V. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Sejarah dan Perkembangan Perusahaan Perusahaan Terbatas Amico mulai didirikan tahun 2000 oleh Bapak Krisman. Pada awal berdiri, perusahaan bergerak sebagai distributor produk minuman. Pada tahun 2002 perusahaan membangun pabrik aneka minuman olahan nata de coco di Tambun Bekasi. Tujuan dari pendirian PT. AMICO adalah sebagai perusahaan minuman olahan yang menguntungkan atau sebagai sumber penerimaan bagi pemiliknya, dengan membuat produk-produk yang mampu bersaing di pasar dan diterima oleh konsumen. Berhubung prospek pasar yang baik dan penyediaan bahan baku yang cukup maka produksi minuman nata de coco berlangsung dengan baik. Salah satu dari misi berdirinya perusahaan ini adalah membuka lapangan pekerjaan baru bagi masyarakat sekitar lingkungan perusahaan. Lokasi dan Tata Letak Perusahaan Dalam menunjang aktifitas perusahaan, maka lokasi pabrik PT. AMICO ini terletak di Tambun Bekasi Timur. Lokasi ini memiliki luas sekitar tiga hektar. Perusahaan ini berkantor di Kelapa Gading. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi perusahaan ini dipimpin oleh Direktur Utama sebagai pimpinan tertinggi, kemudian dibawahnya adalah Direktur Keuangan, Direktur Operasional dan R & D. Struktur organisasi selengkapnya dapat dilihat pada gambar. Uraian dari tugas direktur dan bagian lainnya sebagai berikut : 1. Direktur Utama a. Bertanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan perusahaan (intern maupun ekstern) yang sekaligus merupakan koordinator tertinggi bagi seluruh motivasi kelola dan fungsi-fungsinya meliputi : Perencanaan, organisasi, tindakan, dan kontrol. b. Menetapkan dan mensahkan sistem manajemen mutu perusahaan.
c. Berwenang mengangkat, menunjuk, memberhentikan pejabat/personel untuk tingkat direksi, kepala pabrik, manajer, staf direktur/direksi dan kepala-kepala bagian. d. Berwenang mensahkan pedoman mutu perusahaan. e. Memberikan keputusan yang mengikat untuk dilaksanakan bawahan. f. Mengembangkan suatu jalan komunikasi koordinasi yang jelas dalam perusahaan. g. Dalam hubungannya, dalam masalah keuangan yang mempengaruhi operasi perusahaan, mengawasi administrasi keuangan dan akuntansi, mempertimbangkan biaya dan ketepatannya. 2. Direktur Keuangan, bertanggung jawab terhadap Purchasing and Accounting Department, Finance Department and Accounting Tax Department. a. Memberi masukan kepada direktur utama mengenai kebijakan, prosedur dan rencana kerja dibidang keuangan dan akuntansi. b. Mengikuti perkembangan Peraturan Pemerintah seperti, perpajakan, kebijakan moneter, dll. c. Mengevaluasi hasil kerja bawahan secara berkala. d. Membuat laporan-laporan dan menjaga kebenaran serta pencatatan seluruh harta, hutang dan transaksi-transaksi keuangan perusahaan. e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan pekerjaannya yang diberikan direktur utama. f. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang menyangkut bidang keuangan dan akuntansi perusahaan serta pencatatan seluruh transaksi yang terjadi. 3. Direktur Operasional dan R & D, bertanggung jawab terhadap Salles & Marketing Department, Departemen Produksi dan R & D. a. Membantu direktur utama dalam tugas dan pengawasan serta pelaksanaan fungsi manajemen sehari-hari. b. Memberi laporan hasil kerja bawahan secara berkala. c. Mengembangkan dan melaksanakan tujuan serta rencana perusahaan. d. Bertanggung jawab langsung kepada operasional perusahaan secara keseluruhan.
e. Memberikan masukan atas pengembangan produk dan perusahaan. f. Membantu dalam pengembangan kapasitas pemasaran produk. g. Merencanakan, memantau dan mengawasi pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan serta mendiskusikan masalah-masalah yang dihadapi serta alternatif pemecahannya. h. Menyusun jadwal rapat dan pertemuan kerja. i. Bertanggung jawab atas proses perekrutan karyawan dan berhak memberhentikan karyawan. j. Memperhatikan kesejahteraan dan disiplin perusahaan. k. Mengawasi dan memberikan izin kerja untuk karyawan. l. Bertanggung jawab terhadap kegiatan dan prestasi kerja karyawan serta biaya-biaya kepegawaian. 4. Pembelian dan Akuntansi, Bertanggung jawab terhadap pengadaan semua sarana yang dibutuhkan dalam proses produksi, baik berupa mobil, makan, maupun spare part. a. Membuat rencana pembelian bahan baku untuk memenuhi kebutuhan produksi. b. Membuat surat pembelian/po (Purchasing Order) c. Mengatur waktu pemesanan, pembelian bahan baku dan bahan penunjang. d. Mengawasi penyimpanan, stok bahan baku penolong dan barang jadi. e. Mencatat pemakaian bahan baku dan bahan penunjang sehari-hari. f. Bertanggung jawab terhadap pengadaan semua sarana yang dibutuhkan dalam proses produksi. 5. Departemen Keuangan dan Pajak, bertanggung jawab terhadap keuangan dan pajak. a. Mengikuti perkembangan Peraturan Pemerintah seperti, perpajakan, kebijakan moneter, dll. b. Membuat laporan-laporan dan menjaga kebenaran serta pencatatan seluruh harta, hutang dan transaksi-transaksi keuangan perusahaan. c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan pekerjaannya yang diberikan direktur keuangan.
d. Membuat laporan akuntansi bulanan. e. Bertanggung jawab terhadap keuangan serta perpajakan. 6. Departemen Penjualan dan Pemasaran, bertanggung jawab terhadap penjualan produk. a. Memimpin dan mengawasi pelaksanaan kegiatan penjualan dan administrasi. b. Menyusun program kerja untuk mencapai target penjualan yang telah ditentukan. c. Melakukan riset pasar untuk memperluas pangsa pasar. d. Membuat laporan penjualan bulanan. e. Mendiskusikan keluhan-keluhan pembeli mengenai hasil produksi dan pelayanan dan mengusulkan solusi untuk jalan keluar. 7. Departemen produksi a. Membuat rencana produksi untuk memenuhi permintaan. b. Melaksanakan dan mengawasi produksi secara prosedur. c. Membuat laporan produksi serta menangani penyimpanan produk. d. Membuat laporan bulanan kemajuan divisi produksi. e. Bertanggung jawab terhadap persediaan bahan baku utama. Organisasi merupakan wahana untuk mencapai tujuan. Agar pencapaian tujuan ini dapat dilaksanakan dengan baik, diperlukan fungsi-fungsi. Pengertian fungsi adalah tugas-tugas yang dapat segera dibedakan dengan tugas-tugas yang menjadi penghubung antara karyawan dengan organisasi. Wewenang, tanggungjawab dan pertanggungjawaban jawaban tersebut diatas, merupakan motor dan katalisator, pelaksanaan tugas yang diberikan kepada setiap pelaksana di dalam organisasi. Para pelaksana, oleh karena itu dituntut untuk mampu melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya, sehingga dengan demikian perlu dicari pelaksana-pelaksana yang benar-benar baik, dalam arti bersedia menyumbangkan tenaganya kepada setiap usaha pencapaian tujuan.
Direktur Utama Direktur Keuangan Direktur Operasional, R & D Pembelian, Logistik dan Akuntansi Departemen Keuangan dan Pajak Departemen Penjualan dan Pemasaran Departemen Produksi Bertanggung jawab terhadap pengadaan semua sarana yang dibutuhkan dalam proses produksi, baik berupa mobil, makan, maupun spare part Bertanggung jawab terhadap keuangan dan pajak Bertanggung jawab terhadap penjualan produk Bertanggung jawab terhadap produksi dan semua sarana produksi Gambar 5. Struktur Organisasi Perusahaan Ketenagakerjaan Tenaga kerja yang dimiliki oleh PT. AMICO hingga saat ini berjumlah 40 orang, yang terdiri dari 10 orang staf marketing, 24 orang di pabrik, dan 6 orang staf kantor. Semua karyawan jam kerja diatur dari hari senin sampai jum at yang dimulai dari jam 08.00 17.00 WIB. Penerimaan dan pemberitahuan karyawan dilakukan oleh personalia berdasarkan formasi yang diperlukan dengan mempertimbangkan tingkat
kualifikasi (kemampuan, kecakapan, sikap, prestasi, kesempatan dan kesejahteraan) disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Penerimaan karyawan PT. AMICO dilakukan dengan menggunakan sistem masa percobaan 3 bulan yang kemudian resmi menjadi karyawan apabila memenuhi persyaratan. Hasil Produksi PT. AMICO menghasilkan produksi beberapa jenis minuman yang menggunakan bahan baku utama nata de coco. Produk yang dihasilkan adalah Es campur, Amicoco, dan Bubble. Es campur juga terbagi dari beberapa jenis produksi antara lain Es campur medium, Es campur jumbo, dan Es campur 48. Amicoco terdiri dari Amicoco medium, Amicoco jumbo, dan Amicoco 48, sedangkan Bubble terdiri dari Bubble medium, Bubble jumbo, dan bubble 48. Sistem Pemasaran Sistem pemasaran yang diterapkan adalah konsumen yang memesan barang menghubungi bagian administrasi penjualan. Sistem pembayaran dilakukan dengan menggunakan giro atau pembayaran langsung di bagian penjualan. Konsumen PT. AMICO adalah konsumen yang sudah di percaya atau konsumen tetap. Konsumen yang dipercaya atau yang telah ditunjuk sebagai distributor menyalurkan produk kepada pedagang kecil atau retail dan pedagang retail kepada masyarakat atau konsumen. Produk PT. AMICO didistribusikan ke pengecer oleh masing-masing agen, sebelum akhirnya sampai ke konsumen. Perusahaan juga memiliki fasilitas alat angkutan/ekspedisi sendiri untuk pemasaran dalam negeri. Penetapan harga yang dilakukan oleh perusahaan berdasarkan jumlah produksi dan pertimbangan harga-harga minuman nata de coco dalam kemasan lainnya. Harga yang ditawarkan dari perusahaan kepada distributor adalah harga net, yaitu harga yang diberikan sudah termasuk harga discount yang diberikan oleh perusahaan. Artinya distributor mendapatkan potongan harga dari harga penjualan sebenarnya, maka harga yang ditawarkan perusahaan kepada distributor lebih murah dibandingkan harga jika produk telah sampai kepada konsumen akhir. Untuk biaya pengiriman, setiap pengiriman produk dari PT. AMICO kepada disributor dalam kota, biayanya ditanggung oleh PT. AMICO, hal ini
adalah pelayanan dari perusahaan kepada distributor sehingga biaya untuk transportasi pemasaran tidak perlu dikeluarkan oleh distributor, distributor pun mendapatkan keuntungan dari berkurangnya pembiayaan transportasi pemasaran. Sedangkan untuk pengiriman produk dari PT. AMICO kepada disributor luar kota biaya pengiriman tidak ditanggung. Produksi Bahan Baku Bahan baku dalam proses produksi minuman olahan di PT. AMICO adalah Nata de coco. Nata de coco adalah salah satu hasil olahan dari air kelapa, nata de coco yang digunakan oleh PT. AMICO berasal dari pemasok. Sistem pengadaan bahan baku nata de coco di PT. AMICO diawali dari bagian kepala produksi yang akan mengestimasi kebutuhan nata de coco setiap bulannya dalam waktu satu tahun. Kepala produksi akan mengajukan surat permintaan anggaran pada bagian keuangan untuk pembelian nata de coco yang dibutuhkan dalam formulir surat permintaan pembelian (SPP) yang akan diserahkan kepada bagian purchasing, kemudian SPP akan diperiksa untuk melihat kemungkinan adanya perubahan sesuai dengan penjualan bulan tersebut, jika telah disetujui akan dikirim kebagian keuangan berupa Purchasing Order (PO). Setelah PO disetujui oleh bagian keuangan maka bagian purchasing mengadakan penawaran dengan para pemasok. Proses Produksi Secara umum proses produksi melalui beberapa tahap, yaitu : 1. Proses Pemasakan Sebelum memulai proses pemasakan dilakukan persiapan pemasakan dengan cara memeriksa kebersihan tangki, ruangan, alat, dan personel. Setelah itu dilakukan persiapan formula dengan cara memeriksa kondisi formula, dan kelengkapan formula yang akan digunakan. kemudian dilakukan pengisian air ke dalam tangki yang berkapasitas 3000 lt melalui 3 penyaringan yaitu Sand Filter 1 Karbon Aktif Pasir Silika, sand filter 2 mangan zeolit, dan filter bag nilon dengan 150 mesh. Biasanya pemasakan dilakukan dengan suhu 100 0 C selama 20 menit sampai ph air tersebut 6,0 8,5 dengan bau normal dan tidak berwarna.
Kemudian dimasukkan formula sesuai urutan dan dilakukan mixing, selanjutnya dianalisa sirup hasil masak dengan standard kualitas sirup dantaranya ph, brix, rasa, warna, aroma, dan appearance. Jika sesuai standard ditransfer ke ACS melalui Singel Housting Filter dengan 100 mesh dan filter nilon dengan 150 mesh, jika tidak sesuai standard akan ditinjau kembali oleh R & D sampai memenuhi standard. 2. Proses Pengemasan Proses pengemasan dilakukan di mesin ACS dengan menggunakan cup dan seal, kebersihan mesin, ruangan, dan personel, sebelum dan selama proses harus diperhatikan. Selama proses diambil sampling untuk analisa lab untuk mengetahui kualitas produk dalam cup yaitu berupa ph, appearance, bau, warna, rasa, inkubasi, dan setelah kadaluarsa. Selanjutnya memeriksa suhu, brix, bau, warna, dan rasa setiap 30 menit dan memeriksa kualitas sealing apakah terjadi kebocoran setiap 30 menit sirup awal dan selama transfer. Setelah itu dilakukan dating cup dan dilanjutkan ketahap sorting, jika bagus langsung dimasukkan ke karton dan jika terdapat luberan atau kebocoran kembali lagi ke dating cup. Selanjutnya dilakukan penyusunan ke karton, sebelum proses dan setiap 1 jam sekali harus diperhatikan kebersihan ruangan dan mesin, penulisan kadaluarsa di cup. Jenis dan kualitas karton, jumlah cup per karton, serta jenis dan jumlah sedotan atau sendok. Selanjutnya dilakukan taping dan koding di karton dengan memeriksa kualitas taping dan printing expired date karton.