55 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan CV Nusantara Indah adalah perusahaan supplier yang bergerak di bidang pengadaan barang-barang yang dibutuhkan baik oleh klien maupun oleh konsumen. Barang-barang yang dijadikan produk jual oleh CV ini merupakan pesanan yang dapat meliputi apa saja, termasuk di dalamnya perlengkapan kantor, peralatan kerja, yang semuanya dapat meliputi berbagai kateogori barang yang beragam. Secara hukum, CV Nusantara Indah didirikan oleh Bapak Gunawan Sutjipto dengan akta notaris nomor 42, tanggal 20 Januari 1979 dan dibuat di hadapan notaris Bapak R. Santoso yang beralamatkan di Jalan K.H. Ashari nomor 17 Jakarta. NPWP CV Nusantar Indah adalah 01.363.665.9-035.000. CV Nusantara Indah beralamatkan di Jalan Kedoya Angsana III Blok D-III Nomor 30 Rt./Rw. 014/004 Kedoya Selatan Kebon Jeruk, Jakarta Barat. Pelaksanaan kegiatan penjualan pada CV Nusantara ini masih kurang efektif dan efisien, hal ini dikarenakan sistem yang sedang berjalan bersifat buku, sehingga belum ada struktur yang rapi dan sistematis dari basisdata yang dimiliki.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan 3.2.1 Direktur Gambar 3.1 Struktur Organisasi a. Memberi keputusan terhadap hal-hal yang bersifat strategis. b. Memeriksa laporan penjualan. c. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional perusahaan. d. Menentukan gaji dan uang makan mingguan karyawan. 3.2.2 Wakil Direktur a. Mewakili direktur apabila sedang berada di luar perusahaan. b. Bertanggung jawab terhadap direktur atas apa yang diputuskan saat direktur berhalangan.
57 3.2.3 Sekretaris a. Bertanggung jawab terhadap surat-surat atau berkas-berkas yang berhubungan dengan transaksi. b. Menyiapkan segala keperluan yang dibutuhkan perusahaan di dalam usaha untuk menyampaikan transaksi kepada konsumen atau klien. 3.2.4 Manajer Pemasaran a. Menerima pesanan barang dari konsumen atau klien. b. Membina hubungan baik dengan konsumen atau klien. c. Mengatur dan melakukan strategi pemasaran. d. Mengadakan negosiasi dengan konsumen atau klien. e. Bertanggung jawab terhadap direktur dan mengawasi kinerja karyawan di bawahnya. f. Membuat surat penawaran harga 3.2.5 Manajer Operasional a. Mengatur pengadaan barang yang dibutuhkan. b. Menugaskan karyawan yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan. c. Bertanggung jawab terhadap atasan dan mengawasi karyawan yang ada di bawahnya. d. Membuat surat jalan.
58 3.2.6 Manajer Administrasi a. Mengatur jalannya administrasi perusahan. b. Bertanggung jawab terhadap atasan dan mengawasi karyawan yang ada di bawahnya. 3.2.7 Manajer Keuangan a. Bertanggung jawab atas harga dan mutu barang yang dibeli. b. Memantau pengiriman barang. c. Mengadakan negosiasi dengan penjual. d. Bertanggung jawab terhadap direktur dan mengawasi kinerja karyawan di bawahnya. e. Membayar uang makan dan gaji mingguan karyawan. f. Bertanggung jawab atas keluar-masuk uang kas perusahaan. g. Membuat bukti pembayaran. h. Membuat kuitansi untuk penjualan. i. Menyetor hasil pembayaran konsumen atau klien ke bank. 3.2.8 Staf Pemasaran a. Bertanggung jawab terhadap manajer pemasaran di dalam kerjanya. b. Melakukan kegiatan pemasaran langsung di bawah perintah manajer pemasaran.
59 3.2.9 Mobilisasi a. Mengirim barang yang dipesan oleh konsumen atau klien ke alamat tujuan. b. Meminta tanda tangan pada surat jalan kepada konsumen atau klien. c. Mengantar karyawan yang bertugas ke alamat tujuan. 3.2.10 Staf Administrasi a. Bertanggung jawab terhadap manajer administrasi. b. Membantu kegiatan administrasi yang ada di dalam perusahaan. 3.2.11 Staf Keuangan a. Bertanggung jawab terhadap manajer keuangan. b. Membantu kegiatan yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi di dalam perusahaan. 3.3 Tata Laksana/ Prosedur yang Sedang Berjalan 3.3.1 Prosedur Penawaran Harga Klien pada suatu saat melakukan permintaan untuk barangbarang tertentu. Permintaan dapat dilakukan melalui fax, telepon, ataupun bertemu langsung dengan manajer pemasaran (melobi). Manajer pemasaran membuat Surat Penawaran Harga yang isinya mencakup: harga, spesifikasi, ukuran, dan merek barang. Surat Penawaran Harga tersebut diberikan kepada klien.
60 3.3.2 Prosedur Pemesanan Barang Apabila klien setuju atas Surat Penawaran Harga yang diberikan, maka manajer pemasaran akan mendapat Surat Perintah Kerja dari klien selaku konsumen. Surat Perintah Kerja ini ditandatangani oleh kedua belah pihak sebagai bukti persetujuan. 3.3.3 Prosedur Pengiriman Barang Setelah Surat Perintah Kerja yang isinya mencakup hal-hal seperti di Surat Penawaran Harga diterbitkan, maka dari manajer operasional akan dicarikan barang-barang pesanan tersebut dan mengirimkannya kepada klien. Manajer operasional akan mencocokkan dokumen dan mengatur barang-barang yang akan diantar ke tempat tujuan beserta karyawan yang bertugas. Kemudian dibuatlah Surat Jalan dengan rangkap tiga yang akan diberikan kepada bagian mobilisasi. Bagian mobilisasi akan mengirimkan barang yang telah ditentukan oleh manajer operasional ke alamat klien dan meminta tanda tangan klien atas Surat Jalan tersebut. Lembar pertama akan diserahkan kepada klien, lembar kedua akan diserahkan kepada manajer keuangan, dan lembar ketiga akan diserahkan kepada bagian mobilisasi.
61 3.3.4 Prosedur Pembayaran Apabila barang telah dikirimkan, maka akan diterbitkan Berita Acara (Serah Terima Barang). Hal ini akan menimbulkan tagihan, yaitu: kuitansi, faktur pembayaran, dan faktur pajak. Tagihan-tagihan tersebut diserahkan kepada bendahara klien. Berkas dari proyek diterima oleh klien, lalu akan dimasukkan ke KPPN (Kantor Pelayanan Pajak) untuk dicairkan dengan nilai harga kesepakatan di Surat Perintah Kerja atau kontrak sesuai dengan nomor rekening yang tertera di kuitansi. 3.3.5 Prosedur Pembuatan Laporan Penjualan Bagian keuangan akan membuat laporan penjualan rangkap dua. Lembar pertama akan diserahkan kepada direktur dan lembar kedua akan diarsipkan secara permanen. 3.4 Diagram Aliran Data 3.4.1 Diagram Hubungan Sistem Informasi
Bagian Manajer Pemasaran Gambar 3.2 Diagram Alir Bagian Manajer Pemasaran
Bagian Manajer Operasional Gambar 3.3 Diagram Alir Bagian Manajer Operasional
Bagian Mobilisasi Gambar 3.4 Diagram Alir Bagian Mobilisasi
Bagian Manajer Keuangan Gambar 3.5 Diagram Alir Bagian Manajer Keuangan
Bagian Direktur Gambar 3.6 Diagram Alir Bagian Direktur
67 3.4.2 Diagram Nol Direktur atau Staff 1.0 Penawaran_harga Supplier atau Klien SPK Surat Jalan 2.0 Terima_pesanan 3.0 Kirim_barang Pesanan Klien Pembayaran Kuitansi Faktur_pembayaran Laporan_Penjualan 5.0 Cetak_laporan 4.0 Terima_pembayaran Faktur_Pajak Pembayaran Faktur_Pajak KPPN Faktur_Pajak Gambar 3.7 Diagram Nol Sistem Yang Sedang Berjalan
68 3.5 Permasalahan yang Dihadapi a. Pengolahan data yang masih bersifat buku, sehingga mengakibatkan keterlambatan dalam menghasilkan informasi penjualan. b. Kurangnya informasi penjualan yang memadai yang dihasilkan dari sistem yang berjalan sehingga sulit dijadikan bahan analisis untuk mengevaluasi penjualan yang terjadi dan kurang mendukung pengambilan keputusan oleh manajer terkait. c. Tidak adanya nomor/ kode transaksi yang mengakibatkan kesulitan dalam penyimpanan, pencarian, dan pengolahan data sehingga informasi yang dihasilkan tidak efektif. d. Sulit dalam melakukan proses penjualan, karena berkas-berkas yang dimiliki hanya berupa dokumen-dokumen fisik, yang menimbulkan kelamaan di dalam prosesnya. 3.6 Alternatif Pemecahan Masalah a. Dengan menerapkan akses komputerisasi pada CV Nusantara Indah, akan memungkinkan bagi pihak perusahaan untuk melakukan perubahan (update) data-data transaksi penjualan seperti : memasukkan data baru; menghapus data yang tidak diperlukan; mengambil (view) data yang ingin dilihat; maupun mencetak laporan yang diinginkan dengan menggunakan perangkat printer dengan segera, sehingga memudahkan kegiatan pengontrolan data transaksi dan menghindari adanya kemungkinan penyimpangan data.
69 b. Dirancangnya suatu sistem aplikasi basisdata penjualan yang mampu menghasilkan print-out laporan penjualan untuk mendukung pihak manajemen dalam pengambilan keputusan secara tepat dan handal. c. Memberikan nomor/ kode pada setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan, sehingga pengolahan, penyimpanan, dan pencarian data menjadi lebih mudah. d. Memberikan suatu kemudahan bagi pengguna sistem aplikasi basisdata penjualan ini, dalam melakukan proses penjualan yang tadinya masih berbasis fisik. Mulai dari transaksi penawaran sampai dengan mencetak laporan penjualan itu sendiri.