PERANAN KOMPUTER DALAM MEMBANTU TUGAS-TUGAS SEKRETARIS PADA PT ASURANSI BANGUN ASKRIDA TUGAS AKHIR Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh NURAJIZAH DASOPANG NIM 1205092185 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, tuhan semesta alam karena anugerah dan rahmat yang telah diberikan-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat akademis yang harus dipenuhi oleh mahasiswa Jurusan Administrasi Niaga, Program Studi Administrasi Bisnis untuk menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Politeknik Negeri Medan. Selama penulisan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak menerima dukungan dan bimbingan, oleh karena itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati, penulis mengucapkan rasa terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulisan Tugas Akhir ini, antara lain: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Agus Edi Rangkuti, S.E., M.Si., Koordinator kelas khusus Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 6. Djames Siahaan, S.E., Dosen Pembimbing satu yang telah bersedia meluangkan waktu dan tenaga untuk memberikan bimbingan, saran dan motivasi kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
7. Enda Yunita Surbakti, S.E., Ak., M.Si., Dosen Pembimbing dua yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk memberikan arahan atau bimbingan dalam proses penyelesaian Tugas Akhir. 8. Seluruh Staff Pengajar Jurusan Administrasi Niaga khususnya Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 9. Seluruh Staff dan pegawai yang ada di PT Asuransi Bangun Askrida. 10. Seluruh teman-teman di Jurusan Administrasi Niaga Khususnya AB-6F yang berjuang bersama-sama. Teristimewa kepada orangtua penulis tercinta, adik-adik dan abangabang penulis tersayang yang telah memberikan perhatian, doa restu serta dorongan moril maupun spiritual. Penulis menyadari dalam penulis Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun ke arah positif Medan, Juni 2015 Penulis, Nurajizah Dasopang NIM 1205092185
ABSTRAK Teknologi Informasi dapat membantu pekerjaan setiap orang. Tanpa terkecuali seseorang yang memiliki peran sebagai sekretaris. Seorang sekretaris sangat diharapkan dapat memanfaatkan dan mengoperasikan teknologi informasi secara maksimal. Tugas akhir ini membahas tentang bagaimana peranan komputer dalam membantu tugas-tugas sekretaris pada PT Asuransi Bangun Askrida. Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan metode penelitian lapangan yaitu observasi serta metode penelitian kepustakaan. Jenis sumber data yang digunakan adalah data primer yang didapatkan secara langsung dari pegawai PT Asuransi Bangun Askrida serta diperoleh data sekunder dari beberapa buku referensi. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif dimana data dikumpulkan, disusun dan diinterprestasi sehingga memberikan informasi yang lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa peranan komputer sangat penting dalam membantu menyelesaikan tugas-tugas sekretaris pada PT Asuransi Bangun Askrida. Komputer dapat membantu sekretaris untuk memperoleh informasi dan dapat memperoleh data-data penting yang dibutuhkan oleh perusahaan. Kata Kunci: Komputer, Sekretaris, Kantor
ABSTRACT Information technology can help the work of everyone. Invariably someone who has a role as secretary. A secretary extremely expected to utilize and operate information technology to the fullest. Thesis explores role of computers in helping secretarial duties at PT Asuransi Bangun Askrida. In writing this final assignment, write uses the field method such as observation and library research method. The source of data is primary data which are gotten from the employee s of PT Asuransi Bangun Askrida, and secondary data wich are gotten from some references books. The technique of analyzing data is descriptive analyzing technique where then process are after the data collected then it was arranged and interprised. So that it gived a complete information for solving the problem faced up. The results observation of the role computers play an important role in helping to resolve the tasks secretary at PT Asuransi Bangun Askrida. Computers can help the secretary to obtain information and can obtain critical data needed by the company. Keyword: Computers, Secretary, Office
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR. i ABSTRAK.. iii ABSTRACT.. iv DAFTAR ISI.. v BAB 1 PENDAHULUAN.... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul.. 1 1.2 Rumusan Masalah....... 3 1.3 Tujuan Penulisan.. 3 1.4 Manfaat Penulisan 3 1.5 Sistematika Penulisan. 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA..... 5 2.1 Pengertian Komputer.... 5 2.2 Konsep Dasar Komputer..... 7 2.3 Manfaat Komputer.... 11 2.4 Pengertian Sekretaris.... 12 2.5 Jenis-jenis Sekretaris... 13 2.6 Peranan Sekretaris. 14 2.7 Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris. 14 2.7.1 Tugas-tugas Rutin Sekretaris... 15 2.7.2 Tanggung Jawab Sekretaris. 15 2.8 Peranan Komputer dalam Pekerjaan Sekretaris 17 BAB 3 METODE PENELITIAN..... 19 3.1 Cara Pengumpulan Data... 19 3.2 Jenis Sumber Data. 20 3.3 Teknik Analisis Data... 21 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN... 22 4.1 Gambaran Umum Perusahaan... 22 4.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan... 22 4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan.. 23 4.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan.. 24 4.2 Peranan Komputer dalam Membantu Tugas-tugas Sekretaris pada PT Asuransi Bangun Askrida... 27 4.2.1 Komputer sebagai alat Penyimpanan Data. 30
4.2.2 Komputer sebagai alat Pengolahan Informasi. 31 4.3 Peranan Komputer dalam Pekerjaan Sekretaris 32 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN. 38 5.1 Simpulan.. 38 5.2 Saran.... 38 DAFTAR PUSTAKA.. 40 LAMPIRAN
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul Dalam perkembangan ilmu teknologi yang semakin pesat sekarang ini, pengaruh jasa dan informasi dikatakan sangat maju disamping ilmu disiplin lainya. Kemajuan yang dicapai dalam ilmu pengetahuan dan teknologi mengakibatkan banyaknya perubahan untuk masa sekarang dan untuk masa yang akan datang. Kesemuanya ini tentu tidak terlepas dari jasa informasi berkat ditemukannya komputer, yang dapat membantu manusia dalam menyelesaikan masalah informasi. Perkembangan tersebut mampu membuat persaingan bisnis semakin ketat. Sekarang ini komputer sebagai salah satu proses kemajuan bagi perkembangan zaman, untuk menghadapi era globalisasi. Komputer memegang peranan penting bagi kehidupan manusia, cara kerja komputer lebih cepat dibandingkan dengan manusia. Sekarang komputer memiliki ketelitian dan proses yang lebih cepat dan tepat. Dalam proses pengolahan data salah satu hal yang teramat penting yang harus diperhatikan adalah sistem penanganannya. Penanganan secara manual akan mengakibatkan biaya, waktu, dan tenaga yang cukup banyak. Untuk menanggulangi hal tersebut dianjurkan memakai sistem peralatan komputer yang memakai aplikasi programnya. Peranan komputer semangkin maju, hampir setiap perusahaan besar selalu menggunakan komputer, bahkan perusahaan kecil pada saat ini mulai melangkah pada komputerisasi.
Peran serta sekretaris juga sangat penting, karena banyak tugas-tugas perusahaan yang memerlukan penanganan sekretaris. Walaupun banyak orang berpendapat dengan kelebihan komputer, peran sekretaris tidak dibutuhkan lagi. Tetapi ungkapan tersebut tidak dapat dibenarkan karena peran sekretaris tidak dapat digantikan komputer. Komputer secanggih apapun hanya bisa merekam apa yang dimasukkan ke dalam memorinya tanpa memprioritaskan mana hal yang penting didahulukan untuk seorang pemimpin. Salah satu tugas rutin yang harus dilakukan seorang sekretaris adalah menangani administrasi kantor. Peran sekretaris dalam menangani administrasi kantor sangatlah penting bagi suatu perusahaan/instansi, karena dengan adanya penanganan administrasi yang baik dan teliti maka manajemen dan kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik. Penanganan administrasi kantor sangat diperlukan ketelitian dan ketetapan bahkan kerapihan, dengan administrasi bukan hanya membuat surat dan mengolah data saja tetapi juga kerapihan dalam mengatur arsip-arsip perusahaan. Dengan adanya komputer maka pekerjaan sekretaris dalam menangani administrasi kantor dapat terselesaikan dengan mudah dan cepat. Maka untuk itu setiap sekretaris harus mampu menangani administrasi dengan piawai, karena dengan penanganan administrasi yang baik oleh sekretaris maka manajemen perusahaan dapat terlaksana dengan baik juga bahkan perusahaan dapat maju. Untuk mengetahui sejauh mana peranan komputer tersebut maka penulis tertarik untuk memilih judul Tugas Akhir ini yaitu, Peranan Komputer dalam membantu tugas-tugas sekretaris pada PT Asuransi Bangun Askrida.
1.2. Rumusan Masalah Adapun yang menjadi rumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah Bagaimana peranan komputer dalam membantu tugas-tugas sekretaris pada PT Asuransi Bangun Askrida. 1.3. Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui peranan komputer dalam membantu tugas-tugas sekretaris pada PT Asuransi Bangun Askrida. 1.4. Manfaat Penulisan Adapun Manfaat yang diperoleh dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Memberikan informasi dan pengetahuan kepada pembaca tentang pentingnya peranan komputer pada sekretaris. 2. Membandingkan pengetahuan yang diperoleh secara teoritis di kampus dengan keadaan sebenarnya di perusahaan. 3. Menambah pengetahuan terutama di bidang komputer kepada setiap pembaca serta mahasiswa. 1.5. Sistematika Penulisan Penulisan Tugas Akhir ini memerlukan suatu sistematis, agar penulisan menjadi lebih teratur. Adapun sistematika yang terkandung dalam penulisan Tugas Akhir ini, dapat dilihat sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan Tugas Akhir. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini penulis menguraikan tentang pengertian komputer, jenisjenis komputer, konsep dasar komputer, fungsi dan proses kerja komputer sebagai alat informasi dan sistem komunikasi, pengertian sekretaris, jenis-jenis sekretaris, peran seorang sekretaris, tugas dan tanggung jawab sekretaris. BAB 3 METODE PENGUMPULAN DATA Dalam bab ini penulis menguraikan tentang cara pengumpulan data yang dilakukan dalam penulisan Tugas Akhir, jenis sumber data dan teknis analisis yang digunakan. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis menguraikan tentang gambaran umum PT Asuransi Bangun Askrida termasuk sejarah berdirinya, visi dan misi, struktur organisasi. Pada bagian ini penulis juga membahas tentang peranan komputer sebagai alat informasi dan sistem komunikasi dalam membantu tugas-tugas sekretaris. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini penulis menguraikan beberapa simpulan dan saran berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya dan mungkin dapat dipertimbangkan dalam meningkatkan tugas dan kinerja seorang sekretaris pada PT Asuransi Bangun Askrida.