TINJAUAN TUGAS-TUGAS SEKRETARIS PIMPINAN PADA BALAI STANDARDISASI METROLOGI LEGAL REGIONAL I MEDAN

Transkripsi

1 TINJAUAN TUGAS-TUGAS SEKRETARIS PIMPINAN PADA BALAI STANDARDISASI METROLOGI LEGAL REGIONAL I MEDAN TUGAS AKHIR DisusunSebagaiSatuSyaratMenyelesaikan Penidikan Program Diploma 3 Oleh DESY ANDRIANI SARAGIH NIM PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014

2 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis persembahkan kepada Tuhan Yesus Kristus Yang Maha Pengasih, karena atas berkat-nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul Tinjauan Tugas-Tugas Sekretaris Pimpinan Pada Balai Standarisasi Metrologi Legal Regional I Medan Dalam penulisan tugas akhir ini penulis banyak menerima dukungan, arahanarahan, bantuan baik secara materil maupun moril, baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, pada kesempatan ini dengan kerendahan hati penulis banyak terimakasih setulusnya kepada: 1. M.Syahruddin, ST., MT., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E.,M.Si. Ketua Program Studi Administrasi Bisnis 5. Netty, S.E.,M.Si., selaku Dosen Pembimbing 1 yang memberikan pengarahan kepada penulis. 6. Agus Edi Rangkuti, S.E.M.Si., selaku Dosen pembimbing 2 penulis 7. Bapak/Ibu beserta staff Administrasi Bisnis yang memberikan ilmu pengetahuan selama mengikuti perkuliahan. 8. Keristo Panus Ginting, M.Pd., Kepala Balai Balai Standarisasi Metrologi Legal Regional I Medan 9. Teman-teman sepelayanan koordinasi UKM KMK Politeknik Negeri Medan yang selalu mendukung dalam doa, motivasi dan semangat.

3 10. Sahabat terbaikku yang tak terlupakan, Nila Rimta, Fittri Jelita, Fransiska dan Windy. 11. Kepada seluruh teman-teman AB-6C, yang selalu memberikan motivasi dan semangat. Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada Ayahanda M. Saragih dan Ibunda N. Girsang tercinta, serta Saudara-Saudara penulis Jhon dan Emry yang penulis sayangi yang selalu mendukung dalam doa, moril, maupun materil. Penulis menyadari bahwa dalam Tugas Akhir ini masih mempunyai banyak kekurangan, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan saran ataupun kritikan yang bersifat membangun dari semua pihak. Penulis mengharapkan semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi peningkatan wawasan dan pengetahuan kita semua. Medan, Agustus 2014 Penulis Desy Andriani Saragih NIM

4 ABSTRAK Sekretaris merupakan orang yang mempunyai tanggung jawab untuk membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas kantor dalam bidang ketatausahaan yang berkaitan dengan surat-menyurat, administrasi kantor guna menunjang kegiatan kantor agar berjalan dengan baik. Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk membahas Tugas-Tugas Sekretaris Pimpinan Pada Balai Standarisasi Metrologi Legal Regional I Medan. Metode pengumpulan data yaitu melalui Penelitian Lapangan (Field Reseach) melalui pengamatan (observasi), wawancara dan Metode Penelitian Kepustakaan melalui dokumen-dokumen tertulis yang berkaitan dengan masalah yang dibahas penulis. Jenis sumber data yaitu data primer yakni data yang diperoleh dari objek penelitian dan data sekunder melalui data dalam bentuk sudah jadi melalui informasi dari perusahaan serta teknik Analisis data yang digunakan yaitu analisis data deskriptif. Analisis data deskriptif adalah analisis hanya sampai pada taraf deskripsi, yaitu menganalisis dan menyajikan fakta secara sistematik sehingga lebih mudah untuk dipahami dan disimpullkan. Setelah melakukan pembahasan, penulis mengambil kesimpulan bahwa tugas-tugas sekretaris pimpinan ada tiga yaitu tugas rutin, tugas khusus, dan tugas kreatif. Tugas rutin sekretaris yaitu menangani surat masuk, surat keluar, mendistrubusikan surat, menangani telepon, penanganan faximile, penggandaan dokumen dan surat, menginput data file komputer, pengarsipan surat, menerima dan melayani tamu yang datang ke kantor. Tugas khusus seperti penanganan rapat, membuat notulen rapat, membuat daftar hadir rapat, sedangkan tugas kreatif yaitu membuat dan menyiapkan formulir dan mempersiapkan peralatan kantor. Semua tugas telah dilakukan dengan baik dan penuh tanggung jawab oleh Sekretaris Pimpinan Pada Balai Standarisasi Metrologi Legal Regional I Medan. Kata Kunci: Sekretaris, Tugas-tugas Sekretaris

5 ABSTRACT The Secretary is the person who has the responsibility to assist management in carrying out tasks in the field of office administration related correspondence, office administration to support the activities of the office in order to run properly. Based on the above, the writer is interested to discuss Duties of the Secretary of the Governing Standards In Legal Metrology Center Regional I field. Methods of data collection is through Field Research (Field Research) through observation (observation), interviews and Methods research literature through written documents relating to the issues discussed authors. Type of data is the primary data source through data obtained from the object of research and secondary data through the data in the form of ready-made through information from the company as well as the data analysis techniques used are descriptive data analysis. After discussions, the authors conclude that the secretarial duties three leaders are routine tasks, specific tasks, and creative tasks. Secretary of the routine tasks that handle incoming mail, outgoing mail, distribute letter, handle phone, fax handling and others. Specific tasks such as handling meeting, make minutes of meetings, create meeting attendance list, while the creative task of making and preparing the forms and prepare office supplies. All tasks, whether regular, special, and creative has done well and full responsibility by the Secretary of the Governing Standards In Legal Metrology Center Region I field. Keywords: Secretary, task of Secretary

6 DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR.... i ABSTRAK... iii ABSTRACT... iv DAFTAR ISI... v DAFTAR LAMPIRAN... vii BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir Rumusan Masalah Tugas Akhir Tujuan Penulisan Tugas Akhir Manfaat Penulisan Tugas Akhir Sistematika Penulisan Tugas Akhir... 4 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Sekretaris Syarat-syarat Sekretaris Jenis Jabatan Sekretaris Ruang Lingkup Sekretaris Kepribadian Sekretaris BAB 3 METODE PENGUMPULAN DATA 3.1 Cara Pengumpulan Data Jenis Sumber Data Teknik Analisis Data... 20

7 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Balai Standarisai Metrologi Legal Regional I Medan Provinsi Sumatera Utara Visi Balai Standarisai Metrologi Legal Regional I Medan Misi Balai Standarisai Metrologi Legal Regional I Medan Motto Balai Standarisai Metrologi Legal Regional I Medan Arti Logo Balai Standarisai Metrologi Legal Regional I Medan Struktur OrganisasiBalai Standarisai Metrologi Legal Regional I Medan Tinjauan Tugas-tugas Sekretaris Pimpinan Pada Balai Standarisasi Metrologi Legal Regional I Medan Ruang Lingkup Tugas-Tugas Sekretaris BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN... 51

8 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 : Daftar Pertanyaan Lampiran 2 : Disposisi Surat Masuk Lampiran 3 : Surat Masuk Lampiran 4 : Surat Tugas Lampiran 5 : Formulir Pengukuran Pencapaian Sasaran (PPS) Lampiran 6 : Surat Keluar BSML Lampiran 7 : Contoh Nama Pasar Tertip Ukur Lampiran 8 : Daftar Hadir Rapat BSML Lampiran 9 : Disposisi Surat Masuk BSML Lampiran 10 : Lembar Konsep Surat Lampiran 11 : Kartu Bimbingan 1 Lampiran 12 : Kartu Bimbingan 2

9 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir Perkembangan teknologi dan informasi yang semakin tinggi mengakibatkan setiap perusahaan harus mengendalikan kegiatan usahanya secara efektif dan efesien agar kelangsungan usaha dapat dipertahankan. Pada setiap organisasi, memerlukan seseorang yang dapat melaksanakan tugas-tugas penting di kantor yang dapat meningkatkan efektivitas perusahaan dan menjaga kelangsungan usaha, maka dari itu sekretaris yang professional sangat dibutuhkan. Dalam pelaksanaan tugasnya, seorang pimpinan membutuhkansekretaris dalam upaya untuk mencapai tujuan secara efektif dalam melakukan pekerjaannya.sekretaris adalah bawahan langsung dari pimpinannya sehingga segala sesuatu yang diperintahkan oleh pimpinan harus mutlak dilaksanakan oleh sekretaris.sekretaris harus dapat menerima tugas tersebut sebagai suatu kewajiban. Agar tugas sekretaris terhadap atasannya dapat berjalan dengan baik dan sempurna, maka tidak ada salahnya jika seorang sekretaris mengetahui gaya kepemimpinan dari atasannya. Sekretaris harus banyak memahami tentang perkantoran tempatnya bekerja, apa yang akan dihadapi, bagaimana mengatasinya dengan cepat dan tepat dan memiliki informasi yang dapat membantu kelancaran tugas pimpinan. Selain itu sekretaris bukan hanya semata-mata hanya memberikan bantuan kepada pimpinannya dalam hal mengetik, menyimpan surat, menerima tamu, dan menelepon saja, akan tetapi sekretaris dituntut dapat membantu dalam hal menyiapkan serta menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan bidang perkantoran. Sekretaris harus mampu menangani segala pekerjaan yang

10 dilimpahkan kepadanya dan menangani pekerjaan tersebut dengan penuh tanggung jawab. Berdasarkan uraian di atas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui tugas-tugas Sekretaris Pimpinan pada Kantor Balai Standarisasi Metrologi Legal Regional I Medan dalam membantu kelancaran aktivitas perkantoran, maka dalam penulisan tugas akhir ini penulis memilih judul Tugas-tugas Sekretaris Pimpinan Pada Balai Standarisasi Metrologi Legal Regional I Medan 1.2 Rumusan Masalah Tugas Akhir Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, maka penulismerumuskan masalah yang berfungsi untuk mempermudah kegiatan pengamatan ini. Adapun yang menjadi masalah adalah Bagaimana Tugas-Tugas Sekretaris Pimpinan pada Balai Standarisasi Metrologi Legal Regional I Medan?. 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui Tugas-Tugas Sekretaris Pimpinan pada Balai Standarisasi Metrologi Legal Regional I Medan. 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir Adapun manfaat penulisan tugas akhir ini adalah sebagi berikut: 1. Memperluas wawasan dan ilmu pengetahuan penulis dalam menganalisa mengenai tugas-tugas Sekretaris Pimpinan pada Balai Standarisasi Metrologi Legal Regional I Medan 2. Menjalin kerja sama antara Politeknik Negeri Medan dengan Balai Standarisasi Metrologi Legal Regional I Medan 3. Sebagai bahan masukan kepada Balai Standarisasi Metrologi Legal Regional I Medan untuk peningkatan kinerja sekretaris

11 4. Sebagai bahan bacaan bagi mahasiswa Politeknik Negeri Medan, khususnya Jurusan Administrasi Niaga. 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir Agar pembahasan Tugas Akhir ini ditulis secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam lima bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini penulis menguraikan mengenai Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir, Rumusan Masalah Tugas Akhir, Tujuan Penulisan Tugas Akhir, Manfaat Penulisan Tugas Akhir, dan Sistematika Penulisan Tugas Akhir. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini penulis menguraikan secara teoristis mengenai Pengertian Sekretaris, Syarat-Syarat Sekretaris, Jenis Jabatan Sekretaris, Ruang Lingkup Sekretaris, Kepribadian Sekretaris. Bab 3 METODE PENGUMPULAN DATA Pada bab ini penulis menguraikan mengenai metode-metode yang digunakan dalam mengumpulkan data yaitu meliputi Cara Pengumpulan Data melalui Penelitian Lapangan dan Studi Kepustakaan, Jenis Sumber Data melalui Data Primer dan Data Sekunder, dan Teknik Analisis Data melalui Data Deskriptif. Analisis Deskriptif merupakan analisis hanya sampai pada tahap dekskripsi, yaitu menganalisis dan menyajikan fakta secara sistematik sehingga lebih mudah untuk dipahami dan disimpulkan. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

12 Pada bab ini penulis menguraikan mengenai hasil dan pembahasan terhadap data dan informasi yang terdapat dalam bab tinjauan pustaka dengan cara membandingkan teori-teori yang telah penulis dapatkan dari buku-buku referensi dan membadingkan dengan kenyataan yang diperoleh pada saat praktik kerja lapangan yang berhubungan dengan judul tugas akhir. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini penulis menguraikan simpulan yang dibuat berdasarkan hasil dan pembahasan yang telah dilakukan serta memberikan saran yang bersifat membangun dan berguna bagi perusahaan.