BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang. Perkembangan teknologi dewasa ini semakin

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi dewasa ini semakin menuntut pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan informasi sebagai pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip bukan hanya sekedar hasil dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dalam aktivitasnya. Arsip (record) yang dalam istilah bahasa indonesia ada yang menyebutkan sebagai warkat, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang. (Basir Barthos, hal 1) Berdasarkan Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuanketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat oleh Lembaga Negara dan Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 1

2 b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau Perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sistem penggolongan arsip atau disebut juga sistem klasifikasi, sistem klasifikasi arsip, sistem klasifikasi kearsipan atau sistem kearsipan (filing system). Kondisi ruangan yang tepat merupakan hal penting bagi penyimpanan arsip. Sewaktu merencanakan penyimpanan arsip yang perlu dipertimbangkan adalah konstruksi gedung, kontrol suhu dan kelembaban, cahaya dan alokasi ruang. Gedung harus mempunyai ventilasi, sistem penanganan alarm asap, dan api. Kontrol suhu yang baik 18 sampai 21 Celcius. Cahaya harus terhindar dari sinar ultraviolet. Ruangan harus sesuai dengan beban muatan arsip yang ada. Fungsi arsip berperan penting bagi suatu instansi pemerintah. Oleh karena itu, arsip harus dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh pekerjaan dan kegiatan kantor. Tiap pegawai dalam suatu instansi pemerintah ataupun swasta harus siap melayani dan memberikan informasi yang tepat dan akurat apabila dibutuhkan. Setiap pegawai arsip harus dapat mengelola arsip dengan sistem kearsipan yang baik dan harus mudah dimengerti oleh setiap pegawai. Sifatsifat yang harus dimiliki oleh seorang pegawai dalam mengelola arsip dijelaskan oleh (Basir Barthos, Hal 2) sebagai berikut: Ada banyak sifat-sifat yang harus dimiliki oleh seorang juru arsip dalam melaksanakan tugas filing agar dia dapat melakukan tugasnya dengan efektif 2

3 dan efisien, untuk itu sifat yang harus dimiliki adalah ketelitian, kerapian, serta menguasai bidangnya. Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga adalah salah satu lembaga yang menempatkan arsip sebagai barang yang sangat penting. Di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah kota Salatiga penyimpanan arsip yang dilakukan hanya bersifat aktif. Ruang penyimpanan arsip di Kantor Perpustakaan dan arsip Daerah Kota Salatiga menggunakan filling Cabinet, sedangkan arsip lainnya yang berupa arsip dinamis aktif sampai dengan arsip statis disimpan di Ngawen Kelurahan Mangun sari Sidomukti. Terdapat beberapa Pejabat Struktural yang bertugas dan memiliki tugas masing-masing dalam pengelolaan arsip.pejabat Struktural tersebutadalah Sub bagian tata usaha, Seksi perpustakaan, Seksi arsip daerah, dan Seksi bina perpustakaan dan kearsipan. Tugas Pokok Sub Bagian Tata Usaha adalah memberikan pelayanan teknis administratif meliputi pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian, umum, kerumah tanggaan, perlengkapan, kearsipan, perpustakaan, ketatalaksanaan, kehumasan, dan penyusunan rencana kegiatan, melaksanakan monitoring dan laporan pelaksanaan kegiatan unit kerja serta menyajikan data sebagai bahan evaluasi. Tugas Pokok Seksi Perpustakaan adalah menyiapkan bahan rencana dan melaksanakan kegiatan pengembangan koleksi, pengorganisasian bahan pustaka, pelayanan perpustakaan dan pelestarian bahan pustaka serta menyajikan data sebagai bahan evaluasi. Tugas Pokok Seksi Arsip Daerah adalah menyiapkan bahan rencana dan melaksanakan kegiatan pengelolaan, penyimpanan, penilaian, penyelamatan, pemusnahan, dan penyusunan jadwal retensi serta menyajikan data sebagai bahan evaluasi. Tugas Pokok Seksi Bina Perpustakaan dan Kearsipan 3

4 menyiapkan bahan rencana dan melaksanakan kegiatan bimbingan teknis perpustakaan dan kearsipan serta menyajikan data sebagai bahan evaluasi. Ruang penyimpanan arsip dinamis secara umum memperhatikan beban muatan, tata letak rak arsip, sirkulasi dan AC, kelembaban dan suhu, cahaya, serta keamanan. Melihat pertimbangan tersebut, kendala yang paling dominan adalah banyaknya arsip dinamis belum didukung dengan ruangan yang memadai sesuai dengan pertimbangan kontruksi gedung, kontrol suhu dan kelembaban, cahaya dan alokasi ruang. Pada bagian pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga kontrol suhu kelembapan belum ada pengaturan hanya menggunakan AC, tempat penyimpanan arsip hanya menggunakan Filling kabinet dan penataan arsip belum rapi, dan cahaya belum memenuhi standar. Berdasarkan uraian tersebut peneliti tertarik untuk meneliti tentang PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA SALATIGA. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut serta untuk memperjelas arah penelitian, maka peneliti perlu merumuskan masalah dalam penelitian ini. Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga? 2. Hambatan-hambatan apa yang timbul dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga? 4

5 1.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah: 1. Mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. 2. Mengetahui faktor-faktor yang menghambat pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. 1.4 Signifikansi Penelitian Signifikansi Teoritis Penelitian ini diharapkan dapat mendukung pendapat (Zulkifli Amsyah, 1989 hal:71) yang menyatakan bahwa sistem penyimpanan adalah cara yang digunakan dalam penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan Signifikansi Praktis Penelitian ini diharapkan mempunyai manfaat yang baik bagi pihak peneliti maupun bagi pengembangan pengelolaan Arsip. Secara lebih rinci penelitian ini bermanfaat bagi: 1. Memberikan masukan kepada Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga untuk memahami pentingnya cara pengelolaan arsip dinamis. 2. Sebagai bahan gambaran dan masukan bagi staf-staf pengelolaan arsip dinamis. 5

6 1.5 Keterbatasan Dalam penelitian ini, peneliti mempunyai keterbatasan kemampuan, tenaga, waktu dan biaya untuk itu hanya membatasi penelitian pada: 1. Objek Penelitian Objek penelitian yang dimaksud dalam penelitian ini hanya pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. 2. Subjek Penelitian Subjek penelitian yang dimaksud dalam penelitian ini hanya pada ruang lingkup pengelolaan arsip dinamis. 6