ANALISIS AKTIVITAS PENGENDALIAN TERHADAP PENGELUARAN KAS PADA DINAS KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA KOTA MEDAN TUGAS AKHIR Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma 3 Diajukan Oleh DITHA FITRIANI NIM 1205082131 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
ABSTRAK Penelitian yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui apakah aktivitas pengendalian terhadap pengeluaran kas pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan sudah sesuai dengan aktivitas pengendalian terhadap pengeluaran kas menurut teori. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif. Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa aktivitas pengendalian terhadap pengeluaran kas pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan sudah sesuai dengan aktivitas pengendalian terhadap pengeluaran kas menurut teori. Kata Kunci: Aktivitas Pengendalian, Pengeluaran Kas
ABSTRACT This study aims to determine whether control activities to cash expenditures at Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan has been in accordance with control activities to cash expenditures according to the theory. The type of data in this study by using primary data and data collected by doing interview method. Data analysed in this study by using descriptive method. The result of this study show that control activities to cash expenditures at Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan has been in accordance with control activities to cash expenditures according to the theory. Keywords : Control Activities, Cash Expenditures
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa, atas limpahan rahmat dan karunia-nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul Analisis Aktivitas Pengendalian Terhadap Pengeluaran Kas pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan ini. Tugas Akhir ini disusun sebagai suatu persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan Diploma 3 di Program Studi Akuntansi Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. Tugas Akhir ini merupakan hasil penelitian mengenai aktivitas pengendalian terhadap pengeluaran kas dan ditulis berdasarkan data yang ada pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan. Dalam pelaksanaan dan penyelesaian Tugas Akhir penulis mendapat bantuan berupa bimbingan dan arahan dari beberapa pihak. Menyadari hal itu penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Darwin S.H. Damanik, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Parjuangan Pardosi, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 4. Sastra Karo-Karo, S.E., Ak., M.Si., Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Sihar Simamora, S.E., Ak., Dosen Pembimbing Utama yang membantu dan memberikan masukan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 6. M. Rikwan E.S. Manik, S.E., Dosen Pembimbing Pendamping yang membantu dan memberikan masukan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 7. Seluruh pegawai Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan. 8. Orangtua penulis Ir. Tatang Kelana dan Silvana Rose Wardah yang selalu mendoakan penulis, kakak penulis Tania Alda, S.T. serta adik penulis Debi i
Triana yang telah membantu dan menyemangati penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 9. Asriyati, S.E., Ak., Wali Kelas AK-6H yang telah memberikan motivasi untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. 10. Bapak dan Ibu dosen Politeknik Negeri Medan yang telah mengajar dan mendidik penulis selama di perkuliahan. 11. Seluruh teman-teman di Kelas AK-6H yang selalu membantu dan menyemangati penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 12. Teman dekat penulis dari SMA, Dani Syafitri Nasution yang selalu mendoakan dan menyemangati penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Penulis menyadari benar bahwa Tugas Akhir ini masih terdapat kekurangan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak sehingga Tugas Akhir ini dapat lebih sempurna. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi yang membaca. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih. Medan, Agustus 2015 Penulis Ditha Fitriani NIM 1205082131 ii
DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN PERNYATAAN ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR LAMPIRAN... i iii v vi BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2. Perumusan Masalah... 2 1.3. Tujuan Penelitian... 2 1.4. Manfaat Penelitian... 2 1.5. Teknik Pengumpulan dan Analisis Data... 3 1.6. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan... 4 BAB 2 TINJAUAN UMUM MENGENAI INSTANSI... 6 2.1. Sejarah Singkat Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan 6 2.2. Ruang Lingkup Kegiatan Instansi... 6 2.3. Keunggulan Instansi... 10 2.4. Struktur Organisasi Instansi... 11 BAB 3 TINJAUAN KEPUSTAKAAN... 23 3.1. Pengertian Kas... 23 3.2. Pengeluaran Kas... 24 3.3. Bentuk Pengeluaran Kas... 24 3.4. Pengertian Pengendalian Internal... 25 iii
3.5. Tujuan Pengendalian Internal... 25 3.6. Komponen-Komponen Pengendalian Internal... 26 3.7. Aktivitas Pengendalian... 26 3.8. Pengendalian Internal Pengeluaran Kas... 28 BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DATA... 30 4.1. Hasil Pengumpulan Data... 30 BAB 5 PEMBAHASAN... 34 5.1. Pembahasan... 34 BAB 6 SIMPULAN... 40 6.1. Simpulan... 40 DAFTAR PUSTAKA... 41 iv
DAFTAR TABEL No. Tabel Judul Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir... 5 Tabel 5.1 Otorisasi Transaksi dan Kegiatan yang Memadai menurut Teori dengan Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan... 34 Tabel 5.2 Pemisahan Tugas menurut Teori dengan Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan... 35 Tabel 5.3 Desain dan Penggunaan Dokumen serta Catatan yang Memadai menurut Teori dengan Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan... 36 Tabel 5.4 Penjagaan Aset dan Catatan yang Memadai menurut Teori dengan Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan... 37 Tabel 5.5 Pemeriksaan Independen atas Kinerja menurut Teori dengan Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan... 38 v
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran Halaman Lampiran 1 Struktur Organisasi Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan... 42 Lampiran 2 Surat Permohonan Pengajuan Judul Tugas Akhir... 43 Lampiran 3 Surat Rekomendasi Penelitian... 44 Lampiran 4 Surat Kesediaan Dosen Pembimbing Utama... 45 Lampiran 5 Surat Kesediaan Dosen Pembimbing Pendamping... 46 Lampiran 6 Kartu Bimbingan Dosen Pembimbing Utama... 47 Lampiran 7 Kartu Bimbingan Dosen Pembimbing Pendamping... 48 Lampiran 8 Formulir Bebas Revisi Tim Penguji... 49 Lampiran 9 Formulir Pernyataan Bebas Revisi Ketua Penguji... 50 Lampiran 10 Formulir Pernyataan Bebas Revisi Anggota Penguji... 51 Lampiran 11 Formulir Revisi Ketua Penguji... 52 Lampiran 12 Formulir Revisi Anggota Penguji... 53 vi
vii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul Perusahaan ataupun Instansi Pemerintah didalam menjalankan kegiatan operasinya pastilah memerlukan kas. Kas digunakan untuk melakukan sejumlah pembayaran baik dalam jumlah kecil ataupun dalam jumlah besar. Kas adalah aktiva paling lancar dimana kas tidak memliki identifikasi pemilik, dan mudah dipindahtangankan. Bentuk dari kas meliputi uang koin, uang kertas, cek, dan wesel (Warren, dkk, 2006:362). Akibat dari kas yang tidak memliki identifikasi pemilik dan mudah dipindahtangankan maka kas sering kali disalahgunakan untuk kepentingan pribadi. Banyak orang yang akhirnya tertarik untuk mengambil dan menggelapkan kas baik oleh satu orang maupun beberapa orang karena adanya kesempatan. Maka dari itu perlu adanya suatu pengendalian internal yang baik terhadap kas untuk mencegah terjadinya hal seperti itu. Menurut Romney dan Steinbart (2006:229), pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Salah satu upaya terlaksananya pengendalian internal terhadap pengeluaran kas yaitu dengan menerapkan aktivitas pengendalian. Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen, dicapai (Romney dan Steinbart, 2006:231). Aktivitas pengendalian dapat diterapkan dengan menjalankan prosedur-prosedur pengendalian yang terdiri dari otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai, pemisahan tugas, desain dan penggunaan 1
2 dokumen serta catatan yang memadai, penjagaan aset dan catatan yang memadai, dan pemeriksaan independen atas kinerja. Dengan diterapkannya aktivitas pengendalian maka kas tetap terlindungi dari penyalahgunaan serta dapat digunakan secara tepat. Berdasarkan penjelasan di atas, maka penulis memilih judul Analisis Aktivitas Pengendalian Terhadap Pengeluaran Kas pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan". 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang pemilihan judul, adapun rumusan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah Apakah aktivitas pengendalian pengeluaran kas pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan telah sesuai dengan aktivitas pengendalian pengeluaran kas menurut teori? 1.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah maka penelitian ini bertujuan untuk mengetahui adanya kesesuaian aktivitas pengendalian pengeluaran kas pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan dengan aktivitas pengendalian pengeluaran kas menurut teori. 1.4. Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini yaitu: 1. Bagi penulis, menambah wawasan dan menambah pengetahuan dalam menulis tugas dalam bentuk karya ilmiah. 2. Bagi instansi, yaitu sebagai saran kepada instansi untuk tetap menerapkan dan memelihara aktivitas pengendalian terhadap pengeluaran kas. 3. Bagi pembaca, yaitu dapat digunakan sebagai bahan referensi untuk penelitian selanjutnya di masa mendatang.
3 1.5. Teknik Pengumpulan dan Analisis Data 1.5.1. Sumber Data Adapun data diperoleh bersumber dari data primer yaitu data yang diperoleh dengan cara mencari/menggali secara langsung dari sumbernya oleh peneliti bersangkutan (Sinulingga, 2011:148). Jadi data yang digunakan adalah data primer dimana data diperoleh langsung dari sumber yaitu dengan melakukan wawancara yang dilakukan pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan. 1.5.2. Teknik Pengumpulan Data Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan sehubungan dengan penelitian Tugas Akhir ini dengan melakukan wawancara (interview). Interview adalah salah satu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan wawancara dengan orang-orang tertentu yang memiliki data/informasi yang dibutuhkan (Sinulingga, 2011:64). Jadi data diperoleh dengan melakukan wawancara dengan narasumber yaitu Kepala Sub Bagian Keuangan untuk mengetahui aktivitas pengendalian pengeluaran kas pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan. Adapun daftar wawancara yang ditanyakan yaitu: 1. Siapakah yang melakukan otorisasi pengeluaran kas Uang Persediaan dan Pembayaran Langsung? 2. Adakah ruang untuk tanda tangan atau paraf dalam pengotorisasian pengeluaran kas? 3. Apakah ada pemisahan tugas antara fungsi otorisasi, fungsi penyimpan kas dan fungsi pencatatan? 4. Apakah pengeluaran kas dicatat dalam catatan atau buku? Apa saja catatan atau buku tersebut? 5. Apakah ada memakai cek bernomor urut tercetak? 6. Apa saja penjagaan yang dilakukan untuk melindungi aset yang dimiliki? 7. Apakah komputer berisi data keuangan diberi password? 8. Apakah ada pemeriksaan yang dilakukan oleh orang yang independen yang berkaitan dengan kas?
4 1.5.3. Teknik Analisis Data Adapun teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian Tugas Akhir ini adalah metode deskriptif. Menurut Nawawi (2005:63), metode deskriptif dapat diartikan sebagai prosedur pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarkan/melukiskan keadaan subyek/obyek penelitian (seseorang, lembaga, masyarakat dan lain-lain) pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana adanya. Dengan menggunakan metode deskriptif maka dapat menggambarkan dan menjelaskan bagaimana aktivitas pengendalian pengeluaran kas pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Medan. 1.6. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Kegiatan dalam penulisan Tugas Akhir ini diperkirakan membutuhkan waktu kurang lebih 4 (empat) bulan yaitu dimulai dari proses persiapan, pengumpulan data, tabulasi dan analisa data, menyusun konsep laporan, konsultasi pada dosen pembimbing, sidang Tugas Akhir, perbaikan laporan Tugas Akhir sampai penggandaan laporan. Adapun alokasi waktu dapat dilihat pada tabel sebagai berikut.
5 Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir No Kegiatan April Mei Juni Juli Agustus 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Tabulasi dan Analisa Data Menyusun 4 Konsep Laporan Konsultasi 5 pada Dosen Pembimbing 6 Sidang Tugas Akhir Perbaikan 7 Laporan Tugas Akhir 8 Penggandaan Laporan Sumber: Buku Pedoman Tugas Akhir Jurusan Akuntansi, Politeknik Negeri Medan (2015:18)