BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan perkembangan jaman, kemajuan teknologi memegang peranan yang cukup besar dalam arus informasi yang beredar dalam dunia ini. Hal ini disebabkan karena informasi merupakan salah satu sarana dalam memenangkan persaingan di era globalisasi dewasa ini. Perkembangan teknologi informasi yang pesat dan semakin cepat mempengaruhi berbagai bidang kehidupan, diantaranya adalah dunia bisnis. Informasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari dunia bisnis. Pihak internal maupan pihak eksternal perusahaan memerlukan informasi dan hal itu dibutuhkan kapan saja dan dimana saja. Penelitian menunjukkan bahwa di kebanyakan lingkungan perusahaan, karyawan menghabiskan hingga 40 persen waktu mereka dalam proses pencarian informasi yang mereka butuhkan dalam kegiatan sehari-hari. Waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen, serta membuat ulang dokumen yang sudah ada telah menghabiskan jutaan dollar hanya di Amerika Serikat. PT Serasi Autoraya (SERA) merupakan salah satu perusahaan jasa yang bergerak di bidang transportasi. Dimana dalam studi kasus Divisi Information System & Technology memiliki kendala dalam masalah penanganan dokumen. Dalam hal ini, user melakukan pencatatan dokumen secara manual dan penyimpanan dokumen tidak terstruktur. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam pencarian dokumen dan tidak diketahui status penanganan setiap dokumen, baik dari penyerahan atau penerimaan dokumen. 1
2 Dokumen mungkin dapat diklasifikasi sebagai aset knowledge. Dalam beberapa kejadian, dokumen pada Divisi Information System and Technology beragam dalam ukuran, format tampilan, dan isi dokumen. Untuk itu diperlukan strategi dalam pengaturan dokumen secara elektronis yang terpadu. Hal tersebut dapat dicapai dengan cara memperbaiki sistem dokumen dan workflow agar menjadi lebih efektif dan efisien. Workflow dapat berupa proses pengesahaan dokumen, review, maupun distribusi suatu dokumen dari satu bagian ke bagian lain yang di kontrol dan di track dalam suatu electronic Document Management System. Strategi ini memiliki tujuan untuk meningkatkan produktivitas proses bisnis dalam mengakses dan menemukan informasi yang dibutuhkan. Document Management System merupakan sistem yang digunakan untuk memantau dan menyimpan dokumen secara elektronik, juga meliputi pengaksesan dan proses mendapatkan kembali dokumen dengan efisien. Dengan Document Management System dapat dilakukan mekanisme untuk mengatur kewenangan akses dokumen-dokumen, sehingga menjamin kerahasiaan dan tingkat keamanan terhadap dokumen-dokumen tersebut. Pengaksesan dan penyimpanan memiliki peranan penting dalam document management. Dari pertimbangan faktor-faktor situasi diatas, maka kami mengambil topik skripsi ini dengan judul Analisis dan Perancangan Aplikasi Document Management System Berbasis Web ( Studi Kasus : Divisi Information System and Technology PT Serasi Autoraya).
3 1.2 Ruang Lingkup Dalam hal ini penulis hanya membatasi pada sistem dokumen dimana pada sistem dokumen ini, ruang lingkup yang akan dibahas adalah sebagai berikut: Sistem ini menangani dokumen pada Divisi Information System and Technology dalam interaksinya dengan divisi-divisi yang terdapat pada PT Serasi Autoraya. Pengelolaan dokumen tersebut meliputi pembuatan template, pengkategorian, pemisahan dokumen per versi, pemrosesan, penyimpanan, serta hak akses dokumen. Mengatur proses workflow: proses pengiriman dan monitoring dokumen sesuai dengan arus yang ditujukan. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan: Mengidenfikasi permasalahan yang terdapat pada perusahaan Mempelajari dan menganalisis sitem yang sedang berjalan guna memberikan solusi yang di butuhkan perusahaan Merancang suatu sistem yang mampu menangani dan mengelola dokumendokumen yang ada. Manfaat: Merumuskan kebutuhan user untuk mengatasi kendala dan memenuhi kebutuhan dalam proses penanganan dokumen. Meminimalisasikan waktu yang diperlukan dalam pencarian dokumen
4 Mempermudah setiap proses dokumen yang membutuhkan aktivitas pengiriman dokumen yang berinteraksi dengan partisipan workflow. Mengoptimalkan tempat penyimpanan dokumen. 1.4 Metodologi Metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini yaitu: a. Metodologi pengumpulan data i. Penelitian Lapangan (Field Reseach) Penelitian lapangan dilakukan dalam upaya memperoleh data primer, yaitu data yang dikumpulkan langsung dari objeknya, dengan berkunjung langsung ke PT Serasi Autoraya (SERA). Penelitian lapangan ini dilakukan dengan teknik wawancara (interview) secara tatap muka dengan pihak terkait yang dibutuhkan dalam penyusunan skripsi ini, selain teknik wawancara juga menggunakan kuisioner yang disebarkan ke karyawan PT Serasi Autoraya untuk mengumpulkan informasi.dan memperjelas permasalahan yang terjadi pada perusahaan. ii. Penelitian Kepustakaan Penelitian kepustakaan bertujuan memperoleh data sekunder, yaitu dengan mencari dan mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan topik yang diangkat dalam skripsi ini. Data diperoleh dengan membaca buku-buku yang berhubungan dengan objek penelitian. Hasil yang diperoleh merupakan informasi yang bersifat teoritis dan ilmiah yang akan menjadi pedoman dalam melakukan penulisan skripsi ini.
5 b. Metode analisis dan perancangan Analisis dan perancangan sistem menggunakan metode Object Oriented analysis and design (OOA&D), dan alat bantu pemodelan sistem yang digunakan adalah Unified Modelling Language (UML). Langkah-langkahnya terdiri dari: problem domain, application domain, architectural design, component design. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini meliputi lima bab. Isi bab-bab tersebut secara garis besar adalah sebagai berikut : BAB 1: PENDAHULUAN Dalam bab ini menguraikan mengenai latar belakang penulisan, ruang lingkup penulisan, tujuan yang ingin dicapai dan manfaat yang diharapkan, metologi penulisan, serta sistematika penulisan untuk menjelaskan pokok-pokok pembahasan dari Skripsi. BAB 2: LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai teori-teori yang digunakan. Teoriteori tersebut berupa konsep-konsep, istilah, dan materi pembahasan yang berkaitan dengan analisis dan perancangan sistem yaitu teori Sistem Informasi dan teori-teori yang terkait dengan pembahasan Skripsi.
6 BAB 3: ANALISIS SISTEM INFORMASI Dalam bab ini membahas mengenai gambaran umum perusahaan (System Definition disertai Rich Picture), analisis sistem yang sedang berjalan (Problem Domain), identifikasi permasalahan yang sedang dihadapi atau dijalani oleh organisasi bisnis (Application Domain). Dan alternatif solusi atau pemecahan masalah. BAB 4: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Bab ini menjelaskan kerangka kerja perancangan document management system, arsitektur yang dirancang, analisis problem domain yaitu pembuatan class diagram, analisis application domain, yaitu penggambaran sistem use case, dan sequence diagram dan tampilan layar. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini memberikan simpulan dari keseluruhan pembahasan dan saran-saran yang diharapkan dapat berguna untuk pengembangan sistem lebih lanjut.