BAB IV PEMBAHASAN IV.1 Survei Pendahuluan Evaluasi Sistem Pengendalian Internal pada PT Bondor Indonesia diawali dengan melakukan survei pendahuluan guna memperoleh informasi seputar latar belakang perusahaan untuk kemudian dilakukan pembahasan sebagai batu loncatan dalam tahap-tahap audit selanjutnya dan memberikan gambaran seputar pengelolaan persediaan barang serta melakukan identifikasi terhadap masalah-masalah yang tak jarang terjadi pada perusahaan sehingga dapat membantu memberi gambaran bagi penulis dalam memberikan saran-saran, masukan, dan perencanaan yang akan membantu perusahaan dalam memberikan perbaikan yang akan membantu perusahaan menjalankan pengelolaan persediaannya di masa yang akan depan. Adapun tujuan dari pelaksanaan evaluasi sistem pengendalian internal atas pengelolaan persediaan pada PT Bondor Indonesia adalah sebagai berikut : 1. Mengevaluasi sistem pengendalian internal yang ada di perusahaan terkait kebijakan dan prosedur yang berlaku dan diterapkan pada perusahaan terhadapa fungsi pengelolaan persediaan. 2. Mengidentifikasi kelemahan pengendalian internal yang terkait fungsi pengeloaan persediaan pada perusahaan 3. Memberikan rekomendasi atas kelemahan pengendalian internal dalam pelaksanaan prosedur terkait fungsi pengelolaan persediaan di perusahaan. 46
Survei pendahuluan ini diperlukan untuk memperoleh informasi yang berguna terkait penerapan fungsi pengelolaan persediaan pada PT Bondor Indonesia sehingga dapat terlihat indikasi-indikasi yang memicu terjadinya permasalahan yang terjadi terhadap fungsi pengelolaan persediaan. Untuk itu perlu dilakukan beberapa prosedur pada survei pendahuluan seperti berikut ini : 1. Membuat permohonan izin kepada pihak perusahaan agar penulis diperbolehkan untuk melakukan penelitian seputar fungsi persediaan barang PT Bondor Indonesia serta terlebih dahulu menjelaskan tujuan dilakukan penelitian serta data-data yang dibutuhkan oleh penulis untuk mendukung penulisan skripsi ini. 2. Mengumpulkan data dan informasi dasar perusahaan yang berupa : a. Sejarah singkat perusahaan b. Visi dan misi perusahaan c. Bidang usaha d. Kebijakan kualitas e. Produk produk f. Kualitas produk g. Struktur organisasi perusahaan h. Tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan pada struktur organisasi 3. Mewawancara dengan pihak yang berwenang pada perusahaan untuk menggali informasi terkait dengan kebijakan dan prosedur yang diterapkan perusahaan terhadap fungsi persediaan barang seperti prosedur pemesanan dan pembelian 47
persediaan barang, prosedur penerimaan barang, dan prosedur pengeluaran persediaan barang. 4. Pengamatan secara langsung ke gudang dan kantor yang terletak di kawasan industri sentul dan mengamati proses berjalannya prosedur yang disebutkan oleh penulis sebelumnya. 5. Menelaah kembali informasi yang telah diterima dari hasil wawancara terkait prosedur pemesanan dan pembelian persediaan barang, prosedur penerimaan barang, dan prosedur pengeluaran persediaan barang. 6. Menyusun pertanyaan terkait prosedur pemesanan dan pembelian persediaan barang, prosedur penerimaan barang, dan prosedur pengeluaran persediaan barang yang disebarkan pada narasumber yang berwenang terhadap fungsi pengelolaan persediaan barang di perusahaan. 7. Melakukan evaluasi terhadap hasil wawancara, pertanyaan dan hasil observasi. 8. Membuat ringkasan atas temuan. Menurut hasil survey pendahuluan, didapatkan data dan informasi sebagai berikut ini : 1. Gambaran secara umum seputar sejarah singkat perusahaan, visi dan misi perusahaan, kebijakan kualitas, produk- produk perusahaan beserta bidang usaha perusahaan, dari sini diketahui bahwa perusahaan bergerak dibidang pemenuhan jasa customer product atas permintaan penggunaan panel insulasi yang ecofriendly dimana perusahaan tidak memproduksi sendiri panelnya tetapi mengambil dari pemasok baik dari dalam maupun luar negeri dan memenuhi permintaan berdasarkan kebutuhan pelanggan. 48
2. Hasil wawancara dengan narasumber dari perusahaan, didapatkan juga informasi mengenai struktur organisasi perusahaan berikut dengan tugas dan tanggung jawab masing- masing jabatan yang bersangkutan. 3. Hasil wawancara juga menunjukan gambaran secara umum dari kebijakan dan prosedur pengelolaan persediaan yang diterapkan oleh perusahaan. Prosedur tersebut antara lain adalah prosedur pemesanan dan pembelian persediaan barang, prosedur penerimaan barang, dan prosedur pengeluaran persediaan barang. 4. Dari hasil wawancara dengan narasumber perusahaan ditemukan bahwa perusahaan menggunakan perpetual untuk metode pencatatan barang dan perusahaan juga menggunakan metode rata-rata tertimbang untuk metode penilaian barang persediaan. 5. Sedangkan dari hasil pengamatan atas gudang perusahaan, gudang terlihat cukup luas dengan fasilitas yang memadai, tata letak gudang sendiri terlihat efektif dan efisien. IV.2 Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Atas Pengelolaan Persediaan Pengamatan yang dilakukan oleh penulis terhadap sistem pengendalian internal atas fungsi pengelolaan persediaan pada PT Bondor Indonesia, seta melalui analisa dan evaluasi wawancara terhadap narasumber perusahaan, dengan memberikan sejumlah pertanyaan serta observasi secara langsung di lapangan. 49
Dari pemaparan jawaban- jawaban narasumber atas pertanyaan yang diberikan oleh penulis, dapat terlihat bahwa pengelolaan persediaan di PT. Bondor Indonesia telah dijalankan dengan sistem yang baik. Akan tetapi, tidak berarti bahwa sistem yang dimiliki oleh perusahaan ini adalah sempurna sehingga tidak tertutup kemungkinan bahwa sistem tersebut masih memiliki kelemahan-kelemahan di dalamnya. Hal ini menunjukkan bahwa suatu perusahaan tidak tentu memiliki sistem yang sempurna dan tidak memiliki celah atau kelemahan pada sistem yang diterapkan sehingga terbuka kemungkinan untuk terjadinya penyimpangan atau masalah seputar pengelolaan persediaan tersebut. Maka dari itu, penulis berupaya mencari celah atau kelemahan yang dimiliki oleh sistem perusahaan tersebut untuk ditelaah dan dicari pemecahan masalahnya sehingga diharapkan dapat memberikan masukan yang berguna untuk perbaikan kinerja perusahaan di masa yang akan datang. Berdasarkan data yang diperoleh dari pertanyaan di atas, penulis menemukan sejumlah celah dan kelemahan pada sistem yang diterapkan oleh perusahaan, seperti penerimaan persediaan yang dilakukan tidak melalui otorisasi dari pihak manajemen, tidak ada pemisahan wewenang antara fungsi penerimaan dan fungsi gudang, penanggulangan yang memakan waktu apabila terjadi kehabisan stok persediaan barang secara tidak terduga. Kelemahan-kelemahan yang telah ditemukan oleh penulis akan dibahas secara lebih mendalam pada bab selanjutnya. Penulis juga menyertakan beberapa diagram alir untuk memudahkan penjelasan terkait pengujian dan analisa prosedur perusahaan yang diperoleh dari hasil observasi dan wawancara dengan narasumber dari pihak perusahaan pada lampiran di halaman L1, L2, L3, dan L4. 50
Dari sejumlah sistem dan prosedur yang memadai ini tidak tertutup kemungkinan terjadinya permasalah maupun menutup keberadaaan kelemahan pada perusahaan itu sendiri, yang selama ini mungkin terjadi atas prosedur maupun sistem yang diterapkan sehari-hari pada PT Bondor Indonesia terhadap fungsi pengelolaan persediaan barangnya. Adapun kelemahan-kelemahan yang dapat disimpulkan dari hasil pengamatan penulis pada fungsi pengelolaan persediaan pada PT Bondor Indonesia adalah sebagai berikut ini : 1. Penerimaan persediaan yang dilakukan tanpa melalui otorisasi dari pihak manajemen. 2. Tidak ada pemisahan wewenang antara fungsi penerimaan dan fungsi gudang. 3. Tidak ada antisipasi bila terjadinya kecurangan pada fungsi penerimaan barang. 4. Masih ditemukan selisih kuantitas antara pencatatan pada stok barang di kartu persediaan dengan jumlah fisik di gudang. IV.3 Prosedur Evaluasi Sistem Pengendalian Internal Atas Pengelolaan Persediaan Untuk melakukan penilaian atas penerapan prosedur yang efektif, efisien, dan ekonomis dalam fungsi pengelolaan persediaan maka perlu dilakukan prosedur audit sebagai langkah untuk mengumpulkan dan mengevaluasi bahan audit. Oleh karena itu adapun tujuan dan prosedur auditnya adalah sebagai berikut: 1. Melakukan pemeriksaan atas kebijakan pengelolaan persediaan barang 51
Tindakan ini bertujuan untuk melakukan penilaian terhadap efisiensi, efektivitas dan ekonomis dari kebijakan pengelolaan persediaan yang telah ditetapkan dan diterapkan oleh manajemen perusahaan : Prosedur audit : a) Mewawancara narasumber PT Bondor Indonesia untuk mendapat informasi seputar kebijakan pengelolaan persediaan baik secara lisan maupun tulisan. b) Melakukan evaluasi atas hasil wawancara mengenai kebijakan pengelolaan persediaan perusahaan dan melakukan deteksi atas kekurangan-kekurangan yang ada dalam kebijakan tersebut yang menjadi sumber pengelolaan persediaan menjadi tidak efektif dan efisien. c) Menarik kesimpulan audit. 2. Pemeriksaaan terhadap pemesanan dan pembelian persediaaan barang Tindakan ini bertujuan untuk melakukan penilaian terhadap efisiensi, efektivitas dan ekonomis dari prosedur pemesanan dan pembelian persediaan yang telah ditetapkan dan diterapkan oleh manajemen perusahaan, sehingga mencegah terjadinya pembelian persediaan dibawah batas minimum maupun terjadinya pembelian diatas batas maksimum. Prosedur audit : a) Mewawancara narasumber dari perusahaan untuk mendapatkan informasi yang terinci seputar penerapan prosedur pemesanan persediaan. 52
b) Mewawancara narasumber perusahaan apakah pemesanan persediaan dilakukan dengan otorisasi dari pihak manajemen. c) Memeriksa apakah perusahaan terlebih dahulu melakukan perhitungan yang dilakukan sebelum pemesanan dan pembelian persedian dilakukan. d) Mencocokan apakah fungsi pemesanan dan pembelian persediaan barang terpisah dengan fungsi gudang. e) Memeriksa apakah perusahaan memiliki prosedur tertulis mengenai uraian tugas masing-masing personel pada pengelolaan persediaan dan setiap personel mengetahui prosedur tersebut. f) Memeriksa apakah perusahaaan memiliki catatan atau daftar supplier yang biasa dihubungi saat akan melakukan pemesanan yang dipegang oleh bagian purchasing dengan koordinasi cost control. g) Mengamati apakah pada saat barang persediaan habis dan tidak ada stok, pihak gudang boleh langsung melakukan pemesanan tanpa dokumen resmi tertentu, diperlukan tahapan dokumen mulai dari material list, purchase request, dan purchase order. h) Mencocokan bahwa pemesanan dan pembelian persediaan barang selalu terlebih dahulu melewati tahapan prosedur termasuk otorisasi untuk tindakan prosedurnya melalu purchase request ke purchase order. i) Mewawancara narasumber perusahaan apabila setiap pemesanan disertai dengan pembuatan laporan pemesanan secara tertulis yang dibuat oleh PPIC yang kemudian diserahkan kepada pihak management. j) Melakukan evaluasi sebelum dilakukan pemesanan dan pembelian persediaan barang, perusahaan terlebih dahulu melakukan proses seleksi 53
terhadap supplier yang dipilih berdasarkan kategori kebutuhan, kualitas, dan harga. k) Membuat kesimpulan audit. 3. Pemeriksaaan terhadap penerimaan persediaan barang Tindakan ini bertujuan untuk melakukan penilaian terhadap efisiensi, efektivitas dan ekonomis dari prosedur penerimaan persediaan barang atas yang telah dipesan, sehingga mencegah terjadinya ketidaksesuaian antara barang yang dipesan dengan yang diterima baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Prosedur audit : a) Memeriksa apakah penerimaan persediaan barang dilakukan dengan otorisasi dari pihak management, dan ternyata pihak management tidak melakukan otorisasi atas penerimaan barang, tetapi hal tersebut dilakukan oleh empat personel yang terdiri dari pihak gudang, QC, PPIC, dan kemudian cost control. b) Mencocokan adanya pemeriksaan ulang yang dijadikan acuan dalame melakukan penerimaan persediaan barang yang dilakukan oleh cost control dan bagian finance. c) Memeriksa apakah fungsi penerimaan terpisah dengan fungsi gudang. d) Mencocokan apakah perusahaan memiliki prosedur tertulis mengenai pengembalian barang yang telah diterima karena kerusakan atau kecacatan saat penerimaan. 54
e) Melakukan evaluasi terhadap keberadaaan pemisahaan tugas dalam pelaksanaan penerimaan pemesanan, penyimpanan dan pengeluaran serta pencatatan transaksi persediaan. f) Mencocokan apakah pihak gudang melakukan pengecekan terlebih dahulu antara barang yang akan diterima dengan surat jalan atau dokumen resmi tertentu. g) Memeriksa apakah setiap penerimaan barang disertai dengan pembuatan laporan penerimaan persediaan secara tertulis. h) Mewawancara bagian gudang apakah barang persediaan hanya boleh diterima oleh pihak berwenang. i) Membuat kesimpulan audit. 4. Pemeriksaaan terhadap pengeluaran persediaan barang Tindakan ini bertujuan untuk melakukan penilaian terhadap efisiensi, efektivitas dan ekonomis dari prosedur pengeluaran persediaan barang. Prosedur audit : a) Mengamati dan mewawancara bagian gudang apakah ada pemisahan tuhas dan wewenang antara pengiriman barang persediaan dengan fungsi gudang. b) Mencocokan apakah setiap pengeluaran persediaan selalu berdasarkan dokumen resmi yang diotorisasi oleh pihak yang berwenang. c) Memeriksa apakah terdapat petugas yang menjaga, mengawasi, dan melakukan otorisasi atas setiap barang yang keluar. 55
d) Memeriksa apakah kartu stok di update secara berkala oleh bagian gudang. e) Memeriksa apakah pada saat stock opname masih sering ditemukan selisih kuantitas antara pencatatan stok barang di kartu persediaan dengan jumlah fisik yang ada di gudang. f) Memeriksa apakah stock opname dilakukan secara rutin dengan otorisasi. g) Mencocokan apakah hasil stock opname dilaporkan oleh bagian finance kepada pihak management. h) Memeriksa apabila ditemukan barang yang rusak maka langsung dilaporkan oleh bagian gudang dengan mengisi form dan membuat berita acara yang dilampirkan bukti yang kemudian diserahkan kepada pihak yang berwenang. i) Mewawancarai commercial manager apakah ada kebijakan khusus untuk barang yang rusak dengan cara dipisahkan dalam kelompok non standar dan akan digunakan untuk kebutuhan factory dan apakah pengeluaran barang ini diotorisasi oleh manager terkait. j) Menarik kesimpulan audit. IV.4 Pelaporan atas Temuan Permasalahan dan Rekomendasi Perbaikan. Berdasarkan hasil evaluasi dan analisa yang telah dilakukan penulis terhadap masing-masing prosedur pengelolaan persediaan barang yang terdiri dari prosedur pemesanan dan pembelian persediaan barang, prosedur penerimaan persediaan barang, 56
dan prosedur pengeluaran persediaan barang didapatkan hasil wawancara, observasi dan pertanyaan yang diberikan oleh penulis kepada narasumber di PT Bondor Indonesia yang telah tertera pada halaman sebelumnya, didapatkan hasil berupa beberapa temuan audit yang menjadi risiko atau potensial terjadi kecurangan seputar permasalahan dalam pengelolaan persediaan barang di dalam perusahaan tersebut dimana beberapa prosedur dari pengeloaan barang yang selama ini telah sedang dijalankan terdapat celah dilakukan dengan yang tidak efektif, efisien, dan ekonomis sehingga tidak baik kelancaran operasional perusahaan. 1. Prosedur Pemesanan dan Pembelian Persediaan Barang Pada fungsi pengelolaan persediaan pada PT Bondor Indonesia, penulis mendapatkan tiga prosedur terkait pengelolaan persediaan barang di perusahaan tersebut yaitu prosedur pemesanan dan pembelian persediaan barang, prosedur penerimaan persediaan barang, dan yang terakhir prosedur pengeluaran persediaan barang. Pada ketiga prosedur ini penulis melakukan wawancara, observasi dan memberikan pertanyaan pada narasumber perusahaan pada masing- masing prosedur dari ketiga prosedur yang masing-masing telah disebutkan diatas. Prosedur pemesanan dan pembelian persediaan barang sendiri, berisi prosedurprosedur yang meliputi kebijakan, kegiatan yang terjadi dalam pemesanan dan pembelian persediaan barang, dokumen-dokumen yang yang terkait dalam proses pemesanan dan pembelian persediaan barang, serta mencatumkan pihak-pihak yang bertanggung jawab atas berlangsungnya aktivitas tersebut. 57
Berdasarkan hasil pengamatan, wawancara, dan tindakan audit yang telah dilakukan terhadap prosedur-prosedur yang berlaku di PT Bondor Indonesia terkait pengelolaan persediaan barang, penulis tidak mendapatkan adanya kelemahan ataupun kekurangan yang dapat menjadi risiko yang potensial untuk menjadi temuan dan terjadi pada prosedur pemesanan dan pembelian persediaan dikarenakan keberadaaan prosedur dan kebijakan serta penerapan yang sudah baik dan memadai serta berjalan secara efektif, efisien, dan ekonomis dalam rangka menunjang kegiatan pengelolaan persediaan barang di dalam perusahaan tersebut. 2. Prosedur Penerimaan Persediaan Barang Wawancara, observasi, dan, kegiatan memberikan pertanyaan dilakukan oleh penulis terhadap tiga prosedur pengelolaan persediaan barang pada PT Bondor Indonesia yang salah satunya adalah prosedur penerimaan persediaan barang. Prosedur ini sendiri berfungsi untuk melakukan penerimaan material dan melakukan pengendalian kesesuaian kualitas persediaan barang yang masuk dengan kualitas yang telah ditetapkan oleh standar kualitas perusahaan. Prosedur penerimaan persediaan barang sendiri, berisi prosedur-prosedur yang meliputi kebijakan, kegiatan yang terjadi dalam penerimaan persediaan barang, dokumen-dokumen yang yang terkait dalam proses penerimaan persediaan barang, serta mencatumkan pihak-pihak yang bertanggung jawab atas berlangsungnya aktivitas tersebut. 58
Berdasarkan hasil pengamatan, wawancara, dan tindakan audit yang telah dilakukan terhadap prosedur penerimaan persediaan barang di PT Bondor Indonesia penulis menemukan celah, kekurangan, dan kelemahan pada prosedur penerimaan persediaan barang yang sedang berjalan dan diterapkan oleh perusahaan dikarenakan yang sifatnya dapat cenderung menjadi temuan serta berisiko dan potensial menjadi menimbulkan kemungkinan terjadinya tindakan kecurangan pada perusahaan sehingga dapat menghambat operasional perusahaan menjadi tidak berjalan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Penerimaan persediaan dilakukan tanpa melalui otorisasi dari pihak manajemen Seperti yang telah dijelaskan pada pembahasan sebelumnya, bahwa prosedur penerimaan bertugas untuk menjalankan penerimaan persediaan barang dan melakukan pengedalian apakah persediaan barang yang masuk tersebut sesuai dengan standar prosedur yang telah ditetapkan oleh standar perusahaan agar dapat berjalan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Kebutuhan terhadap peran dan campur tangan pihak management sebagai pihak yang berwenang dan mampu bertanggung jawab dalam melakukan pengendalian atas penerimaan barang di perusahaan tersebut untuk meminimalisir terjadinya tindakan penyimpangan maupun risiko atau potensi terjadinya kecurangan serta menekan terjadinya kesalahan yang dikarenakan keteledoran karyawan atau faktor lain yang disebabkan oleh human error. Menurut prosedur yang berlaku barang dan surat jalan diterima dari supplier, installer, dan produksi yang masuk ke perusahaan akan menjadi tanggung pihak security 59
untuk melaporkan ke bagian warehouse, yang kemudian storeman dari bagian warehouse akan bertanggung jawab untuk melapor kepada QC agar segera dilakukan tindakan inspeksi atas kesesuaian standar segera dilakukan terhadap persediaan barang yang masuk tersebut. Dengan kata lain QC melakukan pengedalian dan pengawasan atas standar kualitas persediaan barang namu pada saat yang bersamaan QC juga memberikan otorisasi atas penerimaan persediaan barang yang diantarkan supplier. Dimana hal ini pemeriksaaan dan pengawasan kualitas seharusnya dilakukan secara terpisah dengan pemberian otorisasi atas persetujuan penerimaan barang persediaan. Tahap selanjutnya persediaan tersebut lolos dari pengecekan kesesuaian standard dan akhirnya diterima, maka akan ditempelkan stempel OK pada surat jalan dan Return Material Form oleh QC sebagai tanda bahwa telah disetujui untuk kemudian barang persediaan yang telah diterima dan distempel OK tersebut dapat dikembalikan kepada warehouse. Dari tahapan proses yang sudah dilakukan sebelumnya tampak bahwa yang bertanggung jawab pada proses penerimaan barang ini hanya sebatas pihak security, storeman, dan QC, tidak terlihat adanya campur tangan langsung dari pihak management dalam pengelolaan penerimaan persediaan barang pada perusahaan. Seharusnya pihak management terlibat dalam memberikan otorisasi terhadap barang yang telah diterima dan diberi stempel OK oleh pihak QC. Seperti yang dilakukan pada prosedur sebelumnya, penulis juga melakukan wawancara dan memberikan pertanyaan kepada narasumber perusahaan. Berdasarkan 60
hasil wawancara dan pertanyaan yang diberikan oleh penulis kepada narasumber perusahaan ditemukan jawaban, bahwa pihak management tidak terlibat secara langsung dalam proses pemberiaan otorisasi atas prosedur penerimaan persediaan barang. Dalam tahap proses penerimaan persediaan barang dalam suatu perusahaan tugas, kewajiban, dan tanggung jawab QC seharusnya hanya terbatas pada kegiatan melakukan pemeriksaan terhadap kondisi dan kualitas persediaan barang yang diantarkan ke gudang, sedangkan selebihnya, adalah tanggung jawab pihak management untuk melakukan otoriasai terhadap penerimaan persediaan barang. Dilihat dari kegiatan pada prosedur sebelumnya Return Material Form yang dibuat oleh pihak QC sebagai tanda telah disetujui seharusnya ditandatangani oleh pihak management. Karena hal ini dapat memberikan management kesempatan untuk memeriksa ulang apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh pihak QC dalam kegiatan penerimaan barang persediaan serta untuk menghindari potensi terjadi kecurangan yang dilakukan oleh pihak QC, misalnya sebagai contoh QC menerima dan menyetujui persediaan barang yang tidak sesuai dengan standar karena adanya imingiming tertentu dari pihak supplier dimana hal ini dapat merugikan perusahaan. Oleh karena itu guna menghindari kemungkinan terjadinya kecurangan yang telah disebutkan diatas, maka penulis merekomendasikan agar pihak perusahaan meninjau kembali prosedur penerimaan yang ada serta melibatkan pihak management dalam melakukan prosedur penerimaan persediaan barang, dan yang terpenting adalah ikut campur dalam proses otorisasi atas seleksi persediaan barang berdasarkan standar 61
kualitas yang sebelumnya telah dilakukan oleh QC, atau dengan kata lain QC dilarang untuk menyeleksi sekaligus memberikan otorisasi atas penerimaan persediaan barang. Dalam hal ini penulis juga merekomendasikan dilakukan pemisahan tugas antara seleksi barang untuk menyesuaikan dengan standar kualitas yang telah dilakukan oleh perusahaan dan ini sudah dijalankan dengan baik oleh QC, namun otorisasi tidak boleh dilakukan oleh QC. Penulis merasakan perlunya dilakukan campur tangan pihak lain, misalnya pihak management sendiri yang langsung campur tangan sebagai penanggung jawab utama atas kegiatan penerimaan persediaan barang yang terjadi di dalam perusahaan. Tidak ada pemisahan wewenang antara fungsi penerimaan dan fungsi gudang Seperti yang tertulis pada prosedur penerimaan persediaan barang pada pembahasan sebelumnya bahwa material yang masuk akan dicatat oleh warehouse ke dalam procurement record, kartu stok, dan jurnal stok sedangkan untuk material yang kembali dari installer tidak dicatat kedalam procurement record. Tahap berikutnya, material yang masuk atau diterima akan dilakukan pemisahan jenis dan karakteristik barang. Berdasarkan hasil wawancara dan pertanyaan yang diberikan oleh penulis kepada narasumber dari pihak perusahaan terdapat jawaban dari pihak narasumber perusahaan mengenai pemisahan tugas dan wewenang dalam prosedur penerimaan persediaan barang, pertanyaan berisi apakah fungsi penerimaan tidak terpisah dari fungsi gudang dan ditemukan bahwa terdapat penggabungan atas kedua fungsi tersebut dimana 62
seharusnya kedua fungsi ini merupaka dua fungsi yang terpisah yang tidak menyatu satu sama lain. Dari kegiatan yang tercantum pada prosedur diatas, tidak tampak adanya pemisahan wewenang antara fungsi penerimaan dari fungsi gudang. Hal ini dapat dipertimbangkan sebagai salah satu kekurangan atau kelemahan dalam prosedur yang ada dan telah berjalan dalam perusahaan yang dapat dikategorikan sebagai temuan dimana telah membuat terbukanya peluang untuk kemungkinan terjadinya celah bagi risiko atau potensi untuk terjadi kecurangan karena seharusnya fungsi penerimaan dilakukan terpisah dari fungsi gudang untuk menghindari terjadinya kemungkinan kecurangan yang tidak diinginkan dalam perusahaan. Tidak adanya pemisahan tugas antara fungsi penerimaan dan fungsi pencatatan di gudang tentu tidak sehat bagi perusahaan karena dapat menimbulkan berbagai risiko dan potensi terjadi kecurangan di dalam perusahaan karena adanya pihak-pihak tertentu yang ingin mengambil kesempatan pada celah yang terdapat pada prosedur penerimaan persediaan barang yang diterapkan dan masih berjalan pada perusahaan hingga saat ini. Contoh dari risiko atau potensi kecurangan yang dapat terjadi antara lain adalah terjadinya potensi keteledoran karyawan, pencurian, terjadinya penyalah gunaan atas persediaan barang milik perusahaan akibat tidak adanya pemisahan wewenang antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan, dimana gudang hanya berfungsi sebatas menyimpan barang dan menjaga secara aman atas barang yang disimpan tersebut. Untuk menekan dan meminimalisir terjadinya risiko atau potensi terjadinya kecurangan seperti yang telah dijelaskan diatas, atau paling tidak memperkecil 63
terjadinya kesalahan karena faktor keteledoran atau tidak disengaja dan guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan dalam menjalankan fungsi penerimaan persediaan barangnya, maka penulis merekomendasikan kepada pihak perusahaan agar segera memperbaiki sistem penerimaan persediaan barangnya, meninjau kembali prosedur yang telah ada dan telah diterapkan ini mengingat adanya potensi atau risiko cukup besar terjadinya kecurangan karena celah pada prosedur ini, serta mulai mempertimbangkan pemisahan tugas yang tegas antara fungsi penerimaan dengan fungsi gudang. Sebagai contoh, setelah pengecekan yang telah dilakukan QC atas kesesuaian kualitas barang dengan standar kualitas yang telah ditetapkan oleh prosedur perusahaan, maka management melakukan otorisasi atas barang yang telah diterima melalui pengendalian QC, baru kemudian diserahkan kepada gudang dan gudang tidak melakukan apapun terkait penerimaan barang. Gudang hanya secara murni melakukan tugasnya untuk menerima barang, menyimpan sebaik-baiknya, dan memberikan laporan pertanggung jawaban atas barang persediaan yang masuk, disimpan, dan dikeluarkan. Tidak ada antisipasi bila terjadinya kecurangan pada fungsi penerimaan barang Dalam prosedur penerimaan persediaan barang yang tertulis pada pembahasan sebelumnya tercatat bahwa material yang masuk dan diterima setelah melewati pengawasan dan pengecekan dari QC, maka akan dicatat ke dalam procurement record, kartu stok, dan jurnal stok. Hal ini menunjukan pengedalian internal yang sangat baik dari prosedur penerimaan persediaan barang dalam perusahaan karena semua barang yang masuk dicatat dengan teratur dan sistematis sehingga dapat memudahkan 64
pencocokan saat dilakukan rekonsiliasi antara jumlah persediaan barang yang tercatat didalam buku dengan jumlah persediaan barang fisik. Tindakan ini menunjukan bahwa prosedur berjalan efektif, efisien, dan, ekonomis. Akan tetapi prosedur yang baik tidak dapat menjadi sebaik kelihatannya apabila tidak ditunjang dan didukung dengan tidakan tegas dan peraturan yang memadai yang sifatnya mendisiplinkan setiap anggota yang ada dalam perusahaan untuk mendukung operasional perusahaan agar dapat berjalan dengan baik dan lancar. Hal ini dibuktikan dengan hasil wawancara dan pertanyaan yang diberikan penulis kepada narasumber dalam perusahaan terkait tindakan antisipasi yang mungkin dilakukan oleh pihak perusahaan sekiranya terjadi kecurangan yang dilakukan oleh karyawan atau pihak yang dipercaya dalam mengelola persediaan barang diperusahaan tersebut baik tindakan pencegahan yang tertulis maupun tidak tertulis, mengingat tidak adanya pemisahan antara fungsi penerimaan dengan fungsi gudang sehingga celah untuk kemungkinan terjadinya kecurangan dalam penerimaan persediaan barang menjadi lebih besar. Berdasarkan hasil wawancara yang diterima oleh penulis terkait keberadaannya peraturan yang sifatnya memberikan antisipasi atas kemungkinan terjadinya tindakan kecurangan di dalam perusahaan penulis menemukan dari hasil wawancara dan pemberian pertanyaan kepada narasumber dari perusahaan bahwa, tidak ada hal semacam itu di dalam perusahaan. Perusahaan cenderung memberikan tindakan atau sanksi setelah kemungkinan kecurangan atau kesalahan tersebut terjadi dengan pemberian surat peringatan atau surat SP kepada pihak yang bersangkutan. Selain itu tidak ada tindakan lebih lanjut, maupun tindakan pencegahan baik secara tertulis maupun tidak tertulis. 65
Untuk itu penulis merekomendasikan kepada pihak perusahaan untuk lebih menanggapi secara serius kemungkinan terjadi kecurangan dalam perusahaan mengingat masih adanya sejumlah celah dari prosedur yang ada dan sedang diterapkan perusahaan guna kebaikan dan kelancaran jalannya operasional perusahaan di masa yang akan datang serta meningkatn kinerja dan efektifitas, efisiensi, dan ekonomis perusahaan dengan cara membuat peraturan tertulis yang lebih tegas di setiap celah dimana terdapat celah atau potensi terjadinya kecurangan dalam prosedur. Diperlukannya perbaikan sistem, peraturan yang memadai serta tegas dan berisi sanksi-sanksi untuk mencegah terjadinya kemungkinan kecurangan sehingga memperkecil risiko dan potensi kecurangan tersebut dan penanganan lebih lanjut yang serius setelah ditemukannya kecurangan guna mendisplinkan dan melatih kejujuran dari seluruh anggota yang ada di dalam perusahaan tersebut. Karena kurangnya peraturan dapat menyebabkan kurangnya disiplin anggota perusahaan, dan hal ini dapat menghasmbatkan kelancaran operasional perusahaan dan mengakibatkan jalannya perusahaan menjadi tidak efektif, efisien, dan, ekonomis. 3. Prosedur Pengeluaran Persediaan Barang Salah satu dari tiga fungsi pengelolaan persediaan pada PT Bondor Indonesia, adalah prosedur pengeluaran persediaan barang yang merupakan prosedur paling terakhir dari tiga prosedur pengelolaan persediaan barang yang dimiliki perusahaa. Tidak berbeda dengan dua prosedur sebelumnya, penulis juga memberikan perlakuan 66
serupa pada prosedur ini yaitu dengan cara melakukan wawancara, observasi dan memberikan pertanyaan pada narasumber perusahaan. Prosedur pengeluaran barang sendiri, berisi prosedur-prosedur yang meliputi kebijakan, kegiatan yang terjadi dalam kegiatan pengeluaran persediaan barang, dokumen-dokumen yang yang terkait dalam proses pengeluaran persediaan barang, serta mencatumkan pihak-pihak yang bertanggung jawab atas berlangsungnya aktivitas tersebut. Setelah dilakukan pengamatan, wawancara, dan tindakan audit yang telah terhadap prosedur pengeluaran persediaan barang yang sedang diterapkan di PT Bondor Indonesia terkait pengelolaan persediaan barang, penulis mendapatkan adanya kelemahan ataupun kekurangan yang dapat menjadi celah atas risiko yang potensial pada prosedur pengeluaran barang yang sedang berjalan dan diterapkan oleh perusahaan karena berlangsung secara tidak efektif, efisien, dan ekonomis. Hal ini menimbulkan kemungkinan terjadinya tindakan kecurangan pada perusahaan sehingga berakibat tidak sehat bagi kelancaran perusahaan di masa yang akan datang. Masih ditemukan selisih kuantitas antara pencatatan pada stok barang di kartu persediaan dengan jumlah fisik di gudang Dalam prosedur pengeluaran persediaan barang yang telah tertulis pada pembahasan sebelumnya, tercatat bahwa prosedur pengeluaran persediaan barang yang ada di PT Bondor Indonesia telah berjalan dengan baik, hal tersebut terlihat dari kegiatan dimana security akan mencatat daftar check list barang yang diamankan. QC 67
akan melakukan pengecekan secara berkala dalam pengerjaan. Bila ditemukan ketidaksesuaian, QC akan menerbitkan Non Conforming Product Procedure. Menurut prosedur yang ada diatas maka kemungkinan terjadinnya selisih akan sangat kecil, karena prosedur tersebut terlihat baik. Tetapi tidak dengan kenyataannya setelah penulis melakukan wawancara denga narasumber perusahaan diperoleh informasi bahwa masih sering terjadi selisih stok diperusahaan walaupun narasumber menolak untuk memberikan detail mengenai jumlah pasti selisih stok. Namun berdasarkan hasil wawancara yang didapatkan hasil bahwa selisih masih sering terjadi sekalipun pencatatan kartu stok sudah benar, rekonsiliasi dilakukan dengan mecocokan antara kartu stok dengan sistem, selain itu stok opname pun telah dilakukan dengan benar secara rutin. Untuk menekan angka terjadinya kemungkinan selisih stok agar terjadi seminim mungkin maka dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi, hal pertama yang perlu dilakukan oleh sebuah perusahaan adalah dengan menciptakan pengendalian internal yang lebih baik dengan cara koordinasi yang baik antara pihak gudang dengan pihak pembelian barang dan instalasi di lapangan (di tempat customer). Perlunya koordinasi yang baik dengan pihak instalasi di lapangan (customer), dikarenakan tidak jarang apabila terjadi kesalahan pada instalasi ataupun kesalahan perhitungan sehingga membutuhkan persediaan barang ekstra, pihak lapangan langsung mengambil persediaan dari supplier, tidak melalui gudang sedangkan bagian keuangan mencatat pembelian tersebut, sehingga terjadi selisih seperti yang disebutkan. 68
Oleh karena itu penulis merekomendasikan agar perusahaan mempertimbangkan untuk menyediakan sistem pengendalian internal yang lebih baik dan memadai yaitu dengan menerapkan sistem lebih terkomputerisasi di gudang dengan penggunaan CCTV sehingga pengendalian dan pengawasan di gudang dapat lebih terkontrol. Karena juga tidak tertutup kemungkinan bahwa selisih barang persediaan tersebut dikarenakan tindakan pencurian maka oleh pihak dalam perusahaan, tindakan semacam ini dapat lebih diminimalisir atau ditekan jumlahnya, dengan penggunaan sistem yang lebih terkomputeriasi dengan CCTV. 69