BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam setiap organisasi bisnis, penggunaan teknologi informasi dapat membantu organisasi untuk mencapai tujuan bisnisnya. Menurut Ita Ernala dalam jurnal yang berjudul Pengembangan Rencana Strategis Sistem Informasi Teknologi Informasi (2008, hal 1), Teknologi informasi / sistem informasi diyakini sebagai pendukung utama tercapainya tujuan perusahaan di abad ke-21 ini. Hal tersebut juga ditegaskan oleh Setiyani dan Juarna yang menyatakan Teknologi informasi merupakan sarana andalan guna memenangkan persaingan dalam industri, membantu organisasi dalam mewujudkan efisiensi proses back office, meningkatkan kualitas layanan pada konsumen, membantu mengambil keputusan, merencanakan kedepan, memperluas pasar, dan memasarkan produk. dalam jurnal yang diberi judul Restrukturisasi Basis Data Distribution Planning System Di PT. XYZ (2009, hal. 1). Sebuah teknologi informasi dalam organisasi tidak terlepas dari proses pengelolahan data. Semakin baik sistem pengolahan data yang ada, maka akan semakin baik pula teknologi informasi tersebut dalam mempercepat alur informasi dan mempermudah kegiatan operasional dalam organisasi. Pengolahan data yang baik dalam sebuah teknologi informasi dapat dilakukan dengan penerapan sebuah sistem basis data. Sistem basis data merupakan salah satu bagian penting dari sebuah teknologi informasi yang berfungsi untuk mengatur dan mengolah semua data dan informasi yang ada dalam sebuah organisasi bisnis, sehingga data yang ada dapat saling terintegrasi yang pada akhirnya membuat alur informasi dalam organisasi menjadi lebih cepat dan mudah untuk diproses. Hal tersebut didukung oleh Puspa dan Nuryuliani yang menyatakan bahwa dengan basis data, berbagai catatan yang telah disimpan dalam file-file yang terpisah dapat digabungkan menjadi data yang terintegrasi dengan baik untuk banyak aplikasi. melalui jurnal yang berjudul Analisa dan Perancangan Basis Data Pada Aplikasi Parkir (2012, hal 1). Atas dasar tersebut, banyak organisasi yang mengimplementasikan basis data dalam organisasinya untuk pengolahan dan penyajian data yang baik. PT. Media Swara Prima adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang ritel penjualan produk pulsa, baik fisik maupun elektrik yang pada saat ini memiliki dua kantor cabang yang melayani sejumlah outlet didaerahnya masing- 1
2 masing. Adanya kemajuan yang sangat pesat pada teknologi komunikasi dalam hal ini telepon genggam, membuat bidang usaha yang dijalani oleh perusahaan ini memiliki peluang keuntungan yang sangat tinggi. Sebagai perusahaan penyalur produk pulsa dari sebuah operator selular yang terkenal di Indonesia, sistem penjualan, persediaan, dan penyaluran produk merupakan proses bisnis utama yang memiliki pengaruh besar terhadap salah satu tujuan utama bisnis perusahaan ini, yaitu keuntungan finansial, sehingga pengolahan data-data yang baik dapat mendukung tercapainya tujuan tersebut. Masalah yang dihadapi perusahaan pada proses bisnis yang sedang berjalan saat ini adalah perusahaan kesulitan untuk memantau stok yang ada karena data-data penjualan dan pembelian yang terjadi belum terintegrasi sehingga menyebabkan seringnya terjadi kesalahan persetujuan jumlah penambahan produk dari own shop. Tidak hanya pada akurasi stok yang susah dipantau karena sistem penyimpanan data belum terintegrasi dengan baik, beberapa kali penjualan produk tidak tepat sasaran karena kesalahan analisis kuota yang tidak sesuai dengan kenyataan penjualan dan stok. Selain itu pernah tejadi pelaporan akhir pembelian tidak sesuai dengan kenyataan karena ada bukti pembelian yang hilang yang pada akhirnya berpengaruh pada pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan strategi penyimpanan dan pembagian kuota ke own shop yaang ada. Berdasarkan masalah-masalah yang dihadapi PT. Media Swara Prima yang berhubungan dengan pengolahan data pada proses pembelian, persediaan dan penjualan, merupakan salah satu alasan pembuatan skripsi ini yang diharapkan pada akhirnya akan membantu PT. Media Swara Prima dalam melakukan pengolahan data tersebut. 1.2 Ruang Lingkup Dengan pertimbangan berbagai keterbatasan yang ada dalam proses penulisan ini dan untuk menghindari pembahasan topik penulisan yang melebar, maka ruang lingkup dari penulisan ini dibatasi pada: 1. Pembelian : proses pembelian ini mencakup penentuan jumlah pengajuan dan pembelian produk serta pengecekan status pembelian dan laporan pembelian agar manajemen dapat melakukan strategi distribusi ke kantor cabang dan owner shop yang ada.
3 2. Persediaan : proses ini meliputi pengecekan status stok pulsa yang ada pada perusahaan, sehingga pihak pembelian dapat melakukan strategi pemesanan periode berikutnya dan pihak penjualan dapat mengatur strategi penjualan pada saat stok di sebagian dan atau seluruh own shop berada pada titik minimum. 3. Penjualan : proses penjualan ini membahas mengenai penjualan produk, penentuan pembagian kuota, serta pengecekan status penjualan produk pada own shop dalam jangka waktu tertentu, sehingga dapat mengetahui data-data penjualan dan untuk kepentingan laporan keuangan. 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dan manfaat dari penulisan ini adalah: 1. Tujuan : a. Menganalisis proses pembelian, persediaan dan penjualan pada PT. Media Swara Prima. b. Merancang dan membuat sistem basis data pada bagian pembelian, persediaan dan penjualan pada PT. Media Swara Prima, sehingga penyimpanan data dapat berjalan dengan baik terutama untuk keperluan strategi pembelian, penyimpanan produk, dan pembagian kuota. c. Menghasilkan laporan penjualan dan pembelian melalui sistem basis data yang ada secara periodik dalam jangka waktu tertentu. 2. Manfaat yang dapat diperoleh sebagai berikut: a. Mendapatkan gambaran sistem informasi yang sedang berjalan di PT. Media Swara Prima, sehingga mengetahui masalah yang sedang dialami pada bagian pembelian, persediaan dan penjualan. b. Membuat proses pengolahan data-data pada bagian pembelian, persediaan, dan penjualan menjadi teintegrasi sehingga dapat melakukan strategi pembelian, penyimpanan produk dan pembagian kuota dengan lebih akurat. c. Mempermudah pihak manajemen untuk mengetahui perkembangan proses operasional perusahaan dalam penjualan, pembelian, dan persedian produk dengan sistem pengarsipan yang lebih baik dengan basis data yang ada.
4 1.4 Metodologi Metodologi yang digunakan dalam penulisan analisis dan perancangan skripsi ini adalah sesuai dengan database system development lifecycle menurut Connolly dan Begg (2010, p 315-333). 1.4.1 Metode Analisis Untuk mengetahui kebutuhan sistem basis data yang diperlukan oleh PT. Media Swara Prima digunakan metode analisis yang terdiri dari : 1. Fact Finding Melakukan studi lapangan dan pengamatan mengenai perusahaan baik secara langsung maupun melalui media komunikasi yang ada untuk mendapatkan data informasi yang akurat. Metode fact finding yang dilakukan adalah : a. Studi Pustaka Pengumpulan data dengan cara mengambil, membaca, mempelajari literatur-literatur, bahan-bahan, materi kuliah, serta buku-buku yang berhubungan dengan topik yang terkait dengan penulisan ini. b. Interview Melakukan tanya jawab baik secara langsung maupun dengan media perangkat komunikasi yang ada untuk mendapatkan gambaran sistem informasi dan pengolahan data yang sedang berjalan pada perusahaan sehingga mendapatkan informasi mengenai masalah yang dihadapi. c. Observation Melakukan pengamatan langsung pada organisasi dan melihat kegiatan-kegiatan yang ada didalam organisasi tersebut. 2. Database Planning Mengatur aktivitas-aktivitas yang memungkinkan tahap-tahap dalam database system development lifecycle dapat direalisasikan seefisien dan seefeektif mungkin. 3. System Definition Menjelaskan ruang lingkup dan batasan-batasan dari sistem basis data dan pandangan pengguna utama.
5 4. Requirements Collection and Analysis Proses pengumpulan dan analisa informasi mengenai bagian apa saja dari PT. Media Swara Prima yang akan didukung oleh sistem basis data dan kemudian menggunakan informasi ini untuk menemukan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem yang baru. 1.4.2 Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan pada PT. Media Swara Prima terdiri dari : 1. Perancangan konseptual Merupakan proses konstruksi model dari data yang digunakan pada PT. Media Swara Prima seperti penentuan entitas, relasi dan atribut yang ada. 2. Perancangan logikal Pada tahap ini dilakukan pemodelan, penyaringan dan pemetaan data-data yang sebelumnya telah dimodelkan pada perancangan konseptual seperti. 3. Perancangan fisikal Pembuatan deskripsi dari implementasi basis data dalam media penyimpanan sekunder, menjelaskan relasi-relasi dasar file organizations, dan indexes untuk mencapai akses data yang efisien. Menjelaskan batasan dan sistem keamanan pada perancangan basis data PT Media Swara Prima terdapat pada perancangan ini. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan pada Skripsi ini terbagi menjadi lima bab, yakni sebagai berikut: BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini memuat gambaran serta penjelasan singkat mengenai penulisan skripsi ini, seperti mengenai latar belakang penulisan, penjelasan mengenai ruang lingkup yang membatasi masalah tentang apa saja yang dibahas, tujuan dan manfaat yang dari penulisan skripsi ini, dan juga metodologi yang diterapkan, serta sistematika penulisan Skripsi. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini berisi mengenai pembahasan teori-teori umum mengenai perancangan basis data berdasarkan metode Connolly & Begg dan teori-teori
6 khusus yang berkaitan dengan proses bisnis pembelian, persediaan dan penjualan pada PT. Media Swara Prima serta kerangka pikir yang akan menjadi landasan untuk digunakan dalam penulisan skripsi ini. BAB 3 : ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN Pada bab ini dijelaskan mengenai sejarah organisasi, struktur organisasi yang ada pada PT. Media Swara Prima, tata laksana sistem berjalan yang berlaku di organisasi, masalah yang dihadapi organisasi, dan usulan pemecahan masalah yang berdampak positif dan dapat membantu memecahkan masalah yang ada pada organisasi. BAB 4 : ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI Bab ini berisi mengenai analisis sistem yang berjalan pada organisasi, seperti apa saja yang dilakukan organisasi untuk mencapai tujuannya dan rekomendasi-rekomendasi untuk membantu organisasi dalam mencapai tujuan yang ingin dicapai. Selain itu, bab ini juga berisi mengenai perancangan sistem informasi di PT. Media Swara Prima. Perancangan yang dimaksud adalah perancangan sistem informasi terhadap proses bisnis yang sedang berjalan sesuai dengan ruang lingkup yang telah ditentukan. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi garis besar simpulan yang diambil dari penulisan skripsi yang telah dilakukan, menunjukkan fakta-fakta dari pengembangan analisis yang diperoleh, serta saran-saran untuk langkah-langkah selanjutnya yang lebih baik kepada pihak yang terkait dalam penulisan skripsi ini.