TUGAS-TUGAS RUTIN SEKRETARIS PADA DIVISI PELAYANAN TERMINAL PT PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO) CABANG BELAWAN TUGAS AKHIR Disusun Sebagai Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh RICKA PUSPASARI NIM 1205092257 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan berkat dan anugerah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan baik dan tepat pada waktunya. Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai satu syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan Program Pendidikan Diploma 3 Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. Tugas Akhir ini berjudul Tugas-Tugas Rutin Sekretaris Pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan. Dalam menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat dorongan dari berbagai pihak. Atas segala bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan, sekaligus Dosen Pembimbing 1 yang telah banyak memberikan bimbingan dan arahan dalam penulisan Tugas Akhir ini. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Kepala Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Desri Wiana, S.S., M.Hum., Dosen Pembimbing 2 yang telah banyak memberikan bimbingan dan arahan dalam penulisan Tugas Akhir ini. i
6. Seluruh staf pengajar Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 7. Ibu Syahridayanti dan seluruh pegawai PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan, atas bantuannya dalam membimbing dan memberikan informasi kepada penulis hingga selesainya Tugas Akhir ini. 8. Teman-teman saya khususnya Nurul Fadhila, Siti, dan Rotua serta teman-teman organisasi Mapagratwa yang telah memberikan semangat dan motivasi kepada penulis sampai saat ini. Teristimewa kepada Ayahanda Mahmud Yusa, Ibunda Elia Puspita, dan kakanda Ricky Wijaya serta teman spesial penulis Hadi Prabowo yang selama ini memberikan dukungan, nasehat serta doa kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran dari pembaca untuk membangun kesempurnaan laporan ini. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih, semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca. Medan, 2015 Penulis Ricka Puspasari NIM 1205092257 ii
ABSTRAK Sekretaris merupakan orang yang dapat dipercaya oleh pimpinan dalam membantu memperlancar pekerjaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang menunjang kegiatan manajerial pimpinan atau kegiatan operasional perusahaan. Tujuan penulis adalah untuk mengetahui pelaksanaan tugas-tugas rutin sekretaris pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan ini yaitu melalui penelitian lapangan yaitu pengamatan dan wawancara, dan metode kepustakaan. Jenis data yaitu Data Primer dan Data Sekunder. Metode analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif. Simpulan yang diperoleh adalah jenis sekretaris pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan dapat digolongkan kepada Sekretaris Pimpinan, dan jika ditinjau dari kemampuan kerja dan pengalaman kerja dapat digolongkan sebagai Sekretaris Junior. Pelaksanaan Tugas-Tugas Rutin Sekretaris yaitu menangani surat-menyurat, kearsipan, tamu kantor, menerima telepon dan menelepon, dan mengatur jadwal pimpinan. Kata kunci: sekretaris, tugas-tugas rutin iii
ABSTRACT The Secretary is the person that can be trusted by the ledership in helping to streamline the work, especially for administrative activities that support the activities of managerial leadership or operational activities of the company. The purpose of author is to know implementation of routine duties of the Secretary in the Terminal Service Division PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan. Method of data collection used in this final assignment is through field research that is observation and interview, and library research. Type of data is primary data and secondary data. Method of data analysis used us descriptive analysis. The conclusion of this final assignment is types of Secretary in the Terminal Service Division PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan can be classified to the Secretary of the leadership, and if the terms of employment ability and work experience can be classified as a Junior Secretary. Implementation of routine tasks i.e. Secretary handles correspondence, archives, Office, received a phone call and call, and set up a schedule management. Keywords: secretary, routine tasks iv
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERSETUJUAN KATA PENGANTAR... i ABSTRAK... iii ABSTRACT... iv DAFTAR ISI... v BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2 Rumusan Masalah... 3 1.3 Tujuan Penulisan... 3 1.4 Manfaat Penulisan... 3 1.5 Sistematika Penulisan... 4 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA... 6 2.1 Pengertian Sekretaris... 6 2.2 Jenis-Jenis Jabatan Sekretaris... 7 2.3 Persyaratan Menjadi Sekretaris Profesional... 9 2.4 Tugas-Tugas Rutin Sekretaris... 11 2.5 Kedudukan Sekretaris Dalam Proses Administrasi... 19 BAB 3 METODE PENELITIAN... 20 3.1 Cara Pengumpulan Data... 20 3.2 Jenis Sumber Data... 22 3.3 Metode Analisis Data... 23 v
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN... 23 4.1 Sejarah Singkat Perusahaan... 23 4.2 Ruang Lingkup Kegiatan Usaha... 25 4.3 Jenis Sekretaris Pada Divisi PelayananTerminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan... 35 4.4 Syarat Seorang Sekretaris Pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan... 36 4.5 Pelaksanaan Tugas-Tugas Rutin Sekretaris Pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan... 37 4.5.1 Penanganan Surat-Menyurat... 37 4.5.2 Penanganan Kearsipan... 39 4.5.3 Penanganan Tamu Kantor... 40 4.5.4 Menerima Telepon dan Menelepon... 41 4.5.5 Penanganan Kas Kecil... 42 4.5.6 Mengatur Jadwal Pimpinan... 43 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN... 44 5.1 Simpulan... 44 5.2 Saran... 45 DAFTAR PUSTAKA... 46 LAMPIRAN vi
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1: Struktur Organisasi pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Lampiran 2: Struktur Organisasi pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan Lampiran 3: Contoh konsep surat pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan Lampiran 4: Contoh agenda surat keluar pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan Lampiran 5: Contoh buku ekspedisi intern pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan Lampiran 6: Contoh agenda surat masuk pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan Lampiran 7: Contoh lembar disposisi pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan Lampiran 8: Contoh lembar pesan telepon pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan Lampiran 9: Daftar Wawancara vii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Pada era global dengan tingkat teknologi tinggi, para pimpinan perusahaan butuh dukungan besar dari para bawahannya untuk mengontrol sistem baru. Para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagai penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Sedangkan kondisi dari para pengusaha pada saat ini mereka harus menghadapi berbagai tantangan dan persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Karena setiap pimpinan perusahaan baik perusahaan swasta pemerintah ataupun sosial memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk memperlancarkan tugas tersebut. Dalam upaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang handal dan profesional dalam bidangnya yang mampu membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas dan menjalankan roda perusahaan agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Seorang sekretaris telah diberikan kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya secara baik dan benar. Pada dasarnya, untuk menjadi seorang sekretaris yang handal dan profesional terlebih dahulu harus memahami tugas-tugas rutin sekretaris. Tugas seorang sekretaris meliputi tugas yang bersifat rutin dan tugas yang bersifat insidential. Tugas yang bersifat rutin seorang sekretaris seperti 1
2 membuat surat, menerima dan mengirim surat, mengetik, menerima tamu, membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan, menerima telepon, mengirim telegram, mengirim faksmile, menerima dikte, menyiapkan rapat pimpinan, membuat laporan, menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Tugas yang bersifat insidential seperti menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato, mencari dan memilih suvernir untuk para relasi, mewakili pimpinan ke resepsi atau pertemuan. Salah satu tugas sekretaris untuk mendukung pencapaian tujuan sebuah perusahaan atau organisasi adalah dilaksanakannya penanganan tugas-tugas administrasi perkantoran, karena administrasi perkantoran merupakan salah satu tugas rutin yang dilakukan seorang sekretaris. Salah satu aspek penting untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi adalah dilaksanakannya penanganan setiap tugas-tugas administrasi perkantoran yang dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat-menyurat, penyimpanan dokumen, pelayanan tamu, maupun urusan rapat. Pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan, sekretaris juga mempunyai peranan yang sangat penting di dalam menyelesaikan dan membantu tugas-tugas kantor. Seorang sekretaris Pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan harus memiliki pengalaman dan pengetahuan cukup luas, harus menimbulkan kesan yang baik kepada atasan ataupun karyawan lainnya. Selain itu harus bersikap ramah, sopan santun, cekatan dan teliti karena sekretaris mempunyai tugas dan tanggung jawab yang besar.
3 1.2 Rumusan Masalah Adapun yang menjadi rumusan masalah dalam penulisan tugas akhir ini adalah Apa saja tugas-tugas rutin sekretaris pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan. 1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui tugastugas rutin sekretaris pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan. 1.4 Manfaat Penulisan Adapun manfaat diperoleh penulis dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Memberikan informasi kepada pembaca tentang pentingnya seorang sekretaris dalam suatu perusahaan. Tugas akhir ini diharapkan dapat memberi masukan dan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan khususnya untuk lebih menyempurnakan tugas-tugas sekretaris pimpinan. 2. Menambah wawasan dan pengetahuan bagi penulis dalam berpikir maupun menganalisis suatu permasalahan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas sekretaris pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan. 3. Sebagai bahan masukan bagi Politeknik Negeri Medan khususnya Jurusan Administrasi Niaga untuk mengevaluasi program-program pendidikan baik yang telah dilaksanakan maupun yang akan
4 dilaksanakan sehingga dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan lapangan kerja dan industri. 4. Sebagai penambah sumber bacaan studi kepustakaan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan. 1.5 Sistematika Penulisan Untuk memberikan penjelasan ringkas mengenai isi penulisan secara keseluruhan, penulis berpedoman pada sistematika yang sesuai dengan penulisan tugas akhir yang ditetapkan oleh Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan, maka dibuat sistematika penulisan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi teori mengenai tugas-tugas rutin sekretaris, seperti pengertian sekretaris, jenis-jenis jabatan sekretaris, persyaratan menjadi sekretaris professional, tugas-tugas rutin sekretaris, dan kedudukan sekretaris dalam proses administrasi BAB 3 METODE PENGUMPULAN DATA Bab ini berisi cara pengumpulan data, jenis sumber data dan metode analisis data.
5 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi gambaran umum perusahaan, yaitu sejarah berdirinya perusahaan dan struktur organisasi perusahaan. Bab ini juga menganalisis dan mengevaluasi dengan cara membandingkannya dengan teori yang diuraikan pada bab sebelumnya. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dari uraian dalam bab-bab sebelumnya. Pada bab ini juga disampaikan saran-saran terhadap sekretaris melaksanakan tugastugas rutin pada Divisi Pelayanan Terminal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan.