BAB IV PEMBAHASAN. Untuk mewujudkan suatu evaluasi yang baik maka perlu dilakukan perencanaan terlebih

Transkripsi

1 BAB IV PEMBAHASAN IV.1 Perencanaan Evaluasi Untuk mewujudkan suatu evaluasi yang baik maka perlu dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Tujuan dilakukan perencanaan evaluasi yaitu untuk memperoleh bahan bukti yang cukup, mengidentifikasi kelemahan dan menghindari salah pengertian dengan pihak terkait. IV.2 Tujuan Pelaksanaan Evaluasi Tujuan dilakukannya evaluasi terhadap pengendalian internal atas penjualan adalah : 1. Untuk mengidentifikasi kegiatan operasional terkait proses penjualan E-ticketing. 2. Untuk memeriksa apakah terdapat pengendalian internal yang cukup atas penjualan pada PT ASDP Indonesia Ferry (Persero) Cabang Merak, secara khusus terutama pada kegiatan penjualan E-ticketing. 3. Untuk mengevaluasi kelemahan-kelemahan operasional penjualan E-ticketing yang ada di perusahaan dan memberikan rekomendasi untuk memperbaiki kelemahan tersebut. Pembahasan evaluasi pengendalian internal atas fungsi penjualan E-ticketing pada PT ASDP Indonesia Ferry (Persero) Cabang Merak dilakukan berdasarkan hasil pengumpulan dan pengujian bukti audit. 51

2 IV.3 Pengumpulan Bukti Pengumpulan bukti dilakukan dengan beberapa cara. Adapun sumber informasi yang diperoleh hanya sebatas mengenai sistem pengendalian internal atas penjualan E-ticketing. Sehingga secara keseluruhan, pengumpulan bukti dilakukan dengan cara : 1. Wawancara Melakukan wawancara dengan Bagian Keuangan untuk memperoleh informasi umum mengenai pengendalian internal dalam fungsi penjualan, selain itu wawancara juga dilakukan dengan Bagian Operasional dan Supervisor PT ASDP Indonesia Ferry (Persero) Cabang Merak untuk memperoleh informasi mengenai kegiatan penjualan E-ticketing yang dilakukan oleh PT ASDP Indonesia Ferry (Persero) Cabang Merak. 2. Observasi Setelah melakukan wawancara dengan bagian Keuangan, memperoleh pemahaman dari prosedur penjualan dan dokumen yang diberikan, penulis juga melakukan pengamatan atas aktivitas penjualan E-ticketing dan melihat secara langsung ada / tidaknya pengendalian internal dan bagaimana pelaksanaannya oleh karyawan. 3. Dokumentasi Mempelajari tahap-tahap prosedur penjualan E-ticketing, selain itu juga dilakukan pemeriksaan atas bukti-bukti pendukung yang digunakan oleh bagian Keuangan. IV.4 Evaluasi Sistem Pengendalian Internal Pada Siklus Pendapatan Penjualan dan penerimaan kas adalah dua fungsi yang terdapat dalam siklus pendapatan. Oleh karena itu sebelum menguraikan dan membahas penerapan pengendalian 52

3 internal atas penjualan dan penerimaan kas, penulis akan terlebih dahulu membahas pengendalian internal pada siklus pendapatan secara keseluruhan. Siklus pendapatan adalah siklus yang terdiri dari aktivitas terkait dengan pertukaran barang dagangan dan jasa dengan customer dan penerimaan kas dengan penjualan. Secara khusus pada perusahaan jasa seperti PT ASDP Indonesia Ferry (Persero) Cabang Merak, siklus pendapatan terdiri dari fungsi penjualan tunai dan penerimaan kas. Pada kegiatan utama perusahaan, yaitu perusahaan jasa seperti PT ASDP Indonesia Ferry (Persero) Cabang Merak, transaksi penjualannya yaitu dilakukan secara tunai. Pembayaran tunai yaitu pembayaran dengan uang tunai, yang kemudian dimasukkan ke dalam file penerimaan kas. Dalam bab ini, penulis akan melakukan evaluasi sistem pengendalian internal pada PT ASDP Indonesia Ferry (Persero) Cabang Merak dengan menggunakan pendekatan COSO yaitu lingkungan pengendalian (control environment), penilaian risiko (risk assessment), aktivitas pengendalian (control activities), informasi dan komunikasi (information and communication) dan pemantauan (monitoring). IV.5 Evaluasi Pengendalian Internal atas Siklus Penjualan IV.5.1 Evaluasi Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak, direktur dan komisaris, dan juga pemilik suatu satuan usaha terhadap pengendalian. Dalam hal ini dapat diketahui bahwa pengendalian internal yang efektif bergantung dari bagaimana perusahaan mempengaruhi perilaku dari 53

4 manajemen. Disini peneliti akan melakukan evaluasi terhadap komponen dari aktivitas penjualan E-ticketing. 1. Integritas dan nilai etika Integritas dan nilai etika dinilai penulis pada saat melakukan observasi dan wawancara. Dalam penerapannya, integritas dan nilai etika berarti sikap seseorang dalam melakukan wewenang dan tanggung jawabnya dengan baik sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. PT ASDP Cabang Merak telah menerapkan suatu standar yang tinggi dari integritas dan nilai etika sebagai bagian dari manajer bisnis. Untuk itu, agar standar tersebut terlaksana dengan semestinya maka PT ASDP Cabang Merak menekankan kepada semua personel organisasi agar pada setiap bagian personel, bekerja sesuai peraturan yang telah berlaku di perusahaan. Dari hasil observasi dan wawancara yang dilakukan oleh penulis, ditemukan beberapa hal yang telah dilaksanakan oleh perusahaan terkait dengan integritas dan nilai etika, yaitu : a. Sikap staf yang selalu siap dan cermat dalam menjawab setiap pertanyaan yang diberikan oleh penulis seputar topik skripsi yang dibahas dan penerapan secara khusus dalam penelitian yang dilakukan mahasiswa. b. Perusahaan telah membuat kebijakan yang sesuai dengan praktik bisnis yang diharapkan. Evaluasi penulis hanya sebatas tingkat kesadaran karyawan akan pengendalian internal. Para karyawan seharusnya lebih sadar dalam menjaga integritas dan nilai etika dalam perusahaan. Oleh karena itu, manajemen harus lebih ketat dalam menjaga integritas dan nilai etika terhadap proses penjualan yang dilaksanakan oleh para karyawan terutama terkait dengan pengendalian internal. 54

5 2. Struktur Organisasi dan pembagian wewenang & tanggungjawab Mengacu pada pendapat Boynton (2001), struktur organisasi dikatakan baik jika mampu membantu perusahaan untuk memenuhi tujuannya dan membantu melaksanakan aktivitas-aktivitasnya. Sistem pengendalian dikatakan baik jika didukung dengan struktur organisasi yang baik pula. Oleh karena itu, PT ASDP Cabang Merak membutuhkan pemisahan fungsi dan pembagian tugas yang jelas dalam organisasi internal yang terkait dengan penjualan E-ticketing. Bagian-bagian yang tekait dalam sistem penjualan E-ticketing pada PT ASDP Cabang Merak meliputi : bagian operasional, bagian keuangan, bagian supervisi dan bagian akuntansi. Struktur organisasi yang dipakai oleh PT ASDP Cabang Merak adalah struktur organisasi berbentuk garis, dimana karyawan hanya menerima perintah kerja dan bertanggung jawab langsung kepada atasannya. Rentang kendali pada tiap fungsi perusahaan juga relatif kecil, hal ini dipergunakan perusahaan agar memudahkan proses pengendalian, sehingga kecurangan relatif dapat dihindari. 3. Filosofi dan gaya manajemen Filosofi dan gaya manajemen yang digunakan oleh PT ASDP Cabang Merak sudah cukup baik, hal ini dapat dibuktikan karena antara atasan dan bawahan saling berhubungan dengan baik, dan juga diantara atasan dan bawahan saling mendukung satu sama lain, saling memberikan masukan dan juga motivasi diantara kedua belah pihak dalam melaksanakan pekerjaannya. Hal ini dilakukan oleh PT ASDP Cabang Merak agar didalam lingkungan pekerjaan adanya suatu suasana yang nyaman antara para personel didalam perusahaan. Dengan begitu, gaya manajemen yang diterapkan mendukung para karyawan dalam melakukan pekerjaannya. 55

6 4. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Perusahaan telah mempunyai kebijakan dan praktik sumber daya manusia untuk merekrut karyawan sampai kepada pembayaran gaji karyawan. Dari hasil wawancara yang penulis lakukan, diperoleh beberapa temuan terkait dengan pelaksanaan kebijakan dan praktik sumber daya manusia dalam perusahaan, yaitu : a. Perusahaan menerapkan tingkat pendisiplinan karyawan. Terdapat tingkat pendisiplinan yang cukup ketat terhadap perilaku karyawan, seperti : adanya sistem absen fingerprint dan pemberian surat peringatan 1,2 dan 3 kepada karyawan yang melakukan pelanggaran, sehingga karyawan dapat termotivasi untuk meningkatkan kedisiplinan dalam bekerja. b. Hubungan kemitraan perusahaan dengan karyawan Karyawan merupakan aset penting yang dimiliki perusahaan. Bagi PT ASDP Cabang Merak sekalipun tidak mempunyai pengaruh besar dalam proses pengambilan keputusan, karyawan adalah aset yang paling banyak kuantitasnya dalam perusahaan. Selain komunikasi yang lancar antara perusahaan dengan karyawan, perhatian yang diberikan perusahaan kepada hak-hak karyawan dapat menciptakan hubungan yang baik antara perusahaan dengan karyawan. IV.5.2 Evaluasi Penilaian Risiko Risiko yang mungkin timbul telah diidentifikasi, dianalisis dan dikelola dengan cukup baik oleh perusahaan, sehingga dapat mempermudah pelaksanaan pengendalian internal dan mengurangi penyimpangan pada perusahaan. Meskipun demikian, masih ada beberapa catatan dari penulis mengenai apa yang seharusnya diperbaiki, khususnya dalam hal pelaksanaan pengendalian internalnya. 56

7 Dari pengamatan dan wawancara yang dilakukan oleh penulis, risiko yang mungkin timbul disebabkan oleh beberapa faktor di bawah ini, beserta temuan dan evaluasi yang dikemukan oleh penulis, yaitu : 1. Tiket yang tidak terbaca oleh sistem Hal ini kerapkali terjadi akibat dari kelalaian yang dilakukan oleh petugas loket. Sehingga hal tersebut berakibat terhadap berkurangnya pendapatan. Untuk itu, perusahaan saat ini masih terus melakukan evaluasi dan perbaikan-perbaikan atas pengendalian internal yang telah berjalan agar risiko tersebut dapat dihindari. 2. Adanya tiket expired Dalam pelaksanaannya, perusahaan telah bekerja keras agar tiket expired ditiadakan. Tetapi di sisi lain, masih ada beberapa karyawan yang melakukan kecurangan dengan menjual tiket expired kepada pemakai jasa. Dalam hal ini, evaluasi yang penulis berikan yaitu sebaiknya perusahaan melakukan control yang lebih ketat lagi terhadap karyawan yang berhubungan langsung dengan bagian penjualan tiket. 3. Pencurian di bagian toll gate Hal seperti ini banyak terjadi di bagian toll gate walaupun telah memiliki sistem pengamanan yang baik, tetapi kerapkali sering terjadi kecurangan yang dilakukan oleh petugas. Hal tersebut memang cukup sulit dihindari karena terkait dengan tingkat kesadaran dan pengendalian dari para karyawan. Dari hasil observasi, penulis memperoleh beberapa hal yang dapat dilakukan dan sudah dilakukan oleh perusahaan untuk mencegah pencurian tersebut, seperti : a. Memperketat penjagaan dan pengawasan di sekitar toll gate. 57

8 b. Memasang kamera CCTV yang dapat memantau gerak-gerik petugas toll gate yang mencurigakan. Dalam pelaksanaannya, CCTV dipantau langsung oleh bagian keamanan. Beberapa kasus yang ditemui adalah pencurian terjadi karena kurangnya pengawasan keamanan dari perusahaan. Hal - hal ini harus lebih menjadi perhatian lebih ekstra bagi perusahaan karena jika terjadi pencurian secara terus menerus dapat merugikan perusahaan. 4. Adanya human error Hal-hal seperti pencurian kas ataupun kesalahan perhitungan kas kerapkali masih sering terjadi. Hal ini disebabkan akibat adanya human error yang kurang teliti dalam melakukan perhitungan secara manual terhadap jumlah kas tunai yang diterima. Sehingga dengan adanya risiko tersebut, perusahaan melakukan tindakan untuk perbaikan pengendalian internal agar pencurian dan penggelapan kas dapat dihindari. IV.5.3 Evaluasi Aktivitas Pengendalian Evaluasi terhadap aktivitas pengendalian internal penjualan meliputi : 1. Evaluasi terhadap pemisahan tugas yang memadai Pembagian internal penjualan dilaksanakan melalui suatu organisasi yang mengatur pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab yang tepat, serta koordinasi yang sehat antara fungsi yang ada. Pembagian tugas dapat tercapai secara efektif jika dituangkan secara tertulis. Pemisahan tugas dapat mengurangi ketidakberesan yang mungkin terjadi karena antara bagian pencatatan dan pelaksana dilakukan oleh bidang yang berbeda. Selain itu pemisahan tugas dapat dijadikan sebagai alat pengawasan antara bagian yang satu dengan yang lain. Sistem pengendalian internal struktur organisasi perusahaan menggambarkan sejauh mana upaya-upaya pengendalian di dalam perusahaan telah dilaksanakan secara baik. 58

9 Pembagian tugas dan wewenang dalam perusahaan ini sudah cukup memadai, dapat dikatakan demikian karena: a. Fungsi penjualan terpisah dari fungsi penerimaan kas Pada sistem penjualan perusahaan, fungsi penjualan dan kas telah dipisah. Fungsi penjualan dilakukan oleh bagian Supervisor dan fungsi kas dilakukan oleh bagian Keuangan. Dengan adanya pemisahan fungsi ini dimaksudkan untuk melindungi perusahaan dari adanya kecurangan hasil penjualan yang dilakukan oleh karyawan. Contoh kasus : jika karyawan yang bertugas melakukan penjualan juga bertugas menerima kas, ada kemungkinan karyawan tersebut menerima uang tunai atas penjualan tetapi tidak dicatat sebagai penerimaan kas perusahaan. Sehingga apabila hal tersebut dilakukan secara terus menerus maka akan merugikan pendapatan perusahaan. b. Fungsi penerimaan kas terpisah dari fungsi keuangan Dari hasil wawancara dengan bagian keuangan, ditemukan bahwa fungsi penerimaan kas yang berfungsi menerima pembayaran tunai dan menjaga penyimpanan kas terpisah dengan fungsi keuangan yang bertugas memonitor kas yang masuk ke perusahaan dan ada tidaknya kas untuk pengeluaran perusahaan. Hal ini dilakukan perusahaan supaya fungsi keuangan dapat melakukan pengawasan terhadap jumlah kas yang masuk dan keluar dari kas perusahaan yang dipegang oleh fungsi keuangan. Dalam hal ini fungsi keuangan berfungsi sebagai internal check dari fungsi penerimaan kas, karena kas yang diterima oleh fungsi penerimaan kas akan juga masuk kedalam kas keuangan perusahaan. 59

10 c. Fungsi keuangan terpisah dari fungsi akuntansi Perusahaan telah melakukan pengendalian internal yang baik dalam pemisahan fungsi ini. Fungsi keuangan berada di bagian keuangan yang bertugas terhadap pengawasan kas perusahaan dan fungsi akuntansi bertanggungjawab atas pencatatan atas transaksi serta laporan harian penjualan. Penulis menyimpulkan bahwa perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi yang baik. Dengan adanya pemisahan fungsi, hal-hal seperti : kesalahan pencatatan kas, perhitungan kas ataupun pencurian kas dapat dicegah maupun segera ditanggulangi. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan penulis, ditemukan masih ada beberapa kelemahan yang terdapat dalam sistem penjualan pada PT ASDP Cabang Merak, diantaranya : 1) Karyawan salah memberikan golongan E-Ticketing. Dalam melaksanakan kegiatan penjualan ditemukan bahwa terdapat beberapa karyawan khususnya bagian toll gate atau petugas loket yang salah dalam memberikan golongan E- ticketing kepada pemakai jasa penyeberangan. Seharusnya karyawan menjual tiket sesuai dengan golongan tiket yang diperlukan oleh pemakai jasa. Karyawan kurang pemahaman akan cara kerja mesin terkait dengan E-ticketing, dan kurang mengerti dalam melakukan scan E-ticketing sehingga menimbulkan kesalahan dalam memberikan golongan E-ticketing kepada pemakai jasa penyeberangan. Akibatnya dengan adanya hal tersebut dapat mempengaruhi kelancaran proses transaksi penjualan E-ticketing. Perusahaan seharusnya terlebih dahulu memberikan training bagi karyawan, khususnya bagian toll gate mengenai cara kerja alat scan E-ticketing. Hal ini dilakukan agar dapat 60

11 meningkatkan kualitas sumber daya manuasia dalam perusahaan sehingga dapat meminimalisir kesalahan dalam memberikan golongan E-ticketing. 2) Perusahaan belum memiliki prosedur penjualan secara tertulis yang jelas. Perusahaan memang memiliki prosedur penjualan tetapi tidak memiliki penjelasan secara tetulis mengenai prosedur tersebut. Prosedur penjualan yang dimiliki dan sedang berjalan juga kurang sesuai dengan standar yang seharusnya. Selain itu, perusahaan juga belum memilki flowchart terkait dengan prosedur kegiatan penjualannya dan tidak selalu mengupdate standar prosedur yang ada apabila terdapat beberapa kebijakan yang berubah. Prosedur penjualan secara tertulis harus dibuat dan diperbaharui secara berkala apabila terjadi perubahan agar lebih memperjelas tugas setiap fungsi yang terkait di dalamnya dan memudahkan perusahaan menjalankan kegiatan penjualannya. Selain itu, perusahaan seharusnya membuat flowchart sebagai pendukung dalam melaksanakan pendistribusian dokumen-dokumen yang ada dan bagian bagian atas dokumen tersebut terlihat lebih jelas. Perusahaan merasa tidak perlu membuat prosedur secara tertulis karena prosedur yang ada sudah berjalan dengan baik. Prosedur tersebut ditetapkan oleh manajer dan disampaikan secara lisan kepada karyawan. Perusahaan merasa komunikasi secara lisan kepada karyawana akan lebih mudah untuk dimengerti melalui praktek langsung. Dengan tidak adanya prosedur penjualan secara tertulis, kegiatan operasional penjualan bisa saja berjalan kurang efektif dan menyebabkan pengendalian internal menjadi lemah karena pedoman atau prosedur yang ada kurang jelas dan tidak ada penjelasan secara terulis untuk 61

12 aturan-aturan dan kebijakan-kebijakan yang berlaku di perusahaan. Hal ini juga memungkinkan terjadinya ketidaksesuaian antara prosedur yang ditetapkan dengan prosedur yang berjalan. Dari kondisi tersebut, perusahaan sebaiknya perlu membuat suatu standar prosedur penjualan secara tertulis berupa Standard Operating Procedure (SOP) agar kinerja perusahaan dapat berjalan lebih efektif dan efisien. Selain itu, perusahaan juga agar membuat flowchart sebagai data pendukung sebagai bagan alir kegiatan penjualan E-ticketing. Sehingga dengan adanya SOP dan flowchart akan lebih dapat mencegah terjadinya perangkapan tugas dan kesalahan pendistribusian dokumen-dokumen terkait penjualan E-ticketing. 3) Perusahaan tidak memiliki internal auditor yang independen untuk mengawasi kegiatan penjualan yang berjalan di perusahaan. Perusahaan tidak memiliki bagian khusus atau orang khusus yang berfungsi sebagai internal auditor untuk mengawasi dan mengevaluasi pengendalian internal kegiatan yang sedang berjalan di perusahaan terutama kegiatan penjualan. Hasil pekerjaan yang dilakukan oleh para karyawan perusahaan hanya diperiksa dan diawasi oleh masing-masing atasannya dan auditor eksternal yang disewa oleh perusahaan. Perusahaan seharusnya memiliki internal auditor yang independen yang dapat meningkatkan dan memperbaiki pengendalian internal di perusahaan dan mengawasi kegiatan penjualan di kantor pusat dan kantor cabang untuk meyakinkan apakah pelaksanaan operasi perusahaan telah dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Hal ini disebabkan karena perusahaan merasa tidak perlu memiliki internal auditor yang independen karena perusahaan merasa cukup menyewa auditor dari luar dalam memeriksa 62

13 kegiatan dari keuangan perusahaan. Untuk mengawasi pengendalian internal perusahaan hanya dilakukan oleh para manajer saja. Dengan kondisi seperti ini akan mengakibatkan kemungkinan terdapat beberapa kelemahan pada pengendalian internal yang berjalan di perusahaan dan keraguan terhadap kebenaran laporan yang dibuat dengan data - data yang dapat dimanipulasi sehingga terjadinya penyimpangan dan kecurangan yang akhirnya merugikan perusahaan. Dengan keadaan tersebut manajemen sulit untuk mengetahui apakah kegiatan operasional perusahaan benar-benar dijalankan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan. Perusahaan sebaiknya mempertimbangkan adanya suatu pengendalian dan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan dengan membentuk internal auditor yang independen dalam memeriksa dam menilai setiap tugas-tugas yang dilakukan oleh masing-masing bagian. Dengan internal auditor, pengendalian atas pelaksanaan serta pertanggungjawaban kegiatan operasi perusahaan akan lebih baik. 2. Evaluasi terhadap otorisasi yang sesuai dari transaksi dan aktivitas Dalam suatu perusahaan, setiap transaksi yang terjadi harus berdasarkan atas otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Catatan, formulir dan dokumen merupakan media yang digunakan untuk merekam dan mencatat terjadinya transaksi. Oleh karena itu, penggunaanya harus diawasi sedemikian rupa agar dalam pelaksanaannya transaksi tersebut diotorisasi secara jelas dan sesuai. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan penulis, ditemukan bahwa sistem otorisasi atas prosedur penjualan E-ticketing yang dilakukan oleh PT ASDP Cabang Merak sudah cukup baik, hal dapat diketahui, diantaranya yaitu : 63

14 a. Setiap transaksi penjualan, data disimpan dalam database dan dipantau langsung kegiatannya oleh bagian supervisor. b. Setelah kapal berangkat, petugas pelayaran menyerahkan E-ticketing ke bagian gedung sentral (GS) untuk dilakukan penghitungan atas E-ticketing yang terjual. c. Setelah melakukan penghitungan atas E-ticketing yang terjual, maka petugas GS membuat rekapitulasi hasil penjualan E-ticketing untuk diserahkan ke bagian keuangan dan perusahaan pelayaran yang sudah diotorisasi oleh petugas GS. d. Apabila terjadi suatu klaim, maka pihak ASDP dan Pelayaran dapat mengajukan klaim kepada bagian GS setelah mendapatkan persetujuan dari kepala cabang masing - masing perusahaan. Dengan adanya sistem otorisasi ini diharapkan dapat menunjang terwujudnya sistem pengendalian internal yang memadai. Hal ini diperlukan untuk menghindari kesalahan atau kecurangan yang mungkin terjadi disebabkan oleh faktor internal. 3. Evaluasi terhadap dokumen dan catatan yang memadai. Menurut Boynton (2001), dokumen dan catatan adalah hasil representasi proses informasi dan komunikasi, yang menyediakan bukti audit yang penting. Dokumen menyediakan bukti berkaitan dengan keterjadian dari transaksi dan harga, karakteristik dan jangka waktu transaksi. Contoh dari dokumen : form permintaan tiket, form penjualan tiket, dan form atas klaim. Ketika dokumen diotorisasi baik dengan tanda tangan ataupun stampel dari pihak yang berwenang, maka dokumen menyediakan dasar penetapan tanggungjawab dalam mengotorisasi dan mencatat transaksi. Catatan mencakup daftar gaji karyawan, dan laporan penjualan tiket yang sudah diotorisasi oleh bagian keuangan. 64

15 Dari hasil observasi perusahaan dan wawancara dengan bagian keuangan, penulis menemukan beberapa temuan terkait dokumen dan catatan yang memadai. Dibawah ini diuraikan beberapa penggunaan dokumen dan catatan yang telah sesuai dan memadai : a. Membuat laporan produksi dan pendapatan hasil penjualan tiket, laporan tersebut dibuat menjadi : 1) Laporan penjualan tiket penumpang 2) Laporan penjualan tiket kendaraan penumpang 3) Laporan penjualan tiket kendaraan barang 4) Laporan penjualan tiket non terpadu per shift 5) Laporan penjualan tiket terpadu per shift Dimana semua laporan tersebut dipertanggungjawabkan oleh bagian Supervisi. b. Membuat Laporan Produksi dan Pendapatan Secara Berkala 1) Membuat laporan harian produksi dan pendapatan pelabuhan, dimana manajer operasional sebagai penanggungjawabnya. 2) Membuat laporan bulanan produksi dan pendapatan pelabuhan, dan laporan jasa pelabuhan, dimana pemimpin cabang sebagai pihak yang bertanggungjawab. c. Membuat Laporan Saldo dan Pemusnahan Bonggol Tiket 1) Membuat laporan saldo tiket stock besar, laporan saldo tiket stock kecil, dan laporan saldo tiket loket, dimana pemimpin cabang / manajer operasional sebagai pihak yang bertanggungjawab. 65

16 2) Jika terdapat tiket rusak / tidak tercetak, dibuat laporan bulanan, dipertanggungjawabkan oleh manajer operasional. Hal ini membuktikan bahwa perusahaan, secara khusus bagian penjualan telah memiliki pengendalian internal yang baik. Dengan adanya dokumen penjualan tiket akan memudahkan pengendalian internal atas dokumen yang hilang dan sebagai bantuan dalam mencari dokumen ketika mereka diperlukan di kemudian hari. Hal ini sangat mempengaruhi sasarab penetapan waktu, kelengkapan dan keterjadian bukti audit yang terkait dengan masalah yang ada. 4. Evaluasi terhadap pengendalian fisik atas aset dan catatan. PT ASDP Cabang Merak telah menerapkan pengendalian fisik yang baik atas aset dan catatannya. Dari hasil observasi dan wawancara dengan bagian keuangan, penulis menemukan pengendalian fisik atas aset dan catatan yang telah diterapkan dengan baik oleh perusahaan, yaitu : a. Perusahaan secara berkala membuat salinan pendukung dari program dan data-data arsip penjualan ke file kantor pusat. Dari hasil wawancara penulis dengan bagian keuangan, ditemukan bahwa perusahaan telah membuat salinan pendukung / back up data dari program dan data-data arsip penjualan ke file kantor pusat. Pada umumnya, semua perusahaan harus mempunyai back up data atau salinan data sebagai data cadangan apabila sewaktu waktu data asli hilang. Dengan adanya back up data di setiap penjualan E-ticketing, perusahaan dapat melakukan pengecekan secara berkala terhadap pendapatan perusahaan dan melakukan penelusuran secara detail ke data laporan penjualan jika diperlukan. 66

17 Hal ini mencerminkan adanya transaction trail yang baik didalam aktivitas penjualan perusahaan untuk dilakukan penelusuran atas transaksi penjualan yang terjadi. Perusahaan dalam hal ini, sebaiknya back up data penjualan disimpan dalam file khusus penjualan E-ticketing dan setiap karyawan yang berhubungan langsung dengan bagian penjualan E-ticketing menyimpan salinan data tersebut. 5. Perusahaan sudah melakukan perlindungan fisik terhadap dokumen-dokumen / catatancatatan pendukung dalam aktivitas penjualan. Hal ini dapat diketahui karena dokumen dan catatan penjualan E-ticketing tersebut disimpan dengan baik dan rapi oleh masing-masing bagian di dalam perusahaan yang bertanggungjawab atas dokumen dan catatan tersebut. Dokumen dan catatan seperti form laporan penjualan tiket, form laporan pendapatan dan form laporan saldo telah disimpan rapi di dalam rak dan berurutan sesuai print number dan tanggal. Hal ini dilakukan agar proses pencatatan berjalan baik, dan ketika akan dilakukan pengecekan dan pencocokan, masing-masing bagian dalam perusahaan dapat melaksanakannya dengan baik. Dengan adanya hal tersebut dapat memudahkan karyawan dalam mencari data yang dibutuhkan. Bagi penulis apa yang sudah perusahaan lakukan sudah dianggap baik karena dengan adanya penyimpanan data yaang tertata rapi tersebut mencerminkan pengendalian yang baik terhadap perlindungan aset fisik perusahaan. 67

18 IV.5.4 Evaluasi Informasi dan Komunikasi Berdasarkan studi dokumentasi yang penulis lakukan, didapatkan temuan terkait dengan penerapan informasi dan komunikasi pada perusahaan, diantaranya: 1. Perusahaan telah memiliki sistem akuntansi. Hal ini ditunjukkan dengan tersedianya prosedur penjualan untuk transaksi penjualan E-ticketing secara tunai. Prosedur penjualan menggambarkan arus informasi yang baik guna proses transaksi penjualan yang dilakukan oleh perusahaan sebagai dasar untuk menetapkan pengendalian internal kunci pada setiap aktivitasnya, menetapkan risiko pengendalian dan mengukur efisiensi dan efektivitas operasi penjualan dan penerimaan kas. Hal ini dipandang baik oleh penulis karena pada setiap perusahaan harus terdapat prosedur penjualan sebagai dasar bagi perusahaan dalam melakukan aktivirasnya. Dari hasil pengamatan di perusahaan, penulis menyimpulkan bahwa sistem atau prosedur yang dibuat telah sesuai dengan fungsi dan hasil yang diharapkan. Contoh : adanya fungsi otorisasi penjualan yaitu manajer keuangan pada prosedur penjualan, dibuat untuk mencegah adanya kecurangan. 2. Prosedur dan kebijakan yang dibuat telah memudahkan karyawan dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan. Dari hasil wawancara dan observasi terkait pelaksanaan prosedur penjualan, penulis menemukan bahwa prosedur dan kebijakan yang dibuat telah memudahkan karyawan dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan. Contohnya : prosedur penjualan yang menjelaskan tentang pencatatan. Bagian asisten manajer keuangan melakuka pencatatan pendapatan atas penjualan setiap harinya. Sehingga hal ini memudahkan bagian keuangan 68

19 untuk tidak melakukan pengecekan ulang terhadap sah / tidaknya laporan atas pencatatan penjualan E-ticketing. Berdasarkan wawancara dan observasi ke perusahaan, penulis menemukan kelemahan terkait dengan informasi dan komunikasi perusahaan, yaitu : a. Masih terjadi error pada alat scan E-ticketing yang digunakan Penulis menemukan bahwa sistem yang digunakan untuk pemprosesan penjualan E-ticketing perlu mendapatkan control yang lebih baik. Seharusnya perusahaan cepat dan tanggap apabila sewaktu waktu terjadi error pada alat scan E-ticketing. Sebab apabila perusahaan tidak segera mungkin memperbaiki alat tersebut maka data penjualan E-ticketing dapat tidak tersave secara langsung di database penjualan perusahaan. Sehingga mengakibatkan kegiatan penjualan E-ticketing dapat terganggu dan juga perusahaan dapat dirugikan akibat adanya kejadian tersebut. Sebaiknya bagian khusus yang menangani alat scan seperti bagian Supervisor maupun pihak IT perusahaan dapat segera mungkin melakukan revisi secara berkala terhadap alat ataupun sistem yang digunakan agar dapat meningkatkan kinerja atas alat scan E-ticketing tersebut. IV.5.5 Evaluasi Pemantauan Dalam perusahaan fungsi pemantauan ini dilakukan oleh para manajer dalam perusahaan, juga dibantui oleh koordinator masing-masing. 1. Pemeriksaan atas kelengkapan dan keabsahan dokumen telah dilakukan secara berkala. 69

20 Dari hasil wawancara dengan bagian keuangan, disimpulkan bahwa perusahaan telah melakukan pemeriksaan secara berkala atas kelengkapan dan keabsahan dokumen. Contohnya adalah pada setiap transaksi penjualan, petugas toll gate menginput data penjualan tiket langsung pada sistem e-ticket, sehingga otomatis data penjualan tersave di komputer. Hal ini dimaksudkan untuk menyediakan transaction trail dan backup data penjualan. Dengan adanya pemeriksaan atas kelengkapan dan keabsahan dokumen, trust dan keandalan data akuntansi akan semakin terjaga dengan baik. Apabila hal ini dilakukan secara terus menerus oleh pihak perusahaan, maka salah saji potensial dan kecurangan dapat dicegah. 2. Perusahaan telah menetapkan sanksi atas pelanggaran yang dibuat oleh karyawan, baik yang disengaja ataupun yang tidak disengaja. Berdasarkan hasil wawancara ke bagian operasional, penulis menemukan bahwa perusahaan telah menetapkan sanksi-sanksi yang tegas guna mencegah dan menanggulangi pelanggaran yang mungkin dilakukanoleh karyawan. Di dalam prosedur dijelaskan dengan lengkap tentang kewajiban pekerja, larangan dan sanksi yang diberikan jika karyawan melakukan pelanggaran. Adapun peringatan / sanksi atas kesalahan atau pelanggaran yang diberikan kepada pekerja dapat berupa : a. Teguran / peringatan lisan Teguran / peringatan lisan diberikan oleh atasan langsung / pimpinan yang berwenang untuk kesalahan / pelanggaran yang bersifat ringan / umum yang masih dapat diperbaiki dan dicatat dalam personal record pekerja yang bersangkutan. 70

21 b. Peringatan tertulis Peringatan tertulis diberikan secara tertulis oleh atasan / pimpinan langsung kepada pekerja yang bersangkutan. Peringatan tertulis terdiri dari surat peringatan 1 3 sesuai dengan berat / ringannya jenis pelanggaran yang dilakukan oleh pekerja. Dengan adanya kewajiban / standar pekerjaan, larangan dan sanksi baik secara lisan dan tertulis, perusahaaan mengharapkan respon positif dari setiap karyawan untuk bertindak dengan lebih professional lagi dalam melakukan pekerjaannya masing-masing. Apabila hal tersebut diterima dengan respon yang baik oleh karyawan, maka kecurangan ataupun kelalaian yang berhubungan dengan pekerjaan masing-masing dapat dicegah atau diminimalisasi. c. Pemantauan langsung oleh manajemen dalam menilai kinerja karyawan. Dalam hal ini, penulis menemukan bahwa proses pemantauan dilakukan oleh manajemen secara periodik. Hal tersebut bertujuan agar manajemen dapat mengevaluasi langsung kinerja karyawan, sehingga apabila terdapat suatu masalah dapat segera mungkin manajemen perbaiki. IV.6 Usulan Standard Operating Procedure (SOP) Penulis mengusulkan Standard Operating Procedure (SOP) karena perusahaan belum mempunyai SOP atas fungsi penjualan E-ticketing, berikut adalah usulan atas SOP penjualan E-ticketing : 1. Bagian Keuangan : a. Bagian keuangan kantor cabang menerima tiket dengan status stock besar tiket dari kantor pusat. 71

22 b. Bagian keuangan melakukan registrasi yaitu memberikan serial number pada E- ticketing agar E-ticketing dapat dikenali oleh sistem. c. Setelah di registrasi, E-ticketing di aktivasi oleh bagian keuangan agar dapat diketahui jumlah E-ticketing yang akan dijual setiap harinya. d. Setelah dilakukan registrasi dan aktivasi, E-ticketing kemudian didistribusikan ke bagian operasional. 2. Bagian Operasional ( Usaha ) a. Setelah masuk ke bagian operasional, E-ticketing diganti statusnya menjadi stock kecil. b. Di bagian operasional, E-ticketing stock kecil dibuat laporan tanda terima tiket operasional sebelum nantinya diserahkan ke bagian Supervisi. 3. Bagian Supervisi a. Pada bagian ini, supervisi menerima E-ticketing yang siap dijual dari bagian operasional. b. Sebelum melakukan transaksi penjualan E-ticketing, bagian supervisi harus terlebih dahulu membuat laporan tanda terima tiket supervisi. c. Setelah laporan dibuat, E-ticketing siap didistribusikan ke bagian petugas loket / toll gate untuk dijual. 4. Petugas loket / toll gate a. Petugas loket menerima E-ticketing dari bagian supervisi untuk selanjutnya dijual kepada pemakai jasa. 72

23 b. Setelah melakukan transaksi penjualan, petugas loket membuat 2 dokumen laporan hasil penjualan tiket, dimana dokumen 1 dilaporkan ke bagian supervisi dan dokumen 2 dimasukkan ke file permanen. 5. Perusahaan Pelayaran a. Perusahaan menerima E-ticketing terjual dari pemakai jasa. b. Setelah E-ticketing dari pemakai jasa terkumpul, perusahaan pelayaran bertugas membuat klaim tiket untuk diserahkan ke bagian Gedung Sentral (GS). 6. Gedung Sentral (GS) a. Gedung sentral menerima tiket terjual dari perusahaan pelayaran. b. Bagian GS bertugas untuk menghitung jumlah E-ticketing dari E-ticketing terjual tersebut. c. Kemudian GS merekapitulasi hasil penjualan E-ticketing dan membuat bukti atas transaksi klaim E-ticketing. d. Bukti atas klaim E-ticketing tersebut kemudian diserahkan ke bagian GS. 7. Perusahaan Pelayaran a. Perusahaan pelayaran menerima bukti klaim E-ticketing dari bagian GS. b. Bukti klaim atas E-ticketing diserahkan ke bagian keuangan. 8. Bagian Keuangan a. Bagian keuangan menerima bukti klaim E-ticketing yang kemudian dibuatkan 2 dokumen bukti bayar oleh bagian keuangan. b. Setelah bukti bayar atas penjualan E-ticketing dibuat, dimana dokumen bukti bayar 1 dimasukkan ke file permanen keuangan dan dokumen bukti bayar 2 diserahkan ke 73

24 perusahaan pelayaran yang kemudian oleh bagian Perusahaan pelayaran dijadikan sebagai bukti penerimaan kas pelayaran. Bagan alir Standard Operating Procedure (SOP) atas Penjualan E-ticketing dapat dilihat pada gambar

25 Gambar 4.1 Bagan Alir S. O. P Penjualan E Ticketing KEUANGAN USAHA SUPERVISI PETUGAS LOKET GEDUNG SENTRAL PERUSAHAAN PELAYARAN MULAI TIKET STOCK BESAR REGISTRASI TIKET TIKET STOCK KECIL BUAT TANDA TERIMA TIKET STOCK KECIL TANDA TERIMA TIKET STOCK KECIL MEMBUAT TANDA TERIMA TIKET TANDA TERIMA TIKET TIKET JUAL TIKET LAP. TIKET 1 TERJUAL TRANSAKSI PENJUALAN TIKET 2 HITUNG TIKET TERJUAL DATA TIKET TERJUAL TIKET TERJUAL CLAIM TIKET BUKTI CLAIM TIKET TIKET STOCK BESAR YANG SUDAH DIREGISTRASI TIKET MEMBUAT BUKTI TRANSAKSI TIKET LAP. TIKET 1 TERJUAL MEMBUAT BUKTI BAYAR BUKTI BAYAR 2 BUKTI BAYAR 1 2 SELESAI 75