BAB II PT. SOUCI INDOPRIMA A. Sejarah Ringkas PT. Souci Indoprima adalah sebuah merk dagang yang berdiri pada tanggal 28 Desember 2002 yang disahkan oleh Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan nomor pengesahan : C- 01779 HR. 01.01.TH.2003, berkedudukan di Medan. PT. Souci Indoprima merupakan perusahaan jasa yang melayani jasa alih sumber daya manusia ( man power outsourcing ) maupun alih daya proses bisnis (business process outsourcing) dari industri-industri yang ada di area Sumatera. PT. Souci Indoprima adalah corporate outsourcing yang memiliki focus services di segmen sumber daya manusia dengan konsep Human Resourcing Integrated. Kekuatan untuk melayani pelanggan dan kehandalan sumber daya manusia yang dimiliki merupakan salah karakter dasar dan budaya organisasi. Create Service To Built Up People. Corporate Services merupakan segmentasi market utama PT Souci Indoprima dengan Placement experience sejak dari standart labor skill. Front Office Service, Supervisor level hingga Managerial level merupakan gambaran placement service yang telah dilakukan oleh PT Souci Indoprima. Financial Services seperti perbankan dan beberapa government services serta lembaga-lembaga NGO asing baik yang berafiliasi kepada badan dunia maupun berdiri sendiri merupakan bagian dari totalitas experiences dan services PT Souci Indoprima. Sejumlah BUMN yang memiliki core business di sektor transportasi udara, jalan raya, telekomunikasi maupun jasa inspeksi merupakan bagian dari customer PT Souci
Indoprima. Akseptabilitas ini juga terlihat dari jumlah kerja sama yang telah dicapai antara PT Souci Indoprima dengan bank-bank nasional untuk menyediakan jasa recruitment dan man power outsourcing maupun business process outsourcing. Disamping itu dukungan kerja sama penyediaan jasa man power outsourcing juga dilakukan kepada NGO asing baik yang berafiliasi kepada Negara tertentu maupun kepada United Nation. Kesemua ini merupakan total customer experience PT Souci Indoprima. B. Jenis Usaha Kegiatan PT. Souci Indoprima merupakan perusahaan jasa yang melayani jasa alih sumber daya manusia ( man power outsourcing ) maupun alih daya proses bisnis (business process outsourcing) dari industri-industri yang ada di area Sumatera. Client satisfaction merupakan budaya dasar organisasi dan melembaga pada setiap individu di dalam organisasi PT Souci Indoprima. Ukuran kepuasan itu dimanifestasikan dalam sebuah komitmen formal yang menjadi acuan bagi PT. Souci Indoprima dan menjadi rujukan bagi klien yang dituangkan dalam sebuah Service Level Agreement. C. Struktur Organisasi dan Personalia Dalam menjalankan kegiatan pada perusahaan diperlukan suatu struktur organisasi serta uraian yang jelas dari setiap orang atau unit organisasi yang terlibat dalam organisasi. Dengan demikian diharapkan adanya suatu kejelasan arah dan koordinasi untuk mencapai tujuan perusahaan dan masing-masing personil atau unit organisasi mengetahui dengan jelas dari mana ia mendapat perintah dan kepada siapa ia harus mempertanggungjawabkan hasil pekerjaannya.
Berdasarkan penelitian yang yelah dilakukan pada PT Souci Indoprima, struktur organisasi yang dipakai adalah struktur lini. Bentuk Organisasi lini yaitu Board of Director membagi tugasnya pada Sales Department, training & Recruitment Department, Operation Department. Sales Department membagi tugasnya secara lini kepada Bagian Marketing dan Sales. Training & Recruitment Department membagi tugasnya kepada bagian Training dan bagian Recruitment. Operation Department membagi tugasnya kepada Bagian Service dan Bagian Administrasi. Bagian Service dibantu oleh bagian Internal Service Administrasition dan Field Supervisor. Bagian Administrasi dibantu oleh bagian Financial & Accounting dan Bagian Corporate Secretary. Di bagian Akhir, Financial & Accounting dibantu oleh bagian C & B ( Compensation & Benefit ), Cashier, Corporate Budgeting & A/R, Accounting & Tax. D. Job Description Adapun uraian tugas dan tanggung jawab pada masing-masing jabatan dalam struktur organisasi pada PT Souci Indoprima Medan terbagi atas Board of Director, Sales Department, Training & Recruitment, Operation Department, Marketing dan Sales, Training dan Recruitment, Service, Administration, Internal Service, Field Supervisor, Financial Accounting, Corporate Secretary, Corporate & Benefit, Cashier, Corporate Budgeting, Accounting & Tax. 1. Board Of Director Adapun tugas Board of Director adalah : a. mengadakan hubungan kerja sama dengan pihak luar baik pihak pemerintah maupun pihak swasta,
b. mengambil keputusan dan tindakan yang tepat demi kepentingan kelangsungan jalannya perusahaan sehingga segala aktivitas organisasi menuju tujuan utama perusahaan, c. memimpin dan mengawasi kegiatan perusahaan setiap hari. 2. Sales Department Adapun tugas Sales Department adalah : a. mengadakan hubungan dengan pihak pengguna jasa, b. menyetujui kontrak penggunaan jasa dengan pihak pengguna. 3. Training & Recruitment Department Adapun tugas Training & Recruitment Department adalah : a. merekrut dan memberhentikan karyawan, b. merekomendasikan karyawan yang berprestasi untuk kenaikan jabatan, c. mengadakan training bagi karyawan. 4. Operation Department Adapun tugas Operation Department adalah : a. melaksanakan pemeriksaan administrasi personalia secara keseluruhan, b. membimbimg dan mengarahkan bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan, c. mengadakan hubungan keluar dengan perusahaan lain dan pejabat yang menangani bidang ketenagakerjaan. 5. Bagian Penjualan dan Pemasaran Adapun tugas Bagian Penjualan dan Pemasaran adalah : a. merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan perusahaan dalam bidang pemasaran produk,
b. menyusun rencana dalam meningkatkan pemasaran dan penjualan. 6. Bagian Financial & Accounting Adapun tugas Bagian Financial & Accounting adalah : a. merencanakan dan mengawasi pelaksanaan keuangan perusahaan, b. memeriksa dan menganalisa data dan laporan aliran dana dan biaya perusahaan, c. menyetujui kontrak dengan pihak pengguna jasa. 7. Bagian Corporate Secretary Adapun tugas dari Bagian Corporate Secretary adalah : a. menangani kearsipan bagian administrasi, b. menyusun laporan kegiatan tahunan., c. melakukan pelayanan teknis dan administrasi kepada sluruh system organisasi. 8. Bagian Corporate Budgeting & Account Receivable Adapun tugas dari bagian Corporate Budgeting & Account Receivable : a. menangani pembuatan budget perusahaan, b. merencanakan pengeluaran biaya perusahaan. c. menyusun rencana anggaran operasional perusahaan. 9. Bagian Accounting & Tax Adapun tugas dari bagian Accounting & Tax : a. menangani masalah keuangan perusahaan, b. mengolah semua data akuntansi atau keuangan dan memberikan semua data akuntansi atau keuangan serta memberikan informasi keuangan yang berguna untuk menyediakan laporan kepada manager umum,
c. menyusun laporan keuangan perusahaan. E. Kinerja Usaha Terkini Setiap aktivitas yang dilakukan di dalam organisasi akan merujuk kepada sistem dan prosedur baku yang telah ditetapkan. Luasnya cakupan dan panjangnya mata rantai yang harus dilalui terkadang menjadi kendala dalam memobilisasi usaha. Kondisi ini dapat dihindari dengan memanfaatkan business process outsourcing yang sangat mendukung mobilitas usaha. Business Process Outsourcing ( BPO ) merupakan salah satu jasa dan layanan PT Souci Indoprima yang memungkinkan customer memperoleh suatu hasil yang diinginkan tanpa harus terlibat dalam business process yang terjadi. Jasa-jasa pemasaran seperti call centre, joint marketing dan keuangan seperti payroll system, account receivable, serta sebagian besar proses administrasi merupakan bagian dari Business Process outsourcing. Organisasi menjadi lebih fleksibel, lincah dan dinamis sesuai dengan tuntutan pasar yang selalu berubah dari waktu ke waktu, disamping akan mampu meningkatkan value atas penggunaan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan perusahaan. E. Rencana Kegiatan Produktivitas optimum merupakan tujuan utama yang ingin dicapai oleh organisasi secara umum. Salah satu tujuan dari Man Power Outsourcing adalah untuk meningkatkan produktivitas dan cost saving. Perusahaan ingin melakukan HR transformation melaui scheme outsourcing untuk posisi supervisory maupun managerial skill. Saat ini pemenuhan Man power Planning yang cepat dengan kulifikasi khusus dan level tertentu hanya dapat dilakukan bila sebuah corporate memiliki data bank yang cukup atau proses recruitment yang ringkas. Direct Recruitment yang selam ini dilakukan selain kurang
fokus pada core business activity. Recruitment karyawan dalam jumlah banyak disamping akan membutuhkan waktu yang cukup lama., juga akan menimbulkan beban operasi yang cukup mahal. Beban biaya yang cukup mahal tersebut terkadang tidak diimbangi dengan kualitas sumber daya manusia yang dihasilkan. PT Souci Indoprima menawarkan jasa IT Outsourcing sebagai salah satu business solution dalam memenuhi kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan value dan daya saing usaha.