11. Menerima uang pembayaran persalinan 12. Menyerahkan struk rincian biaya persalinan 13. Mencatat ke dalam buku besar Membuat laporan Kasir dan bagian registrasi 14. Membuat laporan penerimaan pendaftaran 15. Membuat laporan penerimaan biaya persalinan 16. Membuat laporan persalinan Table 3.11 Workflow table rawat inap (Persalinan) (09.00-15.00)
67 3.2.7.4 Workflow table rawat inap (Persalinan) UGD (17.00-06.00) Actor Petugas Pendaftaran Kasir Petugas registrasi Bagian persalinan Kasir Activity Menangani 1. Mendatangi langsung ke Puskesmas. 2. Melakukan pemeriksaan 3. Mempersiapkan persalinan. Melayani Pendaftaran 4. Memberikan kartu pengunjung 5. Menyerahkan Uang Pendaftaran sebesar Rp10.000,- 6. Menerima Kartu Pengunjung apabila pasien lama, bila pasien mengisi form terlebih dahulu. 7. Menanyakan pada pasien, tujuan poli. 8. Menyiapkan surat pengantar poli yang dituju. 9. Menerima surat pengantar poli yang dituju. 10. Memberikan surat pengantar poli yang dituju Menginput data pasien 13. Mengecek data pasien 14. Jika pasien baru, maka dibuat data pasien baru. 15. Menginput data pasien. 16. Mencari buku rekam medis lalu menyerahkannya ke poli yang dituju. Membuat rincian Biaya 16. Menyelesaikan persalinan 17. Menghitung biaya persalinan 18. Mengisi struk tindakan persalinan 3 rangkap, rangkap 1 ke pasien, rangkap 2 bagian keuangan, rangkap ke 3 bagian kasir 19. Menyerahkan struk tindakan persalinan ke pasien Menerima pembayaran persalinan 20. Menerima struk tindakan dari pasien 21. Membayar biaya persalinan 22. Menerima uang pembayaran persalinan 23. Menyerahkan struk rincian biaya persalinan 24. Mencatat ke dalam buku besar Table 3.12 Workflow Table rawat inap Persalinan UGD (17.00-06.00)
68 3.3 Temuan Hasil Analisis pada Sistem yang Berjalan Temuan I Sering kali kesulitan untuk mendapatkan data yang dibutuhkan untuk menyusun laporan yang diinginkan yaitu berupa laporan bersifat laporan analisis. Kriteria Menurut Warren, et (2005, p250) sistem yang terkomputerisasi menyediakan manajemen dengan informasi saldo akun yang terakhir (update) untuk mendukung pengambilan keputusan. Sebab Belum mempunyai sumber daya manusia yang kurang mendukung ( masih menggunakkan sistem manual). Akibat Form dan Laporan yang dibuat secara manual akan memiliki resiko kesalahan yang besar serta membutuhkan waktu yang lama untuk pengisiannya. Rekomendasi Membuat sebuah aplikasi sistem yang mendukung transaksi proses rawat jalan dan rawat inap sehingga meminimalkan resiko dan menghemat waktu dalam pembuatan Form dan laporan
69 Temuan II Tidak adanya pencatatan pembayaran pendaftaran,pencatatan apabila ada tindakan yang harus dibayar. Kriteria Menurut Mulyadi (2001,p166) formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi di dalam organisasi. Sebab Tidak adanya pencatatan pada Petugas Pendaftaran atas penerimaan pembayaran saat pasien melakukan pendaftaran. Akibat Sering terjadi ketidakcocokan data antara petugas regristrasi yang membuat rekapitulasi kunjungan pasien dengan uang yang ada di Petugas Pendaftaran Rekomendasi Membuat database tentang pembayaran.
70 Temuan III Adanya perangkapan tugas / fungsi Kasir dengan bagian Pendaftaran. Kriteria Menurut Mulyadi (2004, p165) Struktur organisasi memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan- kegiatan pokok perusahaan. Sebab Akibat Karena keterbatasannya karyawan. Dapat menimbulkan kecurangan pada bagian pendaftaran karena merangkap sebagai Kasir. Rekomendasi Pemisahan fungsi dan wewenang antara petugas pendaftaran dan kasir.
71 Temuan IV Sistem lama yang digunakan sering terjadi sistem down yang dapat menghambat petugas registrasi untuk melaksanakan tugas. Kriteria Menurut www.id. wikipedia.org, Downtime atau durasi outage mengacu pada periode waktu bahwa suatu sistem gagal untuk menyediakan atau melakukan fungsi utamanya. Kehandalan, Ketersediaan, Recovery, dan tidak tersedianya konsep-konsep terkait. Ketidaktersediaan yang diharapkan adalah persentase dari suatu jangka waktu yang tidak tersedia sistem atau offline. Hal ini biasanya akibat dari sistem gagal berfungsi karena peristiwa yang tidak direncanakan, atau karena perawatan rutin. Sebab Menggunakan database microsoft access yang tidak stabil untuk record yang banyak. Akibat Proses bisnis sering terhambat akibat sistem down tersebut. Rekomendasi Menggunakan database SQL yang lebih stabil untuk r record yang banyak.
72 3.4 Formulir dan Laporan Sistem Berjalan Dalam melakukan kegiatan pelayanan setiap puskesmas pasti membutuhkan form sebagai input dan menghasilkan laporan sebagai output. Demikian pula haknya dengan Puskesmas Pulogadung, sebagai puskesmas yang bergerak di bidang kesehatan, beberapa form dan laporan yang dihasilkan dalam kegiatan pelayanan dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Formulir Pendaftaran pasien baru Formulir Pendaftaran dibuat oleh petugas pendaftaran/kasir yang terdiri dari 1 rangkap. Lalu diserahkan ke bagian registrasi bersamaan dengan surat poli. Memiliki field sebagai berikut: No. Medis, Nama Kepala Keluarga, alamat, Nama pelanggan yang berobat, Tempat tanggal lahir, jenis kelamin, umur, agama, status keluarga, pendidikan, pekerjaan, jenis bayar, poli tujuan. 2. Surat Pengantar Poli Memiliki field sebagai berikut : Poli Tujuan, tanggal. Surat pengantar poli dibuat oleh petugas pendaftaran/ kasir yang terdiri dari 1 rangkap. Lalu diserahkan ke bagian registrasi. 3. Struk Tindakan Memiliki field sebagai berikut : No.Struk,Nama, Umur, alamat, jenis tindakan, harga, jumlah.
73 Struk tindakan dibuat oleh dokter/bidan poli yang terdiri dari rangkap (1) putih,rangkap (2) biru, rangkap (3) hijau. Diisi oleh dokter/bidan poli yang kemudian diserahkan ke bagian petugas pendaftaran/kasir. 4. Kartu Resep Memiliki field sebagai berikut : No. Medis, No daftar, Nama pasien, umur, Nama KK,Alamat, Jenis bayar, Poli tujuan, No.panggil, Jumlah harga, tindakan. Laporan yang digunakan oleh Puskesmas Kecamatan Pulogadung adalah sebagai berikut : 1. Laporan Kunjungan pasien harian Memiliki field sebagai berikut : no, tanggal, jenis poli yang dituju, jumlah pasien, jenis pembayaran,total pasien yang berkunjung. Laporan ini dibuat oleh bagian registrasi dan pada akhir periode petugas registrasi akan menyerahkan laporan kunjungan pasien harian ke bagian pendaftaran untuk dicocokkan dengan total uang pendaftaran yang diterima yang akan direkapitulasi dan diserahkan ke bagian keuangan. 2. Laporan Penerimaan kas harian Memiliki field sebagai berikut : tanggal, jenis poli yang dituju, jumlah pasien,jenis biaya tindakan,harga, jumlah, grand total. Laporan ini dibuat oleh pendaftaran/kasir pada akhir periode dan kasir akan menyerahkan laporan penerimaan kas kepada bagian keuangan.
74 3. Laporan jenis penyakit yang terbanyak/tahun Memiliki field sebagai berikut : jenis penyakit, jumlah pasien. Laporan ini dibuat oleh bagian Kesehatan masyarakat yang didapat dari laporan harian poli-poli pada Puskesmas Kecamatan Pulogadung pada akhir tahun bagian kesehatan masyarakat akan menyerahkan laporan ke Kepala Puskesmas Kecamatan Pulogadung. 4. Laporan Pemakaian Obat terbanyak Memiliki field sebagai berikut : no, jenis obat. Laporan ini dibuat oleh Kepala Apoteker pada akhir periode akan menyerahkan laporan pemakaian obat ke Kepala Puskesmas Kecamatan Pulogadung. 3.5 Identifikasi Kebutuhan Informasi 3.5.1 Laporan yang ditujukan kepada bagian Manajerial Laporan Kunjungan pasien harian Memiliki field sebagai berikut : no, tanggal, jenis poli yang dituju, jumlah pasien, jenis pembayaran,total pasien yang berkunjung. Laporan ini dibuat oleh bagian registrasi dan pada akhir periode petugas registrasi akan menyerahkan laporan kunjungan pasien harian ke bagian pendaftaran untuk dicocokkan dengan total uang pendaftaran yang diterima yang akan direkapitulasi dan diserahkan ke bagian keuangan.
75 3.5.2 Laporan yang ditujukan kepada bagian Financial Laporan Penerimaan kas harian Memiliki field sebagai berikut : tanggal, jenis poli yang dituju, jumlah pasien,jenis biaya tindakan,harga, jumlah, grand total. Laporan ini dibuat oleh pendaftaran/kasir pada akhir periode dan kasir akan menyerahkan laporan penerimaan kas kepada bagian keuangan. 3.5.3 Laporan yang ditujukan kepada bagian Analisis Laporan jenis penyakit yang terbanyak/tahun Memiliki field sebagai berikut : jenis penyakit, jumlah pasien. Laporan ini dibuat oleh bagian Kesehatan masyarakat yang didapat dari laporan harian poli-poli pada Puskesmas Kecamatan Pulogadung pada akhir tahun bagian kesehatan masyarakat akan menyerahkan laporan ke Kepala Puskesmas Kecamatan Pulogadung. Laporan Pemakaian Obat terbanyak Memiliki field sebagai berikut : no, jenis obat. Laporan ini dibuat oleh Kepala Apoteker pada akhir periode akan menyerahkan laporan pemakaian obat ke Kepala Puskesmas Kecamatan Pulogadung.