PRINSIP, JENIS SOP AP, FORMAT DOKUMEN, KETENTUAN PENULISAN, DAN PENETAPAN SOP AP

Transkripsi

1 5 LAMPIRAN PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA PRINSIP, JENIS SOP AP, FORMAT DOKUMEN, KETENTUAN PENULISAN, DAN PENETAPAN SOP AP Tujuan reformasi birokrasi adalah untuk mewujudkan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN, meningkatkan kualitas pelayanan publik kepada masyarakat, dan meningkatkan kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi. Secara operasional, salah satu upaya untuk mewujudkan tujuan reformasi birokrasi tersebut yaitu dengan memperbaiki proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, sehingga mampu menghasilkan sistem dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance. Untuk mendukung terwujudnya penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang efektif, efisien, dan terukur, diperlukan adanya SOP AP. SOP AP merupakan acuan bagi seluruh unit kerja dan pegawai di lingkungan ANRI yang berisi prosedur, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh masing-masing jabatan sehingga mekanisme kerja dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugas yang telah ditetapkan. Disamping itu, SOP AP dapat juga menjadi alat untuk menilai kinerja pegawai dan organisasi serta sebagai pegangan bagi organisasi dalam melakukan kontrol atas kualitas hasil kerja. Dengan adanya SOP AP maka pegawai dapat mengerti dengan jelas peran dan tanggungjwabnya serta dapat menjadi konsistensi dalam menjalankan pekerjaan masing-masing. A. Prinsip seluruh prosedur yang dijadikan standar dalam penyusunan SOP AP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: i. Kemudahan dan kejelasan. Prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai dalam pelaksanaan tugasnya. j. Efisiensi dan efektivitas. Prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas.

2 6 k. Keselarasan. Prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur lain yang terkait. l. Keterukuran. Output dari prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya. m. Dinamis. Prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan pemerintahan administrasi pemerintahan. n. Berorientasi pada pihak yang dilayani. Prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pihak yang dilayani sehingga dapat memberikan kepuasan pengguna. o. Kepatuhan hukum. Prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan yang berlaku. p. Kepastian hukum. Prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan, dan menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum. B. Jenis SOP AP Menurut cakupan dan besaran kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu: 1. SOP AP Makro SOP AP Makro adalah SOP AP berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya mencakup beberapa SOP AP (SOP AP mikro) yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP AP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP AP (SOP AP mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP AP tersebut. Contoh: SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP AP makro dari SOP Persiapan Bimbingan Teknis, SOP Pelaksanaan Bimbingan Teknis, dan SOP Pelaporan Bimbingan Teknis.

3 7 Pendekatan yang dapat dilakukan untuk memahami SOP AP makro adalah dengan melakukan identifikasi awal terhadap kegiatan dari uraian/rincian tugas unit kerja karena pada dasarnya kegiatan yang dihasilkan dari identifikasi tersebut adalah kegiatan makro. 2. SOP AP Mikro SOP AP Mikro adalah SOP AP yang berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP AP (SOP AP makro) atau SOP AP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP AP (SOP AP makro) yang lebih besar cakupannya. Contoh: SOP Persiapan Bimbingan Teknis, SOP Pelaksanaan Bimbingan Teknis, dan SOP Pelaporan Bimbingan Teknis merupakan SOP mikro dari SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis. Pendekatan yang dilakukan untuk memahami SOP AP mikro adalah melakukan identifikasi kegiatan terkait dari SOP AP makro karena kegiatan yang terkait tersebut adalah kegiatan mikro yang selanjutnya bila disusun akan menjadi SOP AP mikro. C. Ketentuan Penulisan SOP AP 1. Penggunaan Kertas a. Kertas yang digunakan untuk rancangan SOP AP adalah kertas Folio (21,6 cm x 33 cm) HVS maksimal 80 gram. b. Kertas yang digunakan untuk ketik final SOP AP adalah kertas Folio (21,6 cm x 33 cm) HVS bebas asam. 2. Ketentuan Margin a. Top : 3 cm b. Bottom : 3 cm c. Left : 3 cm d. Right : 3 cm 3. Warna Tinta a. Tinta yang digunakan untuk penulisan SOP AP berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan SOP AP berwarna hitam atau biru tua. b. Penggunaan warna tinta cap dinas berwarna ungu.

4 8 4. Ketentuan Jarak Spasi Unsur Dokumentasi SOP AP diketik 1,5 spasi, sedangkan Unsur Prosedur SOP AP diketik 1 spasi. Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan banyaknya isi naskah SOP AP. 5. Penggunaan Huruf a. Unsur Dokumentasi dan Unsur Pendukung SOP AP menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran 12, sedangkan Unsur Prosedur menggunakan menggunakan jenis huruf Arial Narrow dengan ukuran 11. b. Header ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA dicetak bold dengan jenis huruf Times New Roman ukuran 12, diletakkan di pojok kiri atas. Pada halaman yang menggunakan kop ANRI, tidak perlu menggunakan header. c. Penggunaan istilah asing dicetak miring (contoh: Central File). 6. Nomor Halaman Nomor halaman SOP AP ditulis dengan menggunakan nomor urut angka dan dicantumkan secara simetris di tengah atas di bawah header ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor. Pada halaman yang menggunakan kop ANRI, tidak perlu mencantumkan nomor halaman. 7. Tanggal SOP AP Tanggal SOP ditulis dengan tata urut sebagai berikut: a. Tanggal ditulis dengan angka Arab dengan tinta basah. b. Bulan diketik lengkap. c. Tahun diketik lengkap empat digit dengan angka Arab. Contoh: 17 Agustus Simbol-simbol dalam Diagram Alir Simbol-simbol yang digunakan dalam Diagram Alir yaitu sebagai berikut: NO SIMBOL ARTI 1 Proses 2 Proses Awal dan/atau Akhir

5 9 NO SIMBOL ARTI 3 Penghubung untuk perpindahan halaman 4 Pengambilan keputusan 5 Garis Alir D. Dokumen SOP AP Dokumen SOP AP memiliki 2 (dua) unsur utama, yaitu: 1. Unsur Dokumentasi Unsur Dokumentasi merupakan unsur dari Dokumen SOP AP yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses pendokumentasian SOP AP sebagai sebuah dokumen. Adapun unsur dokumentasi SOP AP antara lain mencakup: a. Halaman Judul (Cover) Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka sebuah dokumen SOP AP. Halaman judul ini berisi informasi mengenai: 1) Judul SOP AP. 2) Nama Unit Kerja. 3) Tahun pembuatan 4) Informasi lain yang diperlukan. Berikut adalah contoh halaman judul sebuah dokumen SOP AP.

6 10 Kop ANRI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP Judul dokumen SOP sesuai unit kerja yang membuatnya 2012 Tahun SOP Pembuatan Jalan Ampera Raya No. 7, Jakarta Alamat ANRI b. Keputusan Pimpinan Karena Dokumen SOP AP merupakan pedoman bagi setiap pegawai, dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan tentang penetapan dokumen SOP AP. c. Daftar isi dokumen SOP AP Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP AP terkait. (Catatan: Pada umumnya, karena prosedur-prosedur yang di SOP AP akan akan mencakup prosedur dari seluruh unit kerja,

7 11 kemungkinan besar dokumen SOP AP akan sangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, masing-masing memiliki daftar isi). d. Penjelasan singkat penggunaan Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka dokumen SOP AP memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian ini antara lain mencakup: 1) Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi. 2) Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat. 2. Unsur Prosedur Unsur ini dibagi dalam dua bagian, yaitu: a. Bagian Identitas Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP AP dapat dijelaskan sebagai berikut: 1) Logo ANRI dan nomenklatur unit kerja pembuat. 2) Nomor SOP AP, diisi dengan nomor basah secara berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim. 3) Tanggal Pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP AP oleh Pejabat Eselon II unit kerja. 4) Tanggal Revisi, diisi tanggal SOP AP direvisi atau tanggal rencana diperiksa kembali SOP AP yang bersangkutan. 5) Pengesahan oleh pejabat yang berwenang pada unit kerja. Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP serta stempel/cap instansi. 6) Judul SOP AP, sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki. 7) Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di buat menjadi SOP AP beserta aturan pelaksanaannya. 8) Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut).

8 12 9) Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-then) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan. 10) Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. 11) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOP AP. 12) Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses. (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP AP). Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai apakah prosedur telah dijalankan dengan benar.

9 13 Contoh Bagian Identitas b. Bagian Flowchart Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkahlangkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: 1) Nomor, diisi nomor urut. 2) Tahap Kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang merupakan urutan logis suatu proses kegiatan. Biasanya menggunakan kalimat aktif dengan awalan me-. 3) Pelaksana, merupakan pelaku (aktor) kegiatan. Simbolsimbol diagram alir sesuai dengan proses yang dilakukan. Keterangan simbol sebagaimana ditentukan pada daftar simbol. Pelaksana diisi dengan nama-nama jabatan (Jabatan Fungsional Umum, Jabatan Fungsional Tertentu, Jabatan Struktural) yang ada di unit kerja yang bersangkutan yang melakukan proses kegiatan. Urutan penulisan jabatan dimulai dari jabatan yang terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan. Jika dalam SOP AP tersebut terkait dengan unit lain, maka jabatan unit kerja lain diletakan setelah kolom jabatan di unit yang bersangkutan. 4) Mutu Baku, berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan. Agar SOP AP ini terkait dengan kinerja,

10 14 maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses telah memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan. Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasi, sebaiknya SOP AP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan unit kerja. Norma waktu bisa dalam hitungan menit, jam, hari. Contoh Bagian Flowchart

11 15 c. Bagian Pendukung Bagian Pendukung berisi uraian, keterangan, atau contohcontoh formulir yang dapat mendukung penjelasan prosedur kegiatan atau menjadi syarat kelengkapan suatu kegiatan.

12 16 PENGESAHAN SOP AP DAN PENETAPAN DOKUMEN SOP AP A. Pengesahan Unsur Prosedur Prosedur pengesahan Unsur Prosedur adalah sebagai berikut: 1. Unit Kerja Tata Laksana melakukan identifikasi kebutuhan SOP AP, analisis prosedur, dan memprakarsai penyusunan SOP AP Unit Kerja. 2. Unit Kerja menyusun SOP AP sesuai dengan ruang lingkup tugas dan fungsinya berdasarkan hasil identifikasi Unit Kerja Tata Laksana. Unit Kerja dapat membentuk tim untuk mengumpulkan bahan-bahan perumusan materi SOP AP dan persiapan sumber daya manusia maupun sarana lain. 3. Unit kerja berkoordinasi dengan Unit Kerja Tata Laksana dalam menyusun SOP AP. 4. Unit Kerja Tata Laksana melakukan harmonisasi dan koreksi terhadap Rancangan SOP AP yang diusulkan oleh Unit Kerja. 5. Unit Kerja melakukan perbaikan terhadap Rancangan SOP AP sesuai dengan koreksi, dan menyerahkan Rancangan SOP AP final kepada Unit Kerja Tata Laksana. Pengajuan Rancangan SOP AP final dilakukan oleh pejabat setingkat eselon II kepada pejabat setingkat eselon II yang membidangi fungsi ketatalaksanaan. 6. Unit Kerja Tata Laksana melakukan finalisasi SOP AP. 7. Pejabat Eselon II Unit Kerja mengesahkan SOP AP hasil finalisasi. 8. Unit Kerja menyerahkan SOP yang telah disahkan kepada Unit Kerja Tata Laksana untuk dilakukan penomoran SOP. 9. Unit Kerja Tata Laksana menggandakan SOP, melakukan legalisasi, dan menyerahkan hasil penggandaan kepada Unit Kerja. 10. Unit Kerja Tata Laksana menyimpan naskah asli SOP. 11. Unit Kerja melaksanakan sosialisasi dan internalisasi SOP di lingkungan Unit Kerja. B. Penetapan Dokumen SOP AP Prosedur penetapan Dokumen SOP AP adalah sebagai berikut: 1. Unit Kerja Tata Laksana mengintegrasikan SOP AP Unit Kerja di lingkungan Eselon I. 2. Unit Kerja Tata Laksana berkoordinasi dengan Unit Kerja Tata

13 17 Usaha di lingkungan eselon I untuk menyusun konsep Dokumen SOP AP. 3. Unit Kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I mengajukan konsep Dokumen SOP AP kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan. 4. Unit Kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I menyerahkan Dokumen SOP AP yang telah mendapat penetapan dari Pejabat Eselon I. 5. Unit Kerja Tata Laksana menggandakan Dokumen SOP AP, melakukan legalisasi, dan menyerahkan hasil penggandaan kepada Unit Kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I. 6. Unit Kerja Tata Laksana menyimpan naskah asli Dokumen SOP AP. KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, M. ASICHIN