124 BAB 4 HASIL KINERJA SISTEM ERP PADA MODUL MATERIAL MANAGEMENT 4.1 Evaluasi Perspektif dalam IT Balanced Scorecard Sesudah menetapkan ukuran dan sasaran strategis dari masing-masing perspektif IT balanced scorecard dengan mengadakan wawancara, kuesioner kepada user dan data yang diperoleh dari PT Djarum. Hasil yang telah didapat dari evaluasi perspektif IT balanced scorecard dapat diketahui bagaimana kinerja sistem ERP yang telah digunakan. 4.1.1 Pengukuran IT Balanced Scorecard 4.1.1.1 Perspektif Orientasi Pengguna A1 Meningkatkan efektivitas implementasi sistem SAP R/3 a. Persentase submodul MM yang digunakan pada bagian purchasing Dalam ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui berapakah persentase modul material management yang diimplementasikan pada bagian purchasing perusahaan yang kemudian digunakan pada proses berjalannya. Pengukuran ini diperoleh melalui metode wawancara dengan Manajer Bussiness Development.
125 Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil ukuran strategis ini adalah Berapa persenkah submodul yang telah diimplementasi pada sistem SAP R/3 modul MM yang telah digunakan pada proses berjalan? Sasaran strategis : 95%-100% Hasil pengukuran : Berdasarkan wawancara dengan Manajer Business Development submodul pada SAP R/3 MM yang digunakan pada proses berjalan sebanyak 95% dari keseluruhan modul yang diimplementasi. Pencapaian : 95% Hasil pengukuran masuk dalam wilayah sasaran strategis. Dimana 95% meliputi penggunaan submodul pre-purchasing, purchasing, inventory management, invoice verification dan vendor evaluation. Selama proses berjalan submodul vendor evaluation kurang berjalan optimal, karena didalam pelaksanaan masih menggunakan bantuan dari microsoft excel pada saat pembuatan laporan. b. Persentase kelengkapan fitur pada modul MM Dalam ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui persentase fitur dalam modul MM pada proses berjalan dibandingkan dengan keseluruhan fitur yang ada pada SAP R/3 di PT Djarum.
126 Pengukuran ini diperoleh melalui metode wawancara dengan Manajer Bussiness Development. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil ukuran strategis ini adalah Berapa persen tingkat kelengkapan fitur pada modul MM yang digunakan pada proses berjalan dibanding pada saat implementasi modul MM? Sasaran strategis : 85%-100% Hasil pengukuran : Berdasarkan wawancara dengan Manajer Business Development, fitur yang digunakan saat ini pada proses berjalan dibandingkan dengan fitur yang telah diimplementasikan pada proses berjalan sebanyak 80%. Pencapaian : 80% Hasil pengukuran di bawah sasaran strategis yang telah ditentukan. Terdapat 20% fitur yang masih kurang optimal dalam mendukung proses berjalan siklus MM pada PT Djarum yaitu pada fitur consumption based planning dan physical inventory B1 Meningkatkan kepuasan user a. Skala kesesuaian antara aplikasi yang digunakan dengan kebutuhan user
127 Dalam ukuran strategis ini mengukur apakah aplikasi SAP R/3 yang saat ini diterapkan sudah memenuhi kebutuhan user dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan. Pengukuran ini dilakukan dengan metode kuisioner yang disebarkan kepada staff Purchasing. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil pengukuran strategis ini adalah Apakah SAP R/3 mendukung ketersediaan aplikasi didalam pemenuhan kebutuhan pengguna? Sasaran strategis : 4 Hasil pengukuran : Pilihan Jumlah Bobot Nilai Jumlah Total Jawaban Orang A 8 4 32 B 2 3 6 C 0 2 0 D 0 1 0 Abstain 0 0 0 Total Jawaban 38 Gambaran daerah persetujuan :
128 Persentase Persetujuan 38 x 100% = 95% 40 Dari hasil persentase persetujuan tersebut kemudian dimasukkan ke dalam skala umum standar Perusahaan Hasil tersebut masuk dalam skala 4. Pencapaian : 100% 4 x 100% = 100% 4 Hasil pengukuran yang didapat sesuai dengan sasaran strategis perusahaan. b. Skala kepuasan akan aplikasi material management yang telah diterapkan Dalam ukuran strategis ini menyajikan suatu indeks yang menggambarkan kepuasan dari keseluruhan pengguna akan aplikasi MM.
129 Pengukuran ini dilakukan dengan metode kuesioner yang disebarkan kepada staff Purchasing. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil pengukuran strategis ini adalah Seberapa puas anda menggunakan SAP R/3 didalam sistem pembelian? Sasaran strategis : 3 Hasil pengukuran : Pilihan Jumlah Bobot Nilai Jumlah Total Jawaban Orang A 8 4 32 B 1 3 3 C 1 2 2 D 0 1 0 Abstain 0 0 0 Total Jawaban 37 Gambaran Daerah Persetujuan :
130 Persentase Persetujuan: 37 x 100% = 92,5% 40 Dari hasil persentase persetujuan tersebut kemudian dimasukkan ke dalam skala standar umum perusahaan. Hasil yang didapatkan skala 4 (sangat baik). Pencapaian : 133% 4 x 100% = 133% 3 Hasil pengukuran melebihi dari sasaran strategis yang telah ditentukan sebelumnya. c. Skala keoptimalan fitur-fitur yang disediakan oleh SAP R/3 yang mendukung modul MM Dalam ukuran strategis ini menyajikan suatu persentase apakah fungsi yang disediakan oleh SAP R/3 telah sepenuhnya mendukung berjalannya modul MM dengan lancar atau tidak.
131 Pengukuran ini dilakukan dengan metode kuesioner yang disebarkan kepada staff Purchasing. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil pengukuran strategis ini adalah Apakah fungsi fungsi yang disediakan modul MM dalam SAP R/3 sudah optimal? Sasaran strategis : 3 Hasil pengukuran : Pilihan Jumlah Bobot Nilai Jumlah Total Jawaban Orang A 6 4 24 B 4 3 12 C 0 2 0 D 0 1 0 Abstain 0 0 0 Total Jawaban 36 Gambaran Daerah Persetujuan : Persentase Persetujuan : 36 x 100% = 90%
132 40 Dari hasil persentase persetujuan tersebut kemudian dimasukkan ke dalam skala standar umum perusahaan. Hasil yang didapat skala 4 (sangat baik). Pencapaian : 133% 4 x 100% = 133% 3 Hasil pengukuran yang didapatkan lebih tinggi daripada sasaran strategis yang ditentukan. d. Skala user-friendly dari SAP R/3 MM Dalam ukuran strategis ini menyajikan sebuah apakah modul MM dalam SAP R/3 tersebut dapat dengan mudah digunakan dan dipahami oleh pengguna. Pengukuran ini dilakukan dengan metode kuesioner yang disebarkan kepada staff Purchasing.
133 Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil pengukuran strategis ini adalah Apakah user interface dan fitur-fitur dari SAP R/3 mudah dimengerti? Sasaran strategis : 3 Hasil pengukuran : Pilihan Jumlah Bobot Nilai Jumlah Total Jawaban Orang A 3 4 12 B 6 3 18 C 1 2 2 D 0 1 0 Abstain 0 0 0 Total Jawaban 32 Gambaran Daerah Persetujuan : Persentase Persetujuan : 32 x 100% = 80% 40 Dari hasil persentase persetujuan di atas kemudian akan dimasukkan ke dalam skala Standar Umum Perusahaan.
134 Hasil yang didapatkan adalah skala 3 (baik). Pencapaian : 100% 3 x 100% = 100% 3 Hasil pengukuran yang didapatkan sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditentukan. C1 Meningkatkan kerjasama antar user dengan sistem MM a. Persentase pengguna yang dilibatkan dalam penentuan kebutuhan dalam pengembangan aplikasi Dalam ukuran strategis ini menyajikan persentase dari pengguna yang dilibatkan pada saat penentuan kebutuhan pada saat pengembangan aplikasi dari keseluruhan pengguna.
135 Pengukuran ini diperoleh melalui metode wawancara dengan Manajer Bussiness Development. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil pengukuran strategis ini adalah Berapa persentase pengguna yang dilibatkan didalam pengembangan aplikasi? Sasaran strategis : 70%-85% Hasil pengukuran : Berdasarkan wawancara dengan manajer Business Development PT Djarum, persentase pengguna yang diikut sertakan sebanyak sekitar 80% dari keseluruhan jumlah pengguna SAP R/3 modul MM. Cara yang digunakan untuk melibatkan pengguna dengan cara pengadaan rapat dan diskusi untuk mendapatkan kebutuhan dari proses bisnis yang ada. Pencapaian : 80% Hasil dari pengukuran yang didapatkan sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditentukan sebelumnya. Terdapat 50 user MM di PT Djarum, dan yang diikut sertakan dalam pengembangan aplikasi adalah 40 orang.
Tabel 4.1 Hasil Perhitungan Keseluruhan Perspektif Orientasi Pengguna Perspektif Orientasi Pengguna Indicator Measurement Weight Target Realization Score Level A1 Meningkatkan efektivitas implementasi sistem SAP R/3 a. Persentase submodul MM yang digunakan pada bagian purchasing 95% 4% 95%- 100% 95% 4 0,16 b. Persentase kelengkapan fitur pada modul MM 80% 4% 85%- 100% 80% 3 0,12 B1 Meningkatkan kepuasan user Jumlah 8% 0,28 a. Skala kesesuaian antara aplikasi yang digunakan dengan kebutuhan user 4 5% 4 100% 4 0,2 b. Skala kepuasan akan aplikasi material management yang telah diterapkan 4 4% 3 133,33% 5 0,2
Indicator Measurement Weight Target Realization Score Level c. Skala keoptimalan fitur-fitur yang disediakan oleh SAP R/3 yang mendukung modul MM 4 4% 3 133,33% 5 0,2 d. Skala user-friendly dari SAP R/3 MM 3 5% 3 100% 4 0,2 Jumlah 18% 0,8 C1 Meningkatkan kerjasama antar user dengan sistem MM a. Persentase pengguna yang dilibatkan dalam penentuan kebutuhan dalam pengembangan aplikasi 80% 2% 70%-85% 80% 4 0,08 Jumlah 2% 0,08 Total Keseluruhan 28% 94,72% 1,16
138 4.1.1.2 Perspektif Penyempurnaan Operasional A2. Meningkatkan efisiensi pengembangan piranti lunak a. Persentase pekerjaan yang termasuk dalam siklus MM yang selesai pada waktunya Dalam ukuran strategis mengukur bagaimana kinerja SAP R/3 modul MM dalam menangani tugas, sehingga selesai pada waktu yang ditentukan. Pengukuran ini diperoleh melalui evaluasi data mengenai waktu selesainya laporan akhir setiap bulannya. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil pengukuran strategis ini adalah Apakah dengan menggunakan sistem SAP R/3 pekerjaan yang ada dapat selesai tepat pada waktunya? Sasaran strategis : 100% Hasil pengukuran : 8 x 100% = 66,66% 12 Pencapaian : 66,66% Hasil yang didapatkan di bawah dari sasaran strategis yang telah ditentukan. B2. Meningkatkan efisiensi operasi dalam SAP modul MM
139 a. Persentase peningkatan kecepatan waktu setelah penggunaan sistem SAP R/3 MM Dalam ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur apakah terdapat peningkatan kecepatan waktu dalam pengolahan data pada saat sebelum menggunakan SAP R/3 modul MM dan pada saat setelah menggunakan SAP R/3 modul MM. Pengukuran ini diperoleh melalui evaluasi data mengenai penyajian laporan setiap bulannya. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil pengukuran strategis ini adalah Berapa tingkat persentase peningkatan kecepatan waktu setelah penggunaan sistem SAP R/3? Sasaran strategis : 80% Hasil pengukuran : 90% Pencapaian : 112,50% 90% x 100% = 112,50% 80% b. Tingkat keakuratan data yang berhubungan dengan modul MM Dalam ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur apakah data yang dihasilkan oleh SAP R/3 modul MM sudah akurat ataukah perlu dilakukan perbaikan lagi. Pengukuran ini diperoleh melalui evaluasi data mengenai perbaikan yang harus pada saat pemeriksaan akhir laporan.
140 Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil pengukuran strategis ini adalah Berapa tingkat keakuratan data yang dihasilkan setelah menerapkan SAP R/3? Sasaran strategis : 90% Hasil pengukuran : 80% Pencapaian : 80% Hasil yang didapatkan di bawah sasaran strategis yang telah ditentukan C2. Mengembangkan sistem SAP R/3 a. Tingkat intensitas pemeliharaan sistem SAP R/3 MM Dalam tujuan strategis ini mengukur waktu yang tepat untuk melakukan pemeliharaan terhadap sistem SAP R/3 modul MM dalam perusahaan. Pengukuran ini diperoleh melalui metode wawancara dengan Manajer Bussiness Development. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil pengukuran strategis ini adalah Kapan dilakukan pemeliharaan sistem SAP R/3 MM dan jangka waktu yang ditentukan? Sasaran strategis : 3 Hasil pengukuran : Berdasarkan wawancara dengan manajer Business Development PT Djarum, hasil yang didapatkan adalah
141 pemeliharaan sistem dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Biasanya dilakukan apabila terdapat masalah lambat pada penggunaan sistem. Dan pemeliharaan itu dilakukan pada saat hari libur, sehingga tidak dapat dijadwalkan. Hasil dari pengukuran tersebut menunjukkan bahwa pemeliharaan sistem masuk dalam skala baik. Pencapaian : 100% 3 x 100% = 100% 3 Hasil pengukuran yang didapatkan sesuai dengan sasaran strategis yang ditentukan sebelumnya. D2 Meningkatkan penanganan terhadap masalah-masalah operasional a. Persentase tingkat keamanan dalam aplikasi MM
142 Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui apakah dalam sistem aplikasi SAP R/3 telah memenuhi syarat pengendalian internal dalam perusahaan. Pengukuran ini diperoleh melalui metode wawancara dengan manajer Business Technology. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil ukuran strategis ini adalah Berapa persentase tingkat keamanan sistem SAP R/3 pada siklus MM? Sasaran strategis : 100% Hasil pengukuran : Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan manajer Business Development, persentase tingkat keamanan sistem mencapai 100% Pencapaian :100% Hasil pengukuran yang didapat sesuai dengan sasaran strategis perusahaan. b. Persentase terjadinya human error dalam siklus MM Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui apakah tingkat terjadinya kesalahan berkurang setelah penggunaan sistem aplikasi MM SAP R/3 dalam menjalankan proses bisnis. Pengukuran ini diperoleh melalui metode wawancara dengan manajer Purchasing.
143 Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil ukuran strategis ini adalah Apakah sering terjadi human error ketika menggunakan aplikasi SAP R/3 khususnya dalam modul MM? Sasaran strategis : 5% Hasil pengukuran : Berdasarkan hasil wawancara dengan manajer bagian Business Development, human error yang terjadi adalah rata rata mencapai 5%. Pencapaian : 5% Hasil pengukuran yang didapat sesuai dengan sasaran strategis perusahaan. c. Kecepatan respon sistem Ukuran strategis ini untuk menganalisa seberapa cepat sistem aplikasi MM dapat memberikan respon terhadap tugas yang diberikan dan seberapa cepat sistem dapat memproses input data yang dimasukkan. Pengukuran ini diperoleh melalui metode wawancara dengan Manajer Business Technology. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil ukuran strategis ini adalah Bagaimanakah tingkat respon sistem SAP R/3 terhadap kebutuhan pengguna? Sasaran strategis : Real time
144 Hasil pengukuran : Berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa user khusus pada modul MM dari perusahaan, maka hasilnya adalah tingkat respon sistem nya adalah real time. Pencapaian : 100% Dalam hal ini pengukuran hanya ada dalam 2 pilihan yaitu Real time / Tidak. Sehingga pencapaiannya mencapai 100% d. Waktu rata-rata pada saat jaringan down Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui apakah untuk waktu untuk perbaikan sistem server, pada saat terjadi server down agar sistem dapat berjalan kembali seperti semula. Pengukuran ini diperoleh melalui metode wawancara yang bersumber data dari manajer Business Technology. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil ukuran strategis ini adalah Apakah waktu dalam pembenahan sistem ketika jaringan down dapat diterima oleh user? Sasaran strategis : Bisa diterima Hasil pengukuran : Berdasarkan hasil wawancara dengan manajer Business Development, waktu rata rata pada saat jaringan
145 down dapat diterima oleh user yang menggunakan modul MM SAP R/3 Pencapaian : 100% Dalam hal ini pengukuran hanya ada dalam 2 pilihan yaitu Bisa diterima / Tidak. Sehingga pencapaiannya mencapai 100%
Tabel 4.2 Hasil Perhitungan Keseluruhan Perspektif Penyempuranaan Operasional Perspektif Penyempurnaan Operasional Indicator Measurement Weight Target Realization Score Level A2. Meningkatkan Efisiensi Pengembangan Piranti Lunak a. Persentase pekerjaan yang termasuk dalam siklus MM yang selesai pada waktunya 66,66% 3% 100% 66,66% 2 0,06 Jumlah 3% 0,06 B2. Meningkatkan Efisiensi Operasi dalam SAP modul MM a. Persentase peningkatan kecepatan waktu setelah penggunaan sistem SAP R/3 MM b. Tingkat keakuratan data yang berhubungan dengan modul MM 90% 6% 80% 112,50% 5 0,30 80% 2% 90% 80% 3 0,06 Jumlah 8% 0,36 C3. Mengembangkan Sistem SAP R/3 a. Tingkat intensitas pemeliharaan sistem SAP R/3 MM 3 5% 3 100% 4 0,20
Indicator Measurement Weight Target Realization Score Level Jumlah 5% 0,20 D2. Meningkatkan Penanganan Terhadap Masalah-Masalah Operasional a. Persentase tingkat keamanan dalam siklus MM 100% 5% 100% 100% 4 0,20 b. Persentase terjadinya human error dalam siklus MM c. Kecepatan respon sistem d. Waktu rata-rata pada saat jaringan down 5% 2% 5% 100% 4 0,08 Real time 4% Real time 100% 4 0,16 Bisa diterima 2% Bisa diterima 100% 4 0,08 Jumlah 13% 0,52 Total Keseluruhan 29% 90,73% 1,14
148 4.1.1.2 Perspektif Orientasi Masa Depan A.3 Pelatihan staff TI terhadap aplikasi SAP a. Tingkat intensitas pelatihan staff TI yang dikhususkan pada SAP modul MM selama satu tahun. Dalam Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui apakah pelatihan bagi staff TI yang dikhususkan pada SAP modul MM selama satu tahun sudah sesuai dengan kebutuhan. Pengukuran ini diperoleh melalui metode wawancara dengan Manajer Business Technology. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil strategis ini adalah Apakah tingkat intensitas pelatihan selama 1 tahun sudah sesuai dengan kebutuhan? Sasaran strategis : 3 Hasil Pengukuran : Berdasarkan wawancara dengan para staff TI yang terdapat pada divisi Business Technology, pelatihan yang dilakukan selama ini terkait dengan pengetahuan modul MM yaitu sesuai dengan kebutuhan (skala 3).
149 Hasil yang didapatkan adalah berada pada skala 3 (Sesuai Kebutuhan). Pencapaian : 100% 3 x 100% = 100% 3 Pencapaian sesuai dengan sasaran strategis yaitu 100%. Pengukuran ini disesuaikan dengan standar dari perusahaan. b. Tingkat kualitas pelatihan Dalam ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui tingkat kualitas pelatihan yang diberikan kepada staff TI dalam rangka mendukung proses pembelian didalam SAP R/3 Modul Material Management. Pengukuran ini diperoleh melalui metode kuesioner yang disebarkan kepada staff Business Technology. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil strategis ini adalah Bagaimana menurut anda kualitas pelatihan aplikasi yang diberikan oleh PT Djarum? Sasaran strategis : 3 Hasil Pengukuran :
150 Pilihan Jumlah Bobot Nilai Jumlah Total Jawaban Orang A 5 4 20 B 5 3 15 C 0 2 0 D 0 1 0 Abstain 0 0 0 Total Jawaban 35 Gambaran Daerah Persetujuan : Persentase Persetujuan : 35 x 100% = 87,5% 40 Dari hasil persentase persetujuan tersebut kemudian dimasukkan ke dalam skala standar umum perusahaan
151 Hasil yang didapatkan skala 4 ( sangat baik ). Pencapaian : 133% 4 x 100% = 133% 3 Hasil pengukuran tujuan strategis ini melebihi sasaran strategis yang telah ditentukan sebelumnya. c. Anggaran untuk pelatihan staff TI Dalam ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui bagaimana persentase antara anggaran untuk pelatihan staff TI dengan keseluruhan anggaran bagi divisi TI dalam perusahaan. Pengukuran ini diperoleh melalui metode pengambilan data keuangan. Akan tetapi data tidak dapat ditampilkan karena kebijakan perusahaan. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil strategis ini adalah Berapa persenkah anggaran untuk pelatihan staff TI yang ada dalam keseluruhan budget yang ada? Sasaran strategis : 4 Hasil Pengukuran : Berdasarkan data tentang anggaran divisi TI PT Djarum, anggaran untuk pelatihan staff TI sebanyak 20% dari keseluruhan anggaran divisi TI. Dimana data keuangan
152 bersifat confidential sehingga tidak dapat dimasukkan di dalam hasil penelitian ini. Hasil yang didapatkan adalah berada pada skala 4 (20% dari anggaran). Pencapaian : 100% 4 x 100% = 100% 4 Pencapaian sesuai dengan sasaran strategis yaitu 100%. Pengukuran ini disesuaikan dengan standar dari perusahaan. B3 Keahlian staff TI a. Persentase staff TI yang mensupport sistem SAP R/3 Dalam ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar persentase keterlibatan staff Business Technology yang mampu untuk mendukung sistem aplikasi SAP R/3 dalam perusahaan.
153 Pengukuran ini diperoleh melalui metode wawancara yang diperoleh melalui tanya jawab dengan manajer Business Technology. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil strategis ini adalah Berapa rata-rata persentase jumlah dari keseluruhan staff TI yang mensupport sistem SAP R/3 pada modul MM? Sasaran strategis : 80% Hasil pengukuran : Berdasarkan wawancara dengan Manajer Business Technology, persentase jumlah dari keseluruhan staff TI yang mensupport sistem SAP R/3 pada modul MM sebanyak 80%. Pencapaian : 80% Hasil pengukuran sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditentukan sebelumnya. Dimana 40 orang dalam divisi Business Technology mewakili pencapaian sebesar 80% dalam mensupport modul MM. C3 Meningkatkan pengembangan terhadap infrastruktur TI dan aplikasi a. Tingkat kualitas aplikasi yang digunakan Dalam ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui tingkat kualitas aplikasi yang digunakan, serta mengetahui kekurangan terdapat dalam sistem, sehingga dapat diketahui area mana saja yang harus dilakukan pengembangan.
154 Pengukuran ini diperoleh melalui metode kuesioner yang disebarkan kepada Staff Purchasing yang terlibat langsung dengan modul MM. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil strategis ini adalah Berapa tingkat kualitas aplikasi yang digunakan? Sasaran strategis : 4 Hasil pengukuran : Pilihan Jumlah Bobot Nilai Jumlah Total Jawaban Orang A 7 4 28 B 3 3 9 C 0 2 0 D 0 1 0 Abstain 0 0 0 Total Jawaban 37 Gambaran Daerah Persetujuan :
155 Persentase Persetujuan : 37 x 100% = 92,5% 40 Dari hasil persentase persetujuan tersebut kemudian dimasukkan ke dalam skala umum standar perusahaan. Hasil yang didapatkan Skala 4 (sangat baik). Pencapaian : 100% 4 x 100% = 100% 4 Hasil pengukuran yang didapat sesuai dengan sasaran strategis perusahaan. b. Tingkat pengembangan aplikasi lain yang mensupport modul MM dalam SAP R/3 Dalam ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui tingkat kesesuaian aplikasi yang lain sehingga dapat diketahui apakah
156 aplikasi lain tersebut dapat mensupport modul MM dalam SAP R/3 didalam proses sistem berjalan. Pengukuran ini diperoleh melalui metode wawancara kepada manager Business development. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil strategis ini adalah Sampai dimanakah tingkat pengembangan aplikasi lain yang digunakan untuk mensupport SAP R/3? Sasaran strategis : 3 Hasil Pengukuran : Berdasarkan hasil wawancara dengan Manajer Business Development, kesesuaian aplikasi lain yang digunakan untuk mensupport SAP R/3 dalam taraf sesuai. Hasil yang didapatkan adalah berada pada skala 3(Sesuai). Pencapaian : 100% 3 x 100% = 100% 3 Pencapaian sesuai dengan sasaran strategis yaitu 100%. Pengukuran ini disesuaikan dengan standar dari perusahaan. Aplikasi lain yang digunakan untuk mendukung antara lain SQL dan Microsoft Excel.
Tabel 4.3 Hasil Pengukuran Keseluruhan Orientasi Masa Depan Perspektif Orientasi Masa Depan Indicator Measurement Weight Target Realization Score Level A3. Pelatihan Staff TI Terhadap Aplikasi SAP a. Tingkat intensitas pelatihan staff TI yang dikhususkan pada SAP modul MM selama 1 tahun 3 4% 3 100% 4 0,16 b. Tingkat kualitas pelatihan 4 5% 3 133,33% 5 0,25 c. Anggaran untuk pelatihan staff TI 4 4% 4 100% 4 0,1 Jumlah 13% 0,57 B3. Keahlian Staff TI Indicator Measurement Weight Target Realization Score Level
a. Keterlibatan staff TI yang mensupport pengunaan sistem SAP R/3 pada modul MM 80% 4% 80% 80% 4 0,16 Jumlah 4% 0,16 C3. Meningkatkan Pengembangan Terhadap Infrastruktur TI dan Aplikasi a. Tingkat kualitas aplikasi yang digunakan 4 5% 4 100% 4 0,20 b. Tingkat kesesuaian aplikasi lain yang digunakan 3 5% 3 100% 4 0,20 Jumlah 10% 0,40 Total Keseluruhan 27% 97,04% 1,13
159 4.1.1.4 Perspektif Kontribusi Perusahaan A4. Mengoptimalkan nilai bisnis aplikasi perusahaan a. Periode pengembalian investasi TI Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui kapan periode waktu pengembalian dari investasi TI dalam perusahaan. Pengukuran ini diperoleh melalui metode data yang diperoleh dari manajer keuangan. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil ukuran strategis ini adalah Berapa lama periode pengembalian investasi TI? Sasaran strategis : 4 Hasil pengukuran : Berdasarkan perolehan data dari manajer keuangan, hasil dari pengembalian investasi TI adalah 5 tahun (skala 3). Namun data tidak dapat diperlihatkan karena kebijakan dari perusahaan. Pencapaian Kurang efisien 7tahun Cukup efisien 6tahun Efisien 5tahun Sangat efis ien 4tahun Hasil yang didapatkan adalah berada pada skala 3(efisien).
160 Pencapaian : 75% 3 x 100% = 75% 4 Hasil pengukuran di bawah standar dari sasaran strategis yang telah ditentukan. Merode pengukuran pengembalian investasi menggunakan payback period. Dimana hasil dari perhitungan payback period bersifat confidential. b. Masa pakai sistem SAP R/3 modul MM dalam perusahaan Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui periode masa hidup dari sistem yang dipakai dalam perusahaan, dalam hal ini SAP R/3. Pengukuran ini diperoleh melalui metode wawancara dengan manajer keuangan. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil ukuran strategis ini adalah Berapa tahunkah masa hidup sistem SAP R/3 Modul MM yang diterapkan di PT Djarum? Sasaran strategis : 3 Hasil pengukuran : Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan manajer keuangan PT Djarum, maka didapatkan hasil bahwa masa pakai untuk SAP R/3 adalah 4 tahun.
161 Pencapaian Kurang efisien 2tahun Cukup efisien 3tahun Efisien 4tahun Sangat efis ien 5tahun (efisien). Hasil yang didapatkan adalah berada pada skala 3 Pencapaian : 100% 4 x 100% = 100% 4 Pencapaian sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditentukan sebelumnya. Pengukuran ini disesuaikan dengan standar dari perusahaan. c. Perencanaan sistem baru untuk meningkatkan nilai bisnis perusahaan. Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui adakah perencanaan strategi dari pihak top manajemen yang akan dilakukan oleh perusahaan dalam proses pengembangan sistem aplikasi. Pengukuran ini diperoleh melalui metode wawancara dengan pihak top manajemen. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil ukuran strategis ini adalah Apakah ada perencanaan sistem baru untuk meningkatkan nilai bisnis perusahaan? Sasaran strategis : Ya
162 Hasil pengukuran : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak top manajemen dari perusahaan, maka pihak perusahaan akan merencakan untuk pengembangan sistem baru dalam hal untuk meningkatkan nilai bisnis dari perusahaan. Pencapaian : 100% Dalam hal ini pengukuran hanya ada dalam 2 pilihan yaitu Ya / Tidak. Dan perusahaan memang mengadakan perencanaan pengembangan aplikasi sehingga pencapaian mencapai 100%. B4. Mengontrol biaya penggunaan sistem a. Perbandingan antara anggaran dan biaya yang dikeluarkan untuk implementasi Tujuan strategis ini bertujuan untuk mengetahui apakah biaya yang dikeluarkan dengan anggaran perusahaan untuk sistem aplikasi sudah berjalan optimal atau belum. Pengukuran ini diperoleh melalui metode data yang diperoleh dari manajer keuangan. Pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan hasil ukuran strategis ini adalah Berapa perkiraan perbandingan antara anggaran dan biaya yang dikeluarkan untuk implementasi? Sasaran strategis : 90%- 100 %
163 Hasil pengukuran : Berdasarkan peroleh data dari manajer keuangan perbandingan antara anggaran dan biaya yang riil dikeluarkan untuk implementasi adalah 90%. Namun data tidak dapat diperlihatkan dikarenakan kebijakan dari perusahaan. Pencapaian : 90% Hasil pengukuran masuk dalam area sasaran strategis yang telah ditentukan. Data tidak dapat ditampilkan karena bersifat confidential.
Tabel 4.4 Hasil Pengukuran Keseluruhan Perspektif Kontribusi Perusahaan Perspektif Kontribusi Perusahaan Indicator Measurement Weight Target Realization Score Level A4.Mengoptimalkan Nilai Bisnis Aplikasi Perusahaan a. Periode pengembalian investasi TI 3 3% 4 75% 3 0,09 b. Masa pakai sistem SAP R/3 modul MM dalam perusahaan 3 4% 3 100% 4 0,16 c. Perencanaan sistem baru untuk meningkatkan nilai bisnis perusahaan Ya 5% Ya 100% 4 0,20 Jumlah 12% 0,45
B4. Mengontrol Biaya Penggunaan Sistem Indicator Measurement Weight Target Realization Score Level a. Perbandingan antara anggaran dan biaya yang dikeluarkan untuk implementasi 90% 4% 90%-100% 90% 4 0,16 Jumlah 4% 0,16 Total Keseluruhan 16% 90,84% 0,61
166 4.1.2 Gambaran Hasil Evaluasi Keseluruhan Perspektif Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan dah hasil perhitungan pencapaian setiap tujuan strategis, berikut ini adalah tabel tentang hasil evaluasi keseluruhan perspektif yang ada.
167 Perspektif Perspektif Orientasi Pengguna Perspektif Penyempurnaan Operasional Perspektif Orientasi Masa Depan Perspektif Kontribusi Perusahaan Tabel 4.5 Hasil keseluruhan perspektif Tujuan Strategis Hasil Pengukuran Level Weight Meningkatkan efektivitas 87,5% 0,28 8% implementasi sistem SAP Meningkatkan kepuasan user 116,66% 0,8 18% Meningkatkan kerjasama 80% 0,08 2% antar user dengan sistem MM Jumlah 284,15% 1,16 28% Rata-rata 94,72% Meningkatkan efisiensi 66,66% 0,06 3% pengembangan piranti lunak Meningkatkan efisiensi 96,25% 0,36 8% operasi dalam SAP modul Mengembangkan sistem SAP 100% 0,20 5% R/3 Meningkatkan penanganan 100% 0,52 13% terhadap masalah-masalah Jumlah 362,91% 1,14 29% Rata-rata 90,73% Pelatihan staff TI terhadap 111,11% 0,57 13% aplikasi SAP Keahlian staff TI 80% 0,16 4% Meningkatkan pengembangan terhadap infrastruktur TI dan aplikasi 100% 0,40 10% Jumlah 291,11% 1,13 27% Rata-rata 97,04% Mengoptimalkan nilai bisnis 91,67% 0,45 12% aplikasi perusahaan Mengontrol biaya 90% 0,16 4% penggunaan sistem Jumlah 181,67% 0,61 16% Rata-rata 90,84% Total dari keseluruhan perspektif 373,33% 4,04 100% Hasil rata rata dari keseluruhan perspektif 93,33%
168 4.1.2.1 Hasil Perhitungan IT Balanced Scorecard Dari perspektif orientasi pengguna didapatkan hasil 94,72% dimana menurut standar perusahaan hasil tersebut sudah termasuk dalam skala sangat baik. Dimana tingkat kepuasan user, tingkat kerjasama antar user dengan sistem MM dan efektivitas implementasi sistem SAP R/3 pada PT Djarum sudah sesuai dengan sasaran strategis yang diinginkan. Serta terdapat 1 ukuran strategis yang telah melampaui batas sasaran strategis yaitu meningkatkan kepuasan user. Dari perspektif penyempurnaan operasional didapatkan hasil 90,73%. dimana menurut standar perusahaan hasil tersebut sudah termasuk dalam skala sangat baik. Dimana tingkat efisiensi operasi dalam SAP modul MM, tingkat pengembangan sistem SAP R/3 dan penanganan terhadap masalah masalah operasional pada PT Djarum sudah sesuai dengan sasaran strategis yang diinginkan. Dari perspektif orientasi masa depan didapatkan hasil 97,04%. dimana menurut standar perusahaan hasil tersebut sudah termasuk dalam skala sangat baik. Dimana pelatihan staff TI terhadap aplikasi SAP, tingkat keahlian staff TI dan pengembangan terhadap infrastruktur TI dan aplikasi pada PT Djarum sudah sesuai dengan sasaran strategis yang diinginkan. Serta terdapat 1 ukuran strategis yang telah melampaui batas sasaran strategis yaitu pelatihan staff TI terhadap aplikasi SAP.
169 Dari perspektif kontribusi perusahaan didapatkan hasil 90,84%. dimana menurut standar perusahaan hasil tersebut sudah termasuk dalam skala sangat baik. Dimana tingkat keoptimalan biaya dan anggaran perusahaan untuk aplikasi dan nilai bisnis pada PT Djarum sudah sesuai dengan sasaran strategis yang diinginkan. Gambar 4.1 Gambaran hasil keseluruhan Gambaran hasil keseluruhan ini menggambarkan bahwa terdapat keseimbangan integrasi antara empat perspektif yaitu perspektif orientasi
170 pengguna, penyempurnaan operasional, orientasi masa depan dan kontribusi perusahaan. Hasil yang dicapai sudah dalam tingkat yang hampir sempurna. Untuk itu diperlukan improvement dan menerapkan standar standar baru yang lebih tinggi sehingga dapat mendukung pengambilan keputusan strategis yang lebih baik. 4.1.2.2 Hasil Perhitungan Capability Maturity Model Dari hasil perhitungan CMM diperoleh hasil keseluruhan perspektif sebanyak 4,04. Angka tersebut menunjukkan bahwa kematangan modul MM yang dipakai oleh PT Djarum masuk dalam level 4 yaitu Managed. Berikut grafik yang menunjukkan level CMM : Gambar 4.2 Hasil Perhitungan CMM
171 Di mana level managed merupakan level di mana modul MM masih tetap akan dilakukan pengembangan terus menerus. Hal ini dapat dibuktikan dengan indikator perencanaan sistem baru untuk meningkatkan nilai bisnis perusahaan pada perspektif kontribusi perusahaan, di mana perusahaan sedang melakukan perencanaan proyek sistem yang baru. Level managed merupakan level di mana sebuah sistem sudah mempunyai database tersendiri. Seperti halnya sistem MM yang ada pada PT Djarum telah memiliki database tersendiri menggunakan software SQL. Dari hasil di atas untuk mencapai level 5, yaitu level optimized dibutuhkan suatu proses pengembangan yang terus menerus. Di mana saat ini PT Djarum belum melakukan proses upgrade terhadap sistem SAP R/3 modul MM, untuk ke depannya dapat dilakukan proses upgrade. 4.2 Hasil Rekomendasi untuk Modul Material Management a. Persentase submodul MM yang digunakan pada bagian purchasing Berdasarkan pengukuran melalui metode wawancara dimana didalam hasil pengukuran sebesar 95% termasuk ke dalam sasaran strategis yaitu 95%-100%. Dimana pada titik ini dapat ditingkatkan sebanyak 5% melalui peningkatan pada submodul yang perlu digunakan didalam proses bisnis pembelian Material Management PT Djarum. Submodul yang dapat
172 ditingkatkan yaitu Vendor Evaluation dimana PT Djarum melakukan pengerjaan laporan evaluasi vendor dengan menggunakan aplikasi lain sehingga proses pada submodul Vendor Evaluation belum berjalan efektif. Hal tersebut dikarenakan adanya kebutuhan pihak manajemen atas untuk dapat melakukan analisis vendor berdasarkan kriteria lain dari yang telah ada pada SAP R/3 sehingga penggunaan submodul Vendor Evaluation belum efektif didalam penggunaan sistem berjalan pembelian pada PT Djarum. b. Persentase kelengkapan fitur pada modul MM Berdasarkan pengukuran melalui metode wawancara dimana hasil pengukuran sebesar 80% berada pada titik dibawah sasaran strategis yaitu 85% -100%. Dimana pada titik ini dapat dilakukan rekomendasi perbaikan sebesar 5%-20% sehingga dapat memberikan hasil yang ditargetkan didalam proses pembelian mengenai fitur-fitur yang dapat digunakan secara tepat guna oleh divisi pembelian. Fitur-fitur yang telah diimplementasikan oleh PT Djarum yaitu: Consumption based planning, Material Requirements Planning, Inventory management, physical inventory, invoice verification, balance sheet valuation material ledger, vendor evaluation. Hal yang dapat dilakukan yaitu melakukan peningkatan 5%-20% dengan menerapkan fitur untuk kelengkapan pemenuhan kebutuhan seperti inventory evaluation dimana dapat digunakan oleh divisi pembelian untuk mengevaluasi nilai kekayaan material yang terdapat pada warehouse tertentu sehingga dapat menghasilkan laporan kepada pihak manajemen atas serta menerapkan fitur
173 forecasting yang dapat digunakan untuk memprediksi perkiraan biaya untuk dapat memenuhi kebutuhan persediaan bahan baku. c. Skala keoptimalan fitur-fitur yang disediakan oleh SAP R/3 yang mendukung modul MM. Berdasarkan pengukuran melalui metode kuesioner dimana hasil pengukuran sebesar 95% yang terdapat dalam skala 4 dimana hasil pengukuran tersebut merupakan bagian dari sasaran strategis yaitu skala 4. PT Djarum dapat melakukan pengoptimalan pada fitur vendor evaluation dimana pada pembuatan laporan vendor evaluation belum dapat sepenuhnya terselesaikan dengan fitur-fitur yang terdapat pada vendor evaluation sehingga membutuhkan aplikasi lain untuk dapat melakukan pembuatan laporan vendor evaluation. d. Tingkat keakuratan data yang berhubungan dengan modul MM dan Persentase pekerjaan yang termasuk dalam siklus MM yang selesai pada waktunya Berdasarkan pengukuran melalui metode wawancara dimana hasil pengukuran sebesar 80% yang berada pada titik dibawah sasaran strategis sebesar 90%. Hal tersebut dapat dilakukan perbaikan sebesar 10%-20% melalui dengan Key Performance Indicator merupakan suatu indikator yang dapat berupa persentase untuk dapat memonitor aktivitas, kualitas, performa dari karyawan. Korelasi antara penerapan Key Performance Indicator dengan
174 peningkatan keakuratan data yaitu dengan adanya target-target yang diberikan kepada karyawan dimana ketika karyawan mencapai target-target yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen, karyawan yang bersangkutan akan mendapatkan kenaikan gaji ataupun peluang untuk dapat naik jabatan sehingga karyawan akan termotivasi untuk dapat melakukan pekerjaannya secara lebih teliti dan mendetail sehingga hasilnya data yang dihasilkannya pun akan lebih akurat. 4.3 Keunggulan Kompetitif untuk Top Management Keunggulan kompetitif yang dapat dicapai oleh PT. Djarum apabila dilakukan peningkatan pada perspektif orientasi pengguna mengenai keoptimalan fitur fitur yang disediakan oleh SAP R/3 dalam mendukung modul MM dengan mengoptimalkan fitur vendor evaluation yaitu pelaporan tentang evaluasi vendor dimana fitur ini sangat penting untuk manajemen atas dalam pengambilan keputusan yang tepat dalam menentukan vendor yang tepat. Karena sebelum penerapan fitur vendor evaluation PT Djarum mendapatkan kriteria harga berdasarkan informasi dari penggunaan Microsoft Accses dimana hasil informasi tersebut tidak up to date sesuai dengan kebutuhan dari pihak top management yang membutuhkan informasi tersebut secara tepat dan up to date didalam menentukan mana vendor yang tepat untuk melakukan pembelian tertentu. Dengan pemakaian SAP dapat mengurangi cost jangka panjang pada perusahaan. Karena dengan penerapan SAP dapat mengurangi sumber daya
175 manusia sehingga penggunaan sumber daya manusia semakin optimal. Apabila dilihat dari besarnya biaya implementasi pertama kali sangatlah besar. Namun jika ditinjau dari keunggulan dan manfaat yang didapat dari penerapan sistem ERP di dalam perusahaan dapat menentukan perencanaan yang lebih struktural didalam menentukan langkah langkah strategis di masa yang akan datang seperti pengalokasian biaya didalam mengembangkan sistem ataupun training karyawan. PT Djarum adalah perusahaan multinasional yang memiliki cabang di berbagai negara di dunia. Sehingga dengan penggunaan SAP dapat membantu dalam pengontrolan pelaporan untuk performance pada masing masing cabang yang ada di berbagai negara, sehingga pihak manajemen atas dapat mengevaluasi apabila adanya faktor yang dapat menyebabkan kurangnya performa pada suatu cabang di suatu negara dan dapat mengambil keputusan yang tepat dalam menangani permasalahan yang ada.