BAB I PENDAHULUAN. Dalam setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta tidak terlepas

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Oleh sebab itu, agar tujuan tersebut tercapai dengan baik maka diperlukan administrasi perkantoran yang baik. Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan penanganan informasi yang diperlukan oleh pimpinan dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut kepentingan dan tujuan organisasi. Selain itu juga administrasi perkantoran merupakan pusat komunikasi yang sangat penting untuk seluruh unit yang ada didalam organisasi. Menurut Dra. Suparjati, administrasi perkantoran adalah proses kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Dengan melakukan administrasi setiap keterangan penting dicatat supaya dapat diolah oleh bagian tata usaha, kepegawaian, dan kearsipan. ( selasa, 24 september 2013 pukul wib. Dengan demikian, pada pokoknya administrasi perkantoran mencakup rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, mengendalikan (melakukan kontrol), sampai menyelenggarakan secara tertib

2 sesuatu hal di dalam organisasi. (The Liang Gie, 2009:4) Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi perkantoran merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan didalam organisasi atau perusahaan harus berhubungan dengan administrasi. Aktivitas administrasi perkantoran meliputi kegiatan seperti : menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan keterangan secara tertulis, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. Berdasarkan defenisi tersebut maka dapat diketahui bahwa administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dalam suatu organisasi, dimana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi perkantoran yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilakukan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu Pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi peranan perkantoran juga sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan kantor. Untuk itu penulis melakukan penelitian tentang peranan administrasi perkantoran pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi. Materi penelitian yaitu mengenai pelaksanaan administrasi perkantoran selama ini di bagian kepegawaian yang menunjang kelancaran pekerjaan kantor itu sendiri. Karena apabila ada salah satu kegiatan administrasi yang tertunda

3 pelaksanaannya tentu akan mengganggu ataupun menghambat kelancaran pekerjaan kantor lainnya. Sehubungan dengan hal di atas maka penulis memilih judul PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA. B. Permasalahan Adapun permasalahan yang akan dibahas dalam tugas akhir ini adalah: Bagaimanakah Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara? C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui bagaimana proses kegiatan administrasi perkantoran bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi. 2. Untuk mengetahui bagaimana peranan administrasi perkantoran dalam memperlancar pekerjaan kantor. D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

4 1. Bagi Penulis a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi. b. Agar penulis lebih memahami peranan administrasi perkantoran dalam memperlancar pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi. 2. Bagi Instansi a. Bagi instansi dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat perencanaan dan kebijaksanaan yang tepat untuk masa yang akan datang. b. Sebagai bahan pertimbangan dan informasi baik bagi perusahaan maupun pihak-pihak yang berkepentingan dalam melakukan penelitian ini. 3. Bagi Peneliti yang akan datang a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya. b. Sebagai bahan pertimbangan terhadap perkembangan peranan administrasi bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl. T.M Hanafiah Kampus Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini:

5 Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan N KEGIATAN September O ke 1 ke 2 ke 3 ke 4 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Sumber : Penulis (2013) F. Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : BAB I: PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang : latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian dan manfaat penelitian, serta memaparkan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal kegiatan / penelitian dan Sistematika Penulisan.

6 BAB II: PROFIL INSTANSI Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, Job Description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi. BAB III: PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis menguraikan mengenai : pengertian administrasi perkantoran, peranan dan tujuan administrasi perkantoran, sistem perkantoran, kontrol perkantoran, jenis pekerjaan kantor, pengertian kelancaran pekerjaan, serta pelaksanaan administrasi perkantoran pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi. BAB VI: KESIMPULAN DAN SARAN Membahas mengenai kesimpulan dan saran tentang Administrasi Perkantoran Pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi.