QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ISO 9001:2015

Transkripsi

1 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ISO 9001:2015 Workshop & training UPGRADING DOKUMENTASI ISO 9001:2015 In Education Rosihan Aslihuddin Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) UIN Maulana Malik Ibrahim Malang 2016 page 1

2 OBJECTIVE What is the QMS ISO 9001? Define the goal of this TRANNING Define the scope of QMS ISO 9001:2015 page 2

3 Apakah Standard ISO 9001 : 2015 Adalah suatu sistem yang dapat digunakan oleh Organisasi untuk Memastikan Mutu dan Meningkatkan Kepuasan Pelanggan dalam Mencapai Layanan yang Maksimal page 3

4 ISO 9001 adalah... KELOMPOK STANDAR INTERNASIONAL YANG DITERBITKAN OLEH ORGANISASI STANDAR INTERNASIONAL ISO STANDARD SISTEM UNTUK MANAJEMEN MUTU ISO 9001 BUKAN STANDAR Produk MENGAJARKAN ORGANISASI BAGAIMANA CARANYA UNTUK: MENDAPATKAN MUTU YANG DIHARAPKAN, DAN MENINGKATKAN KEPUASAN PELANGGAN MELALUI SISTEM MANAJEMEN. ISO 9001 requires (and always has required) a Documented quality management system, and not a system of documents. page 4

5 SASARAN STAGE 1 1. Audience memahami secara garis besar tentang standar/spesifikasi sistem manajemen ISO 9001 : Audience mendapatkan gambaran mengenai proses implementasi ISO 9001 : Audience mendapatkan gambaran umum mengenai peranan pimpinan puncak & tim implementasi pada proses implementasi ISO 9001 : 2015 page 5

6 page 6

7 page 7

8 page 8

9 ISO 9001:2015 Documentation Requirements ISO 9001:2015 clause 4.4 Quality management systems and its processes requires an organization to maintain documented information to the extent necessary to support the operation of processes and retain documented information to the extent necessary to have confident that the processes are being carried out as planned. Clause General explains that the quality management system documentation shall include: a) documented information required by this International standard; b) documented information determined by the organization as being necessary for the effectiveness of the quality management system 9 page 9

10 informasi terdokumentasi 4. Konteks Organisasi 4.1. Memahami organisasi dan konteksnya isu-isu eksternal dan internal yang relevan Kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan dan arah strategisnya memantau dan meninjau informasi tentang isu-isu eksternal dan internal tersebut 4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan kemampuan organisasi untuk secara konsisten menyediakan Layanan dan jasa yang memenuhi pelanggan dan persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku, dengan menetapkan: a) pihak yang berkepentingan yang relevan; b) persyaratan dari pihak yang berkepentingan yang relevan; dengan sistem manajemen mutu. 10 page 10

11 Gambar 1. Strategic Plan dan Deployment 11 page 11

12 Aktivitas 2 Buatkan Strategic Plan dan Deployment di perguruan tinggi anda, yang meliputi: Mission to Strategies Strategies to Objectives Objectives to Goals Goals to Action Items Ambil satu contoh butir di masing-masing bagian dari mission, strategies, objectives, goals, dan action items. 12 page 12

13 Objectives to Goals (Baseline) Tahun Tahun Tahun Tahun Tahun Indikator kinerja Memberikan Pelayanan profesional yang mampu memberikan pelayanan Administrastif secara paripurna dalam tingkat spesialistik sesuai dengan kondisi dan kebutuhan pelanggan - Prosentase lulus first taker 100% 100% 100% 100% 100% 100% untuk Ujian Nasional - Kepuasan responden terhadap layanan administrasi Prodi / Fakultas - Rata-rata IPK (peserta didik aktif dan lulusan) Baik Baik Baik Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik 3,5 3,5 3,5 3,7 3,8 3,8 - Jumlah PKM / th page 13

14 Aktivitas 2 Buatkan hubungan uraian tugas anda dengan SOP, salah satu butir tugas anda saja. Yang harus dikerjakan Tujuan Output 14 page 14

15 Aktivitas 2 Menetukan Sasaran/ KPI/ IKU Bagian Anda page 15

16 Tools: Forced Field Analysis Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi masalah atau tujuan. Membantu organisasi untuk lebih memahami mengarahkan kekuatan pendorong sehingga dampak positif dapat diperkuat dan dampak negatif dapat dikurangi atau dihilangkan. page 16

17 Aktivitas 4 Menetukan Force Field Analysis Bagian Anda... Force Field Analysis Skor Kekuatan Pendorong Kekuatan Penahan Skor 4 Efektivitas informasi terdokumentasi 5 Efisiensi dalam monitoring dan evaluasi (real time monevin) 5 Penghematan kertas kerja (paperless) 4 Informasi yang dapat digunakan sebagai sebuah pengetahuan dalam pembuatan keputusan 4 Kebutuhan dari pihak eksternal (BAN PT, pelanggan, dsb) Database yang belum terintegrasi Biaya mahal 4 Permintaan barang supplies masih dipenuhi terus tanpa ada kendala Belum memahami tentang penerapan dari manajemen pengetahuan Bukan pekerjaan prioritas page 17

18 FMEA (Failure Mode Effect Analysis) Sebuah pendekatan terstruktur untuk: Mengidentifikasi cara-cara di mana suatu Layanan atau proses bisa gagal Memperkirakan risiko yang terkait dengan penyebab spesifik Memprioritaskan tindakan yang harus diambil untuk mengurangi risiko Mengevaluasi rencana validasi desain (desain FMEA) atau rencana pengendalian arus (proses FMEA) 18 page 18

19 Aktivitas 5 Buatkan kriteria/ indikator kinerja dan metode pengukurannya di proses pembelajaran atau pendukung (misal proses di SDM) yang diperlukan untuk memastikan operasi dan pengendalian dari proses tersebut adalah efektif Diskusikan dengan kelompok untuk mengendalikan kegagalan dari pencapaian target indicator kinerja yang ditetapkan dengan menggunakan for FMEA 19 page 19

20 Aktifitas 5 akan Kita bahas pada acara workshop selanjutnya... Thank You... page 20