PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGELOLAAN ARSIP PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN

Transkripsi

1 PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGELOLAAN ARSIP PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh KUSDIARTI PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN

2 KATA PENGANTAR Alhamdulillah puji beserta syukur yang tak terhingga Penulis ucapkan atas Rahmat Tuhan Yang Maha Esa, Allah Subhanahuwata ala yang telah melimpahkan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini guna melengkapi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 (tiga), Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. Penulis banyak mendapat bimbingan, pengarahan, serta bantuan dari berbagai pihak, baik dari pihak perusahaan maupun pihak Politeknik Negeri Medan, Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.tugas Akhir ini disusun berdasarkan teori yang didapat selama perkuliahan dan Studi Pustaka serta berdasarkan pengamatan langsung penulis dalam bidang Teknologi Informasi Arsip selama Riset di PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Pada kesempatan ini dengan hati yang tulus, Penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang teristimewa kepada Papa dan Mama tercinta Julfefri dan Nur Hamidah atas motivasi dan dukungannya. Kemudian penulis juga mengucapkan terimakasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T. selaku Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. i

3 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Mardhiatul Husna, S.T., M.Cs., Selaku Pemimbing 1 yang telah banyak memberikan pengarahan dan saran dalam penulisan Tugas Akhir ini. 6. Irwan Musriza Harahap, S.E., Msi., Selaku pembimbing 2 yang juga banyak memberikan pengarahan kepada penulis. 7. Edi Lesmana selaku staf terima kasih atas waktu dan pemberian izin kepada Penulis untuk melakukan Riset. 8. Bang Ramli selaku karyawan CS (3.00) yang telah banyak membantu penulis dalam pengambilan data yang dibutuhkan. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan Tugas Akhir ini di masa yang akan datang. Akhir kata penulis berharap Tugas Akhir ini bermanfaat dan menambah wawasan bagi setiap pembaca. Medan, Agustus 2015 Penulis, Kusdiarti NIM ii

4 ABSTRAK Teknologi informasi telah menjadi keperluan penting dalam pengelolaan arsip pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.Dengan adanya teknologi informasi maka tugas-tugas dalam pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan baik sehingga dapat memaksimalkan tujuan perusahaan.tujuan dari tugas akhir ini adalah mengetahui secara jelas tentang penggunaan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip di PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah metode penelitian lapangan(teknik observasi, wawancara dan dokumen) dan studi pustaka. Jenis sumber data yang digunakan yaitu data primer dan data skunder. Data primer diperoleh dari Observasi, Wawancara dan Dokumen sedangkan data sekunder diperoleh dari dokumentasi perusahaan. Teknik analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif. Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan penulis, diperoleh simpulan bahwa prosedur yang digunakan PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dalam kegiatan arsip adalah mengumpulkan, memeriksa, mengelompokkan, member kode, menyortir dan menyimpan. Sistem arsip yang digunakan yaitu sistem nomor dengan menggunakan arsip elektronik melalui computer dan penyimpanan manual. Alat-alat penyimpanan arsip pada perusahaan berupa Record Centere, Ordner, Kotak, Label dan Rak Arsip. Pemeliharaan arsip yang dilakukan perusahaan adalah dengan menyediakan sarana dan prasarana yang memadai seperti ruangan arsip, GedungRecord Centere. Kata kunci: Teknologi, Informasi, Pengelolaan, Arsip iii

5 ABSTRACT Information technology has become an important requirement in the management of archives at PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. With the information technology, the tasks in the management of the archive can be reached maximally. The purpose the use of information technology in the management of archives at PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Data collection methods used in this thesis is the method of field research (observation, interview, documents) and literature. Types of data sources used are primary data and secondary data. Primary data were obtained from observations, interviews, documents and literature. Secondary data was obtained from company documentation. The analysis technique used is descriptive analysis. Based on observations by the author, the conclusion that the procedures used in PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan in the archive activity is collecting, collating, grouping, coding, sorting and storing. Archive system used is a number system using electronic records and storage manually. Tools archives storage on the company in the form of: record center, ordner, boxes, labels and shelf archive. Maintenance records of the company is to provide adequate facilities and insfrastructure such as the archive room, building records center. Keywords: Technology, Information, Management, Archive iv

6 DAFTAR ISI JUDUL HALAMAN LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR. ABSTRAK ABSTRACT. DAFTAR ISI. i iii iv v BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Rumusan Masalah Tujuan Penulisan Manfaat Penulisan Sistematika Penulisan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Teknologi Pengertian Informasi Konsep Dasar Informasi Pengertian Teknologi Informasi Pengertian Arsip Fungsi Arsip Jenis-Jenis Arsip Sistem Filling Pengertian Arsip Elektronik Sistem Pengarsipan Arsip Elektronis Manfaat Arsip Elektronik Tatacara Penyimpanan Arsip Elektronik Sistem Penyimpanan Penyusutan Arsip Elektronik Penyusutan Arsip BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Metode Penelitian Lapangan (Field Method) Jenis Sumber Data Teknik Analisis Data v

7 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Sejarah PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan Struktur Organisasi Uraian Kerja Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Pengelolaan Arsip Prosedur Penyimpanan Arsip Proses Penyusutan Arsip Elektronik Tatacara Arsip Petunjuk Masuk Aplikasi Arsip Aktif Petunjuk Masuk Aplikasi Arsip In-Aktif BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Saran. 35 DAFTAR PUSTAKA 36 LAMPIRAN vi

8 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Perkembangan teknologi yang sangat cepat saat ini, tentu berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di sektor pemerintah maupun swasta. Berbagai perusahaan bersaing untuk meningkatkan profesionalismebaik di bidang perkantoran, perbankan, perhotelan, asuransi, dunia pendidikan. Perkembangan ini menuntut perusahaanuntuk bertindak cepat dan efisien dalam segala bidang. Oleh karena itu, untuk memajukan suatu usaha diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Salah satu sumber informasi yang memegang peranan penting dalam perusahaan adalah arsip, arsip merupakan satu pekerjaan menyimpan warkat atau dokumen sehingga mudah untuk ditemu balikkan (retrieve).di perkantoran, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan.pemanfaatan teknologi informasi sebagai sarana penunjang atau pendorong bagi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan, dukungannya dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Hal ini secara tidak langsung bahwa suatu perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain dengan memanfaatkan teknologi informasi. Pemanfataan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip dapat dilakukan secara efektif jika sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan tersebut menggunakan teknologi informasi dengan baik.penggunaan teknologi informasi yang efektif 1

9 2 dapat meningkatkan kinerja, dan membantu menciptakan pilihan-pilihan strategi bagi sebuah bisnis. Arsip sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. Arsip harus dikelola secara terencana dan profesional, sebab keunggulan pada bidang pengelolaan arsip akan sangat membantu tugas pimpinan dan juga membantu karyawan lain yang membutuhkan. Terkait dengan kewajiban penulisan tugas akhir berdasarkan pada hasil praktik kerja lapangan pada semester keenam serta pada Program Studi Administrasi Bisnis Politenik Negeri Medan, maka penulis mengangkat masalah Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Pengelolaan Arsip sebagai bahan kajian. Hal itulah yang melatarbelakangi penulisan tugas akhir ini dengan judul: Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Pengelolaan Arsip pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka penulis merumuskan masalah tentang Bagaimana Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pengelolaan Arsip pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan?. 1.3 Tujuan Penulisan Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.

10 3 1.4 Manfaat Penulisan Adapun manfaat yang didapat dari dilaksanakannya penelitian pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan adalah sebagai berikut : 1. Untuk menambah wawasan berpikir penulis tentang bagaimana pemanfaatan teknologi informasi yang baik. 2. Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis dalam kegiatan pengelolaan arsip. 3. Sebagai bahan referensi kepada perusahaan apabila terdapat teori-teori tentang pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip yang belum diterapkan pada perusahaan. 4. Menambah wawasan dan pengetahuan mahasiswa khususnya penulisan mengenai pemanfaatanteknologi informasi dalam pengelolaan arsip. 5. Bahwa penelitian ini merupakan salah satu tugas akhir untuk menyelesaikan pendidikan program diploma III (tiga) pada Politeknik Negeri Medan khususnya pada jurusan Administrasi Niaga. 1.5 Sistematika Penulisan Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membaginya dalam beberapa bab. Secara garis besar gambaran dari laporan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini diuraikan mengenai latar belakang, perumusan masalah, tujuan tugas akhir, manfaat tugas akhir dan sistematika penulisan.

11 4 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini diuraikan mengenai teori-teori dasar yang mendukung pentingnya teknologi informasi dalam pengelolaan arsip untuk suatu perusahaan, serta bagaimana pemanfataan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip yang baik. BAB 3 METODE PENELITIAN Pada bab ini diuraikan metode yang dilakukan dalam mengumpulkan data untuk mendukung penyelesaian Tugas Akhir. Adapun metode yang dilakukan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini adalah metode penelitian lapangan dengan teknik wawancara dan observasi serta menggunakan metode penelitian kepustakaan. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini diuraikan mengenai gambaran umum PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, membahas permasalahan teori dengan praktik yang ada dilapangan serta, menganalisis pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini berisikan simpulan dari hal-hal penting dan bermanfaat yang telah dirangkum pada bab-bab sebelumnya. Dari hasil simpulan tersebut dapat diperoleh berbagai saran yang mungkin berguna bagi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dan semua pihak.