BAB I PENDAHULUAN. yang berkaitan dengan ruang lingkup perusahaan. Menurut H.W. Fowler and F.G Fowler. The Concise Oxford Dictionary of Current Home

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Setiap perusahaan yang bergerak di bidang jasa maupun dagang memiliki seorang pimpinan. Seorang pimpinan di dalam perusahaan pasti sangat memerlukan bantuan dari seorang sekretaris yang handal dan profesional guna untuk membantunya dalam melaksanakan tugastugasnya yang berkaitan dengan ruang lingkup perusahaan. Menurut H.W. Fowler and F.G Fowler. The Concise Oxford Dictionary of Current Home (Lawalata 2012 : 1)Sekretaris itu sendiri adalah orang yang bekerja untuk orang lain untuk membantu dalam korespondensi, sastra, mendapatkan informasi dan hal-hal rahasia lainnya. Selain itu, menurut C.L Barnhart (Lawalata 2012 : 2) sekretaris adalah orang yang melakukan korespondensi, memelihara surat dan lain-lain kepada individu atau organisasi. Sekretaris merupakan pegawai yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan (surat-menyurat, pendiktean, stenografi). Sekretaris juga membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaanya, dengan kata lain sekretaris adalah pembantu seorang pimpinan. Sekretaris bukan sekedar pembantu atasan semata tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Dalam (Rosidah dan Teguh 2005 : 13) Sekretaris pimpinan adalah sekretaris yang bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai moderator (perantara) pimpinan. Sekretaris pimpinan menangani tugas dan pekerjaan yang dipercayakan pimpinan seperti menjawab telepon yang ditujukan kepada pimpinan, membuat dan mempersiapkan laporan yang diminta oleh pimpinan, menyambut tamu-tamu dan rekan kerja pimpinan, menjadwalkan pertemuan pimpinan dengan rekan kerja pimpinan dan perusahaan, menyusun dan mengingatkan agenda

2 kegiatan pimpinan setiap hari. Sekretaris pimpinan juga melaksanakan tugas-tugas administrasi dan clerical ( ketatausahaan) yang sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan yang tidak sempat dikerjakan oleh pimpinan karena keterbatasan waktu pimpinan. Menurut (Mustikawati dan Sedianingsih 2008 : 6) fungsi sekretaris adalah sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar. Untuk itu perlu ketermpilan profesional sekretaris ditingkatkan. Disinilah letak pentingnya keberadaan sekretaris dalam menjalankan fungsinya sebagai salah satu kelancaran suatu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi supaya tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik. Maka seorang sekretaris harus dituntut mempunyai wawasan yang luas dan memahami benar seluk beluk perusahaan/kantor adalah fungsi dari sekretaris untuk memahami segala sumber dan dampak masalah yang dihadapi dan kemudian memberikan informasi yang utuh kepada pihak-pihak yang memerlukannya. Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan, harus mampu melaksanakan tugasnya dengan baik karena akan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan. Disamping pengetahuan umum dan khusus yang dimiliki sekretaris, sekretaris juga harus mampu mempunyai pengetahuan penunjang demi kelancaran pelaksanaan tugas-tugasnya. (Ratnawati dan Sunarto2006 : 7). Dengan ini peran sekretaris sangatlah penting bagi perusahaan. Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN) Cabang Putri Hijau Medan memiliki sekretaris pimpinan yang mempunyai fungsi dan peran dalam membantu memperlancar tugas pimpinan. Sekretaris pimpinan juga berfungsi sebagai penghubung antara pimpinan dengan pegawai lain maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan dan juga

3 sebaliknya. Selain itu sekretaris juga berfungsi membantu pimpinan dalam mengerjakan tugasnya, apabila pimpinan memerlukan data-data dari divisi lain maka sekretarislah yang bertugas untuk mengambil data yang diperlukan oleh pimpinan. Di Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN) Cabang Putri Hijau, sekretaris tidak saja mengatur kegiatan pimpinan, menangani para nasabah yang ingin mengambil pensiunan, memperjelas kebijakan-kebijakan kantor, menangani korespondensi maupun tugas-tugas kesekretariatan lainnya. Tetapi seorang sekretaris juga dituntut untuk memiliki personality yang kuat, ia tidak saja harus memiliki sikap yang ramah dan sopan, berpenampilan menarik, melainkan dia juga harus mempunyai wawasan dan daya ingat yang kuat untuk menghafal nama-nama setiap orang di setiap unit-unit bagian dan mengingat sambungan teleponnya baik dari unit-perunit atau KCP. Di Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN), sekretaris juga dituntut untuk memiliki teknik dan kemampuan mengingat pekerjaan rutinnya untuk mengatur ruang kantor pimpinan, mengatur jadwal pimpinan, menerima surat masuk dan keluar, mendistribusikan surat, mengarsip, memfaximile dan menerima telepon masuk atau keluar. Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan pada Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN) Cabang Putri Hijau Medan sering mengalami kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pimpinan harus memiliki seorang yang dapat membantu tugas tersebut dan juga dapat membantu dan mengatur waktu serta kegiatannya. Pada situasi seperti inilah dibutuhkan peran dan fungsi sekretaris. Pentingnya fungsi dan peran sekretaris di dalam perusahaan atau kantor membuat sekretaris menjadi sebuah elemen penting dalam sebuah perusahaan atau kantor, bahkan juga

4 sebagai tangan kanan pimpinannya merupakan orang yang di percaya untuk memegang rahasia dan membantu tugas pimpinannya. Mengingat pentingnya fungsi dan peranan sekretaris pada Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN) Cabang Putri Hijau Medan, maka penulis memilih judul dalam Tugas Akhir tentang Fungsi dan Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan Cabang di PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN),Tbk Cabang Putri Hijau Medan. B. Perumusan Masalah Berdasarkan telaah diatas maka disini penulis melihat adanya permasalahan yang diidentifikasi, masalah pokok tersebut adalah Bagaimana Fungsi dan Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan Cabang Di PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN),Tbk Cabang Putri Hijau Medan? C. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah : Untuk mengetahui dan mendeskripsikanfungsi Dan Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan Cabang Di Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN),Tbk Cabang Putri Hijau Medan. D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Penulis a. Menambah wawasan dan pengetahuan baru bagi penulis untuk dapat mengerti dan memahami lebih jauh tentang Fungsi dan PeranSekretaris dalam mambantu pimpinan.

5 b. Meningkatkan kreatifitas dan profesionalitas penulis agar mampu mempersiapkan diri dalam dunia kerja yang sesungguhnya. 2. Bagi Pembaca a. Hasil penelitian ini dapat dijadikan informasi bagi mahasiswa yang ingin menyusun Tugas Akhir. b. Memperkaya penelitian tentang fungsi dan peranan sekretaris dalam membantu pimpinan. 3. Bagi Kantor a. Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan yang ada di dalam kantor. b. Sebagai bahan perbaikan tentang fungsi dan peranan sekretaris di dalam kantor. E. Jadwal Penelitian dan Sistematika Penelitian 1. Jadwal Penelitian Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis membuat jadwal penelitian agar waktu bisa diatur dengan baik sehingga penulisannya bisa diselesaikan tepat waktu. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, kegiatan survey, dan pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data serta pelaporan bimbingan untuk penulisan Tugas Akhir. Untuk lebih jelasnya jadwal penelitian ini dapat dilihan pada tabel 1.1

6 Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir No. Keterangan Maret April Mei Minggu Ke Minggu Ke Minggu Ke Persiapan 2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan Sumber Sumber Data Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis menjadi dua sumber, yaitu : a. Data Primer Yaitu data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek penelitian, dimana data yang diperoleh langsung dari lapangan melalui wawancara dan tanya jawab. b. Data Sekunder yaitu data dari sumber-sumber lain dalam bentuk laporan yang diambil dari perusahaan maupun dari luar perusahaan, seperti buku-buku, internet dan media lainnya yang relevan dengan masalah yang diteliti. 3. Sistematika Penulisan

7 Tugas Akhir ini terbagi atas empat bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain : Bab I : PENDAHULUAN Menjelaskan secara ringkas mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, sistematika penelitin yang teridri dari jadwal penelitian dan metode penelitian, serta sistematika penulisan. Bab II : PROFIL INSTANSI Memaparkan secara ringkas mengenai sejarah ringkas Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN),Tbk Cabang Putri Hijau Medan, struktur organisasi, job description, usaha atau kegiatan terkini dan rencana kegiatan. Bab III : PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian bank, fungsi dan tujuan bank, jenis bank, pengertian manajemen kepemimpinan, beserta ciri-ciri dan pengaruh kepemimpinan terhadap kinerja, pengertian sekretaris, ruang lingkup kerja sekretaris, fungsi sekretaris, tugas sekretaris dan peranan sekretaris dimana terdiri peran sekretaris bagi pimpinan, peran sekretaris bagi pegawai, dan peran sekretaris bagi organisasi di Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN),Tbk Cabang Putri Hijau Medan. Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.