BAB I PENDAHULUAN. mempunyai andil dalam mengambil keputusan dalam mensukseskan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh organisasi swasta maupun pemerintah. Peran sekretaris disini tentunya peran dalam menentukan keberhasilan instansi itu sendiri. Seorang sekretaris harus dituntut mempunyai keterampilan, pengetahuan, dan kepribadian yang baik, namun tak hanya sampai disitu, seorang sekretaris juga harus mampu melatih dan mengembangkan potensi dirinya supaya lebih mantap dalam bekerja. Sekretaris di lembaga pemerintah adalah sekretaris yang sedikit banyaknya mempunyai andil dalam mengambil keputusan dalam mensukseskan keberhasilan instansi pemerintah. Seorang sekretaris tidak boleh gagap teknologi, dan harus selalu up to date dalam menghadapi modernisasi baik itu teknologi, pengetahuan dan lain sebagainya, maka dari itu pengembangan dan latihan seorang sekretaris sangat penting perannya, untuk itu setiap organisasi juga perlu memberi fasilitas penting tersebut kepada sekretaris untuk dapat menambah wawasannya. Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu staf dalam sebuah instansi, namun lebih jauh sebagai faktor penting yang mendukung kelancaran tugas-tugas instansi karena sebagian tugas sekretaris adalah berkaitan erat dengan pimpinan. 1

2 2 Menurut Hendarto dan Tulus Haryono (2003:4) Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pimpinan. Sedangkan Menurut Saiman (2002:24) pengertian sekretaris adalah sebagai berikut, Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan. Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris. Dalam praktek penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, filling dan pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut lazimnya dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan surat menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya. Pada mulanya sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat rahasia atau surat yang bersifat pribadi

3 3 yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan. Akhirnya tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tata usaha lainnya. Kini seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat bersifat secara efektif dalam menunaikan tugas manajemennya. Tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cenderung untuk terus menerus meluas. Dengan demikian selain sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu, terdapatlah sekretaris yang mempunyai fungsi manajer. Karena kedudukannya sebagai manajer, maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat dan dikepalai oleh seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu. Jadi sekretaris yang bertindak sebagai seorang manajer pada umumnya memimpin satuan organisasi yang disebut sekretariat (dalam lingkungan organisasi yang besar disebut juga Sekretaris Jenderal). Peran merupakan aspek yang dinamis dalam kedudukan (status) terhadap sesuatu. Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing masing organisasi, lembaga ataupun kantor. Ketentuan peranan adalah pernyataan formal dan terbuka tentang perilaku yang harus ditampilkan oleh seseorang dalam membawa perannya. Gambaran

4 4 peranan adalah suatu gambaran tentang perilaku yang secara aktual ditampilkan seseorang dalam membawakan perannya. Dari berbagai pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan mengenai pengertian peranan dalam hal ini peran pemerintah dalam melaksanakan fungsi dan tujuannya dalam pelayanan, pembangunan, pemberdaya, dan pengatur masyarakat. Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan yang berada dalam naungan Pemerintah Kota Medan merupakan salah satu instansi yang sangat penting dan strategis. Maksud didirikannya BPPT Kota Medan adalah untuk menyelenggarakan pelayanan perijinan yang prima dan satu pintu. Hal tersebut diharapkan dapat mendorong terciptanya iklim usaha yang kondusif bagi penanaman modal dan investasi dalam rangka pemberdayaan ekonomi masyarakat Kota Medan. Sekretaris sebagai salah satu elemen yang ada di Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan diharapakan merupakan sekretaris yang terdidik, terampil dan mengetahui dengan tepat tugas pokok instansi, serta tugas pokok dan tanggung jawabnya. Berdasarkan uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui peranan dan kedudukan sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan. B. Perumusan Masalah Berdasarkan pada latar belakang masalah, maka penulis merumuskan masalah yaitu: Bagaimana Peranan dan Kedudukan Sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan?.

5 5 C. Tujuan Penelitian Tujuan Penelitian dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk Mengetahui Peranan dan Kedudukan Sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan. D. Manfaat Penelitian Adapun Manfaat Penelitian : 1. Bagi Penulis Memperdalam teori mengenai manajemen dan sekretaris secara khusus pada kegiatan kesekratariatan pada Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan, sehingga dapat menambah pengetahuan dan dapat dijadikan bekal bagi penulis dalam memasuki dunia kerja. 2. Bagi Program Studi D-III Kesekretariatan Bagi Program Studi D-III Kesekretariatan Universitas Sumatera Utara. Memberikan masukan yang berguna bagi mahasiswa kesekretariatan mengenai peran, tugas pokok, fungsi dan kedudukan sekretaris pada Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan. E. Jadwal Kegiatan Dalam pembuatan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan yang gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur. Selain itu diharapkan penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Adapun jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut:

6 6 Tabel 1.1. Pelaksanaan Tugas Akhir No. Kegiatan Juni Juli Agustus September IV I II III IV I II III IV I II III IV 1. Persiapan 2. Pengumpulan Data 3. Analisis danpembahasan 4. Pengetikan Sumber : Penulis (2014) F. Sistematika Penelitian Penulisan laporan pada Tugas Akhir ini dibagi menjadi 4 (empat) bab yakni sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Mamfaat Penelitian dan Sitematika Penelitian. BAB II : PROFIL PERUSAHAAN Bab ini menjelaskan tentang sejarah Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan, Struktur Organisasi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan, Job Description, Jaringan Usaha atau Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, Rencana Kegiatan Perusahaan. BAB III : PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan tentang Tempat dan Waktu Penelitian dan Membahas Peran dan Kedudukan Sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan.

7 7 BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi Kesimpulan dan Saran tentang Peran dan Kedudukan Sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan.