BAB IV PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB IV PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem adalah strategi untuk memecahkan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan itu. Perancangan sistem adalah termasuk bagaimana mengorganisasi sistem ke dalam subsistem-subsistem, serta alokasi subsistem-subsistem ke komponen-komponen perangkat keras, perangkat lunak serta prosedur-prosedur. Berdasarkan hasil analisa secara menyeluruh, maka dirancanglah sebuah Sistem Informasi Pendataan Aset Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau, diharapkan sistem informasi yang dirancang dapat lebih baik dan lebih cepat dalam pemberian informasi yang dibutuhkan oleh bagian yang bersangkutan sehingga mampu mempercepat pengolahan data dan mempermudah dalam pengambilan sebuah keputusan Perancangan Prosedur Dan Dokumen Yang Di Usulkan Dari analisis prosedur yang berjalan masih banyak terdapat kelemahan dalam penyampaian informasi, maka dilakukan sedikit pengembangan terhadap sistem tersebut, yang nantinya dapat diharapkan membawa sedikit perubahan dan manfaat sehingga instansi yang bersangkutan dapat menyampaikan informasi yang lebih cepat, praktis dan efisien. 50

2 51 1.Prosedur Pendataan Aset Biro Perlengkapan yang di usulkan 1. Biro Perlengkapan menyerahkan surat permohonan ke masing-masing SKPD 2. SKPD mengecek surat permohonan jika kebenaran dan kelengkapan surat benar maka SKPD melakukan pencatatan data 3. SKPD melakukan proses cetak kontrak dan dikirim ke Biro Perlengkapan 4. Biro Perlengkapan menerima kontrak dan menproses kontrak 5. Biro Perlengkapan menginput barang ke sistem 6. Biro Perlengkapan mencetak laporan menggunakan sistem 7. Biro Perlengkapan membuat laporan kontrak barang dan mengirimkan ke SKPD dan Gubernur 8. Biro Perlengkapan mencetak keseluruhan kontrak barang dikirimkan ke SKPD dan diarsipkan di lemari arsip

3 52 Biro perlengkapan Surat Permohonan Barang SKPD Surat Permohonan Barang Gubernur tidak Cek Surat Permohonan Barang ya Pencatatan Data Proses Cetak Kontrak Dokumen Kontrak Barang Dokumen Kontrak Barang 3 Input Data Barang Database 123 Laporan Kontrak Barang 2 Laporan Kontrak Barang 3 Laporan Kontrak 3 Barang 1 Keseluruhan Kontrak Barang 2 3 Keseluruhan Keseluruhan Kontrak Barang Kontrak Barang Gambar 4.1 Flow Map Pendaftaran Pendataan Aset Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau Usulan

4 Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Berikut ini adalah gambaran perancangan sistem diagram konteks pada Sistem Informasi Pendataan Aset Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau : Gubernur Laporan Keseluruhan Barang Laporan Rekap Data Aset Biro Perlengkapan Sistem Informasi Pendataan Aset Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau Data Aset Laporan Rekap Data Aset SKPD Laporan Keseluruhan Barang Gambar 4.2 Diagram Konteks

5 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output. DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dan dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem. 1. DFD Level 0 T _A s et D a ta A se t P ros es 1.0 ros es 2.1 P engolahan P ilih D ata D ata A s et D a ta A se t SKPD SKPD L a p o ra n R e ka p D a ta A se t T _A s et Gubernur D a ta A se t P ros es 2.0 R ekapitulasi P ros es 2.2 L a p o ra n R e ka p D a ta A se t C etak Laporan D a ta A se t B iro L a p o rapn erlengkapan R e p D a ta A se t Gubernur B iro P erlengkapan Gambar 4.3 DFD Level 0

6 55 2. DFD Level 1 Proses 1.0 (Pengolahan Data Input Aset) SKPD Data Aset Proses 1.1 Input Data Aset Data Aset Data Aset T_Aset Proses 1.2 Update Data Aset Data Aset Gambar 4.4 DFD Level 1 Proses 1 3. DFD Level 1 Proses 2.0 (Pengolahan Cetak Laporan) Data Aset T_Aset Proses 2.1 Pilih Data Data Aset Data Aset Lap.Keseluruhan Barang SKPD Proses 2.2 Cetak Laporan Lap.Keseluruhan Barang Gubernur Lap.Keseluruhan Barang Biro Perlengkapan Gambar 4.5 DFD Level 1 Proses 2

7 Perancangan Model Data Dan Basis Data Perancangan ini terdiri dari perancangan diagram ERD, Kamus Data dan Struktur Tabel Entity Relationship Diagram (ERD) ERD merupakan suatu gambar perancangan basis data untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. Berikut ini adalah perancangan gambar ERD dalam Sistem Informasi Pendataan Aset Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau. Biro Perlengkapan 1 Merekapitulasi N ASET Gambar 4.6 ERD ( Entity Relationship Diagram)

8 Kamus Data Berikut ini adalah kamus data dari Sistem Informasi Pendataan Aset Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau yang dirancang melalui DFD diatas, antara lain : Tabel 4.1 Kamus Data Login Nama Data Login Deskripsi merupakan data login user Struktur Data Username,Password Tabel 4.2 Kamus Data Aset Nama Deskripsi Struktur Data Data Aset biro Perlengkapan merupakan data aset biro perlengkapan Kode_Bidang,Nama_Bidang,Tanggal_Masuk,Tipe,Kondisi,Ket,Kode_ Supplier,Satuan,Jumlah,Status,Spesifik,Pajak,Bpkb, Struktur Tabel Tujuan dari perancangan struktur tabel ini yaitu untuk menentukan nama field, tipe field, lebar field, dan keterangan dari field tersebut yang ada pada setiap tabel. Struktur tabel yang akan digunakan dalam perancangan sistem ini akan menentukan struktur fisik dari database perguruan muhammadiyah yang menunjukkan struktur dari elemen elemen yang menyatakan panjang data dan tipe datanya. Pengembangan struktur tabel yang akan diuraikan adalah sebagai berikut :

9 58 1. Tabel Login Tabel Login merupakan data-data untuk menyimpan data Login user. Nama tabel Primary Key : T_Login : Username Tabel 4.3 Tabel Login No Nama Field Tipe Size Keterangan 1 Username Text 20 Username 2 Password Text 20 Password 2. Tabel Aset Tabel Aset merupakan data-data untuk menyimpan data aset. Nama tabel : T_Aset Primary Key : Kode_Bidang Tabel 4.4 Tabel Aset No Nama Field Tipe Size Keterangan 1 Kode_Bidang Text 15 Kode Bidang 2 Nama_Bidanag Text 15 Nama Bidang 3 Tanggal_Masuk Date/Time Tanggal Masuk 4 Tipe Text 20 Tipe 5 Kondisi Text 20 Kondisi 6 Ket Text 20 Keterangan 7 Kode_Supplier Text 15 Kode Supplier 8 Satuan Number Satuan 9 Jumlah Number Jumlah 10 Status Text 20 Status 11 Spesifik Text 20 Spesifik 12 Pajak Text 20 Pajak 13 Bpkb Text 20 Bpkb

10 Struktur Program Struktur program ini terdiri dari modul-modul input, proses dan output. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Struktur Program Input Proses Output Data Aset Tanah Data Aset Bangunan Cetak Kontrak Barang Laporan Kontrak Barang Laporan Keseluruhan Kontrak Barang Data Aset Kendaraan Data Aset Elektronik Data Aset Meubel Gambar 4.7 Struktur Program 4.6. Struktur Menu Struktur menu merupakan gambaran umum dari tentang program sistem yang akan dirancang, dimana struktur menu program ini menggambarkan aliran-aliran dari bagian-bagian yang akan diterapkan pada Sistem Informasi Pendataan Aset Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau. Struktur menu yang dibuatkan dalam sistem terdiri dari menu-menu dan sub menunya. Dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

11 60 Sistem Informasi Pendataan Aset Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau File User Menu Rekapitulasi Login User Login Aset Tanah ALL Logout Aset Bangunan Aset Kendaraan Exit Aset Kendaraan Aset Kendaraan Gambar 4.8 Struktur Menu 4.7. Perancangan Antar Muka Inputan Salah satu kriteria penting dari sebuah antarmuka adalah tampilan yang menarik user friendly. Seorang pengguna, apalagi pengguna baru, biasanya tertarik untuk mencoba sebuah program dengan terlebih dahulu tertarik pada sebuah tampilan yang ada di hadapan matanya. Suatu program yang baik adalah program yang mudah dipahami dan di gunakan (user friendly). Adapun desain antarmuka yang terdiri dari input dan output dapat dilihat pada gambar berikut :

12 Perancangan Input Perancangan input berfungsi untuk memasukan data-data ke sistem, Perancangan input berupa form form yang ditampilkan di layar monitor, rancangan input Sistem Informasi Pendataan Aset Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau, antara lain : PEMERINTAH PROVINSI KEPULAUAN RIAU SLOGAN LOGO Gambar 4.9 Form Splash Screen

13 62 Menu File User Menu Tanggal Rekapitulasi SISTEM INFORMASI PENDATAAN ASET BIRO PERLENGKAPAN PROVINSI KEPULAUAN RIAU LOGO MEMO Gambar 4.10 Form Menu Utama LOGIN PASSWORD LOGIN USERNAME PASSWORD OK Gambar 4.11 Form Login User

14 63 DATA PASSWORD Username Password DbGRID Clear Save Update Delete Gambar 4.12 Form User Login Aset Tanah ISI DATA Searching X Kode Bidang Ket Tanggal Masuk Supplier Tipe Jumlah Search Kondisi Satuan Clear Save Update Delete Refresh DBGRID Gambar 4.13 Form Input (Aset Tanah)

15 64 Aset Bangunan ISI DATA Searching X Kode Bidang Ket Tanggal Masuk Tipe Kondisi Supplier Jumlah Satuan Search Clear Save Update Delete Refresh DBGRID Gambar 4.14 Form Input (Aset Bangunan) Aset Kendaraan ISI DATA Kode Bidang Tanggal Masuk Ket Supplier Searching X Tipe Kondisi Jumlah Satuan Search Model Pajak Bpkb Clear Save Update Delete Refresh DBGRID Gambar 4.15 Form Input (Aset Kendaraan)

16 65 Aset Elektronik ISI DATA Kode Bidang Tanggal Masuk Ket Supplier Searching X Tipe Kondisi Model Jumlah Satuan Search Clear Save Update Delete Refresh DBGRID Gambar 4.16 Form Input (Aset Elektronik) Aset Meubel ISI DATA Kode Bidang Tanggal Masuk Ket Supplier Searching X Tipe Kondisi Model Jumlah Satuan Search Clear Save Update Delete Refresh DBGRID Gambar 4.17 Form Input (Aset Meubel)

17 66 Rekapitulasi Semua Aset Filter ALL ASET Tanggal DD Bulan MM None PerTahun PerBulan PerTanggal Keterangan Ket Refresh X Tahun YY Print DBGRID Gambar 4.18 Form Input (Rekapitulasi) Perancangan Output Perancangan output berupa tampilan yang berisi tentang berbagai informasi yang diperlukan. Format ini dicetak kedalam printer dan dapat ditampilkan ke layar monitor. Rancangan output Sistem Informasi Pendataan Aset Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau seperti gambar di bawah ini

18 67 LOGO PEMERINTAH PROVINSI KEPULAUAN RIAU BIRO PERLENGKAPAN PROVINSI KEPULAUAN RIAU Jalan Basuki Rahmat Tanjungpinang Provinsi Kepulauan Riau Telepon : Fax : (0771) LAPORAN SEMUA DATA ASET Kode Nama Bidang Tanggal Masuk Tipe Kondisi Keterangan Ket.Supplier Satuan Jumlah Status Spesifik Pajak Bpkb Halaman : Gambar 4.19 Output Laporan Semua Data Aset LOGO PEMERINTAH PROVINSI KEPULAUAN RIAU BIRO PERLENGKAPAN PROVINSI KEPULAUAN RIAU Jalan Basuki Rahmat Tanjungpinang Provinsi Kepulauan Riau Telepon : Fax : (0771) LAPORAN DATA ASET (TANAH) No Kode Tanggal Masuk Tipe Kondisi Keterangan Ket.Supplier Satuan Jumlah Halaman : Gambar 4.20 Output Laporan Data Aset (Tanah)

19 68 LOGO PEMERINTAH PROVINSI KEPULAUAN RIAU BIRO PERLENGKAPAN PROVINSI KEPULAUAN RIAU Jalan Basuki Rahmat Tanjungpinang Provinsi Kepulauan Riau Telepon : Fax : (0771) LAPORAN DATA ASET (BANGUNAN) No Kode Tanggal Masuk Tipe Kondisi Status Keterangan Ket.Supplier Satuan Jumlah Halaman : Gambar 4.21 Output Laporan Data Aset(Bangunan) LOGO PEMERINTAH PROVINSI KEPULAUAN RIAU BIRO PERLENGKAPAN PROVINSI KEPULAUAN RIAU Jalan Basuki Rahmat Tanjungpinang Provinsi Kepulauan Riau Telepon : Fax : (0771) LAPORAN DATA ASET (KENDARAAN) No Kode Tanggal Masuk Tipe Kondisi Status Keterangan Ket.Supplier Satuan Jumlah Pajak Bpkb Halaman : Gambar 4.22 Output Laporan Data Aset(Kendaraan)

20 69 LOGO PEMERINTAH PROVINSI KEPULAUAN RIAU BIRO PERLENGKAPAN PROVINSI KEPULAUAN RIAU Jalan Basuki Rahmat Tanjungpinang Provinsi Kepulauan Riau Telepon : Fax : (0771) LAPORAN DATA ASET (ELEKTRONIK) No Kode Tanggal Masuk Tipe Spesifik Keterangan Ket.Supplier Satuan Jumlah Halaman : Gambar 4.23 Output Laporan Data Aset(Elektronik) LOGO PEMERINTAH PROVINSI KEPULAUAN RIAU BIRO PERLENGKAPAN PROVINSI KEPULAUAN RIAU Jalan Basuki Rahmat Tanjungpinang Provinsi Kepulauan Riau Telepon : Fax : (0771) LAPORAN DATA ASET (MEUBEL) No Kode Tanggal Masuk Tipe Keterangan Ket.Supplier Satuan Jumlah Halaman : Gambar 4.24 Output Laporan Data Aset(Meubel)