STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) BIL SOP TAJUK PROSES NO ISU SEMAKAN TARIKH BERKUATKUASA SOP/KOM/0 ADUAN KEROSAKAN PERKAKASAN ( DALAMAN ) 3 7 JULAI 07 SOP/KOM/0 ADUAN KEROSAKAN PERKAKASAN ( LUARAN ) 7 JULAI 07 SOP/KOM/03 PENYELENGGARAAN SISTEM ( DALAMAN ) 7 JULAI 07 SOP/KOM/04 PENYELENGGARAAN SISTEM ( LUARAN ) 7 JULAI 07 SOP/KOM/05 PEMBANGUNAN SISTEM BARU 7 JULAI 07 SOP/KOM/06 PELAN TINDAKAN KECEMASAN 7 JULAI 07 SOP/KOM/07 PERMOHONAN CAPAIAN INTERNET 7 JULAI 07 SOP/KOM/08 PRA PENYIMPANAN FAIL AKTIF DI PUSAT REKOD OGOS 07 SOP/KOM/09 PRA - PENGAN REKOD 7 JULAI 07 SOP/KOM/0 PRA PEMINJAMAN, PENGAN DAN PENGAKTIFAN REKOD OGOS 07 SOP/KOM/ PRA - PEMISAHAN REKOD 7 JULAI 07 Disahkan oleh : Tarikh : Abdul Rahim bin Mohamad Pengurus Jabatan Komputer & Arkib Definisi : FPAG PO DO RTK FMS BOS PRA PRA-BPPRA PRA-BPRA - Financial Procedure And Guidelines - Borang Pesanan(Purchase Order) - Borang Penerimaan (Delivery Order) - RakTingkat Kotak - Sistem Pengurusan Fail (File Management System) - Board of Survey - Pusat Rekod dan Arkib - Borang Peminjaman dan Pemulangan Rekod dan Arkib - Borang Pengaktifan Rekod dan Arkib
SOP/KOM/0 ADUAN KEROSAKAN PERKAKASAN (DALAMAN) 3 7 JULAI 07 MENERIMA ADUAN Jabatan menerima aduan daripada pengguna sama ada melalui telefon atau dokumen yang berkenaan. Borang Permohonan,. Email 3. Memogeraf PUNCA DAN CADANGAN PENYELESAIAN Kenalpasti punca kerosakan atau masalah sebenar dan memberi cadangan penyelesaian sama ada memerlukan penggantian komponen atau tidak. ALATGANTI MENDAPATKAN SEBUTHARGA MEMOHON KELULUSAN LULUS MENENTUKAN ALTERNATIF PENYELESAIAN Jabatan akan mendapatkan sebutharga alatganti daripada pembekal. Jabatan akan memohon kelulusan dengan mematuhi prosedur yang telah ditetapkan. Sekiranya permohonan untuk membeli alatganti tidak diluluskan, jabatan akan menyediakan alternatif penyelesaian lain sama ada :- a. Menggunakan Komputer Sementara b. Menggunakan External Storage c. Menggunakan Printer Sharing d. Memohon menyewa mesin fotostat Sebutharga (Rujuk FPAG : 3 : Procurement No. 5) Borang Permohonan atau Memo Kelulusan (Rujuk FPAG : 3 : Procurement No. 40) MENGELUARKAN PO MELAKSANAKAN TINDAKAN PENYELESAIAN Sekiranya permohonan pembelian alatganti diluluskan, hantar dokumen kelulusan ke Jabatan Pentadbiran untuk penyediaan PO Selepas menerima alatganti daripada pembekal, kerja-kerja pembaikan dilaksanakan.. Borang Permohonan. Email 3. Memogeraf PO,DO dan INBOIS SELESAI MENGEMBALIKAN KEPADA PENGGUNA Perkakasan dikembalikan kepada pengguna dalam tempoh - 3 hari bekerja dan semua dokumen berkaitan (sekiranya ada) akan diserahkan ke Jabatan Pentadbiran untuk tindakan selanjutnya REKODKAN AKTIVITI Juruteknik IT akan merekodkan aktiviti penyelenggaraan yang telah siap Buku Penyelenggaraan Komputer
SOP/KOM/0 ADUAN KEROSAKAN PERKAKASAN (LUARAN) 7 JULAI 07 MENYEMAK TEMPOH JAMINAN Sekiranya terdapat perkakasan yang rosak dan perlu diperbaiki, perkakasan tersebut perlu disemak status tempoh jaminan melalui inbois pembelian atau laman web yang berkenaan. INBOIS pembelian DALAM TEMPOH MELAPOR KEPADA PUSAT SERVIS. Melaporkan kerosakan ke pusat servis melalui email. Wakil daripada pusat servis akan melaksanakan kerja-kerja pembaikan. Email Service Form MEMBUAT TINDAKAN PEMBAIKAN MENGHANTAR KE PUSAT SERVIS MEMOHON KELULUSAN LULUS MENGELUARKAN PO MELAKSANAKAN TINDAKAN PEMBAIKAN AMBIL PERKAKASAN Perkakasan yang rosak dihantar ke pusat servis sekiranya tempoh jaminan telah tamat dan sebutharga pembaikan dikeluarkan untuk tindakan selanjutnya Jabatan akan memohon kelulusan untuk melaksanakan tindakan pembaikan dengan mematuhi prosedur yang telah ditetapkan. Hantar dokumen kelulusan ke Jabatan Pentadbiran dan Sumber Manusia untuk penyediaan PO. Pusat Servis akan melaksanakan tindakan pembaikan sehingga siap 3. Mengambil semula perkakasan tersebut selepas makluman siap Bukti penyampaian atau Service Form Sebutharga Permohonan Bekalan atau Memo Kelulusan (Rujuk FPAG : 3 : Procurement No. 40) Bukti kelulusan Service Form A TENTUKAN ALTERNATIF PENYELESAIAN Sekiranya permohonan pembaikan di Pusat Servis tidak diluluskan, alternatif penyelesaian perlu disediakan sama ada :-. Menggunakan perkakasan sementara. Menggunakan External Storage 3. Menggunakan Printer Sharing 4. Memohon Menyewa Mesin Fotostat 3
SOP/KOM/0 ADUAN KEROSAKAN PERKAKASAN (LUARAN) 7 JULAI 07 A KEMBALIKAN KEPADA PENGGUNA. Perkakasan dikembalikan kepada pengguna dan serahkan dokumen (sekiranya ada) ke Jabatan Pentadbiran untuk tindakan selanjutnya. Jabatan akan menghantar makluman tuntutan insuran ke Jabatan Kualiti (sekiranya ada) Inbois Pembelian REKODKAN AKTIVITI Juruteknik IT akan merekodkan aktiviti penyelenggaraan Buku Penyelenggaraan Komputer 4
SOP/KOM/03 PENYELENGGARAAN SISTEM (DALAMAN) 7 JULAI 07 MENERIMA PERMOHONAN Jabatan menerima permohonan daripada pengguna sistem Borang Penyelenggaraan Sistem PUNCA DAN JENIS PERMOHONAN MELAKSANAKAN TINDAKAN PENYELESAIAN. Kenalpasti jenis permohonan iaitu:- a. Pembetulan laporan b. Penyediaan laporan baru c. Penambahbaikan sistem. Melaksanakan tindakan penyelesaian sehingga diterima oleh pengguna sistem. SELESAI MENGEMASKINI KE DALAM SISTEM Jabatan akan mengemaskini pembaikan / penyelesaian terkini ke dalam sistem. MAKLUMAN KEPADA PENGGUNA. Jabatan akan memaklumkan status siap kepada pemohon dalam tempoh 5 hari bekerja. Ketua Jabatan pemohon akan mengesahkan penyelesaian jika perlu Borang Permohonan Penyelenggaraan Sistem/Email 5
SOP/KOM/04 PENYELENGGARAAN SISTEM ( LUARAN ) 7 JULAI 07 MENYEMAK TEMPOH JAMINAN Jabatan akan menyemak tempoh jaminan sistem yang sedang digunapakai serta dibawah skop kerja melalui perjanjian kontrak penyelenggaraan sistem Maintenance Contract Aggreement DALAM TEMPOH/ SKOP KERJA MENGHUBUNGI PEMBEKAL SISTEM MENGAMBIL TINDAKAN PENYELESAIAN MEMOHON SEBUTHARGA DARIPADA PEMBEKAL MEMOHON KELULUSAN. Sekiranya masih dalam tempoh jaminan, jabatan akan memaklumkan masalah sistem kepada pihak pembekal sistem. Pihak pembekal akan melaksanakan tindakan pembaikan. Sekiranya ia dilaksanakan di Pejabat JLand, ia mesti dibuat dengan pengawasan anggota pekerja yang berkenaan Sekiranya tempoh Maintenance Contract telah tamat atau diluar skop kerja, jabatan akan mendapatkan sebutharga penyelesaian sistem daripada pihak pembekal dan seterusnya memohon kelulusan untuk menerima dan bersetuju dengan sebutharga tersebut Service Form /Email Sebutharga Memo Kelulusan (Rujuk FPAG : 3 : Procurement No.40) LULUS MENENTUKAN ALTERNATIF PENYELESAIAN Sekiranya sebutharga tersebut tidak diluluskan, cadangan alternatif penyelesaian perlu dibuat seperti :-. Menyediakan Laporan dari Ms Excel. Menyediakan Satu Sistem Mudah Yang Boleh Memenuhi Kehendak Pengguna (Rujuk SOP/KOM/05 MENGELUARKAN PO MENGEMASKINI KE DALAM SISTEM MAKLUMAN KEPADA PENGGUNA Hantar kelulusan ke Jabatan Pentadbiran dan Sumber Manusia untuk penyediaan PO Jabatan akan mengemaskini pembaikan / penyelesaian yang diterima daripada pembekal ke dalam sistem dan serahkan dokumen (sekiranya ada) ke Jabatan Pentadbiran untuk tindakan selanjutnya. Jabatan akan memaklumkan status siap kepada pemohon melalui email atau memogeraf. Ketua Jabatan pemohon akan mengesahkan penyelesaian jika perlu Bukti Kelulusan PO,DO Dan Inbois. Email. Memogeraf 6
SOP/KOM/05 PEMBANGUNAN SISTEM BARU 7 JULAI 07 MENERIMA PERMOHONAN Jabatan akan menerima permohonan sistem baru daripada jabatan yang berkenaan atau arahan daripada pihak pengurusan. Memogeraf. Borang Penyelenggaraan Sistem 3. Minit Mesyuarat atau KPI DAN ANALISA KEPERLUAN Kenalpasti dan menganalisa semua keperluan jabatan sebagai input kepada pembangunan sistem baru MEREKABENTUK SISTEM Proses merekabentuk sistem akan dimulakan CODING (PENULISAN PROGRAM SISTEM) MEMBUAT PELARASAN SISTEM BERJA. Penulisan program dan pelarasan serta pengujian dilakukan keatas sistem ini.. Proses ini akan sentiasa berulang sehingga keseluruhan sistem siap sebelum diserahkan kepada jabatan pemohon MENGESAHKAN PENERIMAAN OLEH PEMOHON Ketua Jabatan pemohon akan mengesahkan penerimaan dan penggunaan sistem yang telah disediakan. Sekiranya terdapat sebarang penambahbaikan, rujuk SOP/KOM/03 Borang Penyelenggaraan Sistem 7
SOP/KOM/06 PELAN TINDAKAN KECEMASAN 7 JULAI 07 MEMAKLUMKAN KEPADA PENGGUNA. Jabatan akan memaklumkan pemberhentian penggunaan sistem buat sementara waktu kepada semua anggota pekerja yang berkaitan (rujuk Lampiran). Jenis kerosakan perlu dikenalpasti sama ada :- a. Harddisk corrupted b. Server mengalami kerosakan.. Email. Memogeraf MEMASANG SISTEM DI SERVER SEMENTARA MEMBUAT PELARASAN SISTEM BERJA PROSES JENIS KEROSAKAN DAN CADANGAN PENYELESAIAN Proses mengenalpasti jenis kerosakan dan cadangan penyelesaian adalah sebagaimana SOP/KOM/0 Juruteknik IT akan melaksanakan kerjakerja pemasangan sistem di server sementara dan seterusnya membuat restore backup terakhir yang pernah dibuat Kerja-kerja pelarasan sistem akan dilaksanakan oleh Jabatan Komputer. Ia akan dilaksanakan sehingga sistem boleh digunakan seperti biasa MEMASANG PERKAKASAN BARU MEMASANG SEMUA SISTEM NG BERKAITAN RESTORE BACKUP MEMBUAT PELARASAN SISTEM BERJA Juruteknik IT akan melaksanakan kerjakerja memasang perkakasan baru dan seterusnya memasang semua sistem yang sedang digunapakai dalam syarikat. Proses Restore Data daripada penggunaan server sementara akan dilaksanakan. Pengurus Jabatan Komputer dan anggota pekerja yang terlibat akan menguji penggunaan sistem sehingga berjaya untuk memastikan sistem dapat digunakan seperti biasa dan tiada sebarang masalah sama ada sistem atau capaian data yang terkini MENDAPATKAN PENGESAHAN PENGGUNA Ketua Jabatan bagi pengguna sistem perlu membuat pengesahan ke atas data daripada sistem yang baru dipasang 8
SOP/KOM/07 PERMOHONAN CAPAIAN INTERNET 7 JULAI 07 MENERIMA PERMOHONAN DAN ANALISA KEPERLUAN Jabatan akan menerima permohonan daripada Ketua Jabatan atau arahan daripada pihak pengurusan syarikat Setiap permohonan perlu dikenalpasti jenis laman web, tujuan capaian dan tempoh penggunaan (sekiranya ada). Memogeraf Kelulusan / Email Daripada Ketua Jabatan Pemohon. Minit Mesyuarat Pengurusan KONFIGURASI FIREWALL Konfigurasi atau pelarasan firewall sebagaimana permohonan yang diterima MEMBUAT UJIAN CAPAIAN KE LAMAN SESAWANG BERJA MEMAKLUMKAN KEPADA PEMOHON. Pengujian ke atas capaian di laman web yang dinyatakan dalam permohonan. Sekiranya terdapat sebarang masalah atau tidak berjaya, perubahan konfigurasi akan dilaksanakan sehingga capaian ke laman web tersebut, boleh dibuat Jabatan akan memaklumkan kepada pemohon berkenaan status permohonan capaian ke laman web yang berkenaan. Email. Memogeraf Makluman MELAKSANAKAN PEMANTAUAN Jabatan akan memantau capaian anggota pekerja ke laman web melalui audit mengejut yang akan di laksanakan kali setahun Laporan Audit Penemuan 9
SOP/KOM/08 PRA PENYIMPANAN FAIL AKTIF DI PUSAT REKOD OGOS 07 MENYEMAK STATUS DAFTAR FAIL BERDAFTAR. Kerani setiap jabatan akan menyemak sama ada fail telah didaftarkan ke File Management System (FMS) atau belum. Sekiranya tidak berdaftar, kerani akan mendaftarkan fail tidak aktif ke Pusat Rekod dengan cara daftar rekod By Bulk Senarai Fail MENDAFTAR REKOD BY BULK Kerani Jabatan akan mendaftarkan semua fail tidak aktif ke Pusat Rekod dengan menentukan kuantiti fail dalam setiap kotak dan memasukkan semua maklumat secara berkelompok FAIL AKTIF Fail-fail yang telah ditutup dan tidak dirujuk lagi dalam tempoh setahun selepas ditutup boleh dipertimbangkan untuk dipindahkan ke Pusat Rekod Senarai Fail Tidak Aktif MENENTUKAN LOKASI (RTK) Kerani perlu menentukan No Rak, Tingkat dan Kotak yang sesuai. MENCETAK LABEL MENAMPAL LABEL DI KOTAK Setelah selesai, cetak label kotak yang berkenaan, masukkan ke dalam plastik dan ditampal disisi kotak Pusat Rekod dan Arkib Label Pusat Rekod dan Arkib MELETAK KOTAK DI PUSAT REKOD MENGIKUT LOKASI Kemudian, kotak Pusat Rekod dan Arkib yang telah siap, diletakkan di rak yang telah diperuntukkan di Pusat Rekod 0
SOP/KOM/09 PRA - PENGAN REKOD 7 JULAI 07 MENERIMA PERMOHONAN Jabatan akan menerima permohonan mengarkibkan rekod daripada jabatan yang berkenaan Memogeraf Permohonan NILAI REKOD Jawatankuasa Board of Survey akan mengenalpasti nilai rekod yang hendak diarkibkan. Antara kriterianya adalah :-. Nilai sejarah. Nilai perundangan 3. Nilai kekal Senarai Rekod MEMOHON KELULUSAN SRIKAT LULUS RUJUK SOP/KOM/ PROSES PEMISAHAN. Jawatankuasa BOS akan mencadangkan pengarkiban rekod ke Mesyuarat Teraju untuk kelulusan. Sekiranya tidak diluluskan, jabatan dikehendaki melaksanakan proses pemisahan sama ada untuk pelupusan atau dikekalkan penyimpanannya Minit Teraju Mesyuarat MEMBUAT PENDAFTARAN. Setelah mendapat kelulusan pengarkiban, wakill jabatan dikehendaki membuat pendaftaran Arkib sebagaimana proses pendaftaran rekod. Semua kotak tersebut hendaklah dipindahkan ke bahagian Arkib
SOP/KOM/0 PRA PEMINJAMAN, PENGAN DAN PENGAKTIFAN REKOD OGOS 07 MENERIMA PERMOHONAN Jabatan akan menerima permohonan peminjaman yang telah diluluskan oleh ketua jabatan PRA-BPPRA MEMASTIKAN SEMUA MAKLUMAT DIPENUHISI (RTK) MENGKELUARKAN REKOD DARIPADA PRA Pegawai Rekod perlu pastikan lokasi rekod telah dipenuhisi untuk memudahkan carian (No Rak, Tingkat dan Kotak) Kerani Pusat Rekod dan Arkib akan mengeluarkan rekod daripada Pusat Rekod dan Arkib MENYERAHKAN REKOD KEPADA PEMOHON Rekod yang telah dikeluarkan diserahkan kepada pemohon dan tandatangan pada borang STATUS PINJAMAN REKOD. Jabatan akan menghantar peringatan pemulangan rekod setiap bulan. Tempoh pinjaman yang dibenarkan adalah sehingga 6 bulan. AKTIFKAN MENGEMBALIKAN REKOD. Sekiranya tiada permohonan pengaktifan, pemohon dikehendaki mengembalikan semula rekod ke lokasi asal (RTK) MEMENUHISI BORANG PENGAKTIFAN Jabatan memohon pengaktifan rekod dengan kelulusan Ketua Jabatan PRA-BPRA MENGAKTIFKAN REKOD DI FMS Pegawai Rekod akan kemaskini status Rekod kepada Fail di FMS MENGESAHKAN PENGAN / MENGAKTIFKAN REKOD Pengesahan pemulangan atau pengaktifan rekod dilakukan dengan menandatangani borang permohonan asal PRA-BPPRA PRA-BPRA atau
SOP/KOM/ PRA - PEMISAHAN REKOD 7 JULAI 07 STATUS LUPUS SIMPAN SE DI PUSAT REKOD. Kerani setiap jabatan akan mengenalpasti status fail yang boleh dilupuskan berdasarkan tempoh fail ditutup :- a. 7 tahun bagi rekod biasa b. tahun bagi rekod kewangan. Kriteria fail yang boleh dilupuskan adalah :- a. Telah ditutup KURANG dari tempoh yang ditetapkan tetapi boleh dilupuskan b. Telah DITUTUP MELEBIHI tempoh yang ditetapkan c. Rekod rosak d. Rekod yang tidak digunakan lagi. Senarai Rekod. Memogeraf 3. Senarai Record Separation 4. Email 5. Memogeraf SEDIAKAN SENARAI REKOD PEMISAHAN Kerani setiap jabatan perlu menyediakan senarai Rekod Pemisahan daripada FMS dan disahkan oleh Ketua Jabatan mereka. Rekod Pemisahan MOHON KELULUSAN BOS LULUS Semua Rekod Pemisahan dikumpulkan dan dibawa ke mesyuarat BOS untuk kelulusan. Sekiranya tidak diluluskan, rekod akan disimpan semula di Pusat Rekod. MAKLUMKAN KEPADA PEMOHON Keputusan BOS akan dimaklumkan kepada semua jabatan pemohon. Minit BOS Mesyuarat KENALPASTI REKOD NG PERLU DIIMBAS IMBAS. Setiap jabatan perlu mengenalpasti mana-mana rekod yang perlu diimbas sebelum dilupuskan. Sekiranya tiada keperluan imbasan, Pusat Rekod dan Arkib akan terus melaksanakan proses pelupusan rekod sebagaimana senarai kelulusan A B C 3
SOP/KOM/ PRA - PEMISAHAN REKOD 7 JULAI 07 A B C MEMPROSES IMBASAN REKOD Kerani Pusat Rekod & Arkib akan melaksanakan kerja-kerja mengimbas sebelum pelupusan MELAKSANAKAN PROSES PELUPUSAN. Kerani Pusat Rekod dan Arkib akan melupuskan rekod dengan cara dirincih dan dijual ke Pusat Kitar Semula. Ia mesti disiapkan dalam tempoh bulan dari tarikh kelulusan BOS Resit /Gambar MENGESAHKAN PELUPUSAN Ketua Jabatan dan Ketua Jabatan Pemohon akan mengesahkan proses pelupusan yang dilaksanakan Borang Pengesahan Pelupusan Rekod 4
Lampiran Senarai Individu Yang Boleh Dihubungi Untuk Menentusahkan Penggunaan Sistem BIL PERKARA NAMA / JAWATAN ALAMAT / NO. TELEFON System Administrator Abdul Rahim bin Mohamad Pengurus Jabatan Komputer Pengguna Wiz 3 General Ledger System Kelsom Ya ani Mariana Sidi Naib Presiden Kewangan Kumpulan dan Bisnes Pengurus Jabatan Kewangan 4 Mohd. Hizam Abdul Rauf Pengurus Besar Jabatan Pemasaran dan Dokumentasi 5 Pengguna Wiz Property System Jualan Nik Jamilah Nik Abdullah Pengurus Kanan Jabatan Dokumentasi Jualan 6 Fadzilah Mohd. Othman Timbalan Pengurus Besar Jabatan Sumber Manusia dan 7 Pengguna MysysHRMS Pentadbiran Rosyatimah Yatim Penolong Pegawai Tadbir Kanan Jabatan Sumber Manusia dan Pentadbiran 8 Pembekal Wiz property / General Ledger System 9 Pembekal MysysHRMS Nam Shi Yon System Support Pn Norhayati Yahya Project Executive 39, Jalan Bukit Mutiara 4 Taman Bukit Mutiara 800 Johor Bahru Tel No : 07-357 96 No. H/P : 09-7348765 No. 35, Jalan Dahlia Taman Bukit Dahlia 8700 Pasir Gudang No H/P : 0-7884 No.45 Jalan Mawar 4 Taman Mawar 8700 Pasir Gudang No H/P : 09-7599534, Lorong Bahagia Kg. Melayu Majidee 800 Johor Bahru No Tel : 07-33 4 No H/P : 09-77069 No. 4, Jalan Rumbia 30, Taman Daya 8700 Johor Bahru No. H/P : 06-7630 No. Jalan Pulai Bistari 4, Bandar Baru Kangkar Pulai 800 Johor Bahru No H/P : 09-7773977 No. 9, Jalan Lumpit Taman Teratai 8300 Johor Bahru No. H/P : 0-76939 MHW Computer Services Sdn Bhd 8A, Jalan Harmonium 3/3, Taman Desa Tebrau, 800, Johor Bahru Tel No : 07-359 7977 Fax No: 07-359 7977 MysysNet Sdn Bhd No. 9, Jalan Merbau 3, Bandar Putra, 8000 Kulai, Johor Tel No : 07-5997997 / 779 / 7790 HP No : 0-6803 5