Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Mei 2009 Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, TULKHAH MANSYUR
Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN BAB I PENDAHULUAN A. Umum statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggung jawab Lembaga Kearsipan, baik di pusat (ANRI), maupun di daerah (Badan/Kantor Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dengan mengisi kemerdekaan. statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan Lembaga Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi yang telah melanda pula di Indonesia di mana kebutuhan informasi menjadi sangat penting. Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, inventaris dan guide arsip. Disinilah peran Direktorat. arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap Penyusunan Daftar.
- 2 - B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap Penyusunan Daftar ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan di Lingkungan Direktorat. Tujuan Prosedur Tetap Penyusunan Daftar adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Direktorat, sehingga Prosedur Tetap yang disusun memiliki relevansi antara jenis pekerjaan, beban kerja, keluaran (output) dengan alokasi anggaran yang dibutuhkan. Adanya Protap Tetap juga akan menjamin pelaksanaan pekerjaan yang telah direncanakan dapat memperoleh pembiayaan kegiatan secara wajar dan efisien. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program lembaga. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Daftar ini berlaku dan digunakan di Lingkungan Subdit. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar ini meliputi Penyusunan Daftar, Identifikasi Fisik, Sistem Penataan dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber dan Referensi serta Keterkaitan - Nusantara Berbahasa Asing dan Daerah, Penyusunan Skema Sementara, Rekonstruksi, Deskripsi, Penyusunan Skema Definitif, Manuver, Penomoran Definitif, Penataan Dalam Boks, Pemberian Label, Penulisan Daftar, Penilaian dan Penelahaan Daftar, Penyempurnaan Daftar, Menterjemahkan, dan Pengesahan. D. Dasar 1. Undang-Undang mor 7 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1971 mor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia mor 2964); 2. Keputusan Presiden mor 105 2004 tentang Pengelolaan Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia 2004 mor 143); 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara mor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP); 4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara mor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
- 3-5. Peraturan Kepala Nasional Republik Indonesia mor 03 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Nasional Republik Indonesia; 6. Peraturan Kepala Nasional Republik Indonesia mor 06 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. Identifikasi arsip statis adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya. 2. Rencana Teknis Penyusunan Daftar yaitu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. 3. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah kegiatan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah. 4. Penyusunan Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip yang akan digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip yang tercipta dari fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu Organisasi/Lembaga/Aktivitas Tokoh. 5. Rekonstruksi adalah kegiatan menata kembali arsip statis dalam rangka penataan arsip dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku. 6. Deskripsi adalah kegiatan membuat rincian informasi yang terkandung dalam arsip dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu fische (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor sementara arsipnya. 7. Pembuatan skema definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap). 8. Manuver adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi) sesuai dengan skema definitif yang dibuat. 9. Penomoran definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap). 10. Penataan Dalam Boks adalah kegiatan memasukkan arsip yang telah dibungkus kertas kising ke dalam boks arsip sesuai ukuran (37,5cm x 20cm x 27cm) atau (37,5cm x 10cm x 27 cm).
- 4-11. Pemberian Label adalah kegiatan pemberian identitas pada boks arsip. Label tersebut biasanya terdiri dari nama pencipta, nomor arsip sesuai dengan nomor definitifnya dan nomor boks arsip. 12. Pembuatan daftar adalah memasukkan data berisi deskripsi dalam berbagai derajat rincian yang isinya memuat mengenai suatu khasanah arsip. 13. Penilaian dan penelaahan adalah kegiatan menilai dan menelaah daftar oleh Eselon II. 14. Penyempurnaan adalah kegiatan perbaikan terhadap daftar yang telah dinilai dan ditelaah. 15. Transliterasi adalah kegiatan menterjemahkan atau alih bahasa yang dipakai dalam arsip dari bahasa asing atau daerah ke dalam bahasa Indonesia yang baku. 16. Pengesahan adalah tindakan pengakuan terhadap karakteristik resmi suatu naskah/dokumen yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang.
- 5 - BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN Prosedur Penyusunan Daftar dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Identifikasi, Sistem dan Provenance Penyusunan daftar arsip dimulai dari kegiatan identifikasi arsip untuk mengetahui jumlah dan kondisi fisik arsip, sistem penataan dan provenance arsip. Pemahaman hal tersebut akan mempermudah proses penyusunan rencana teknis. 2. Penyusunan Rencana Teknis Rencana Teknis disusun berdasarkan identifikasi arsip yang telah dilakukan untuk merancang rincian biaya, waktu dan pelaksana terkait pengolahan arsip. 3. Melaksanakan Penelusuran Sumber dan Referensi Kegiatan penelusuran Sumber dan Referensi dilaksanakan dalam rangka penyusunan skema sementara yang diperlukan dalam mengolah arsip. 4. Penyusunan Skema Sementara Setelah data hasil referensi dan penelusuran terkumpul, maka selanjutnya dibuat skema sementara yang akan digunakan sebagai dasar pengelompokkan arsip. 5. Rekonstruksi Rekonstruksi dilakukan dengan mengelompokkan arsip sesuai dengan kaidah kearsipan untuk selanjutnya dideskripsi. 6. Deskripsi Gambaran informasi arsip secara lengkap yang tertuang dalam kartu deskripsi. 7. Penyusunan Skema Definitif Dari hasil deskripsi, apabila terdapat tambahan data/informasi untuk skema, maka dibuatlah skema definitif (tetap). 8. Manuver Setelah skema definitif tersusun, selanjutnya arsip dikelompokkan sesuai dengan skema yang ada. 9. Penomoran Definitif Setelah mengelompok sesuai dengan skema, selanjutnya penomoran definitif (tetap) dilakukan pada kartu deskripsi yang diikuti dengan fisik arsipnya. 10. Penataan Dalam Boks Setelah penomoran arsip, arsip ditata ke dalam boks sesuai dengan nomor urutnya.
- 6-11. Pemberian Label Pemberian label dilakukan pada boks yang telah tertata. 12. Pembuatan Daftar Kegiatan selanjutnya adalah pembuatan daftar arsip berdasarkan data yang terkumpul dari kartu deskripsi yang telah tersusun sesuai skema. 13. Penilaian dan Penelaahan Daftar yang telah disusun selanjutnya dinilai dan ditelaah oleh atasan langsung dan. 14. Penyempurnaan Apabila terdapat koreksi maka dilakukan penyempurnaan daftar arsip kembali. 15. Transliterasi Transliterasi dilakukan terhadap daftar arsip yang masih berbahasa asing/belanda. 16. Pengesahan Pengesahan merupakan prosedur akhir dari penyusunan daftar arsip.
- 7 - BAB III PENUTUP Kami berharap Prosedur Tetap Penyusunan Daftar ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di lingkungan Direktorat ANRI dalam menyusun Daftar sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di Nasional Republik Indonesia dalam kerangka Reformasi Birokrasi Nasional. Prosedur Tetap Penyusunan Daftar ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakart a pada tanggal Mei 2009 DIREKTUR PENGOLAHAN, SUMRAHYADI
8
Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN A. PENYUSUNAN DAFTAR DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN B. IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN C. PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN D. PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH E. PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN F. REKONSTRUKSI ARSIP STATIS DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN G. DESKRPSI DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN H. PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN I. MANUVER DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN J. PENOMORAN DEFINITIF DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN K. PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN
- 2 - L. PEMBERIAN LABEL DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN M. PENULISAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN N. PENILAIAN DAN PENELAAHAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN O. PENYEMPURNAAN DAFTAR ARSIP DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN P. MENTERJEMAHKAN DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN Q. PENGESAHAN DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN
- 3 - PENYUSUNAN DAFTAR DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1 Melaksanakan identifikasi arsip, sistem dan provenance aris 2 Menyusun rencana teknis 3 Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi 4 Menyusun skema sementara 5 Merekonstruksi pengaturan arsip 6 Mendeskripsi 7 Menyusun Skema Definitif 8 Manuver 9 Memberi nomor definitif 10 Menata arsip dalam boks 11 Memberi label 12 Menulis daftar 13 Menilai dan menelaah daftar arsip 14 Menyempurnakan daftar 15 Menerjemahkan /mentransliterasi 16 Mengesahkan rma Waktu : 1 tahun ( tergantung jumlah arsipnya )
- 4 - IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN aris 1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke 2 Memberikan penilaian dan arahan 3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh 4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke 5 Menilai dan mengarahkan ke tentang teknik identifikasi arsip 6 dan aris menyempurnakan rencana identifikasi 7 Melakukan koordinasi dengan dan memerintahkan untuk melakukan koordinasi dengan 8 untuk melakukan koordinasi dengan
- 5 - aris 9 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo 10 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi 11 Menyampaikan laporan identifikasi ke 12 Menyampaikan laporan identifikasi ke 13 Berdasarkan laporan identifikasi, memutuskan tentang prioritas khasanah arsip yang akan dibuat daftar rma Waktu : 10 hari kerja
- 6 - PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN aris 1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan daftar yang terdiri dari jangka waktu pembuatan daftar, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke 2 Memberikan penilaian dan arahan kepada aris tentang penyusunan rencana teknis 3 Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat penilaian dan arahan dari 4 Mengajukan rencana teknis ke 5 Memberikan penilaian dan arahan ke tentang penyusunan rencana teknis 6 dan aris merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh 7 Berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh aris, menyetujui rencana teknis 8 Membuat pengesahan terhadap rencana teknis rma waktu: 3 hari kerja
- 7 - PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH aris Deputi Konservasi Instansi Terkait 1 Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait dan mengajukan draf surat kepada 2 Mengoreksi draft surat 3 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh 4 Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke 5 Memberikan arahan ke tentang draft surat yang akan ditanda tangani oleh Deputi Konservasi 6 Melakukan penyempurnaan draft surat dari yang telah dinilai dan diarahkan oleh 7 Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi dan mengirimkan kepada instansi terkait 8 aris dan melakukan penelusuran sumber/referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait
- 8 - aris Deputi Konservasi Instansi Terkait 9 Mencari dan mencatat data - data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh dari instansi terkait 10 Melakukan identifikasi terhadap khasanah arsip berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait 11 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah 12 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait 13 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait 14 Membuat laporan hasil penelusuran sumber dan bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah 15 Menyampaikan Laporan ke rma Waktu : 10 hari kerja
- 9 - PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1 aris mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi / penelusuran aris 2 aris membuat skema sementara 3 aris meminta persetujuan/koreksi dari atasan langsung 4 Perbaikan atas koreksi Skema Sementara rma Waktu: 3 hari kerja
- 10 - REKONSTRUKSI ARSIP STATIS DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1 Menyiapkan arsip yang akan direkonstruksi aris 2 Memilah antara arsip dan non arsip 3 Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya 4 Mengelompokkan arsip berdasarkan unit informasinya 5 Mengkronologiskan kelompok arsip 6 telah mengelompok berdasarkan jenis,dan unit informasi rma Waktu: 5 hari kerja
- 11 - DESKRPSI DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1 Menyiapkan arsip yang akan dideskripsi aris 2 Membaca keseluruhan informasi arsip 3 Menelaah isi informasi arsip 4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches 5 Menentukan bentuk redaksi 6 Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip 7 Menentukan kurun waktu terciptanya arsip 8 Menentukan tingkat perkembangan arsip 9 Menentukan bentuk luar arsip 10 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam kartu fisches rma Waktu : 120 hari kerja ( tergantung volume arsip )
- 12 - PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1 Menyiapkan skema sementara yang akan diubah/ditetapkan aris 2 Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara 3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema sementara 4 Mengurangi atau menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara 5 Melakukan konsultasi pada atasan 6 Melakukan perbaikan atas koreksi 7 Membuat skema definitif rma Waktu : 3 hari kerja
- 13 - MANUVER DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1 Menyiapkan kartu deskripsi yang akan dimanuver aris 2 Menggabungkan kartu yang memiliki informasi sejenis 3 Mengelompokkan kartu berdasarkan skema yang telah dibuat 4 Menyusun kartu secara kronologis 5 Kartu fiesches tersusun sesuai skema rma Waktu: 5 hari kerja
- 14 - PENOMORAN DEFINITIF DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1 Melakukan penomoran definitif pada kartu/fisches berdasarkan hasil manuver kartu/fisches aris 2 Melakukan entri data atau pengetikan informasi berdasarkan skema dan nomor definitif 3 Melakukan pengecekan kembali kartu/fisches yang sudah diberi penomoran definitif untuk melanjutkan kegiatan berikutnya yaitu pemberkasan fisik arsip rma Waktu : 5 hari kerja
- 15 - PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1 Mempersiapkan arsip yang sudah diberi label untuk dimasukkan ke dalam boks aris 2 Mempersiapkan boks arsip yang akan dipergunakan 3 Menata arsip ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks 4 Menempel label boks yang sudah dipersiapkan sebelumnya 5 Menyusun boks sesuai dengan nomor urut boks 6 Melaporkan kegiatannya kepada rma Waktu : 20 hari kerja (tergantung jumlah/volume arsip)
- 16 - PEMBERIAN LABEL DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1 Menyiapkan label arsip untuk ditempelkan pada sampul arsip sesuai dengan nomor definitif, yang terdiri dari : nama organisasi pencipta arsip, nomor urut arsip aris 2 Menempelkan label arsip pada sampul arsip 3 Menyiapkan label boks yang akan ditempel pada boks sekaligus setelah kegiatan penataan arsip dalam boks, label boks yang dibuat terdiri atas: nama organisasi pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks rma Waktu : 5 hari kerja
- 17 - PENULISAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1 Menyiapkan data/kartu fiesches yang sudah dimanuver untuk dibuat daftar aris 2 Membuat judul daftar sesuai Fonds 3 Menentukan kurun waktu arsip berdasarkan arsip yang ditata 4 Membuat kata pengantar 5 Membuat daftar isi 6 Menuangkan deskripsi dari kartu fieches ke dalam daftar 7 Mengajukan konsep daftar arsip kepada atasan 8 Mengoreksi daftar yang diajukan 9 Melakukan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi rma Waktu : 20 hari kerja
- 18 - PENILAIAN DAN PENELAAHAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN aris 1 Mempersiapkan daftar yang telah tersusun 2 Melakukan pengecekan antara informasi dan fisik arsip 3 Mengajukan draf daftar ke 4 Memberikan arahan kepada arsiparis mengenai penulisan daftar 5 Merevisi draf daftar setelah mendapat arahan dari 6 Mengajukan draft daftar ke 7 Merevisi draf daftar setelah mendapat arahan dari 8 Mengajukan draf daftar ke pengolahan 9 Memberikan arahan ke tentang penyusunan daftar arsip rma Waktu : 5 hari kerja
- 19 - PENYEMPURNAAN DAFTAR ARSIP DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN aris 1 Mengajukan draf daftar ke 2 Memberikan arahan kepada aris tentang penulisan daftar 3 Merevisi draf daftar setelah mendapat arahan dari 4 Mengajukan draft daftar ke 5 Memberikan arahan ke tentang penyusunan daftar arsip 6 Merevisi draf daftar teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh 7 Melakukan uji petik terhadap daftar 8 Berdasarkan penyempurnaan daftar yang telah dilakukan oleh aris, memutuskan daftar telah final rma waktu: 5 hari kerja
- 20 - MENTERJEMAHKAN DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1 Memeriksa kelengkapan daftar, untuk dikonsultasikan dengan untuk kegiatan terjemahan daftar (alih bahasa) aris 2 Memberi arahan dan surat tugas kepada aris untuk melakukan terjemahan daftar arsip 3 Menterjemahkan daftar dalam bahasa Indonesia dikoreksi oleh rma Waktu : 20 hari kerja (tergantung banyaknya halaman daftar)
- 21 - PENGESAHAN DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1 Memeriksa kelengkapan daftar yang akan disahkan, baik yang berbahasa Belanda maupun yang sudah diterjemahkan dan menyerahkan kepada aris 2 Membuat nota dinas kepada agar 2 (dua) daftar yang sudah selesai dikerjakan oleh aris mendapat pengesahan dari 3 Menandatangani daftar tersebut dan memberikan arahan kepada untuk mengopi daftar tersebut 4 Mengirim daftar tersebut kepada ruang baca dan ruang penyimpanan rma Waktu : 20 hari kerja (tergantung banyaknya halaman daftar) DIREKTUR PENGOLAHAN, SUMRAHYADI