ISO 9001: 2015 Dokumen Wajib Ruang Lingkup SMM (klausul 4.3) Kebijakan Mutu (klausul 5.2) Sasaran Mutu (klausul 6.2) Kriteria untuk evaluasi dan pemilihan pemasok (klausul 8.4.1) Untuk persyaratan dengan Tanda (*) hanya wajib dalam kasus-kasus ketika klausul yang relevan tidak dikecualikan atau merupakan bagian dari praktik bisnis organisasi/perusahaan. Rekaman Wajib Rekaman Pemantauan dan pengukuran peralatan kalibrasi* (klausul 7.1.5.1) Rekaman pelatihan, keterampilan, pengalaman dan kualifikasi (klausul 7.2) Rekaman tinjauan persyaratan produk / jasa (klausul 8.2.3.2) Rekaman tentang hasil tinjauan desain dan pengembangan* (klausul 8.3.2) Rekaman tentang masukan untuk desain dan pengembangan * (klausul 8.3.3) Rekaman pengendalian desain dan pengembangan* (klausul 8.3.4) Rekaman hasil desain dan pengembangan* (klausul 8.3.5) Rekaman perubahan desain dan pengembangan* (klausul 8.3.6) Karakteristik produk yang akan diproduksi dan jasa yang akan diberikan (klausul 8.5.1) Rekaman tentang properti pelanggan (klausul 8.5.3) Rekaman perubahan ketentuan dalam produksi / jasa (klausul 8.5.6) Rekaman kesesuaian produk / jasa dengan kriteria penerimaan (klausul 8.6) Rekam output/hasil yang tidak sesuai (klausul 8.7.2) Pemantauan dan pengukuran hasil (klausul 9.1.1) Program audit internal (klausul 9.2) Hasil audit internal (klausul 9.2) Hasil dari tinjauan manajemen (klausul 9.3) Hasil tindakan korektif (klausul 10.1)
Dokumen Non-Wajib Ada dokumen non-wajib yang dapat digunakan untuk implementasi ISO 9001. Berikut adalah dokumen-dokumen non-wajib menjadi yang paling umum digunakan: Prosedur untuk menentukan konteks organisasi dan pihak yang berkepentingan (pasal 4.1 dan 4.2) Prosedur untuk menangani risiko dan peluang (klausul 6.1) Prosedur untuk kompetensi, pelatihan dan kesadaran terhadap SMM (klausul 7.1.2, 7.2 dan 7.3) Prosedur untuk pemeliharaan peralatan dan alat ukur (klausul 7.1.5) Prosedur untuk pengendalian dokumen (klausul 7.5) Prosedur penjualan (klausul 8.2) Prosedur untuk desain dan pengembangan (klausul 8.3) Prosedur untuk produksi dan penyediaan jasa (klausul 8.5) Prosedur pergudangan (klausul 8.5.4) Prosedur untuk pengelolaan ketidaksesuaian dan tindakan korektif (klausul 8.7 dan 10.2) Prosedur untuk pemantauan kepuasan pelanggan (klausul 9.1.2) Prosedur untuk audit internal (klausul 9.2) Prosedur untuk tinjauan manajemen (klausul 9.3) 4. Context 4.1 Understand your organization and its particular context Mengidentifikasi dan memahami konteks eksternal organisasi. Mengidentifikasi masalah eksternal yang relevan dengan tujuan organisasi. Mengidentifikasi kondisi eksternal yang relevan dengan tujuan organisasi. Mengidentifikasi dan memahami konteks internal yang ada pada organisasi. Identifikasi masalah internal yang relevan dengan tujuan organisasi. Identifikasi kondisi internal yang relevan dengan tujuan organisasi. 4.2 Clarify the needs and expectations of your interested parties
Mengidentifikasi pihak berkepentingan yang relevan dengan SML organisasi. Mengidentifikasi pihak yang tertarik dalam kinerja lingkungan. Tentukan kebutuhan dan harapan dari pihak berkepentingan organisasi. Tentukan mereka yang relevan dengan kinerja lingkungan. Tentukan apa saja yang menjadi kepatuhan kewajiban (persyaratan) dari pihak yang tertarik(interested party). 4.3 Define the scope of your environmental management system Perjelas batas-batas dan pikirkan mana saja yang berlaku untuk SML. Gunakan batas dan informasi penerapan untuk menentukan ruang lingkup SML. Pertimbangkan kewajiban kepatuhan ketika mendefinisikan ruang lingkup. Pertimbangkan konteks perusahaan ketika mendefinisikan ruang lingkup. Tentukan lingkup sistem manajemen lingkungan. Sertakan semua produk yang termasuk dalam ruang lingkup (batas) dari SML. Sertakan semua jasa yang termasuk dalam ruang lingkup (batas) dari SML. Sertakan semua kegiatan yang termasuk dalam ruang lingkup (batas) dari SML. Dokumentasikan ruang lingkup sistem manajemen lingkungan. 4.4 Establish and maintain an environmental management system Pertimbangkan konteks organisasi ketika membangun dan memelihara SML. Pertimbangkan konteks eksternal ketika mengembangkan SML organisasi. Pikirkan tentang bagaimana isu-isu eksternal bisa mempengaruhi SML organisasi. Pikirkan tentang bagaimana pihak eksternal yang berkepentingan dapat mempengaruhi EMS. Pertimbangkan konteks internal ketika mengembangkan SML. Pikirkan tentang bagaimana masalah internal dapat mempengaruhi SML. Kembangkan SML sesuai dengan persyaratan standar ISO 14001. Tetapkan proses-proses yang butuhkan dan perjelas interaksi proses. Laksanakan, pertahankan, dan tingkatkan sistem manajemen lingkungan. 5. Leadership
5.1 Provide leadership by accepting responsibility for the EMS Top Manajemen harus menerima tanggung jawab untuk SML organisasi. Tunjukkan bahwa top manajemen berkomitmen untuk SML organisasi. Pastikan bahwa kebijakan lingkungan dirumuskan. Pastikan bahwa tujuan lingkungan ditetapkan. Top Manajemen harus mengkomunikasi komitmennya untuk SML organisasi. Jelaskan mengapa pengelolaan lingkungan penting. Manajer diharapkan mempunyai bertanggung jawab atas jalannya SML. Top Manajemen mendorong personil secara pribadi mendukung SML mereka. 5.2 Provide leadership by establishing an environmental policy Top Manajemen harus merumuskan kebijakan lingkungan organisasi. Dalam merumuskan kebijakan organisasi, top manajemen harus mempertimbangkan konteks organisasi, lingkungan dan kewajiban kepatuhan. Top Manajemen harus menerapkan kebijakan lingkungan organisasi. Top Manajemen harus memastikan adanya dokumen kebijakan lingkungan organisasi. Top Manajemen mngkomunikasikan kebijakan lingkungan organisasi. Top Manajemen memastikan personil untuk mematuhi kebijakan lingkungan. 5.3 Provide leadership by assigning EMS roles and responsibilities Top Manajemen harus memberikan kepemimpinan lingkungan yang efektif. Top Manajemen menetapkan dan mengkomunikasikan peran, tanggung jawab, dan kewenangan dalam SML. 6. Planning 6.1 Formulate actions to address your risks and opportunities 6.1.1 Develop processes and prepare plans to establish your EMS Kembangkan proses yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan SML. Membangun proses yang diperlukan untuk merencanakan dan melaksanakan SML. Melaksanakan proses yang diperlukan untuk merencanakan dan melaksanakan SML.
Menjaga proses yang diperlukan untuk merencanakan dan melaksanakan SML. Rencanakan pembentukan sistem manajemen lingkungan. Pertimbangkan ruang lingkup sistem manajemen lingkungan (4,3). Pertimbangkan bagaimana organisasi akan mengatasi konteks organisasi(4.1). Pertimbangkan bagaimana organisasi akan menentukan risiko dan peluang (4.1). Pertimbangkan bagaimana organisasi akan mengidentifikasi situasi darurat potensial (8,2). Pertimbangkan bagaimana organisasi memastikan bahwa SML mencapai hasil yang diinginkan. Bangun perencanaan pengelolaan dokumen dan rekaman lingkungan. Dokumentasikan risiko dan peluang yang perlu ditangani. Dokumentasikan proses yang diperlukan untuk merencanakan dan mengelola SML. Pelihara dan kontrol perencanaan dokumen dan rekaman SML. 6.1.2 Identify significant environmental aspects and associated impacts Gunakan proses perencanaan risiko (dari klausul 6.1.1) untuk mengidentifikasi aspek lingkungan. Mengidentifikasi aspek lingkungan yang termasuk dalam lingkup SML organisasi. Mengidentifikasi aspek-aspek lingkungan apa saja yangdipengaruhi atau dikendalikan oleh organisasi. Mengidentifikasi aspek lingkungan yang penting bagi organisasi. Menetapkan kriteria untuk mengidentifikasi aspek lingkungan penting. Gunakan proses perencanaan risiko (dari 6.1.1) untuk mengidentifikasi dampak lingkungan. Mengidentifikasi dampak lingkungan yang berada dalam lingkup SML organisasi. 6.1.3 Study environmental aspects and identify compliance obligations Gunakan proses perencanaan resiko (dari 6.1.1) untuk mengidentifikasi kewajiban kepatuhan. Mengidentifikasi kewajiban kepatuhan apa saja yang masuk dalam lingkup SML organisasi. Dokumentasikan apa saja kewajiban kepatuhan SML organisasi.
6.1.4 Address environmental aspects, obligations, risks, and opportunities Rencakanan bagaimana organisasi memastikan bahwa SML mencapai hasil yang diinginkan. Rencakanan bagaimana organisasi akan menangani aspek lingkungan penting. Rencakanan bagaimana organisasi akan menangani kewajiban kepatuhan lingkungan. Rencakanan bagaimana organisasi akan menangani risiko dan peluang. Rumuskan tindakan untuk memastikan bahwa SML mencapai hasil yang diinginkan. Lakukan tindakan untuk memastikan bahwa SML mencapai hasil yang diinginkan. 6.2 Set environmental objectives and make plans to achieve them 6.2.1 Establish environmental objectives for all relevant areas Perjelas kriteria untuk menetapkan tujuan lingkungan. Pastikan bahwa tujuan konsisten dengan kebijakan lingkungan. Pastikan bahwa tujuan terukur. Pastikan bahwa tujuan mempertimbangkan pilihan dan persyaratan organisasi. Tentukan tujuan pada tingkat yang relevan dan untuk fungsi yang relevan. Tentukan tujuan yang menangani risiko spesifik dan peluang. Tentukan tujuan yang membahas kewajiban kepatuhan tertentu. Tentukan tujuan yang membahas aspek lingkungan penting organisasi. 6.2.2 Establish plans to achieve objectives and evaluate results Tetapkan rencana untuk mencapai tujuan lingkungan. Kembangkan tindakan untuk mencapai tujuan lingkungan. Cari cara untuk mengintegrasikan tindakan ke dalam proses bisnis. Cari tahu bagaimana cara organisasi akan mengevaluasi hasil. Pantau seberapa baik tujuan sedang dicapai. 7. Support 7.1 Support your EMS by providing the necessary resources Tentukan sumber daya yang diperlukan oleh sistem manajemen lingkungan.
Sediakan sumber daya yang diperlukan sistem manajemen lingkungan. 7.2 Support your EMS by ensuring that people are competent Perjelas persyaratan kompetensi lingkungan dalam organisasi. Identifikasi siapa saja personel yang mempengaruhi kinerja lingkungan. Identifikasi persyaratan kompetensi personel yang berdampak pada kinerja lingkungan. Raih atau cari kompetensi setiap kali ada kekurangan yang ditemukan. Raih atau cari kompetensi yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan kompetensi lingkungan organisasi. Dokumentasikan kompetensi personel yang mempengaruhi kinerja lingkungan. Pertahankan dokumentasi dan gunakan sebagai bukti yang menunjukkan bahwa personel memiliki kompetensi yang mereka butuhkan untuk menangani aspek lingkungan dari kegiatan, proses, produk, jasa, dan sistem. 7.3 Support your EMS by making people aware of their duties Buat personel menyadari adanya SML organisasi. Berbagi informasi tentang SML dengan personel yang melaksanakan pekerjaan yang berada di bawah kendali organisasi. Pastikan bahwa mereka menyadari kebijakan lingkungan. Pastikan bahwa mereka menyadari tujuan lingkungan. Pastikan bahwa mereka menyadari aspek lingkungan. Pastikan bahwa mereka menyadari dampak lingkungan. 7.4 Support your EMS by controlling your communications 7.4.1 Support your EMS by creating a communications processes Rencanakan bagaimana pengelolaan komunikasi SML. Tetapkan proses untuk mengelola komunikasi SML. Tentukan metode untuk mengetahui bagaimana komunikasi internal dan eksternal akan ditangani. Laksanakan proses komunikasi SML organisasi. 7.4.2 Support your EMS by facilitating internal communications Bangun komunikasi SML di dalam dan di seluruh organisasi.
Diskusikan SML dengan orang-orang di semua tingkatan organisasi dan fungsi. Aktifkan siapa pun untuk berkontribusi perbaikan terus-menerus. 7.4.3 Support your EMS by establishing external communications Bangun komunikasi antara organisasi dan pihak eksternal. Gunakan proses komunikasi untuk mengontrol komunikasi eksternal. 7.5 Support your EMS by managing documented information 7.5.1 Support your EMS by using all necessary EMS documents Identifikasi seberapa luas cakupan pendokumentasian informasi dalam SML yang harus dilakukan. Pertimbangkan kegiatan, personel, kewajiban, proses, ukuran, produk dan layanan organisasi ketika membuat dokumen dan rekaman. Pilih semua dokumen dan rekaman yang diperlukan SML. Pilih semua dokumen internal dan rekaman yang diperlukan SML. Pilih semua dokumen eksternal dan rekaman yang diperlukan SML. 7.5.2 Support your EMS by managing the use of EMS documents Kelola pendokumentasikan informasi SML dalam organisasi. Pastikan bahwa dokumen dan rekaman SML organisasi diidentifikasi dengan benar. Pastikan bahwa dokumen dan rekaman SML organisasi disajikan dengan benar. Pastikan bahwa dokumen dan rekaman SML organisasi telahdisetujui.. 7.5.3 Support your EMS by controlling the use of EMS documents Pilih semua dokumen dan rekaman SML yang dibutuhkan. Identifikasi bagaimana dokumen SML dikontrol. Pikirkan bagaimana dokumen dan rekaman SML dibuat. Pikirkan bagaimana dokumen dan rekaman SML diidentifikasi. Pikirkan bagaimana dokumen dan rekaman SML didistribusikan. Pikirkan bagaimana dokumen dan rekaman SML disimpan. Pikirkan bagaimana dokumen dan rekaman SML akan diambil. Pikirkan bagaimana dokumen dan rekaman SML diakses.
Pikirkan bagaimana dokumen dan rekaman SML digunakan. Pikirkan tentang bagaimana dokumen EMS dan rekaman dilindungi. Pikirkan bagaimana dokumen dan rekaman SML jika mengalami perubahan. Pikirkan bagaimana dokumen dan rekaman SML dipelihara. Kontrol semua dokumen dan rekaman SML (internal ataupun eksternal) yang dibutuhkan. 8. Operations 8.1 Establish your EMS processes and control how they operate Tentukan persyaratan lingkungan yang harus dipenuhi oleh proses. Tentukan persyaratan lingkungan untuk proses pengadaan (yang sesuai). Perjelas persyaratan lingkungan untuk pembelian produk dan layanan. Tentukan persyaratan lingkungan untuk proses desain (yang sesuai). Tetapkan kontrol untuk memastikan bahwa persyaratan lingkungan dianggap. Rencanakan pelaksanaan proses SML dalam organisasi. Perjelas kriteria operasi yang harus dipenuhi proses SML. Kembangkan kontrol untuk proses pengelolaan lingkungan. Pertimbangkan untuk menggunakan tenaga untuk mengontrol proses organisasi. Pertimbangkan untuk menggunakan prosedur untuk mengontrol proses organisasi. Pertimbangkan untuk menggunakan teknologi untuk mengontrol proses organisasi. Pertimbangkan untuk menggunakan metodologi untuk mengontrol proses organisasi. Laksanakan dan kontrol proses SML organisasi. Gunakan dokumen untuk menunjukkan bahwa proses SML dilaksanakan. 8.2 Establish your emergency preparedness and response processes Bangun proses respon kesiapan tanggap darurat. Tetapkan proses untuk mempersiapkan situasi darurat potensial. Tetapkan proses untuk menanggapi situasi darurat potensial.
Pelihara proses respon kesiapan tanggap darurat dengan memberikan pelatihan. Dokumentasikan proses respon kesiapan tanggap darurat. Lakukan peninjauan terkait proses respon kesiapan tanggap darurat. 9. Evaluation 9.1 Determine your environmental performance and compliance 9.1.1 Investigate your organization s environmental performance Rencanakan bagaimana organisasi akan menyelidiki kinerja lingkungan. Rencanakan bagaimana organisasi akan memantau kinerja lingkungan. Rencanakan bagaimana organisasi akan mengukur kinerja lingkungan. Rencanakan bagaimana organisasi akan menganalisis kinerja lingkungan. Rencanakan bagaimana organisasi akan mengevaluasi kinerja lingkungan Anda. Lakukan investigasi kinerja lingkungan organisasi. Pantau kinerja lingkungan organisasi. Ukur kinerja lingkungan organisasi. Analisa kinerja lingkungan organisasi. Evaluasi kinerja lingkungan organisasi. Komunikasikan kinerja lingkungan organisasi. 9.1.2 Evaluate your organization s environmental compliance Rencanakan bagaimana cara organisasi mengetahui apakah kewajiban kepatuhan telah dipenuhi. Identifikasi seberapa sering kepatuhan lingkungan harus dievaluasi. Tetapkan proses evaluasi kepatuhan lingkungan yang sesuai. Laksanakan proses evaluasi kepatuhan lingkungan yang sesuai. Jaga dan pelihara proses evaluasi kepatuhan lingkungan yang sesuai. Ambil tindakan untuk menyelesaikan kekurangan kepatuhan lingkungan. 9.2 Audit your organization s environmental management system 9.2.1 Conduct EMS conformance audits and document your results Lakukan Internal Audit SML pada selang waktu terencana.
Identifikasi apakah SML sudah memenuhi persyaratan organisasi dan standar ISO. Periksa efektivitas SML organisasi. 9.2.2 Establish internal audit methods, schedules, and requirements Rencanakan pengembangan program audit internal. Kembangkan sebuah program yang dapat mengetahui apakah SML memenuhi persyaratan. Kembangkan sebuah program yang dapat menentukan apakah SML efektif. Tetapkan program audit internal organisasi. Tetapkan tanggung jawab audit internal. Tetapkan persyaratan perencanaan audit internal. Tetapkan persyaratan pelaporan audit internal. Tetapkan jadwal audit internal. Tetapkan metode audit internal. Laksanakan program audit internal. Tentukan ruang lingkup untuk setiap audit internal. Tentukan Kriteria audit untuk setiap audit internal. Pilih auditor internal yang berimbang dan obyektif. Lakukan audit internal pada selang waktu terencana. Laporkan hasil audit internal kepada manajemen. 9.3 Review your organization s environmental management system Tinjau SML organisasi secara berkala. Tinjau kesesuaian, kecukupan, dan efektivitas SML. Tinjau status tinjauan manajemen sebelumnya. Tinjau seberapa baik tujuan lingkungan sedang dicapai. Tinjau komunikasi yang relevan dari pihak yang berkepentingan. Tinjau kinerja lingkungan (termasuk tren).
Tinjau perubahan di aspek, kewajiban, masalah, dan risiko. Tinjau potensi peluang perbaikan terus-menerus. Tinjau arah strategis yang akan diambil untuk SML. Tinjau kebutuhan sumber daya dan persyaratan SML. Menghasilkan tinjauan manajemen output yang sesuai. Menarik kesimpulan tentang SML organisasi. Membuat keputusan tentang SML organisasi. Tentukan tindakan untuk meningkatkan kinerja lingkungan. Pertimbangkan implikasi untuk arah strategis secara keseluruhan. Dokumentasikan hasil tinjauan manajemen. 10. Improvement 10.1 Take action to improve your EMS and achieve intended outcomes Tentukan peluang untuk meningkatkan SML untuk mencapai hasil yang diinginkan. Ambil semua tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan SML dan mencapai hasil yang diinginkan. Gunakan output evaluasi kinerja untuk meningkatkan SML organisasi. Gunakan output evaluasi kepatuhan untuk meningkatkan SML organisasi. Gunakan output tinjauan manajemen untuk meningkatkan SML organisasi. Gunakan output audit internal untuk meningkatkan SML organisasi. 10.2 Control nonconformities and take appropriate corrective action Ambil tindakan untuk mengendalikan ketidaksesuaian dalam organisasi. Tinjau ketidaksesuaian dan identifikasi penyebabnya. Tentukan apakah ketidaksesuaian serupa ada di lini lain. Putuskan apa tindakan korektif yang harus diambil. Kembangkan tindakan korektif untuk mengatasi penyebab. Laksanakan tindakan korektif untuk mengatasi penyebab. Tinjau efektivitas tindakan perbaikan.
Dokumentasikan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian serta hasilnya. 10.3 Enhance the suitability, adequacy, and effectiveness of your EMS Tingkatkan kinerja lingkungan organisasi. Terus tingkatkan kinerja SML. Terus tingkatkan kesesuaian SML. Terus tingkatkan kelayakan SML. Terus tingkatkan efektivitas SML. Demikian penjelasan kami, semoga bermanfaat.