SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEGIATAN ADMINISTRASI SERTIFIKASI PADA PT. PLN (PERSERO) PUSDIKLAT UNIT SERTIFIKASI Nugroho Sihraharja Handoko Jurusan Sistem Informasi dan Manajemen, Binus University, Jl. K. H. Syahdan No. 9 Palmerah, Jakarta Barat 11480 Ignatius Joko Dewanto Binus University, Jl. K. H. Syahdan No. 9 Palmerah, Jakarta Barat 11480 dan Joni Suhartono Binus University, Jl. K. H. Syahdan No. 9 Palmerah, Jakarta Barat 11480 ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk membangun dan mengaplikasikan sistem informasi administrasi transaksi sertifikasi kompetensi pegawai di lingkungan perseroan pada PT. PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. Analisis yang digunakan antara lain SWOT (Strengths, Weakness, Opportunity, Threats) dan CSF (Critical Success Factor). Metode Pengembangan Sistem yang digunakan adalah perancangan sistem informasi pendekatan UML versi Satzinger, Jackson dan Burd dengan menggunakan diagram activity, use case, class, dan sequence. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah berupa aplikasi sistem administrasi sertifikasi online yang kemudian dapat digunakan untuk mempemudah proses administrasi sertifikasi pada PT. PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. Simpulan yang dapat diambil yaitu mengimplementasikan sistem administrasi sertifikasi online untuk kebutuhan unit sertifikasi pada PT. PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. Kata Kunci : Sistem Informasi, Sistem Informasi Administrasi Sertifikasi, SWOT, UML.
Pendahuluan Pada saat ini, Teknologi Informasi mengalami pengembangan yang sangat pesat dari waktu ke waktu. Teknologi Informasi menjadi sesuatu yang sangat penting dalam meningkatkan kinerja dalam dunia bisnis. Salah satu perkembangan Teknologi Informasi adalah perkembangan dunia komputasi, satu diantaranya adalah kemajuan Sistem Informasi. Sistem Informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada Sistem Informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis perangkat keras (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi melalui perangkat lunak (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Terdapatnya suatu kompleksitas dalam proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan menyebabkan diperlukannya suatu sistem yang dapat terintegrasi dengan baik dan mampu memberikan informasi yang real time yang dibutuhkan oleh perusahaan sehingga mampu untuk meningkatkan kinerja operasional suatu perusahaan. Dengan adanya sistem yang terintegrasi maka transaksi yang memerlukan waktu yang cukup lama dapat dikerjakan dengan lebih cepat. Kemajuan teknologi menjadi suatu era baru dunia bisnis. Pada umum nya, kegiatan dalam perusahaan PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi mempunyai tugas untuk pengelolaan sertifikasi kompetensi pegawai di lingkungan PT PLN (Persero) salah satunya dengan melaksanakan uji kompetensi untuk sertifikasi setiap karyawan PT PLN (Persero). Namun untuk dapat melaksanan uji kompetensi, setiap karyawan harus melakukan permohonan uji kompetensi yang diajukan oleh atasannya (misal: Manajer SDM masing-masing Unit Operasional) kepada PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. Nantinya PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi akan melakukan verifikasi pada permohonan uji kompetensi yang telah diterima apakah level kompetensi pegawai sesuai dengan level uji kompetensi yang diambil sehingga dapat diambil keputusan layak atau tidak mengikuti uji kompetensi dilihat dari jabatan, grade, dan sertifikat dari masing-masing pegawai. Lalu PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi berhak untuk menentukan permohonan uji kompetensi tersebut memenuhi syarat atau belum memenuhi syarat. PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi adalah salah satu perusahaan yang belum menerapkan sistem yang terintegrasi pada bagian pendaftaran sertifikasi (offline) hingga monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi karena masih dijalankan secara manual dan dinilai kurang dapat mendukung manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Padahal seperti yang telah diketahui bagian pendaftaran sertifikasi hingga monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi tersebut juga dapat memiliki pengaruh yang cukup besar pada perusahaan bila dapat dilaksanakan dengan efisiensi waktu, akurasi data dan efisiensi biaya (online). Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Sistem Informasi Manajemen di sebuah perusahaan adalah sistem yang dirancang untuk melakukan pengolahan data dan informasi perusahaan bagi kepentingan manajemen perusahaan itu sendiri.. Oleh karena itu, penelitian yang akan dilakukan terhadap PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengevaluasi masalah yang terjadi dan menemukan beberapa solusi untuk mengatasi masalah yang terjadi. Penelitian yang akan penulis
lakukan ini dapat dilakukan dengan bekerjasama dengan tim pengembang ataupun tim peneliti lain yang mungkin terdapat pada PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian ini meliputi: (1) Permohonan sertifikasi; (2) Verifikasi permohonan sertifikasi; (3) Koordinasi pelaksanaan sertifikasi; (4) Monitoring pelaksanaan sertifikasi; (5) Monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi; (6) Laporan hasil sertifikasi. Tujuan Penelitian Menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan dalam proses administrasi sertifikasi pada PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi, Merancang sistem informasi untuk mengefektifkan arus informasi demi kelancaran proses administrasi sertifikasi sehingga membantu perusahaan dalam mengatasi masalah yang terjadi, dan Merancang sistem informasi yang dapat memberikan output berupa laporan sertifikasi yang dapat digunakan untuk menunjang proses pengambilan keputusan yang relatif singkat. Metode Penelitian 1. Metode pengumpulan data yang akan digunakan meliputi : Studi Pustaka, yakni dari literatur-literatur yang membahas konsep perancangan sistem informasi, mengumpulkan informasi dari internet, dan literatur-literatur mengenai berbagai metode analisis yang akan digunakan dalam penelitian. Studi Lapangan o Wawancara, yang melibatkan pihak manajemen PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. o Dokumentasi mengenai riwayat perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, uraian fungsi dan tugas pokok pada PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. o Observasi secara langsung terhadap sistem yang berjalan di PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. 2. Metode Analisis dan Perancangan Analisis yan digunakan antara lain SWOT (Strengths, Weakness, Opportunity, Threats) dan CSF (Critical Success Factor). Perancangan yang digunakan adalah pendekatan UML versi Satzinger, Jackson dan Burd dengan menggunakan diagram activity, use case, class, dan sequence.
Hasil dan Bahasan Kondisi yang terjadi di PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi adalah masih manualnya pengelolaan data administrasi sertifikasi meliputi pendaftaran sertifikasi hingga monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi. Permasalahan yang ada dalam PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi adalah ketika banyak permohonan uji kompetensi yang masuk maka terdapat banyak sekali input data permohonan sertifikasi karena proses permohonan sertifikasi masih berjalan manual dengan menggunakan formulir permohonan uji kompetensi (masih paper based / offline) sehingga PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi memiliki keterbatasan dalam menginput data kedalam Microsoft Access karena kekurangan tenaga dan sangat menguras waktu (tidak efisien dan tidak efektif), sehingga mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam pengelolaan data administrasi sertifikasi yang karena data yang tidak akurat. Penyebab masalah ini adalah tidak adanya sistem yang mendukung pengolahan data administrasi sertifikasi secara sistematis. Setiap perusahaan idealnya memiliki suatu database yang digunakan untuk menyimpan data-data perusahaan. Data-data ini dapat digunakan sebagai dasar untuk mendukung manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Oleh karena itu diperlukan solusi untuk mengatasi permasalahan ini. Setelah peneliti melakukan analisa terhadap sistem yang berjalan. Menurut peneliti, solusi yang terbaik untuk mengatasi masalah di atas adalah dengan merancang suatu sistem yag dapat mendukung pengelolaan data administrasi sertifikasi meliputi pendaftaran sertifikasi hingga monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi, untuk meminimalisir kesalaha-kesalahan seperti yang dijelaskan diatas yaitu dengan membangun suatu aplikasi sistem informasi administrasi sertifikasi. Dengan aplikasi sistem informasi administrasi sertifikasi maka semua data permohonan uji kompetensi akan langsung masuk database sehingga tidak perlu lagi melakukan input data permohonan sertifikasi. Karena masing-masing individu (peserta) dan perusahaan (unit induk) tidak perlu lagi mengisi pada lembar formulir permohonan uji kompetensi, cukup dengan input data pada aplikasi sistem informasi administrasi sertifikasi, tentunya dengan otorisasi yang benar. Sehingga pada aplikasi sistem informasi administrasi sertifikasi individu (karyawan) memiliki hak akses peserta dan perusahaan (unit induk / operasional) memiliki hak akses admin unit induk. Nantinya juga terdapat juga hak akses untuk PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi yaitu sebagai admin unit sertifikasi (USER) yang fungsinya untuk melakukan verifikasi aplikasi permohonan uji kompetensi yang masuk apakah memenuhi syarat atau belum memenuhi syarat, hingga ke monitoring pelaksanaan dan keputusan sertifikasi apakah kompeten atau belum kompeten. Matriks SWOT Matriks SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threats) PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi
Opportunity-O (Peluang) 1. Penggunaan Teknologi Informasi untuk efisiensi perusahaan. 2. Adanya pasar potensial yang terdiri dari pihak internal PLN maupun eksternal. 3. Pengembangan keragaman materi uji yang dimiliki. Threats-T (Ancaman) 1. Perubahan regulasi ketenagalistrikan di lingkungan internal PLN maupun eksternal. 2. Ada lembaga sertifikasi bidang ketenagalistrikan di lingkungan luar PLN. 3. Belum adanya integrasi secara teknologi dalam administrasi sertifikasi. Strengths-S (Kekuatan) 1. Memiliki dukungan dari Manajemen PLN. 2. Mendapatkan akreditasi / pengakuan dari lembaga akreditor KAN sesuai standar ISO 17024. 3. Memiliki sistem ujian online (SI-UJO). Strategi SO Mengembangkan teknologi informasi untuk sistem administrasi sertifikasi. (S1,O1) Dukungan teknologi informasi dalam menjalankan ISO 17024. (S2,O1) Strategi ST Mempertahankan kualitas pelayanan dan materi uji. (S2,T2) Melakukan integrasi secara teknologi dalam administrasi sertifikasi. (S1,T3) Weaknesses-W (Kelemahan) 1. Proses bisnis sertifikasi masih baru di PLN. 2. Jumlah personil masih terbatas. 3. Sebagian sarana uji masih bergantung fungsi yang lain. Strategi WO Menggunaan Teknologi Informasi untuk mengoptimalkan kinerja dan kegiatan operasional perusahaan. (W1,O1) Memperbaiki struktur kerja organisasi. (W3,O2) Merekrut karyawan yang berkualitas dan sesuai kebutuhan perusahaan. (W2,O3) Strategi WT Melakukan sosialisasi materi uji yang lebih gencar. (W1,T2) Mengoptimalkan sumber daya yang ada melalui pelatihan dan pengembangan keahlian. (W2,T2)
Use Case Use Case Diagram dari Sistem Informasi Administrasi Sertifikasi LSP USER PLN, akan ditunjukan pada gambar dibawah ini : Sistem Administrasi Sertifikasi Permohonan Serifikasi oleh Perusahaan Admin Unit Induk Permohonan Sertifikasi Individu Evaluasi Permohonan Sertifikasi Peserta Koordinasi Pelaksanaan Sertifikasi Monitoring Pelaksanaan Sertifikasi Admin Unit Sertifikasi Evaluasi Hasil Sertifikasi Membuat Laporan Hasil Sertifikasi
Class Diagram Class Diagram dari Sistem Informasi Administrasi Sertifikasi LSP USER PLN, akan ditunjukan pada gambar dibawah ini :
User Interface Salah satu user interface yang dirancang adalah user interface membuat laporan hasil sertifikasi, akan ditunjukkan pada gambar dibawah ini: Keterangan: Halaman Membuat Laporan Hasil Sertifikasi digunakan untuk membuat laporan hasil sertifikasi. Untuk membuat laporan hasil sertifikasi, admin unit sertifikasi melakukan klik pada report laporan hasil uji untuk memperoleh data laporan hasil pelaksanaan sertifikasi.
Keterangan: Halaman Membuat Laporan Hasil Sertifikasi, ini adalah hasil output dari proses membuat laporan hasil sertifikasi. Rencana Implementasi Metode yang digunakan dalam pengimplementasian sistem informasi administrasi sertifikasi pada PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi adalah metode langsung, dimana sistem ini akan langsung diimplementasikan dalam proses administrasi sertifikasi pada PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. Hal ini bertujuan agar proses pendaftaran sertifikasi hingga monitoring pelaksanaan sertifikasi dan laporan pelaksanaan sertifikasi dapat langsung dijalankan menggunakan sistem, akan ditunjukkan pada tabel dibawah ini: Tabel Rencana Implementasi-Gantt Chart Sistem Informasi Administrasi Sertifikasi pada PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi
Bulan Bulan Bulan Bulan Task Pertama Kedua Ketiga Keempat 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Analisis Sistem 2. Desain User Interface 3. Perencanaan Implementasi 4. Proses Testing 5. Training 6. Proses Instalasi Simpulan dan Saran PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi adalah salah satu perusahaan yang belum menerapkan sistem yang terintegrasi pada bagian pendaftaran sertifikasi (offline) hingga monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi karena masih dijalankan secara manual dan dinilai kurang dapat mendukung manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Padahal seperti yang telah diketahui bagian pendaftaran sertifikasi hingga monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi tersebut juga dapat memiliki pengaruh yang cukup besar pada perusahaan bila dapat dilaksanakan dengan efisiensi waktu, akurasi data dan efisiensi biaya (online). Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Sesuai dengan analisa yang telah saya lakukan maka dapat disimpulkan sebagai berikut: o Berdasarkan analisis SWOT, PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi dapat memanfaatkan kekuatan dan peluang yang dimiliki untuk meminimalkan kelemahan dan ancaman yang ada pada perusahaan. Berdasarkan matriks SWOT tersebut, kemudian dapat disusun empat set kemungkinan alternatif strategis, yakni: SO (Strength-Opportunity), WO (Weaknesses-Opportunity), ST (Strength-Threats), WT (Weaknesses-Threats). Maka strategi yang sesuai untuk PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi adalah strategi SO (Strengths-Opportunity) yaitu Mengembangkan teknologi informasi untuk sistem administrasi sertifikasi dan dukungan teknologi
o o informasi dalam menjalankan ISO 17024. Dari strategi tersebut maka kekuatan dan peluang perusahaan digunakan untuk mendukung proses bisnis harian pada PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. Dari hasil Analisis CSF (Critical Success Factor), dapat diambil kesimpulan bahwa faktor yang menjadi pendukung perusahaan agar tujuannya tercapai adalah: Menggunakan Sistem Administrasi Sertifikasi. Perancangan sistem informasi yang baik akan membuat data tersimpan secara akurat, pencarian data dan pembuatan laporan akan mudah dilakukan. Hal tersebut akan mempermudah proses administrasi sertifikasi pada PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi dan membantu dalam mengambil keputusan strategis. Saran yang dapat diberikan dengan berdasarkan analisa saya adalah: o o o Rutin melakukan maintenance server karena server yang terjaga akan mempengaruhi kinerja operasional. Membackup data. Meningkatkan kemampuan sistem berbasis mobile Referensi Anonim. (2013). Sertifikasi Profesional. Diperoleh (20-4-2013) dari http://id.wikipedia.org/wiki/sertifikasi_profesional/ David, F. R. (2011). Strategic Management : Concepts and Cases. (13th Edition). Pearson Education. Farizarwan. (2010). Pengertian Apache. Diperoleh (12-05-2013) dari http://duniakamu.wordpress.com/2010/02/22/pengertian-apache/ McLeod, Raymond Jr & Schell, George (2001). Management Information System. Prentice International Hall, Inc., London. McLeod, Raymond Jr & Schell, George (2007). Sistem Informasi Manajemen. Edisi Kesembilan. PT Indeks. Jakarta. O Brien, J A. (2005). Introduction to Information System: Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Buku 1. Edisi 12. Jakarta : Salemba Empat. Pusat Bahasa. 2008. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Edisi Keempat. Jakarta: Pf. Gramedia Purtakama Rangkuti, Freddy. (2008). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Satzinger, John W, Jackson, Robert B, Burd, Stephen D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design With The Unified Process. Thomson Course Technology.
Soeryowibowo, M. (2003). Komisi Sertifikasi Ikatan Ahli Geologi Indonesia. Diperoleh (10-5- 2013) dari http://sertifikasi.iagi.or.id/ Ward, John, dan Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning for Information Systems. John Wiley and Sons Ltd., England. Welling, Luke & Thompson, Laura. (2001). PHP & MySQL Development. Sams Publishing, Indiana. Riwayat Penulis Nugroho Sihraharja Handoko lahir di kota Malang pada 6 Januari 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Program Ganda Sistem Informasi dan Manajemen pada tahun 2013.