KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN NO KELUARAN 04 NO RUJUKAN JOH-PKKT-PK-Q04 NO PINDAAN 00 TARIKH KUATKUASA 1 MAC 2014 PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN NAMA TANDATANGAN DISEDIAKAN OLEH Dr Rahayu binti M. Yusof Pegawai Perubatan & Kesihatan Cetakan Komputer DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen Cetakan Komputer DILULUSKAN OLEH Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan Cetakan Komputer
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menggariskan tatacara yang perlu diikuti bagi mencegah ketakakuran berlaku sebagai salah satu usaha untuk meningkatkan lagi kualiti perkhidmatan agar mematuhi kepuasan pelanggan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh anggota apabila terdapat kelemahan atau masalah/kemungkinan akan terjadi ketidakpatuhan dalam system kualiti di Pejabat Kesihatan Kota Tinggi, Klinik Kesihatan Ibu dan Anak,Klinik Kesihatan Tg Sedili,Klinik Kesihatan Bandar Mas,Klinik Kesihatan Sening, Kk Bukit Besar,KK Lok Heng,Klinik Kesihatan Sening, Klinik Kesihatan Air Tawar 2, Klinik kesihatan Bandar Tenggara,KD Pasir Raja,Klinik Desa Bt 4, Klinik Desa Air Tawar 4, Klinik Desa Air Tawar 3 dan Klinik Desa Penggeli Sibol. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi 4.0 TERMINOLOGI 4.1. Ketidakpatuhan Sistem kualiti yang tidak mematuhi piawaian atau di bawah tahap yang ditetapkan oleh Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi. 4.2. Arahan Pencegahan Arahan yang dikeluarkan oleh pengurusan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi sebelum berlakunya sesuatu masalah dalam dalam pencapaian kualiti. 4.3. WP Wakil Pengurusan. 4.4. PKD Pegawai Kesihatan Daerah. Page 2
5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN 5.1 Kenalpasti punca tindakan pencegahan yang boleh diambil berdasar sumber sumber berikut a. Aduan/Maklumbalas Kajian Kepuasan Pelanggan b. Pencapaian Objektif Kualiti Laporan Audit Kualiti c. Laporan penilaian kawalan perkhidmatan yang tidak mematuhi 5.2 Buat analisa dan catatkan kemungkinan ketidakpatuhan akan berlaku/siasat punca yang boleh menyebabkan ketidakpatuhan berlaku. 5.3 Pertimbangkan kriteria seperti kos keperluan latihan dan keperluan sumber semasa membuat tindakan pencegahan yang perlu diambil.isi Borang Kearah Tindakan Pencegahan 5.4 Bincang dengan PKD untuk memilih tindakan pencegahan.isi Borang Tindakan Pencegahan yang perlu diambil 5.5 Laksanakan cadangan pencegahan seperti yang diarahkan. 5.6 Selia tindakan pencegahan yang diambil secara berterusan.isi Borang Tindakan Pencegahan dan kembalikan kepada Wakil Pengurusan. 5.7 Buat pemantauan dan analisa Tindakan Pencegahan yang telah diambil. TANGGUNGJAWAB Bahagian/ Bahagian/ Bahagian/ Bahagian/ WP/ Ketua Bahagian/ Ketua Bahagian/ / Anggota Berkaitan Ketua Bahagian/ 5.8 Simpan dan rekodkan maklumat di dalam fail berkaitan. WP 5.9 Bentangkan laporan analisa dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bincangkan keberkesanan Tindakan Pencegahan yang telah diambil bersama-sama 5.10 AJK MKSP.Buat rumusan. Jika kurang berkesan,siasat punca masalah dan cari altenatif Tindakan Pencegahan yang lain.ulangi Langkah 5.5 dan seterusnya. WP PKD/WP Page 3
5.11 Simpan didalam fail Tindakan pencegahan. Ketua Bahagian/ 6.0 CARTA ALIRAN Kenalpasti punca Tindakan Pencegahan yang boleh diambil Bahagian / Analisa dan catatkan kemungkinan ketidakpatuhan boleh berlaku Bahagian / Siasat punca dan cari langkahlangkah pencegahan Pilih Tindakan Pencegahan yang perlu diambil Bahagian / Laksanakan Tindakan Pencegahan PKD Buat Pemantauan dan analisa Tindakan Pencegahan diambil Bahagian/Ketua Unit/Anggota Berkaitan Bentang dalam MKSP WP Buat rumusan AJK MKSP Tidak Benar Ya Ketua Bahagian / Page 4 Rekod MS dan ISO 90012008 Prosedur Fail Tindakan Pencegahan
7.0 REKOD KUALITI BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH PENYIMPANAN 1 Aduan Pelanggan 5 tahun Bilik ISO 2 Kajian Kepuasan Pelanggan 5 tahun Bilik ISO 3 Pencapaian Objektif Kualiti 5 tahun Bilik ISO 4 Laporan Audit Kualiti 5 tahun Bilik ISO 5 Borang tindakan pencegahan 5 tahun Bilik ISO 6 7 Laporan Tindakan Pencegahan yang dilakukan Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 5 tahun Bilik ISO 5 tahun Bilik ISO Page 5
8.0 INPUT 8.1 SUMBER MANUSIA 8.1.1 Pegawai Kesihatan Daerah 8.1.2 Ketua Bahagian 8.1.3 8.1.4 Anggota Berkaitan 8.2 DATA / MAKLUMAT 8.2.1 Aduan dan maklumbalas pelanggan 8.2.2 Analisa Pencapaian Kajian Kepuasan Pelanggan 8.2.3 Pencapaian Objektif Kualiti 8.2.4 Analisa Penemuan Audit 8.2.5 Laporan Kawalan Perkhidmatan yang tidak mematuhi keperluan 8.2.6 Tindakan Pencegahan 8.3 PERALATAN 8.3.1 Komputer 9.0 OBJEKTIF PROSES 9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan digunapakai oleh semua Ketua Bahagian//Personel dalam menyelesaikan kelemahan/masalah yang mungkin berlaku bagi mengelakkan ketidakpatuhan didalam system kualiti Pejabat Kesihatan 9.2 OBJEKTIF SUB PROSES Memastikan aduan yang diterima dibuat analisa,disiasat penyebabnya,kekerapan masalah yang berlaku dan impak masalah tersebut kepada system yang ada untuk mencegah masalah daripada berterusan.semua Tindakan Pencegahan yang diarahkan diambil tindakan dalam masa 2 minggu oleh Ketua Bahagian / dan anggota yang berkaitan. 10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN 10.1 Tindakan Pencegahan Page 6
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan HALAMAN DIPINDAAN TARIKH NO KELUARAN NO PINDAAN M/S BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN 01.03.2012 03 00 Keseluruhan Perubahan Keseluruhan Muka Surat Berdasarkan Keperluan Pengawal Dokumen 01.03.2014 04 00 Keseluruhan Perubahan / Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM. Page 7