BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN A. Sistem Informasi Pembelian Pada PT. Arpeni Pratama Ocean Line Tbk 1. Kebijakan Sistem Pembelian Kebijakan sistem pembelian yang diterapkan oleh PT. Arpeni Pratama Ocean Line adalah : a. Menjalin kerja sama dengan supplier supplier dan distributor utama suatu produk serta memastikan bahwa mereka telah terbukti memiliki kualitas barang yang bagus. b. Memastikan bahwa supplier suplier tersebut mensupport kegiatan bisnis perusahaan terutama mensupport bagian pembelian jiwa sewaktu waktu membutuhkan barang. c. Memastikan bahwa bagian pembelian dan supplier mempunyai ketepatan dan kecepatan waktu pengiriman. d. Jangka waktu pembayaran yang menguntungkan 2. Prosedur Pembelian dan pengadaan spare part a. Permintaan Barang (Purchase Request) Perwira kapal memeriksa inventori kapal apakah stock spare part masih masih ada atau tidak. Biasanya spare part yang di stok di kapal adalah spare part dalam ukuran yang 43
kecil sedangkan untuk spare part dengan ukuran besar tidak distok begitu juga dengan spare part mesin utama. Stok spare part diatas kapal juga tidak banyak, stok tersebut dibatasi. Jika stok tersebut sudah menipis atau habis maka perwira engine kapal membuat permintaan kapal (purchase request) yang ditujukan oleh departement teknik yang membawahi kapal tersebut. Permintaan pembelian tersebut di buat dan di tandatangani oleh perwira engine serta ditandatangani oleh kapten kapal. Kemudian permintaan kapal tersebut di kirimkan melalui email ke departement teknik yaitu ke superintendent yang membawahi kapal tersebut sedangkan aslinya akan di kirimkan bersamaan dengan laporan bulanan. Permintaan kapal yang telah diterima oleh supeintendent kemudian di cek dan dievaluasi apakah sudah sesuai baik nama dan tipe mesin, part number maupun serial numbernya. Superintendent juga akan memeriksa jumlah barang yang diminta dan mencocokkan dengan invetori kapal, jika semuanya sudah sesuai maka supperintendent akan menandatangani, kemuadian akan meminta persetujuan Manager Teknik dan General Manager Fleet. Setelah semua otorisasi lengkap, supeintendent akan memberikan permintaan kapal tersebut kepada departement Procurement (Pembelian) sebanyak 2 lembar berupa asli dan copy. 44
b. Permintaan Penawaran Harga Superintendent memberikan form permintaan pembelian yang asli kepada departement Procurement (staff Procurement) sedangkan copynya di simpan oleh superintendent yang bersangkutan. Pada saat menerima permintaan kapal dari superintendent, Staff Procurement akan memeriksa kelengkapan data, jika data yang terdapat pada permintaan pembelian sudah lengkap maka permintaan kapal tersebut diterima dan sebagai bukti telah diterima maka copy permintaan kapal akan ditanda tangani dan dikembalikan kepada superintendent. Staff Procurement kemudian mengirimkan permintaan kapal kepada beberapa supplier untuk meminta penawaran harga. Permintaan penawaran harga dilakukan dengan menggunakan email dengan permintaan kapal sebagai lampiran. Setalah supplier mengirimkan penawaran harga maka staff procurement akan mengecek term and condition dari penawaran harga tersebut serta akan meminta discount kepada supplier yang bersangkutan. Komunikasi mengenai permintaan discount dilakukan dengan menggunakan email. Supplier setuju atau tidak setuju untuk memberikan discount pada penawarannya maka akan di informasikan melalui email. 45
c. Order Pembelian (Purchase Order) Penawaran harga dari beberapa supplier kemudian dibuatkan perbandingan harga. Perbandingan harga tersebut selain membandingkan harga per item juga membandingkan term and condition yang berupa, keadaan stock, jangka waktu pengiriman, jangka waktu pembayaran dan kondisi lainnya. Penawaran harga tersebut ditandatangani oleh staff procurement dan diberikan kepada Manager Procurement untuk di cek dan di evaluasi. Jika Manager Procurement merasa bahwa discount yang diberikan oleh supplier kurang maka beliau akan menghubungi supplier tersebut untuk meminta discount kembali dan setelah mengevaluasi beberapa supplier maka Manager Procurement akan menentukan supplier mana yang akan dipilih kemudian staff procurement akan membuatkan order pembelian. Order pembelian berisi detail barang, harga per item, total harga dan alamat pengiriman serta term and condition yang diberikan oleh supplier yang bersangkutan. Setalah ditandatangani oleh staff procurement maka order pembelian tersebut ditandatangani oleh manager procurement. Otoritas manager procurement dibatasi sampai dengan nominal tertentu, jika diatas nominal yang ditentukan maka order pembelian harus meminta persetujuan dari diretur finance. Jika 46
semuanya sudah lengkap maka staff procurement mengirimkan order pembelian tersebut melalui email kepada supplier yang ditunjuk. d. Penerimaan Barang Spare part dikirimkan oleh supplier ke agen diterima oleh agen dan sebagai bukti telah diterima maka agen akan menandatangani surat pengiriman barang dari expedisi (perusahaan yang ditunjuk oleh supplier untuk mengirimkan barang tersebut). Agen kemudian akan meneruskan spare part tersebut ke kapal. Perwira engine akan memeriksa spare part yang dikirim apakah sudah sesuai dengan permintaan. Jika semuanya telah sesuai, maka perwira engine akan menandatangani order pengiriman/surat Jalan (Delivery Order) barang tersebut. Satu lembar akan di simpan di kapal, satu lembar akan di kirimkan ke departement procurement dan satu copy di kirimkan kepada supplier. Perwira engine akan mencatat barang yang telah di kirim tersebut ke dalam inventory kapal. Inventori kapal tersebut akan dikirimkan kebagian teknik pada setiap akhir bulan bersamaan dengan laporan bulanan lainnya. 47
e. Akuntansi dan Pelaporan Order pembelian yang telah di tandatangani oleh perwira engine kapal merupakan landasan bagi supplier untuk menerbitkan invoice. Invoice dari supplier diterima oleh staff procurement dengan lampiran copy order permbelian (Purchase Order) dan order pengiriman (Delivery Order) yang sudah ditandatangani oleh perwira engine. Bagian pembelian memeriksa dan memastikan bahwa invoice telah sesuai dengan order pembelian dan order pengiriman. Setalah semuanya lengkap maka staff administrasi procurement membuat voucher atas pembelian yang telah terjadi kemudian voucher tersebut harus di tanda tangani oleh departemen yang meminta spare part dan departemen yang menerbitkan Order Pembelian (PO). Voucher dari invoice tersebut diserahkan kepada bagian accounting untuk di proses lebih lanjut dan diteruskan kepada departemen finance untuk dibuatkan jadwal pembayaran. 3. Formulir yang digunakan dalam prosedur pembelian a. Form Permintaan Barang (Purchase Request) Form ini berisi mengenai nama kapal, no permintaan, nama pelabuhan, keterangan (detail spare part), stock yang ada di atas kapal, jumlah yang di minta dan kolom kolom 48
untuk tanda tangan dan approval atau persetujuan. Form ini digunakan oleh kapal untuk setiap permintaan barang yang dibutuhkan oleh kapal baik spare part, running store, cat, oli atau pun permintaan deck dan engine lainnya. b. Form Perbandingan Harga (Comparison Price) Form ini berisi detail spare part baik keterangan barang, merk mesin, tipe mesin, part number dan serial number, jumlah barang yang akan dipesan, kolom harga per satuan barang dari beberapa supplier,total harga, keterangan mengenai term and Condition, kolom tandatangan staff pembelian. Form ini digunakan untuk memudahkan staff pembelian untuk mengevaluasi setiap item barang yang di tawarkan oleh supplier. c. Form Order Pembelian (Purchase order form) Form ini digunakan oleh bagian pembelian untuk setiap order barang. Form ini berisi nama perusahaan, nama supplier yang dituju, no. Order pembelian, keterangan detail barang, jumlah barang yang dipesan, harga per satuan barang dan jumlah total harga. Kemudian di dalam form itu juga berisi alamat pengiriman barang, alamat penagihan dan kolom persetujuan oleh manager procurement dan direktur finance. 49
d. Form Order Pengiriman (Delivery Order) Form ini berasal dari supplier yang harus ada disetiap pengiriman barang, setiap supplier mempunyai nama yang berbeda-beda mengenai order pengiriman ini. Banyak supplier yang menyebut order pengiriman dengan surat jalan. Form ini berisi, nama perusahaan, nama supplier, no pengiriman, keterangan detail barang dan jumlah barang yang di kirim dan kolom tanda tangan untuk tanda terima. B. Sistem Pengendalian Intern 1. Organisasi Pembelian Pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian yang melakukan permintaan barang, bagian yang memesan barang, dan bagian yang memproses pembayaran. Kontrol sistem pembelian perusahaan sangat ketat. Berikut adalah pengendalian intern pada sistem pembelian pada PT. Arpeni Pratama Ocean Line tbk. a. Proses Permintaan Barang Pada saat permintaan barang atau spare part di kirim ke kantor pusat akan di cek dan dievaluasi terlebih dahulu oleh Departemen Teknik dalam hal ini adalah superintendent. Setelah semuanya dicek kemudian diberikan kepada Manager Teknik untuk permintaan persetujuan kemudian diberikan kepada General Manager Teknik untuk setiap permintaan yang 50
disetujui oleh Manager Teknik akan dievaluasi secara umum oleh General Manager Teknik setelah itu permintaan baru bisa diproses lebih lanjut. b. Proses Order Pembelian Permintaan yang diproses oleh bagian procurement kemudian dikirimkan ke beberapa supplier ntuk permintaan penawaran harga, pada bagian ini staff procurement akan berusaha untuk meminta pengurangan harga, tempo pembayaran yang lebih lama, kualitas barang yang bagus tapi harga tidak terlalu tinggi serta kecepatan pengiriman. Dalam hal bernegosiasi ini staff procurement akan membandingkan per satuan barang, membandingkan term and condition setelah itu akan dievaluasi oleh manager procurement. Manager procurement memiliki otoritas terhadap pemilihan supplier yang memiliki penawaran harga paling rendah dan term and condition yang menguntungkan perusahaan dan manager procurement diberi batasan otoritas terhadap nominal tertentu, jika order pembelian sudah melewati batasan nominal yang ditentukan maka order pembelian tersebut harus di setujui oleh direktur finance, jika direktur finance tidak menyetujui maka proses penawaran harga di ulang dari awal. 51
c. Proses Pembayaran Invoice Invoice yang dikirim oleh supplier terlebih dahulu akan di cek oleh staff procurement yang mengeluarkan order pembelian, jika semuanya dokumen dan nominalnya sudah sesuai maka invoice dibuatkan voucher dan ditandatangani oleh Manager Procurement, Manager Teknik, General Manager Teknik dan Direktur Teknik. Setelah semua tanda tangan lengkap kemudian invoice tersebut dikirimkan ke departemen accounting dan finace untuk diproses lebih lanjut dan akan menjadwalkan pembayaran. Pada tahap ini staff finance akan meminta persetujuan direktur finance. 2. Laporan Order Pembelian Laporan ini dibuat berdasarkan data data order pembelian pada Departemen Procurement. Laporan ini dipisahkan berdasarkan kapal dan berdasarkan departement. Manager procurement akan mandistribusikan laporan order pembelian ini kepada masing masing departemen setiap enam bulan sekali. Pada laporan ini dapat diketahui sisa budget pertahun. Departemen teknik akan mengevaluasi laporan order pembelian ini dengan budget tahunan. Mereka akan berusaha semaksimal mungkin untuk tetap on budget. Secara tidak langsung laporan ini menjadi barometer untuk biaya maintenace dan performa kapal. Setiap akhir 52
tahun jajaran direksi akan mengevaluasi antara budget pertahun dan laporan order pembelian serta kegiatan operasional kapal. Di dalam evaluasi tersebut akan diketahui performa kapal, kinerja departement Operasional serta kinerja departement tekni yang secara tidak langsung sangat berpengaruh terhadap performa dan kinerja perusahaan. C. Kelemahan Sistem pengendalian Intern Pada sistem pengendalian intern yang telah diuraikan diatas ada beberapa kelemahan yaitu sebagai berikut : a. Pada saat Departemen Teknik menerima permintaan kapal, superintendent mengevaluasi berdasarkan inventori yang dikirimkan oleh kapal. Pencatatan inventori secara online belum dapat dilakukan jadi masih ada kemungkinan laporan inventori tersebut tidak update atau apakah spare part yang diminta benar benar habis dipakai atau tidak. b. Pada bagian procurement, semua prosedur input data masih manual, order pembelian, laporan pembelian masih dibuat manual sehingga belum terintegrasi dengan bagian teknik. Pada saat membuat perbandingan harga kadang kala hanya fokus terhadap harga barang dan tidak mengecek term and condtion nya mengenai waktu pembayaran, waktu pengiriman dan stok barang. 53
D. Flowchart Pembelian Flowchart dipergunakan untuk menggambarkan proses kagiatan dalam suatu organisasi. Flowchart berupa bagan untuk keseluruhan sistem termasuk kegiatan kegiatan manual dan aliran arus dokumen yang dipergunakan dalam suatu sistem. Prosedur pembelian pada PT. Arpeni Pratama Ocean Line Tbk 1. Bagian Kapal & Teknik Setiap permintaan spare part kapal di tujukan ke department Teknik. Staff Teknik yaitu superintendent akan memeriksa kelengkapan permintaan dan akan mengecek dengan list invetaris kapal. Setelah di cek dengan inventoris kapal dan disetujui oleh Manager Teknik maka copy dari permintaan tersebut diberikan kepada bagian pembelian untuk di supply.. 2. Bagian Procurement Dokumen permintaan yang telah di verifikasi oleh Departemen Teknik kemudian di kirim ke bagian pembelian untuk di cek kembali apakah keterangan yang tercantum dalam permintaan tersebut sudah lengkap. Setelah semuanya sudah benar maka bagian pembelian akan mengirim permintaan penawaran harga kepada supplier melalui email dengan lampiran permintaan dari kapal yang telah diverifikasi. Setelah menerima penawaran harga dari beberapa supplier maka bagian pembelian akan melakukan verifikasi yaitu mengenai harga barang, kualitas barang, delivery time dan apakah barang yang 54
ditawarkan sudah sesuai dengan permintaan kapal atau belum, maka dibuatkanlah perbandingan harga dari minimal 3 supplier, kemudian data tersebut diverifikasi kembali. Setelah menemukan supplier yang memenuhi syarat tersebut maka bagian pembelian akan mengeluarkan surat order pembelian. Di dalam surat order tersebut harus jelas di sebutkan keterangan mengenai Tujuan pengiriman, keterangan pembayaran dan keterangan lainnya. 3. Supplier Supplier yang telah menerima surat order pembelian akan mengirimkan barang tersebut ke alamat yang tertera di surat order. Pada saat mengirimkan barang supplier juga akan mengiriman surat pengiriman barang dan surat penerimaan barang.kedua surat tersebut yang nantinya sebagai acuan untuk kapal dalam memerika pengiriman barang tersebut, apakah barang yang dikirimkan telah sesuai. Kemudian surat pengiriman barang tersebut di tandatangani dan di kirimkan kembali kepada supplier dan surat penerimaan barang di kirimkan bagian pembelian. Surat pengiriman barang ini sebagai lampiran invoice 4. Bagian Accounting dan Finance Supplier akan mengiriman invoice dengan bukti lampiran surat order barang dan surat pengiriman barang yang sudah di tandatangi oleh Perwira kapal kepada departemen procurement, untuk dilengkapi dengan dokumen pendukung. Setelah semua dokumen lengkap, 55
invoice kemudian ditanda tangan oleh staff yang memeriksa dan ditanda tangani oleh Manager Procurement dan Manager Teknik yang bersangkutan dan Direktur Teknik. Kemudian staff procurement akan menyerahkan invoice tersebut kepada staf accounting. Staff Accounting akan mencatat ke dalam jurnal pengeluaran. Setelah invoice sudah dijurnal dan dilakukan pencatatan maka akan ditanda tangani oleh manager Accounting, setelah itu invoice akan diserahkan ke bagian finance untuk dibuatkan voucher utang. Staff Finance akan membuat voucher utang dan data pembayaran. Voucher utang akan diotorisasi oleh Manager Finance serta Direktur Finance sebelum dilakukan pembayaran. Setelah pembayaran selesai maka staff finance tersebut akan mendapatkan bukti bank. bukti bank akan dikirimkan ke pihak supplier. Flowchart yang mengambarkan aliran prosedur pembelian pada PT. Arpeni Pratama Ocean Line Tbk adalah Sebagai berikut : 56
Sistem Pembelian Kredit Supplier Pembelian Gudang Keuangan Start 1 SOP Membua t SOP Surat Jalan Membuat faktur pembelian Membuat Surat jalan 2 Surat Jalan Mengecek surat jalan Faktur pembelian Surat jalan Faktur pembelian c Faktur pembelian 2 1 A B Menyerahka n barang pada Barang D Membuat surat penagihan utang Surat penagihan utang Surat penagihan utang E Membuat surat pelunasan utang Surat pembayaran utang Surat pelunasan utang selesai F Sumber : Mulyadi (2001:300) 57
KAPAL & TEKNIK PROCUREMENT SUPPLIER ACC & FIN Start 1 2 Kapal membuat PR PR dengan approval PO PR Permintaan penawaran harga Pengiriman Barang Cek inventory Penawaran harga supplier A Penawaran harga supplier A 3 PR dengan approval Penawaran harga supplier A Surat Jalan A Proses perbandingan harga Proses invoice 1 Review dan Approval MP Invoice Invoice Invoice PO Membuat voucher utang B 2 Voucher utang Barang Surat Jalan Bukti Bank Bukti bank C 3 Selesai D
E. Bukti Efektivitas Bukti efektivitas pada siklus pembelian yang terdapat dalam flowchart diatas adalah : 1. Departement Teknik Permintaan barang dari kapal di cek oleh superintendent dan di otorisasi oleh Manager Teknik pada lembar form permintaan spare part. 2. Departemen Procurement Order Pembelian yang dikeluarkan oleh Staff procurement diotorisasi oleh Manager Procurement pada form order permbelian sebelum dikirimkan ke supplier.bukti penerimaan spare part setelah dicek ditandatangani oleh penerima spare part. 3. Departemen Accounting dan Finance Invoice yang di kirim ke bagian keuangan telah diotorisasi oleh Manager Teknik, Manager Procurement. Lembar invoice yang telah di cek dengan bukti penerimaan spare part akan diotorisasi oleh manager accounting dan manager finance serta Direktur Finance sebelum dilakukan pembayaran. F. Pembahasan Pada perusahaan pelayaran aset perusahaan sangatlah besar, terutama aset kapal. Sangat diperlukan pengendalian intern yang sangat ketat karena disetiap titik bisa menimbulkan celah yang bisa di salahgunakan. Pengawasan terhadap penggunaan spare part menjadi 59
tanggung jawab pada Departemen Teknik. Otorisasi pada saat order pembelian sangat panjang, sehingga proses permintaan sampai dengan barang diterima di kapal memerlukan waktu yang lama hal ini tentu sangat berdampak buruk jika barang yang diminta bersifat mendesak, dalam hal ini Departemen Teknik sudah mengantisipasi dengan cara mengevaluasi laporan kapal secara berkala untuk meminimalisasi permintaan yang bersifat urgent. Pada pengendalian intern ideal terdapat beberapa copy surat jalan maupun order pembelian yang diberikan kepada gudang sebagai acuan untuk memeriksa apakah barang yang dikirim oleh supplier telah sesuai dengan Order Pembelian, sedangkan pada PT. Arpeni Pratama Ocean Line kapal tidak diperbolehkan menerima copy order pembelian (PO) sehingga setiap kali menerima barang dari supplier harus di konfirmasi kepada bagian teknik atau bagian pembelian apakah barang yang diterima diatas kapal telah sesuai dengan yang tertera pada order Pembelian (PO). Departement Pembelian (Procurement) memiliki kemampuan bernegosiasi dan berkomunikasi yang baik karena tuntutan perusahaan terhadap pembelian spare part yang mempunyai kualitas bagus tetapi harga yang tidak terlalu tinggi. Ketelitian terhadap detail barang dan detail harga per satuan barang sangat diperlukan, akan lebih baik jika staff procurement tersebut mempunyai pengetahuan sedikit mengenai teknikal. 60
Berdasarkan keterangan pada data-data tersebut diatas, Sistem Informasi Akuntansi pada siklus pembelian pengadaan spare part pada PT. Arpeni Pratama Ocean Line Tbk belum memadai, hal ini terlihat dari : a. Bagian Pembelian tidak memiliki Surat Perubahan Order Pembelian. Jika terjadi perubahan pada jumlah, jadwal penyerahan barang, spesifikasi atau hal lainnya biasanya hanya menggunakan korespondensi berupa email. b. Bagian penerimaan barang tidak menerima copy order pembelian (Purchase Order) tetapi hanya surat jalan sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan penerimaan barang baik jumlah maupun jenis barang. c. Bagian penerimaan dalam hal ini agent tidak melakukan pengecekan barang, barang langsung dikirimkan ke user (kapal), sehingga apabila terjadi ketidakcocokan baik dalam hal Jenis, Jumlah dan kualitas barang maka memerlukan waktu yang panjang untuk mengkonfirmasi kepada bagian pembelian dan supplier. 61