BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Berdasarkan tugas dan peranan seorang sekretaris disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab mempersiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan clerical (ketatausahaan) dan administrasi perkantoran, agar perusahaan dapat menjalankan perusahaan nya dengan efisien dan lancar.sekretaris merupakan pegawai yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan. Sekretaris juga membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaanpekerjaannya, dengan kata lain sekretaris adalah pembantu seorang pimpinan. Sekretaris organisasi sering disebut dengan sekretaris instansi, business secretary atau executive secretary.sekretaris mengepalai suatu sekretariat, berfungsi sebagai pimpinan, membawahi staf-staf lainnya, bertindak sebagai pimpinan dan melaksanakan kepemimpinan.sekretaris organisasi mengetahui hal-hal yang menjadi rahasia perusahaan, yang sangat penting dijaga kerahasiannya.menjadi sekretaris organisasi, tugas-tugas administratif dan clerical (ketatausahaan) bukanlah tugas utama yang harus dilakukan. Tugas tugas utama dari seorang sekretaris organisasi adalah berusaha memperoleh informasi yang diperlukan perusahaan, melakukan penyortiran dan
mengelompokkan informasi tersebut sebelum didelegasikan ke departemen lainnya dalam perusahaan, mengelola data-data atau arsip yang penggunaannya bersamaan dengan departemen-departemen lainnya dalam perusahaan dengan sistem penyimpanan yang sangat baik. Sekretaris organisasi juga bertugas memberikan penjelasan singkat tentang skema bisnis perusahaan (company profile) kepada klien-klien perusahaan (Lawalata, 2012).Pelaksanaan kearsipan meliputi keseluruhan kegiatan yang terdiri dari kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya yang dibutuhkan. Arsip merupakan tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang dapat berwujud suratmenyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan dapat memberi keterangan yang jelas dan tepat. Arsip disini adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikrofilm) media komputer (pita-tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain. Dalam perkembangannya dewasa ini manajemen administrasi kantor boleh dapat dikatakan, segala sesuatunya sesuai tergantung kepada bahan warkat/dokumen. Baik yang menyangkut di dunia perusahaan pemerintahan ataupun perusahaan swasta. Surat/warkat mempunyai peranan yang sangat penting di dalam suatu proses kegiatan organisasi. Pengelolaan arsip merupakan inti dari sebuah hasil kegiatan di setiap organisasi ataupun perusahaan dan
berguna untuk membantu pimpinan dalam menentukan atau mengeluarkan suatu kebijaksanaan.arsip dalam suatu perusahaan atau organisasi kearsipan berarti tempat menyimpan secara tetap dan teratur warkat/surat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan. Dalam pelaksanaan kearsipan terdapat salah satu kegiatan kearsipan diistilahkan dengan Filling. Filling dapat diterjemahkan sebagai suatu kegiatan mulai dari; penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Ini sesuai dengan yang ada tertulis menurut Undang-undang No 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, bab IV, pasal 9 yang berkewajiban untuk menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip negara Republik Indonesia, terutama arsip-arsip yang berfungsi statis. Filling merupakan suatu metode yang sistematis sehingga surat-surat/warkat yang tersimpan bila dibutuhkan akan lebih mudah dan cepat untuk ditemukan kembali. Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filing system adalah suatu rangkaian tata-cara yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu.cepat atau lambatnya penemuan kembali dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan arsip setiap benda arsip. Setelah surat, naskah, warkat, atau sejenisnya, baik yang diterima maupun yang dihasilkan oleh suatu organisasi kantor diselesaikan isi/maksud/masalahnya oleh satuan kerja pengolah, maka kegiatan selanjutnya adalah melaksanakan penataan yang mengarah kepada penyimpanan benda-benda arsip tersebut. Oleh karena arsiparsip itu merupakan sumber informasi atau data yang membantu melancarkan tugas pekerjaan dan menjaadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam
mengambil suatu keputusan secara tepat mengenai suatu permasalahan yang sedang dihadapi, maka arsip tersebut perlu disimpan secara sistematis sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.oleh karena itu dalam melakukan pelaksanaan kearsipan diperlukan pedoman dan metode yang tepat diantaranya penggunaan sistem penyimpanan secara tepat, fasilitas kearsipan memenuhi syarat dan juga petugas kearsipan yang memenuhi syarat. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka permasalahan yang akan dibahas penulis dalam Tugas Akhir ini adalah Bagaimanakah tugas dan tanggung jawab Sekretaris dalam pelaksanaan kearsipan pada Bank Indonesia KPW Sumatera Utara? C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian pada penyusunan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab yang dilakukan Sekretaris dalam pelaksanaan kearsipan pada Bank Indonesia KPW Sumatera Utara. D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah :
a. Bagi Instansi Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan maupun sumbangan pemikiran yang berguna dalam meningkatkan dan memperlancar pelaksanaan kearsipan pada Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara b. Bagi Penulis Sebagai sumber pengetahuan yang penting bagi penulis dapat langsung mempraktekkan ilmu yang telah diperoleh penulis selama masa perkuliahan dengan keadaan nyata di dunia perkantoran c. Bagi Pembaca Sebagai bahan informasi dan referensi bagi penelitian lain yang melaksanakan penelitian yang sama di tempat lain pada masa mendatang. E. Jadwal Kegiatan Penelitian dilaksanakan pada Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara Jalan Balai Kota No. 4 Kesawan, Medan.Penelitian berlangsung sejak tanggal 4 April sampai 28 April 2014.
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir Kegiatan April Mei 1. Persiapan 2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan F. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini dibag iatas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain : BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisikan Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Kegiatan, dan Sistematika Penulisan. BAB II : PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Profil Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara, Visi Misi, Uraian tugas (Job Description), Jaringan Kegiatan, Kinerja Kegiatan Terkini, dan Rencana Kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN Bab ini berisikan Pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara yang berkaitan dengan pelaksanaan kearsipan oleh Sekretaris BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan yang berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara dan beberapa masukan yang bermanfaaat di masa mendatang.