SISTEM INFORMASI REKAM MEDIK DI POLIKLINIK PT. AIR MANCUR. Oleh: Dahlan Susilo Teknik Informatika, Universitas Sahid Surakarta

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI REKAM MEDIK DI POLIKLINIK PT. AIR MANCUR Oleh: Dahlan Susilo Teknik Informatika, Universitas Sahid Surakarta ABSTRAKSI Perkembangan teknologi informasi telah mendorong manusia untuk menyelesaikan tugas-tugas rutinnya dengan cepat dan efisien. Pekerjaan di pelayanan Poliklinik PT. Air Mancur sudah sangat padat untuk melayani pasien, keluarga pasien, maupun masyarakat di sekitar perusahaan. Sistem rekam medis pasien yang ada di Poliklinik PT. Air Mancur dimaksudkan untuk mencatat atau mendokumentasikan data tentang riwayat kesehatan pasien di PT. Air Mancur. Pencacatan rekam medis pasien yang dilakukan oleh bagian pelayanan medis poliklinik PT. Air Mancur ini masih manual, sehingga perlu dikomputerisasikan agar pencatatannya lebih baik dan efisian sehingga ketika data dibutuhkan sewaktu waktu akan mudah dalam pencariannya. Program aplikasi sistem informasi rekam medis yang dikembangkan ini menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic dan Microsoft Access sebagai databasenya. Program aplikasi terdiri dari input data pasien, input data obat, input data dokter, dan pemeriksaan pasien, serta laporan untuk membuat Laporan Medis. Kata kunci : Air Mancur, Rekam Medik, Sistem Informasi PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi telah mendorong manusia untuk menyelesaikan tugas-tugas rutinnya dengan cepat dan efisien. Pekerjaan di pelayanan Poliklinik PT. Air Mancur sudah sangat padat untuk melayani pasien, keluarga pasien, maupun masyarakat di sekitar perusahaan. Untuk memudahkan dalam pelayanan pemeriksaan kesehatan tersebut dapat digunakan sebuah program aplikasi sistem rekam medik, sehingga pelacakan riwayat kesehatan seorang pasien dapat dipantau dengan baik. Sistem informasi poliklinik yang ada sekarang sudah terkomputerisasi namun masih bisa dilakukan pengembangan sistem, agar sistem poliklinik yang ada sekarang menjadi lebih sempurna. Salah satu yang bisa dikembangkan adalah komputerisasi sistem Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 58

2 informasi rekam medis, dikarenakan pada saat ini pencatatan informasi rekam medis pasien yang berobat di poliklinik masih dilakukan secara manual. Dengan sistem manual akan menyulitkan petugas dalam mencari catatan salah seorang pasien. Hal ini sangatlah tidak efisien mengingat teknologi informasi berkembang pesat dewasa ini dan mengembangkan Sistem Rekam Medik di Poliklinik PT. Air Mancur. KAJIAN PUSTAKA Rekam Medis Rekam medis merupakan hasil aktivitas pencatatan pada suatu rumah sakit atau suatu institusi pelayanan kesehatan yang berupa data. Data tersebut meliputi data sosial maupun data medis pasien rawat jalan dan rawat inap dan diproses oleh seorang tenaga rekam medis ataupun paramedis sehingga menjadi informasi yang berguna bagi rumah sakit. Adapun pengertian rekam medis adalah himpunan faktafakta yang berhubungan dengan riwayat hidup dan kesehatan tentang seorang pasien tersebut yang ditulis oleh professional dibidang kesehatan (Huffman, 1994). Menurut petunjuk teknis penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit Depkes RI Dirjen Yanmed tahun 1991, tujuan terlaksananya rekam medis adalah untuk menunjang tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan rumah sakit atau institusi kesehatan. Menurut Huffman (1994) menyatakan bahwa kegunaan rekam medis adalah sebagai berikut : 4) Manajemen pelayanan pasien 5) Quality Review (tinjauan kualitas) 6) Financial reimbursement (pengurusan klaim asuransi) 7) Legal affairs (perkara hukum) 8) Education (pendidikan) 9) Research (penelitian) 10) Public health (kesehatan umum) 11) Planning and marketing (perencanaan dan pemasaran) Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis. Database dapat diumpamakan sebagai suatu almari arsip. Selayaknya sebagai alamari arsip, database juga digunakan untuk Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 59

3 menyimpan data. Sama halnya dengan almari arsip prinsip utama dari database adalah untuk mengatur data, sedang tujuan utama dibuat database adalah untuk memberikan kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data data yang telah di simpan. Perbedaannya adalah pada media serta metode yang digunakan dalam penyimpanannya. Jika almari terbuat dari kayu atau besi sedang pengoperasiannya langsung dilakukan oleh manusia, sedang database disimpan dalam penyimpanan elektronis seperti disk yang operasinya dilakukan oleh mesin pintar yang biasa disebut komputer. Data dalam dalam database disimpan dalam tabel tabel. PEMBAHASAN Sistem pencatatan rekam medis pasien yang ada di Poliklinik PT. Air Mancur dimaksudkan untuk mencatat atau mendokumentasikan data tentang riwayat kesehatan pasien di PT. Air Mancur, yang berisi meliputi identitas pasien, hasil anemnesis (keluhan utama, riwayat sekarang, riwayat penyakit yang pernah diderita), hasil pemeriksaan, diagnostik penyakit, dan pengobatan atau tindakan medis yang diberikan kepada pasien. Proses pencatatan rekam medis pasien pada saat ini masih dilakukan secara manual, hal ini mengakibatkan pencarian data rekam medis pasien ketika akan melakukan pemeriksaan di poliklinik membutuhkan waktu yang cukup lama karena harus mencari buku rekam medis pasien secara satu per satu. Dan Proses pencatatan rekam medis pasien saat melakukan pemeriksaan di poliklinik adalah sebagai berikut: (1) pasien yang akan berobat datang ke loket pendaftaran. (2) pasien Menunjukan kartu berobat. Kemudian petugas pendaftaran melakukan pendaftaran pasien dan memberikan kartu catatan rekam medis sesuai kartu berobat pasien tersebut. (3) Setelah mendapatkan kartu catatan rekam medis, pasien yang akan berobat melakukan antrian pemeriksaan. (4) pasien yang pemeriksa melakukan : (a) pasien memberikan kartu catatan rekam medis kepada dokter yang bertugas. (b) Dokter membaca kartu catatan rekam medis pasien, kemudian melakukan pemeriksaan kepada pasien tersebut sesuai keluhan. Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 60

4 (c) Dokter menginformasikan hasil pemeriksaan dan memberikan resep obat kepada pasien tersebut. (d) Dokter mengupdate catatan rekam medis pasien tersebut: dokter mencatat hasil pemeriksaan terakhir ke dalam kartu catatan rekam medis pasien. Dan diserahkan kembali kepada pasien. (5) Setelah pemeriksaan pasien mengebalikan lagi kartu catatan rekam medis miliknya kepada petugas pendaftaran untuk disimpan. Laporan rekam medis pasien diserahkan ke pimpinan. Sistem yang baru merupakan pengembangan dari sistem yang ada sebelumnya, secara prinsip sama, perbedaannya terletak pada proses pengolahannya saja. Pada sistem yang baru pengolahan data diproses secara terkomputerisasi, sehingga informasi yang dihasilkan lebih tepat dan akurat. Sistem yang baru sama sekali tidak mengubah alur data yang ada, sistem tersebut memudahkan pendokumentasian data rekam medis pasien. Input sistem rekam medis adalah masukan data pribadi pasien atau pasien, data obat, data dokter. Proses yang dilakukan oleh sistem adalah operasi data seperti proses penambahan data, pencarian data, perubahan data, dan proses pembuatan laporan. Sebagai keluaran sistem adalah laporan rekam medis untuk pimpinan. Sistem pencatatan rekam medis pasien ini dimaksud untuk mendokumentasikan riwayat kesehatan pasien. Dalam sistem pengembangan ini, data dicatat dan disimpan oleh komputer ke dalam basis data, agar ketika data dibutuhkan akan memudahkan dalam pencariannya. Entity Relationship Diagram (ER-Diagram) dari sistem informasi rekam medis seperti terdapat pada Gambar 3.1. ER Diagram tersebut memiliki tiga, yaitu: pasien sebagai obyek layanan poliklinik PT. Air Mancur, pasien merupakan seluruh pasien yang hari itu mendaftar / mengantri dan rekam medis pasien yang merupakan catatan kesehatan pasien. Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 61

5 Gambar 1. ER Diagram Sistem Informasi Rekam Medis ER Diagram tersebut memiliki tiga entitas, yaitu: pasien sebagai obyek layanan poliklinik PT. Air Mancur, pasien merupakan seluruh pasien yang hari itu mendaftar / mengantri dan rekam medis pasien yang merupakan catatan kesehatan pasien. Petugas pendaftaran pasien memberikan data pasien ke dalam sistem, berupa data pribadi pegawai, kemudian sistem akan memberikan informasi rekam medis pasien tersebut ke dokter, lalu dokter memberikan rekem medis pasien terbaru ke sistem, kemudian sistem memberikan laporan rekam medis kepada pimpinan. Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 62

6 Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Informasi Rekam Medik Petugas Pendaftaran Pasien akan memberikan input ke dalam sistem berupa data pasien. Pasien Lama (pasien yang sudah terdaftar) akan dimasukan ke dalam antrian pemeriksaan. Pasien Baru (pasien yang belum terdaftar) akan disimpan datanya ke dalam database untuk menyimpan Data Pribadi dan Medical Record pasien-pasien; selain itu Pasien Baru tersebut juga dimasukan ke dalam antrian. Dokter akan memberikan pelayanan medis kepada pasien sesuai dengan urutan pasien yang menunggu dalam antrian. Dokter akan memeriksa medical record pasien yang akan menerima pelayanan medis. Dokter yang akan bertanggung jawab untuk melakukan perubahan medical record pasien yang dirawatnya, bila setelah pelayanan medis dilakukan, perlu dilakukan perubahan terhadap medical record pasien tersebut. Petugas pendaftaran pasien memberikan data pasien ke dalam sistem, berupa data pribadi pegawai, kemudian sistem akan memberikan informasi rekam medis pasien tersebut ke dokter, lalu dokter memberikan rekem medis pasien terbaru ke sistem, kemudian sistem memberikan laporan rekam medis kepada pimpinan. Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 63

7 Gambar 3. Data Flow Diagram Sistem Informasi Rekam Medik Database untuk merekam data rekam medik terdiri dari lima tabel, yaitu Tabel Pasien untuk mencatat data pasien, tabel master diagnosis untuk mencatat hasil diagnosis penyakit pasien, tabel obat untuk mencatat obat yang tersedia, tabel medis untuk mencatat dosis Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 64

8 obat yang diberikan kepada pasien dan tabel dokter untuk mencatat data dokter. 1. Tabel Pasien Nama Field Data Type Field Size Keterangan Kode Pasien Text 6 Kode Pasien (primery key) Nama Pasien Text 50 Nama Pasien/pasien Umur Text 2 Umur Pasien JK Text 1 Jenis kelamin Pasien Alamat Text 35 Alamat tempat tinggal pasien Asal Kota Text 35 Asal Kota Pasien No Telp Text 15 Nomor telpon pasien Pekerjaan Text 26 Jabatan di perusahaan Total 170 Total size field 2. Tabel Master Diagnosis Nama Field Data Field Keterangan Type Size No Medis Text 10 Nomor pencatatan pemeriksaan Tanggal Date - Tanggal pemeriksaan Kode Pasien Text 6 Kode Pasien yang diperiksa Kode Dokter Text 6 Kode Dokter yang memeriksa Diagnosa Text 25 Diagnosa penyakit Pasien Keterangan Text 35 Keterangan hasil diagnosa Total Field size Tabel Obat Nama Field Data Field Keterangan Type Size Kode Obat Text 6 Kode dari obat Nama Obat Text 15 Nama Obat Jenis Text 15 Jenis Obat tersebut Total Field Size Tabel Medis Nama Field Type Size Keterangan No Medis Text 10 No Pencatatan Pemeriksaan Kode Obat Text 6 Kode dari obat Jumlah Number Long Jumlah obat yang diberikan Integer kepada pasien dalam resep Total Field Size 16 Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 65

9 5. Tabel Dokter Nama Field Type Size Keterangan Kode Dokter Text 6 Kode Dokter yang memeriksa Nama Dokter Text 25 Nama Dokter Alamat Text 35 Alamat Dokter Kota Text 35 Kota Asal Dokter JK Text 15 Jenis Kelamin No Telp Text 15 No telepon Dokter Spesialis Text 25 Spesialis keahlian Dokter Total 156 Relasi antar tabel dapat dilihat pada Gambar 4 berikut: Gambar 4. Query tabel Program aplikasi Sistem Informasi Rekam Medik terdiri atas antarmuka berikut ini: Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 66

10 Gambar 5. Form Menu Menu File terdiri dari anak menu, yaitu : Data Pasien digunakan untuk koneksi ke form input data Pasien, Data Dokter digunakan untuk koneksi ke form input data dokter, Data Obat digunakan untuk koneksi form input data obat, dan Keluar digunakan untuk keluar dari program. Menu Proses berisi pilihan Pemeriksaan Pasien yang digunakan untuk koneksi ke form pemeriksaan pasien. Menu Laporan terdiri dari anak menu Daftar Pasien digunakan untuk koneksi ke form daftar pasien, pada form daftar pasien ini, daftar pasien dicetak sesuai kriteria yang dipilih atau secara keseluruhan. Daftar Dokter digunakan untuk koneksi ke form daftar dokter, dimana pada form daftar dokter ini, daftar dokter dicetak sesuai kriteria yang dipilih atau secara keseluruhan. Daftar Obat digunakan untuk koneksi ke form daftar obat yang ada di poliklinik. Kartu Berobat digunakan untuk koneksi ke form Kartu Berobat, dimana pada form Kartu Berobat ini, kartu berobat dapat dicetak sesuai kriteria yang dipilih. Pemeriksaan digunakan untuk koneksi ke form laporan medis. Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 67

11 Dimana pada form laporan medis ini, catatan rekam medis atau hasil laporan pemeriksaan pasien dapat cetak secara keseluruhan atau pun sesuai kriteria yang dipilih. Menu Close digunakan untuk keluar program. Tombol Button Daftar Pasien digunakan untuk koneksi ke form input data pasien Tombol Button Daftar Dokter digunakan untuk koneksi ke form input data dokter. Tombol Button Daftar Obat digunakan untuk koneksi ke form input daftar obat. Tombol Button Proses digunakan untuk koneksi ke form pemeriksaan pasien. Form Data Pasien. Gambar 6. Form Data Pasien Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 68

12 Form Data Dokter. Form Data Obat Gambar 7. Form Data Dokter Gambar 8. Form Data Obat Form Pemeriksaan Pasien Gambar 9. Form Pemeriksaan Pasien Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 69

13 Form Daftar Pasien Form daftar pasien merupakan form untuk mencetak daftar pasien sesuai kriteria yang dipilih. Ada 4 kriteria untuk mencetak daftar pasien yaitu berdasarkan kode pasien, nama pasien, kota asal pasien atau pun secara keseluruhan (all). Form Daftar Dokter Form daftar dokter merupakan form untuk mencetak daftar dokter sesuai kriteria yang dipilih. Ada 5 kriteria untuk mencetak daftar pasien yaitu berdasarkan kode dokter, nama dokter, kota asal dokter, spesialis dokter atau pun secara keseluruhan (all). Gambar 10. Form Daftar Pasien Gambar 11. Form Daftar Dokter Form Kartu Berobat Form kartu berobat merupakan form untuk mencetak atau membuat kartu berobat sesuai kriteria yang dipilih. Ada 2 kriteria untuk mencetak atau membuat kartu berobat yaitu berdasarkan kode pasien atau nama pasien. Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 70

14 Gambar 12. Form Kartu Berobat Form Laporan Medis Form laporan medis ini merupakan form yang digunakan untuk mencetak laporan rekam medis pasien. Dimana laporan medis pasien dapat dicetak secara keseluruhan dengan menekan tombol Cetak All atau dicetak berdasarkan beberapa kriteria yaitu berdasar kode pasien, no medis ataupun berdasarkan kode dokter. Gambar 13. Form Laporan Medis Laporan Medis Form Laporan medis merupakan laporan yang berisi tentang catatan rekam medis atau catatan tindakan medis yang diberikan saat pemeriksaan. Gambar 14. Contoh Laporan Medis Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 71

15 Gambar 15. Desain Program KESIMPULAN Sistem pencatatan rekam medis pasien yang ada di Poliklinik PT. Air Mancur dimaksudkan untuk mencatat atau mendokumentasikan data tentang riwayat kesehatan pasien di PT. Air Mancur, yang berisi meliputi identitas pasien, hasil anemnesis (keluhan utama, riwayat sekarang, riwayat penyakit yang pernah diderita), hasil pemeriksaan, diagnostik penyakit, dan pengobatan atau tindakan medis yang diberikan kepada pasien. Pencacatan rekam medis pasien yang dilakukan oleh bagian pelayanan medis poliklinik PT. Air Mancur ini masih manual, sehingga perlu dikomputerisasikan agar pencatatannya lebih baik dan efisian sehingga ketika data dibutuhkan sewaktu waktu akan mudah dalam pencariannya. Program aplikasi sistem informasi rekam medis yang dikembangkan ini menggunakan bahasa pemrograman visual Basic serta Microsoft Access sebagai databasenya. Program aplikasi terdiri dari 3 form input data, yaitu : Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 72

16 Form input data pasien, Form input data obat, Form input data dokter, dan Form pemeriksaan pasien, serta form laporan untuk membuat Laporan Medis. DAFTAR PUSTAKA Alexander, Hengky Membangun Sistem Database dengan Visual Basic 6.0 dan Access Elex Media Komputer : Jakarta Departemen Kesehatan RI, 1991, Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis atau Medical Record Rumah Sakit, Jakarta: Dirjen Yanmed Depkes RI Fatansyah Basis Data. Bandung : Informatika Huffman, E.K. 1994, Health Information Management, Illyonis: Physician Record Company Sadeli, Muhammad Aplikasi Database dengan Visual Basic 6.0. Maxikom. Palembang Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 73