BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Usulan Prosedur Yang Baru Pemasok Dipilih Berdasarkan Jawaban Penawaran Harga Bersaing dari Berbagai Pemasok. Pemasok harus dipilih tidak berdasarkan hubungan istimewa dan pribadi di antara fungsi pembelian dengan pemasok, namun berdasarkan perbandingan penawaran harga bersaing yang diterima dari berbagai pemasok. Barang Hanya Diperiksa dan Diterima oleh Fungsi Penerimaan Jika Fungsi Ini Telah Menerima Tembusan Surat Order Pembelian dari Fungsi Pembelian. Fungsi penerimaan hanya melakukan pemeriksaan dan penghitungan barang yang diterima dari pemasok jika sebelumnya telah menerima tembusan surat order pembelian yang telah diotorisasi oleh yang berwenang. Fungsi Penerimaan Melakukan Pemeriksaan Barang yang Diterima dari Pemasok dengan Cara Menghitung dan Menginspeksi Tersebut dan Membandingkan dengan Tembusan Surat Order Pembelian. Agar perusahaan dapat memperoleh barang yang dibeli sesuai dengan yang dipesan, fungsi penerimaan harus melakukan pemeriksaan terhadap yang diterima dari pemasok. 31

32 Terdapat Pengurangan Utang yang Jelas atas Terjadinya Retur pembelian. Fungsi pembelian membuat memo debit yang akan dikirim ke Bagian Utang untuk mengurangi saldo utang atas banyaknya retur yang terjadi. Terdapat Pengecekan Harga, Syarat pembelian, dan ketelitian Perkalian dalam Faktur dari Pemasok Sebelum Faktur Tersebut Diproses untuk Dibayar. Jika pengecekan terhadap ketelitian informasi dalam faktur dari pemasok ini dilakukan dalam fungsi pembelian terlebih dahulu, maka dokumen terakhir ini merupakan dokumen yang terjamin ketelitian dan keandalannya sebagai dasar pencatatan mutasi utang dan persediaan serta pengeluaran kas.

33 4.2 Diagram Aliran Data 4.2.1 Diagram Hubungan 4.2.2 Gudang SPP Dft_kebutuhan_brg SOP SPH Pemasok Retur Memo_Debit SISFO Pembelian pada PT. CGNP SPPH Faktur Lap_Permintaan_Pemb Lap_pemb Lap_Nilai_Pms Accounting Lap_Pms_Terburuk Lap_Retur_Pemb Manajer Lap_Daftar_Hrg Gambar 4.1 : Diagram Hubungan Catatan SPP : Surat Permintaan Pembelian SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga SPH : Surat Penawaran Harga LPB : Laporan Penerimaan Barang SOP : Surat Order Pembelian

34 4.2.2 Diagram Nol Bag_Gudang SPP SPPH Pemasok Retur Tr_SOP Dft_Kebutuhan_Brg Tr_SPP 1 Meminta Barang SPH Ms_Brg Ms_Pms 3 Menerima Barang Memo_Debit Tr_Retur Ms_Brg_Pms 2* Mengorder Pembelian SOP Tr_LPB Accounting Tr_SOP Pemasok Faktur 4* Mencatat Utang Ms_Pms Tr_Retur Ms_Brg Tr_LPB 5 Cetak Laporan Tr_SPP Ms_Brg_Pms Tr_Utang Manajer Gambar 4.2 : Diagram Nol Catatan SPP : Surat Permintaan Pembelian SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga SPH : Surat Penawaran Harga LPB : Laporan Penerimaan Barang SOP : Surat Order Pembelian

35 1.2.2 Diagram Rinci Gudang SPP Dft_Kebutuhan_Brg 1.1* Menerima SPP Tr_SPP SPH Ms_pemasok 1.2* Membuat SPPH SPPH Pemasok Ms_Brg _pms Ms_Brg Gambar 4.3 : Diagram Rinci 1 Catatan SPP : Surat Permintaan Pembelian SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga SPH : Surat Penawaran Harga LPB : Laporan Penerimaan Barang SOP : Surat Order Pembelian

36 Pemasok Retur 3.1* Memeriksa Barang Tr_LPB Ms_Pms 3.2* Menerima Barang Memo_Debit Tr_Retur Tr_SOP Accounting Gambar 4.4 : Diagram Rinci 3 Catatan SPP : Surat Permintaan Pembelian SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga SPH : Surat Penawaran Harga LPB : Laporan Penerimaan Barang SOP : Surat Order Pembelian

37 Tr_SPP Tr_SOP Tr_LPB 5.1* Cetak_Lap Pemint_ Pemb Ms_Brg 5.2* Cetak_Lap Pemb Ms_Pms 5.3 Cetak_Lap Nilai_Pms Lap_pemb Lap_Permint_Pemb Lap_Nilai_Pms Lap_Retur_Pemb Manajer Lap_Daftar_Hrg Tr_SOP Lap_Pms_Terburuk Tr_LPB Ms_Pms 5.4* Cetak_Lap Retur Pemb Ms_Pms 5.5* Cetak_Lap Pms Terburuk 5.6* Cetak_Lap daftar Hrg Tr_Retur Ms_Brg Ms_Brg_Pms Gambar 4.5 : Diagram Rinci Catatan SPP : Surat Permintaan Pembelian SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga SPH : Surat Penawaran Harga LPB : Laporan Penerimaan Barang SOP : Surat Order Pembelian

38 4.3 Data Sistem 4.3.1 Kamus Data 1. Kamus Data Pada Keluaran SPPH No_SPPH + Tgl + Kd_Pms + Nm_Pms + Alamat_Pms + Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas SOP No_SOP + No_SPP + Tgl_SOP + Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas + Kd_Pms + Nm_Pms + Alamat_Pms + Hrg_Perunit + Hrg Retur No_Retur + No_Faktur + Tgl + Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas + Ket Memo_Debit No_Retur + No_LPB + Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas + Hrg + Kd_Pms + Nm_Pms Lap Permintaan Pemb Jenis_brg + Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas Lap Retur Pemb Tgl + Nm_Pms + Nm_Brg + Kuantitas + Ket Lap Daftar Hrg @Kd_Brg + Nm_Brg + Nm_Pms + Hrg + Tgl Lap Pembelian Tgl_Pesan + Nm_Pms + Nm_Brg + Kuantitas

39 Lap Nilai Pms Nm_Pms + Tgl_Pesan + Tgl_Terima + Jml_Brg + Kekurangan Lap Pms Terburuk Kd_Pms + Byk_Keterlambatan + Byk_Retur 2. Kamus Data Pada Masukan SPP No_SPP + Tgl + Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas SPH No_SPH + No_SPP + Tgl + Kd_Pms + Nm_Pms + Alamat_Pms + Telp + Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas + Hrg + Potongan Faktur No_Faktur + No_SOP + Tgl + Kd_Brg + Nm_Brg + Hrg + Kuantitas + Nm_Pms + Alamat_Pms + Telepon Dft Kebutuhan Brg Kd_Brg + Nm_Brg + Tgl_Butuh + Kuantitas + Tgl 3. Kamus Data Pada Data Store Ms_Brg Kd_Brg + Nm_Brg + Spesifikasi + Jns_Brg + Satuan_Brg + Hrg_Satuan + Jml Ms_Pms Kd_Pms + Nm_Pms + Alamat_Pms + Kd_Pos + Telp

40 Ms_Brg_Pms Kd_Pms + Kd_Brg + Hrg_Brg Tr_SPP No_SPP + Tgl + Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas Tr_SOP No_SOP + No_SPP + Tgl + Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas + Kd_Pms + Nm_Pms + Alamat_Pms + Hrg Tr_Retur No_Retur + No_Faktur + Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas + Ket Tr_LPB No_Faktur + No_SOP + Tgl + Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas Tr_Utang No_Faktur + Tgl + Jml_Htg + Jml_Byr + tgl_jth_tempo 4.3.2 Normalisasi Data Tr_SPP UNF No_SPP + Tgl + Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas 1NF Tr_SPP_Header Tr_SPP_Detil : @No_SPP + Tgl : @No_SPP + @#Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas 2NF Tr_SPP_Header Tr_SPP_Detil Ms_Brg : @No_SPP + Tgl : @No_SPP + Kd_Brg + Kuantitas : @Kd_Brg + Nm_Brg

41 Tr_SOP UNF No_SOP + No_SPP + Tgl + Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas + Kd_Pms + Nm_Pms + Alamat_Pms + Hrg 1NF Tr_SOP_Header : @No_SOP + No_SPP + Tgl + Kd_Pms + Nm_Pms + Alamat_Pms Tr_SOP_Detil : @#No_SOP + @#Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas + Hrg 2NF Tr_SOP_Header : @No_SOP + No_SPP + Tgl + Kd_Pms + Nm_Pms + Alamat_Pms Tr_SOP_Detil Ms_Brg : @#No_SOP + @#Kd_Brg + Kuantitas + Hrg : @Kd_Brg + Nm_Brg 3NF Tr_SOP_Header Tr_SOP_Detil Ms_Pms Ms_Brg_Pms : @No_SOP + No_SPP + Tgl + Kd_Pms : @#No_SOP + @#Kd_Brg + Kuantitas + Hrg : @Kd_Pms + Nm_Pms + Alamat_Pms : @#Kd_Brg + Harga + @#Kd_Pms Tr_LPB UNF No_Faktur + No_SOP + Tgl + Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas 1NF Tr_LPB_Header : @No_Faktur + No_SOP + Tgl

42 Tr_LPB_Detil : @No_Faktur + @#Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas 2NF Tr_LPB_Header Tr_LPB_Detil Ms_Brg_Pms : @No_Faktur + No_SOP + Tgl : @No_Faktur + @#Kd_Brg + Kuantitas : @Kd_Brg + Nm_Brg Tr_Retur UNF No_Retur + No_Faktur + Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas + Ket 1NF Tr_Retur_Header : @No_Retur + No_Faktur + Tgl Tr_Retur_Detil : @#No_Retur + @#Kd_Brg + Nm_Brg + 2NF Kuantitas + Ket Tr_Retur_Header : @No_Retur + No_Faktur + Tgl Tr_Retur_Detil : @#No_Retur + @#Kd_Brg + Nm_Brg + Kuantitas + Ket Ms_Brg_Pms : @Kd_Brg + Nm_Brg Tr_Utang No_Faktur + Tgl + Jml + Byr + Tgl_jth_Tempo UNF @No_Faktur + Tgl + Jml + Byr + Tgl_jth_Tempo

43 Ms_Brg UNF Kd_Brg + Nm_Brg + Spesifikasi + Jns_Brg + Satuan_Brg + Hrg_Satuan + Jml 1NF @ Kd_Brg + Nm_Brg + Spesifikasi + Jns_Brg + Satuan_Brg + Hrg_Satuan + Jml Ms_Pms UNF Kd_Pms + Nm_Pms + Alamat_Pms + Kd_Pos + Telp 1NF @Kd_Pms + Nm_Pms + Alamat_Pms + Kd_Pos + Telp Ms_Brg_Pms UNF #Kd_Pms + #Kd_Brg + Hrg_Brg 1NF @Kd_Pms + @Kd_Brg + Hrg_Brg

44 4.3.3 Spesifikasi File Nama File Keterangan Primary Key : Ms_Pms : Master Pemasok : Kd_Pms Foreign Key : - No Nama Field Tipe Field Panjang Decimal Keterangan 1. Kd_Pms Character 5 - Kode Pemasok 2. Nm_Pms Character 30 - Nama Pemasok 3. Alamat Character 30 - Alamat 4. Kd_Pos Character 5 - Kode Pos 5. Telp Character 10 - Telepon Tabel 4.1 : Spec File Ms_Pms Nama File Keterangan Primary Key : Ms_Brg : Master Barang : Kd_Brg Foreign Key : - No Nama Field Tipe Field Panjang Decimal Keterangan 1. Kd_Brg Character 6 - Kode Barang 2. Nm_Brg Character 30 - Nama barang 3. Spesifikasi Character 20 - Spesifikasi

45 4. Jns_Brg Character 20 - Jenis Barang 5. Satuan_Brg Character 5 - Satuan Barang 6. Hrg_Satuan Number 10 0 Harga Satuan 7. Jumlah Number 5 - Jumlah Tabel 4.2 : Spec File Ms_Brg Nama File Keterangan Primary Key Foreign Key : Ms_Brg_Pms : Master Barang Pemasok : Kd_Pms + Kd_Brg : Kd_Pms + Kd_Brg No Nama Field Tipe Field Panjang Decimal Keterangan 1. Kd_Pms Character 5 - Kode Pemasok 2. Kd_Brg Character 6 - Kode Barang 3. Hrg_Brg Number 10 0 Harga Barang Tabel 4.3 : Spec File Ms_Brg_Pms Nama File Keterangan Primary Key Foreign Key : Tr_Utang : Transaksi Utang : No_Faktur : No_Faktur

46 No Nama Field Tipe Field Panjang Decimal Keterangan 1. No_Faktur Character 6 - No Faktur 2. Tgl Date 8 - Tanggal 3. Jml Number 10 - Jumlah 4. Byr Number 10 - Bayar 5. Tgl_Jth_Tempo Date 8 - Tanggal Jatuh Tempo Tabel 4.4 : Spec File Ms_Saldo_Utg Nama File Keterangan Primary Key : Tr_SPP_Header : Transaksi Surat Permintaan Pembelian Header : No_Spp Foreign Key : - No Nama Field Tipe Field Panjang Decimal Keterangan 1. No_SPP Character 6 - Nomor SPP 2. Tgl Date 8 - Tanggal Tabel 4.5 : Spec File Tr_SPP_Header Nama File Keterangan Primary Key Foreign Key : Tr_SPP_Detil : Transaksi Surat Permintaan Pembelian : No_SPP + Kd_Brg : Kd_Brg

47 No Nama Field Tipe Field Panjang Decimal Keterangan 1. No_SPP Character 7 - Nomor SPP 2. Kd_Brg Character 6 - Kode Barang 3. Jml Character 5 - Jumlah 4. Status Yes/No - - Persetujuan Tabel 4.6 : Spec File Tr_SPP_Detil Nama File Keterangan Primary Key : Tr_SOP_Header : Transaksi Surat Order Pembelian Header : No_SOP Foreign Key : - No Nama Field Tipe Field Panjang Decimal Keterangan 1. No_SOP Character 6 - Nomor SOP 2. No_SPP Character 6 - Nomor SPP 3. Kd_Pms Character 5 - Kode Pemasok 4. Tgl Date/Time 8 - Tanggal Tabel 4.7 : Spec File Tr_SOP_Header Nama File Keterangan Primary Key Foreign Key : Tr_SOP_Detil : Transaksi Surat Order Pembelian Detil : Kd_SOP + Kd_Brg : Kd_Brg

48 No Nama Field Tipe Field Panjang Decimal Keterangan 1. No_SOP Character 6 - Nomor SOP 2. Kd_Brg Character 6 - Kode Barang 3. Jml Number 5 - Jumlah 4. Hrg Number 10 0 Harga Tabel 4.8 : Spec File Tr_SOP_Detil Nama File Keterangan Primary Key : Tr_LPB_Header : Transaksi Laporan Penerimaan Barang Header : No_Faktur Foreign Key : - No Nama Field Tipe Field Panjang Decimal Keterangan 1. No_Faktur Character 6 - Nomor Faktur 2. No_SOP Character 6 - Nomor SOP 3. Tgl Date/Time 8 - Tanggal Tabel 4.9 : Spec File Tr_LPB_Header Nama File Keterangan Primary Key : Tr_LPB_Detil : Transaksi Laporan penerimaan Barang Detil : No_Faktur + Kd_Brg Foreign Key : -

49 No Nama Field Tipe Field Panjang Decimal Keterangan 1. No_Faktur Character 6 - Nomor Faktur 2. Kd_Brg Character 6 - Kode Barang 3. Jml Character 5 - Jumlah Tabel 4.10 : Spec File Tr_LPB_Detil Nama File Keterangan Primary Key : Tr_Retur_Header : Transaksi Retur Header : No_Retur Foreign Key : - No Nama Field Tipe Field Panjang Decimal Keterangan 1. No_Retur Character 6 - Nomor Retur 2. No_Faktur Character 6 - Nomor Faktur 3. Tgl Date/Time 8 - Tanggal Tabel 4.11 : Spec File Tr_Retur_Header Nama File Keterangan Primary Key Foreign Key : Tr_Retur_Detil : Transaksi Retur Detil : No_Retur + Kd_Brg : Kd_Brg

50 No Nama Field Tipe Field Panjang Decimal Keterangan 1. No_Retur Character 6 - No Retur 2. Kd_Brg Character 6 - Kode Barang 3. Jml Character 5 - Jumlah 4. Alasan Character 20 - Komentar Tabel 4.12 : Spec File Tr_Retur_Detil 4.4 Perancangan Proses 4.4.1 Bagan Terstruktur SISFO PEMBELIAN 1.0 Permintaan Pembelian 2.0 Order Pembelian 3.0 Penerimaan 4.0 Hutang 5.0 Cetak Laporan Gambar 4.6 : Bagan Terstruktur Sistem Informasi Pembelian

51 1.0 Permintaan Pembelian Rekam_SPP Kd_Brg No_SPP Tgl Status Jml Tulis_Ke_File Tr_SPP No_SPP Tr_SPP Kd_Brg Kd_Brg Kuantitas Ms_Barang Membuat SPPH Nm_Brg Kd_Brg No_SPP Nm_Pms Mencari Pemasok Kd_Brg Kd_Brg Kuantitas Nm_Pms Cetak SPPH Nm_Brg Kd_Brg Kd_Pms Ms_Brg_Pm s Kd_PmsNm_Pms Ms_Pms Gambar 4.7 : Bagan Terstruktur Permintaan Pembelian

52 2.0 Pembelian Buat SOP Simpan SOP Jml No_SPP No_SPP Nm_Brg No_SPP Kd_Brg Nm_Brg Kd_Brg Kd_Pms Nm_Pms Kd_Brg Kd_Brg Jml Nm_Brg Nm_Pms Jml Kd_Pms Nm_Pms Kd_Brg Tr_SPP Ms_Brg Mencari Pemasok Cetak SOP Tulis_Ke_File Tr_SOP Kd_Pms Kd_Brg Nm_Pms Kd_Pms Ms_Brg_Pms Ms_Pms Gambar 4.8 Bagan Terstruktur Pembelian

53 3.0 Penerimaan Tgl Jml Kd_Brg Rekam LPB No_Faktur No_SOP Lap Penerimaan Rekam Retur Kd_Brg No_Faktur Tgl Alasan No_Retur Kd_Brg Tr_LPB No_Faktur No_Faktur Ambil Data Nm_Brg Nm_Brg Kd_Brg Kd_Brg Ms_Barang Jml_Retur retur Membuat Memo_Debit Jml_SOP Harga Kd_Pms Sop Nm_Pms Kd_Pms Tr_SOP Baca Data No_Faktur Kd_Pms Nm_Pms Ms_Pms Tulis_Ke_File Tr_LPB Tulis_Ke_File Tr_Retur Gambar 4.9 : Bagan Terstruktur Penerimaan

54 5.0 Cetak Laporan 5.1 Cetak_Lap Permintaan Pembelian 5.2 Cetak_Lap Pembelian 5.3 Cetak_Lap Nilai_Pms 5.4 Cetak_Lap Retur_Pembelian 5.5 Cetak_Laporan Pms_Terburuk 5.6 Cetak_Lap Daftar_Harga Gambar 4.10 Bagan Terstruktur Cetak Laporan 5.1 Cetak_Lap Permintaan Pembelian Kd_Brg Kuantitas Jns_Brg Nm_Brg Kd_Brg Tr_SPP Ms_Brg Gambar 4.11 Bagan Terstruktur Cetak Laporan Permintaan Pembelian

55 5.2 Cetak_Lap pembelian Kd_Brg Tgl_Pesan Kd_Pms Kuantitas Kd_Pms Nm_Pms Nm_Brg Kd_Brg Tr_SOP Ms_Pms Ms_Brg Gambar 4.12 Bagan Terstruktur Cetak Laporan Pembelian

56 5.3 Cetak_Lap Nilai_Pms Tgl_Terima Kuantitas Kd_Pms Tgl_Pesanan Nm_Pms Kd_Pms Tr_LPB Tr_SOP Ms_Pms Gambar 4.13 Bagan Terstruktur Cetak Laporan Nilai Pemasok

57 Kuantitas Tgl Faktur Tr_Retur Keterangan 5.4 Cetak_Lap Retur_Pemb Nm_Pms No_Faktur Cari_Data No_SOP No_Faktur Kd_Pms No_SOP Kd_Pms Nm_Pms Tr_SOP Ms_Pms Ms_Brg Gambar 4.14 Bagan Terstruktur Cetak Laporan Retur Pembelian

58 5.5 Cetak_Lap Pms_Terburuk Kd_Pms Banyak Keterlambatan Banyak Retur Menghitung Keterlambatan Menghitung Retur Tgl_SOP Kd_Pms No_SOP Tgl_LPB No_SOP No_SOP Tgl_SOP No_Faktru No_SOP No_Faktur No_Retur Tr_SOP Tr_LPB Tr_SOP Tr_LPB Tr_Retur Gambar 4.14 Bagan Terstruktur Cetak Laporan Pemasok Terburuk

59 5.6 Cetak_Lap Daftar_Harga Nm_Brg Kd_Brg Kd_Brg Harga Kd_Pms Kd_Pms Nm_Pms Ms_Brg Ms_Brg_Pms Ms_Pms Gambar 4.16 Bagan Terstruktur Cetak Laporan Daftar Harga

60 4.4.2 Spesifikasi Proses Modul periksa_user_id Masukkan user_id dan password Buka dan baca file user Cari user_id dan password di file user Jika ditemukan Panggil modul menu utama Selain itu Tampilkan pesan User id dan password salah Akhir jika Akhir modul Modul menu utama Lakukan selama modul menu utama Panggil menu Master Panggil menu Transaksi Panggil menu Laporan : Panggil modul menu Master : Panggil modul menu Transaksi : panggil modul menu Laporan Akhir modul Akhir lakukan Modul menu master Lakukan selama modul menu master

61 Panggil menu Barang Panggil menu Supplier Panggil menu Brg pms : Panggil modul menu Barang : Panggil modul menu Supplier : panggil modul menu Barang pemasok Akhir lakukan Akhir modul Modul menu Barang Buka dan baca file Ms_Barang Tampilkan seluruh item barang Lakukan selama Memilih item barang di tabel Jika tekan Add maka Minta input Kd_Brg Minta input Nm_Brg Minta input Spesifikasi Minta input Jns_Brg Minta input Satuan_Brg Minta input Hrg_Satuan Minta input Jumlah Jika tekan Save Maka data yang di entry akan di simpan Jika tekan Delete Maka data yang ada di database akan dihapus

62 Akhir Jika Akhir Jika Akhir Jika Akhir lakukan Akhir Modul Tutup file Ms_Bahan Modul menu Supplier Buka dan baca file Ms_Pemasok Tampilkan pilihan seluruh item pemasok Lakukan selama Memilih item supplier di tabel Jika tekan Add maka Minta input Kd_Pms Minta input Nm_Pms Minta input Alamat Minta input Kd_Pos Minta input Telepon Jika tekan Save Maka data yang dientry akan disimpan Jika tekan Delete Maka data yang ada didatabase akan dihapus

63 Akhir jika Akhir jika. Akhir jika Akhir lakukan Tutup file Ms_Pemasok Akhir modul Modul menu Barang Pemasok Buka dan baca file Ms_Brg_Pms Buka dan baca file Ms_Barang Buka dan baca file Ms_Pemasok Lakukan selama Tekan Search Maka akan tampil tabel untuk memilih Supplier Jika tekan Update Harga Maka akan tampil layar untuk meminta harga baru Data input harus berformat number Jika tekan OK Maka data yang lama akan diganti dengan data yang baru Jika tekan Cancel Maka akan kembali ke menu Barang Pemasok Akhir jika Akhir jika

64 Jika tekan Delete Maka data yang ada didatabase akan dihapus Jika tekan Add Maka akan tampil tabel untuk memilih barang Pilih salah satu Barang Jika barang sudah ada Tampi pesan Barang sudah ada Selain itu Minta harga barang Jika tekan OK Maka data disimpan Jik tekan Cancel Maka kembali ke menu Barang Pemasok Akhir jika Akhir jika Akhir jika Akhir jika Akhir jika Akhir jika Akhir lakukan Tutup file Ms_Brg_Pms Tutup file Ms_Barang Tutup file Ms_Pemasok Akhir modul

65 Modul menu Transaksi Lakukan selama menu transaksi Menu Pesan Menu Pembelian Menu Penerimaan Menu Retur : Panggil modul menu Pesan : Panggil modul menu Pembelian : Panggil modul menu Penerimaan : Panggil modul menu Retur Akhir Modul Akhir lakukan Modul menu Pesanan Buka dan baca file Tr_SPP Buka dan baca file Tr_Barang Buka dan baca file Ms_Brg_Pms Buka dan baca file Ms_Pms Lakukan selama Masukkan No_SPP Masukkan Tanggal Tekan Add Pilih barang yang akan dibeli Minta jumlah barang yang ingin dibeli Jika OK Maka akan tampil di tabel pesan Jika Cancel Maka kembali ke menu pesan

66 Akhir jika Akhir jika Jika tekan Delete Maka data yang di pesan akan dihapus Jika tekan Save Maka data yang dipesan akan disimpan Jika tekan Cetak SPPH Maka akan mencetak SPPH Akhir jika Akhir jika Akhir jika Akhir lakukan Tutup file Tr_SPP Tutup file Tr_Barang Tutup file Ms_Barang Tutup file Ms_Pms Akhir modul Modul menu pembelian Buka dan baca file Tr_SPP Buka dan baca file Ms_Brg Buka dan baca file Ms_Brg_Pms Buka dan baca file Ms_Pms

67 Lakukan selama Pilih salah satu No_SPP Masukkan No_SOP Tekan Add Tekan Search Pilih Supplier Pilih Barang yang akan dibeli menurut SPP Masukkan jumlah barang yang akan dibeli Jika OK Maka lanjut Jika cancel Maka akan kembali ke menu pembelian Masukkan harga penawaran Jika OK Maka akan dimasukkan dalam daftar Jika Cancel Maka akan kembali ke menu pembelian Jika tekan Delete Maka data yang dipesan akan dihapus Jika tekan Save Maka data yang akan dipesan akan disimpan Akhir jika Akhir jika Akhir lakukan

68 Tutup file Tr_SPP Tutup file Ms_Brg Tutup file Ms_Brg_Pms Tutup file Ms_Pms Akhir modul Modul menu penerimaan Buka dan Baca file Tr_LPB Buka dan Baca file Tr_Retur Buka dan Baca file Ms_Brg Buka dan Baca file Tr_SOP Buka dan Baca file Ms_Pms Lakukan selama Pilih salah satu No_SOP Masukkan No_Faktur Masukkan Tanggal Tekan Buat Penerimaan Lalu pilih barang yang diterima Dan masukkan banyak barang Jika tekan Delete Maka data yang diterima akan dihapus Jika tekan Save Maka data yang diterima akan disimpan

69 Akhir jika Akhir jika Akhir lakukan Tutup file Tr_LPB Tutup file Tr_Retur Tutup file Ms_Brg Tutup file Tr_SOP Tutup file Ms_Pms Akhir modul Modul menu retur Buka dan Baca file Tr_Retur Buka dan Baca file Tr_LPB Lakukan selama Pilih salah satu No_No_Faktur Masukkan No_Retur Masukkan Tanggal Pilih salah satu Barang yang diretur Masukkan Jumlah Masukkan Alasan Jika tekan Delete Maka data yang diterima akan dihapus Jika tekan Save Maka data yang diterima akan disimpan

70 Akhir jika Akhir jika Akhir lakukan Tutup file Tr_Retur Tutup file Tr_LPB Akhir modul

71 4.5 Perancangan Masukan SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN Produk Delete Save Buat SPPH Gambar 4.17 : Rancangan Layar Masukan SPP

72 SURAT ORDER PEMBELIAN Data Surat Permintaan Pembelian SPP Header SPP Detil Purchasing Surat Order Pembelian Kode Supplier Search No.SOP No.SPP Add Kode Supplier Tanggal Save Delete Gambar 4.18 : Rancangan Layar Masukan SOP

73 LAPORAN PENERIMAAN BARANG Pembelian SOP Header SOP Detil Gambar 4.19 : Rancangan Layar Masukan LPB

74 Barang yang Diterima RETUR PEMBELIAN Retur Header Retur Detil Gambar 4.20 : Rancangan Layar Masukan Retur Pembelian

PT. CIPTA GLOBAL NIAGA PRIMA Jl.Jelambar Kav. POLRI Blok A8 No.188 Tanggal : dd-mm-yyyy Jakarta Barat - 11460 Hal : 99 LAPORAN PERMINTAAN PEMBELIAN Periode dd-mm-yyyy s/d dd-mm-yyyy Jenis Barang Kode Barang Nama Barang Kuantitas xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 Total per Jenis 999 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 Total per Jenis 999 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 Total per Jenis 999 Gambar 4.26 : Rancangan Laporan Permintaan Barang 79

PT. CIPTA GLOBAL NIAGA PRIMA Jl.Jelambar Kav. POLRI Blok A8 No.188 Tanggal : dd-mm-yyyy Jakarta Barat - 11460 Hal : 99 LAPORAN DAFTAR HARGA BARANG Periode dd-mm-yyyy s/d dd-mm-yyyy Nama Barang Nama Pemasok Harga Tanggal xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999,999 dd-mm-yyyy xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999,999 dd-mm-yyyy xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999,999 dd-mm-yyyy xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999,999 dd-mm-yyyy xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999,999 dd-mm-yyyy xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999,999 dd-mm-yyyy xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999,999 dd-mm-yyyy xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999,999 dd-mm-yyyy xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999,999 dd-mm-yyyy Gambar 4.27 : Rancangan Laporan Daftar Harga Barang 80

PT. CIPTA GLOBAL NIAGA PRIMA Jl.Jelambar Kav. POLRI Blok A8 No.188 Tanggal : dd-mm-yyyy Jakarta Barat - 11460 Hal : 99 LAPORAN PEMBELIAN Periode : dd-mm-yyyy s/d dd-mm-yyyy Tanggal Kode Pemasok Nama Barang Kuantitas dd-mm-yyyy xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999 Total Per Pemasok 9,999 xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999 Total Per Pemasok 9,999 Total per Tanggal 99,999 999 999 Gambar 4.28 : Rancangan Laporan Pembelian 81

PT. CIPTA GLOBAL NIAGA PRIMA Jl.Jelambar Kav. POLRI Blok A8 No.188 Tanggal : dd-mm-yyyy Jakarta Barat - 11460 Hal : 99 LAPORAN NILAI PEMASOK Periode dd-mm-yyyy s/d dd-mm-yyyy Nama Pemasok Jumlah Tanggal Pesan Tanggal Terima Barang Kekurangan xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy 99 99 dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy 99 99 dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy 99 99 dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy 99 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy 99 99 dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy 99 99 dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy 99 99 dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy 99 99 Gambar 4.29 : Rancangan Laporan Nilai Pemasok 82

PT. CIPTA GLOBAL NIAGA PRIMA Jl.Jelambar Kav. POLRI Blok A8 No.188 Jakarta Barat - 11460 Tanggal : dd-mm-yyyy Hal : 99 LAPORAN RETUR PEMBELIAN Periode dd-mm-yyyy s/d dd-mm-yyyy Tanggal Nama Pemasok Nama Barang Kuantitas Keterangan dd-mm-yyyy xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dd-mm-yyyy xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Gambar 4.30 : Rancangan Laporan Retur Pembelian 83

PT. CIPTA GLOBAL NIAGA PRIMA Jl.Jelambar Kav. POLRI Blok A8 No.188 Tanggal : dd-mm-yyyy Jakarta Barat - 11460 Hal : 99 LAPORAN PEMASOK TERBURUK Periode : dd-mm-yyyy s/d dd-mm-yyyy Kode Pemasok Banyak Keterlambatan Banyak Retur xxxxx 999 999 xxxxx 999 999 xxxxx 999 999 xxxxx 999 999 xxxxx 999 999 xxxxx 999 999 xxxxx 999 999 xxxxx 999 999 xxxxx 999 999 xxxxx 999 999 Gambar 4.30 : Rancangan Laporan Retur Pembelian 84

85 4.7 Rencana Implementasi Mulyadi (2001,P53) : Implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordimasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional. 4.7.1 Tata Laksana Sistem Yang Diusulkan 4.7.1.1 Sarana Pengolahan Data Untuk merancang pengolahan data dari suatu sistem maka diperlukan sarana untuk menunjang pengolahan data tersebut. Adapun sarana yang menunjang tersebut terdiri dari: 1. Sarana Perangkat Keras (HardWare) Perangkat keras yang penulis gunakan untuk membuat program yang dapat mendukung sistem pembelian ini adalah : CPU dengan memori min 32 M HardDisk min 20G Flopy Disk CD Drive Monitor KeyBoard

86 Printer Canon 2100sp UPS (Dianjurkan untuk menggunakan UPS guna menghindari gangguan yang disebabkan oleh padamnya listrik). 2. Sarana Perangkat Lunak (SoftWare) Untuk perangkat lunak yang digunakan oleh penulis untuk menunjang aplikasi sistem pembelian ini adalah : Sistem Operasi: Windows 9x, ME, XP Bahasa Pemrograman: Visual Basic 6.0 DataBase: Ms Access Laporan: Crystal Report v8.5 4.7.1.2 Jadwal Pengolahan Data Jadwal pengolahan data ini dimaksudkan agar pengolahan data yang dilakukan menjadi lebih efisiensi dan teratur. Karena masing-masing program sudah terbentuk kapan harus dijalankan. Penjadwalan yang harus sesuai dengan kepentingan yang berkaitan. Laporan-laporan yang dihasilkan oleh aplikasi. Sebagian arsip bersangkutan dan sebagian untuk digunakan sebagai internal kontrol.

87 Nama Proses Kondisi Tertentu Setiap Hari Per Minggu Per Bulan Back Up Y Restore Y Master Barang Master Pemasok Master Barang Pemasok Master Hutang Transaksi Pemesanan Transaksi Pembelian Transaksi Penerimaan Barang Transaksi Retur Barang Y Y Y Y Y Y Y Y Laporan Permintaan Pembelian Y Laporan Order Pembelian Y Y Laporan Barang Tiba Y Y Laporan Retur Pembelian Y Y Laporan Pemasok Y Laporan Daftar Harga Barang Y Y Tabel 4.13 : Jadwal Pengolahan Data

88 4.7.2 Jadwal Implementasi Sistem Tahapan-tahapan dari implementasi sitem adalah : 1. Pengembangan program Pengembangan program untuk membuat program dari rancangan yang telah dibuat. 2. Pengumpulan data Pengumpulan ini digunakan untuk menunjang kelengkapan data-data yang akan diolah nantinya. 3. Install Install dilakukan pada tiap PC yang akan digunakan. 4. Konversi data/entry data Entry data dan konversi dilakukan agar komputer dapat membaca data yang dimasukkan ke komputer secara manual. 5. Test Setelah kegiatan diatas maka harus dilakukan test untuk menguji apakah program yang dibuat dapat berjalan dengan benar tanpa kesalahan serta memenuhi kebutuhan rancangan tersebut. 6. Pelatihan Pelatihan dilakukan untuk menjalankan sistem yang baru agar karyawan sebagai user dapat menjalankan sistem tersebut.

89 7. Petunjuk Pelatihan Petunjuk pelatihan ini untuk membantu para pemakai sistem yang baru ini dan sebagai penunjang dalam pelatihan karyawan. 8. Penggunaan Penggunaan secara paralel run, artinya sistem yang lama tetap berjalan bersama-sama dengan sistem yang baru. 9. Dokumentasi Dokumentasi sudah dilakukan sejak tahap awal sampai akhir, agar lebih jelasnya maka dibuat tabel yang berisi tentang kegiatan dari rencana implementasi, serta jadwal pengolahan data. B U L A N 1 2 3 4 Kegiatan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Pengembangan Program Pengumpulan Data Install Konversi Data Test Pelatihan Pembuatan User Manual Penggunaan Dokumentasi Tabel 4.14 : Jadwal Implementasi Sistem