BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Tinjauan Organisasi Organisasi adalah tempat orang-orang berkumpul, bekerja sama secara rasional, dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin, dan terkendali. Dalam hal ini memanfaatkan sumber daya materi maupun non-materi sarana dan prasarana dan data yang digunakan secara efesien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. 3.1.1 Profil Perusahaan PT Cipta Kreasi Prima Muda adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang industri pembuatan kaca spion mobil dan alat-alat aksesories mobil. Perusahaan ini didirikan di Jakarta Barat, tepatnya dijalan Nusa Indah No. 28-30 kapuk pada tanggal 1984 oleh Bapak Anton Kumarga dan Harjana yang pada saat itu berbadan hukum perusahaan perseorangan. Dengan seiringnya waktu yang terus berjalan, perusahaa ini mengalami perubahan badan hukum, yakni menjadi CV ( Comanditer Venotschop ) pada tanggal 10 oktober 1992. Perusahaan ini terus berjalan dengan baik dan terus mengalami kemajuan yang amat pesat sehingga perusahaan ini mampu bersaing dengan perusahaan-perusahaan lainnya, dan pada masa kejayaan perusahaan ini mengalami regenerasi menjadi badan hukum yaitu PT ( Perseroan Terbatas ) tepatnya pada tanggal 15 agustus 2003 yang menjadikan perusahaan ini lebih banyak dikenal oleh perusahaan lain. Sebagian besar produk yang dihasilkan oleh perusahaan ini merupakan komponen asli OEM ( Original Equipment Manufacturing ) dan komponen pengganti untuk parts mobil atau motor. Dalam mengembangkan usaha dibidang industri khususnya pembuatan spion mobil perusahaan ini juga menjalin kerjasama dengan perusahaanperusahaan lain untuk mendukung dan bisa bersaing pada level Internasional. Untuk mengoptimalkan pendistribusian / pemasaran produk-produk perusahaan 20
ini membuka peluang yang sebesar-besarnya bagi perusahaan maupun perorangan yang kredibel, kapabel dan berintegritas tinggi untuk menjadi Distributor / Sub Distributor / Keagenan maupun patner usaha ataupun cabang pemasaran. Perusahaan ini juga menawarkan dan mempromosikan produk yang cukup luas antara lain dari Jakarta hingga ke luar pelosok sehingga membuat dan menjadikan perusahaan ini lebih banyak dikenal oleh orang banyak. Demikianlah sekilas latar belakang sejarah perusahaan ini saya buat, dengan harapan yang sangat besar kepada semua konsumen dan calon konsumen, patner usaha dan calon patner usaha perusahaan ini agar dapat menjalin dan meningkatkan hubungan usaha yang sehat, dinamis dan bermanfaat bagi sesama. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Sebagai perusahaan yang besar PT. Cipta Kreasi Prima Muda memiliki visi dan misi untuk menjalankan organisasi perusahaannya, Visi dan misi itu adalah : Visi Perusahaan 1. Menjadikan industri kaca spion terbaik dan terkemuka di Indonesia. 2. Tetap bertahan sebagai market leader dan bertekad untuk menguasai pangsa pasar. 3. Siap untuk menuju era Liberalisasi dan kompetisi global. Misi Perusahaan Mencapai kepuasan pelanggan dalam hal bidang alat-alat mobil khususnya kaca spion mobil dengan harga yang cukup terjangkau tanpa melupakan atau mengabaikan mutu produk dan pelayanan. 3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan Organisasi adalah bagian tata kerja atau tugas dan wewenang yang berguna mengatur dari berbagai pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan dengan jalan mengarahkan orang-orang untuk melakukan tugas-tugas yang telah dibebankan dalam wadah organisasi. Dalam organisasi juga terdapat hubungan 21
saling mempengaruhi satu dengan yang lainnya, maka organisasi ini sangat menentukan baik buruknya badan usaha. Keberhasilan suatu organisasi tidak akan mencapai tanpa adanya kerjasama yang baik diantara fungsi-fungsi organisasi atau juga dengan para pegawainya. Oleh karena itu diperlukan organisasi yang baik pada masing-masing bagian, agar dapat dikerjakan dengan efektif dan jelas. Dengan struktur organisasi yang dapat berjalan dengan baik, maka kiat dapat mengetahui hubungan yang satu dengan lainnya serta pembaian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang terjalin dalam hubungan secara horizontal maupun vertikal. Struktur organisasi yang ada pada PT Cipta Kreasi Prima Muda dapat digambarkan sebagai berikut : Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Cipta Kreasi Prima Muda 22
Berikut ini adalah uraian mengenai tugas dan fungsi masing-masing bagian pada PT. Cipta Kreasi Prima Muda : Tabel 3.1 Tugas dari para Jabatan Jabatan Direktur General Manager Staff Produksi Engineering Accounting Purchasing Marketing Tugas Sebagai koordinator, komunikator, pengambil keputusan, pemimpin, pengelola dan eksekutor dalam menjalankan dan memimpin perusahaan. Memimpin, mengelola dan mngoordinasikan semua hal yang berkaitan dengan berjalannya perusahaan. Bertanggung jawab atas semua produksi dan memastikan proses produksi sesuai dengan rencana perusahaan. Memberikan petunjuk kepada tim dilapangan dalam melaksanakan pekerjaan untuk menyiapkan rekomendasi secara terinci atas usulan desain dan bekerjasama dengan pihak pemberi tugas sehubungan dengan pekerjaan. Mencatat, memeriksa, dan melaporkan semua transaksi yang berkaitan dengan keungan kantor. Menjaga ketersediaan dan stabilitas pasokan material dan juga mengurangi biaya-biaya terkaitnya sehingga biaya pembuatan barang jadi dan ditekan seminimal mungkin. Memasarkan dan mempromosikan produk kepada klien serta menjaga hubungan baik dengan klien perusahaan baik itu menjaga komunikasi, menerima masukan atau feedback dari klien dan menanggapinya. 23
HRD PPIC Mengawasi dan selalu mengevaluasi anggaran perusahaan agar terwujudnya anggaran yang efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan dan melakukan evaluasi terhadap setiap sumber daya manusia yang ada diperusahaan. Membuat jadwal proses produksi sesuai dengan waktu yang direncanakan, routing dan jumlah produksi yang tepat sehingga menjadikan waktu pengiriman produk pada klien bisa dilakukan secara optimal dan efektif. Melakukan perekapan data, mengelola dokumen dan tentunya menyimpannya secara tersturktur serta membangun komunikasi antar karyawan dengan baik. Supervisor Produksi Supervisor Gudang Membuat perencanaan dan permintaan semua kebutuhan produksi serta mengatur dan mengawasi bawahannya agar sesuai dengan perencanaan prosedur perusahaan. Bertanggung jawab untuk mengawasi proses arus dari logistic dari mulai penyimpanan, pengantaran yang strategis untuk material, bahan-bahan atau juga barang jadi agar dapat dikoordinasikan dengan maksimal. 24
Supervisor Maintenance Qc ( Quality Control ) Mengawasi pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan pemeliharaan terhadap seluruh peralatan perusahaan, dan mengatur seluruh kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan perawatan baik sarana maupun prasarana perusahaan. Bertanggung jawab atas kualitas produk dalam proses produksi dan memastikan standar kualitas yang harus dipenuhi oleh setiap komponen dari produk atau layanan yang disediakan perusahaan, agar menghasilkan barang layak untuk dijual ataupun dipasarkan. 3.2 Tahap Analisa Pada tahap ini, akan dilakukan proses analisa perancangan sistem inventory berbasis web terhadap kebutuhan pada perusahaan dan kebutuhan perangkat lunak yang meliputi proses analisa terhadap data, perangkat lunak, perangkat keras, dan pengguna yang akan menggunakan sistem ini. Sehingga dapat mempermudah dalam melakukan kegiatan perancangan dan implementasi untuk sistem ini. 3.2 Analisa Masalah Sistem laporan yang belum yang belum terkomputerisasi akan banyak menimbulkan kesalahan dan kesulitan untuk di lacak dimana kesalahannya, sehingga akan membutuhkan banyak waktu untuk pengecekan dari pembukuan transaksi harian yang ada, dan dalam menyusun laporan juga akan memakan waktu yang lama dan tidak efisien. Dari masalah tersebut maka dibutuhkan sistem yang memudahkan para kinerja karyawan untuk melakukan dan mencatat pembukuan yang dimiliki oleh perusahaan, serta membuat laporan pembukuan. 25
3.3 Analisa Sistem Berjalan Dalam menangani dan mengelola inventory barang, perusahaan ini masih menggunakan manual dan sebelumnya tidak di prioritaskan sehingga sering timbulnya masalah hilangnya data atau terjadi kesalahan pada saat pengiriman dan masuk nya barang ke dalam perusahaan. Pengawasan yang tidak terkelola dengan baik, membuat pimpinan perusahaan ini tidak mengetahui apa saja hal yang diperlukan dalam pengelolaan inventory barang sehingga akhirnya pimpinan kesulitan untuk mengetahui kondisi dan keadaan perusahaannya. Sering tidak adanya laporan kepada kepala bagian sehingga membuat kepala bagian mengalami masalah dalam menangani jumlah barang yang ada. 3.4.1 Use Case Diagram Sistem Berjalan Gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem Berjalan 26
2.1 Rancangan Sistem Usulan Dengan adanya sistem informasi inventory pengelolaan barang ini diharapkan mampu menunjang segala kegiatan baik internal maupun eksternal serta dapat mengendalikan para kinerja karyawan jadi lebih baik. 3.4.1 Use Case Diagram Usulan Gambar 3.3 Use Case Diagram Sistem Usulan Tabel 3.2 Use Case Login Nama Use Case Login 27
Tabel 3.3 Use Case Mengelola Master Pengguna Nama Use Case Mengelola Master Pengguna mengelola data master pengguna Setelah login masuk ke menu utama dan pilih master pengguna kemudian admin dapat menambahkan, ubah dan hapus data pengguna. Jika berhasil menambahkan data pengguna maka akan tersimpan ke dalam database dan data pengguna dapat ditampilkan. Tabel 3.4 Use Case Mengelola Master Barang Nama Use Case Mengelola Master Barang mengelola data master barang Setelah login masuk ke menu utama dan pilih master barang kemudian admin dapat menambahkan, ubah dan hapus data barang. Jika berhasil menambahkan data barang maka akan tersimpan ke dalam database dan data barang dapat ditampilkan. Tabel 3.5 Use Case Mengelola Master Supplier Nama Use Case Mengelola Master Supplier mengelola data master supplier Setelah login masuk ke menu utama dan pilih master supplier kemudian admin dapat menambahkan, ubah dan hapus data barang. Jika berhasil menambahkan data supplier maka akan tersimpan ke dalam database dan data supplier dapat ditampilkan. 28
Tabel 3.6 Use Case Mengelola Transaksi Pembelian Nama Use Case Transaksi Pembelian mengelola transaksi pembelian Setelah login masuk ke menu utama dan pilih transaksi pembelian, kemudian admin dapat menambahkan, ubah dan hapus data pembelian. Kemudian admin pilih add setelah itu input pada form pembelian. Jika berhasil menambahkan data Pembelian maka data pembelian akan tersimpan ke dalam database dan data pembelian dapat dicetak. Tabel 3.7 Use Case Mengelola Transaksi Penjualan Nama Use Case Transaksi Penjualan mengelola transaksi penjualan Setelah login masuk ke menu utama dan pilih transaksi penjualan, kemudian admin dapat menambahkan, ubah dan hapus data pembelian. Kemudian admin pilih add setelah itu input pada form penjualan. Jika berhasil menambahkan data Penjualan maka data pembelian akan tersimpan ke dalam database dan data penjualan dapat dicetak. 29
Tabel 3.8 Use Case Cetak Laporan Data Barang Nama Use Case Cetak Laporan Data Barang mengelola laporan data barang Setelah login masuk ke menu utama dan pilih menu laporan lalu pilih berdasarkan kode barang, satuan, nama barang dan semua. Kemudian admin bisa review terlebih dahulu sebelum di cetak. mengelola, melihat dan mencetak laporan barang. Tabel 3.9 Use Case Cetak Laporan Data Pembelian Nama Use Case Cetak Laporan Data Pembelian mengelola laporan data pembelian Setelah login masuk ke menu utama dan pilih menu laporan lalu pilih berdasarkan kode barang, satuan, nama barang dan semua. Kemudian admin bisa review terlebih dahulu dan di cetak dalam format excel. mengelola, melihat dan mencetak laporan pembelian. Tabel 3.10 Use Case Cetak Laporan Data Penjualan Nama Use Case Cetak Laporan Data Penjualan mengelola laporan data penjualan Setelah login masuk ke menu utama dan pilih menu laporan lalu pilih berdasarkan tanggal dan semua. Kemudian admin bisa review terlebih dahulu dan di cetak dalam format pdf. mengelola, melihat dan mencetak laporan penjualan. 30
Tabel 3.11 Use Case Cetak Laporan Stok Barang Nama Use Case Cetak Laporan Stok Barang mencetak laporan stok barang Setelah login masuk ke menu utama dan pilih laporan stok barang, kemudian admin dapat mencetak laporan stok barang. melihat dan mencetak laporan stok barang. Tabel 3.12 Use Case Lihat Grafik Pembelian dan Penjualan Nama Use Case Lihat Grafik Pembelian dan Penjualan melihat grafik pembelian dan penjualan. Setelah login masuk ke menu utama dan pilih menu grafik pembelian dan penjualan, kemudian admin pilih berdasarkan tanggal setelah itu pilih tombol lihat. dapat melihat perkembangan grafik pembelian dan penjualan dari sumber data yang sudah di input. Tabel 3.13 Use Case Cetak Transaksi Pembelian Nama Use Case Cetak Transaksi Pembelian User User mencetak transaksi pembelian Setelah login masuk ke menu utama dan memilih menu transaksi pembelian, kemudian user dapat menambahkan, ubah, dan hapus data transaksi pembelian. Setelah itu admin pilih add, input pada form pembelian. Jika berhasil menambahkan transaksi pembelian maka akan tersimpan ke dalam database dan data pembelian dapat dicetak. 31
Tabel 3.14 Use Case Cetak Transaksi Penjualan Nama Use Case Cetak Transaksi Penjualan User User mencetak transaksi penjualan Setelah login masuk ke menu utama dan memilih menu transaksi penjualan, kemudian user dapat menambahkan, ubah, dan hapus data transaksi pembelian. Setelah itu admin pilih add, input pada form penjualan. Jika berhasil menambahkan transaksi penjualan maka akan tersimpan ke dalam database dan data penjualan dapat dicetak. 3.4.2 Pemodelan Activity Diagram 3.4.2.1 Activity Diagram Master Barang 3.4 Gambar Activity Diagram Master Barang 32
Tabel 3.15 Activity Master Barang Nama Activity Mengelola Master Barang mengelola data master barang Setelah login masuk ke menu utama dan pilih menu master barang kemudian admin dapat menambahkan, ubah dan hapus data barang. Jika berhasil menambahkan data barang maka akan tersimpan ke dalam database dan data barang dapat ditampilkan. 3.4.2.2 Activity Diagram Master Supplier Gambar 3.5 Activity Diagram Master Supplier 33
Tabel 3.16 Activity Master Supplier Nama Activity Mengelola Master Supplier mengelola data master supplier Setelah login masuk ke menu utama dan pilih master supplier kemudian admin dapat menambahkan, ubah dan hapus data supplier. Jika berhasil menambahkan data supplier maka akan tersimpan ke dalam database dan data supplier dapat ditampilkan. 3.4.2.3 Activity Diagram Mengelola Transaksi Pembelian Gambar 3.6 Activity Diagram Mengelola Transaksi Pembelian 34
Tabel 3.17 Activity Mengelola Transaksi Pembelian Nama Activity Mengelola Transaksi Pembelian mengelola transaksi pembelian Setelah login masuk ke menu utama dan pilih transaksi pembelian, kemudian admin dapat menambahkan, ubah dan hapus data pembelian. Kemudian admin pilih add setelah itu input pada form pembelian. Jika berhasil menambahkan data Pembelian maka data pembelian akan tersimpan ke dalam database dan data pembelian dapat dicetak. 3.4.2.4 Activity Diagram Mengelola Transaksi Penjualan Gambar 3.7 Activity Diagram Mengelola Transaksi Penjualan 35
Tabel 3.18 Activity Mengelola Transaksi Penjualan Nama Activity Mengelola Transaksi Penjualan mengelola transaksi penjualan Setelah login masuk ke menu utama dan pilih transaksi penjualan, kemudian admin dapat menambahkan, ubah dan hapus data pembelian. Kemudian admin pilih add setelah itu input pada form penjualan. Jika berhasil menambahkan data Pembelian maka data pembelian akan tersimpan ke dalam database dan data pembelian dapat dicetak. 3.4.2.5 Activity Diagram Laporan Barang Gambar 3.8 Activity Diagram Cetak Laporan Data Barang 36
Tabel 3.19 Activity Cetak Laporan Data Barang Nama Activity Cetak Laporan Data Barang mengelola laporan data barang Setelah login masuk ke menu utama dan pilih menu laporan barang, kemudian admin dapat mencetak laporan data barang. dapat melihat dan mencetak laporan data barang. 3.4.3 Pemodelan Sequence Diagram 3.4.3.1 Sequence Diagram Master Barang Gambar 3.9 Sequence Diagram Master Barang 37
3.4.3.2 Sequence Diagram Master Supplier Gambar 3.10 Sequence Diagram Master Supplier 3.4.3.3 Sequence Diagram Mengelola Transaksi Pembelian Gambar 3.11 Sequence Diagram Mengelola Transaksi Pembelian 38
3.4.3.4 Sequence Diagram Mengelola Transaksi Penjualan Gambar 3.12 Sequence Diagram Mengelola Transaksi Penjualan 3.4.3.5 Sequence Diagram Cetak Laporan Data Barang Gambar 3.13 Sequence Diagram Cetak Laporan Data Barang 39
3.4.4 Pemodelan Class Diagram Gambar 3.14 Class Diagram 3.5 Spesifikasi Basis Data 3.5.1 Table s Nama Field Type Ukuran Keterangan Username Varchar 25 Primary Key Password Varchar 10 Nama_Lengkap Varchar 25 Level Varchar 10 Blokir Enum - Tempat_Lahir Varchar 25 Tanggal_Lahir Date - Hp Varchar 15 Email Varchar 25 Foto Varchar 30 Create Datetime - Last_Update Datetime - Last_Login Datetime - Ip_Adress Varchar 15 40
3.5.2 Tabel Barang Nama Field Type Ukuran Keterangan Kode_Barang Char 15 Primary Key Nama_Barang Varchar 15 Satuan Char 10 Harga_beli Bigint 20 Harga_jual Bigint 20 Stok_awal Int 11 3.5.3 Tabel d_beli Nama Field Type Ukuran Keterangan Id_beli Smallint 6 Primary Key Kode_beli Char 15 Kode_Barang Char 15 Jumlah_beli Int 11 Harga_beli Double - 3.5.4 Tabel d_jual Nama Field Type Ukuran Keterangan Id_jual Smallint 6 Primary Key Kode_jual Char 15 Kode_Barang Char 15 Jumlah_jual Int 11 Harga_jual Double 20 3.5.5 Tabel h_beli Nama Field Type Ukuran Keterangan Kode_beli Char 15 Primary Key Tanggal_beli Date - Kode_Supplier Char 5 Username Varchar 25 3.5.6 Tabel h_jual Nama Field Type Ukuran Keterangan Kode_jual Char 15 Primary Key Tanggal_jual Date - Username Varchar 25 41
3.5.7 Tabel Supplier Nama Field Type Ukuran Keterangan Kode_Supplier Char 5 Primary Key Nama_Supplier Varchar 25 Alamat Varchar 50 3.6 Rancangan Antar Muka 3.6.1 Form login Gambar 3.15 Rancangan Tampilan Login 3.6.2 Form Menu Home Gambar 3.16 Rancangan Tampilan Menu Home 42
3.6.3 Form Master Pengguna Gambar 3.17 Rancangan Tampilan Master Pengguna 3.6.4 Form Tambah Pengguna Gambar 3.18 Rancangan Tampilan Tambah Pengguna 43
3.6.5 Form Master Barang Gambar 3.19 Rancangan Tampilan Master Barang 3.6.6 Form Tambah Barang Gambar 3.20 Rancangan Tampilan Tambah Barang 44
3.6.7 Form Master Supplier Gambar 3.21 Rancangan Tampilan Master Supplier 3.6.8 Form Tambah Supplier Gambar 3.22 Rancangan Tampilan Tambah Supplier 45
3.6.9 Form Transaksi Pembelian Gambar 3.23 Rancangan Tampilan Transaksi Pembelian 3.6.10 Form Input Pembelian Gambar 3.24 Rancangan Tampilan Input Pembelian 46
3.6.11 Form Transaksi Penjualan Gambar 3.25 Rancangan Tampilan Transaksi Penjualan 3.6.12 Form Input Penjualan Gambar 3.26 Rancangan Tampilan Input Penjualan 47
3.6.13 Form Laporan Barang Gambar 3.27 Rancangan Tampilan Laporan Barang 3.6.14 Form Laporan Pembelian Gambar 3.28 Rancangan Tampilan Laporan Pembelian 48
3.6.15 Form Laporan Penjualan Gambar 3.29 Rancangan Tampilan Laporan Penjualan 3.6.16 Form Laporan Stok Barang Gambar 3.30 Rancangan Tampilan Stok Barang 49
3.6.17 Form Grafik Pembelian Gambar 3.31 Rancangan Tampilan Grafik Pembelian 3.6.18 Form Grafik Penjualan Gambar 3.32 Rancangan Tampilan Grafik Penjualan 50
3.6.19 Form Menu Keluar Gambar 3.33 Rancangan Tampilan Menu Keluar 51