BAB I PENDAHULUAN. Kearsipan sangat diperlukan oleh setiap organisasi, baik badan usaha

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Kearsipan sangat diperlukan oleh setiap organisasi, baik badan usaha pemerintahan maupun badan usaha swasta untuk menjamin keselamatan warkat dan penyediaan kembali warkat dengan cepat ketika dibutuhkan sehingga dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Kearsipan adalah salah satu macam pelayanan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, suratsurat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut dengan kearsiapan. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksaanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalan satu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsiapan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektifitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut. 1

2 2 Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya. Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan sewaktu-waktu agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Setiap kegiatan yang ada dalam suatu organisasi, baik dalam instansi pemerintahan maupun instansi swasta selalu ada kaitannya dengan masalah penataan arsip dan karenanya perlu diselenggarakan sebaik-baiknya bahan keterangan di waktu yang akan datang.maka daripada itu dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu organisasi terletak pada penyelenggaraan arsip yang sederhana, efisien dan efektif.dikatakan efisien dan efektif apabila suatu yang dibutuhkan sesuai dengan yang diharapkan dengan cepat dan tepat. Keperluan akan pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam menunjang efektifitas dan efisiensi dan kelancaran administrasi perkantoran Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan. Hubungan Sekretaris dengan Kearsipan yaitu dalam membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi perkantoran dan juga bertanggung jawab dalam penanganan kearsipan.seorang sekretaris mampu

3 3 mengelola berkas sampai pada penyimpanan dengan benar. Agar penemuan kembali arsip-arsip surat masuk dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan memiliki fasilitas yang dapat digunakan oleh pegawai-pegawai dalam melaksanakan suatu kegiatan. Salah satu sub bidang Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan yaitu Bidang Ekonomi. Bidang Ekonomi ini adalah salah satu unit kerja yang mempunyai kewenangan untuk melaksanakan usaha-usaha penyediaan data dan informasi yang berkaitan dengan segala urusan Bidang Ekonomi dalam Pembangunan Daerah Kota Medan.Surat masuk pada Bidang Ekonomi harus benar-benar dikelola dengan baik oleh pegawai kearsipan Bidang Ekonomi sehingga dapat meningkatkan efektifitas kerja pegawai Badan Perencanaan dan pembangunan Dearah. Untuk dapat mengemban tugas ini, pegawai pada Bidang Ekonomi bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai kearsipan surat masuk. Pegawai yang terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam suatu unit pengelolaan kearsipan surat masuk. Disamping itu jumlah pegawai pada Bidang Ekonomi juga perlu disesuaikan dengan tanggung jawab mengelola surat masuk pada bidang Ekonomi Badan perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan. Sistem kearsipan yang terlihat pada Badan Perencanaan dan Pembangunan daerah pada Kantor Walikota Medan yaitu dengan sistem kearsipan yang mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan,

4 4 pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.sistem kearsipan yang diselenggarakan harus mudah/ekonomis baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga kerja, peralatan, atau perlengkapan arsip. Sistem kearsipan juga harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dan pelaksanaannya.sistem kearsipan yang mudah dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luang lingkup kegiatan organisasi.suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain. Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dengan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan.arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh serangga, binatang rayap dan kelembapan udara. Untuk mempermudah pengawasan dalam kearsiapan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan misalnya, kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjaman arsip atau Out slip dan sebagainya. Kearsiapan juga disebut dengan Fleksibel atau Luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat ditetapkan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi-organisasi pada umumnya bersifat dinamis (berkembang).jadi jangan sampai filling yang dilaksanakan setiap saat berubah karena perkembangan organisasi. Dari pra survei yang dilakukan terlihat adanya permasalahan seperti tidak dapat menemukan kembali secara cepat suatu surat yang diperlukan oleh instansi

5 5 atau organisasi.peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan dan bertambahnya suratsurat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyusustan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi juga tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang (out of date) dan tidak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kurangnya pengarahan kepada petugas kearsipan. Berdasarkan uraian diatas penulismemilih judul Sistem Kearsipan Surat Masuk di Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan dalam penyusunan Tugas Akhir ini. B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang maka penulis merumuskan masalah yang menjadi dasar dalam penyusunan tugas akhir sebagai berikut Bagaimana Sitem Kearsipan Surat Masuk pada Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan? C.Tujuan dan Manfaat 1. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Bagaimana Sistem Kearsipan Surat Masuk di Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan.

6 6 2. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah: 1. Bagi organisasi, sebagai bahan masukan yang dapat digunakan untuk penyempurnaan penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan kearsipan surat masuk bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah. 2. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan kearsipan surat masuk di bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah. 3. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan dan rekomendasi terhadap objek yang sama bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian D. Jadwal Kegiatan Dalam penulisan Tugas Akhir, Jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1. Untuk pengumpulan data dan penyusunan Tugas Akhir ini, penelitian dilakukan di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah kantor Walikota Medan Jl. Kapten Maulana Lubis No.2 Medan.

7 7 Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Nomor Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III 1 Persiapan 2 Pengumpulan data 3 Penulisan Sumber: Penulis (2015)

8 8 E. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain: BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisikan latar Belakang Masalah, Perumusan Permaslahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian, dan Sistematika Penelitian. BAB II : PROFIL INSTANSI Bab ini berisikan Sejarah Instansi, Struktur Organisasi, Job Description, Kegiatan Organisasi, Kinerja Usaha terkini dan Rencana Kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN Bab ini berisikan Pembahasan tentang penelitian yang dilakukan peneliti pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan yang berkaitan dengan pengembangan dan pemeliharaan kearsipan. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan yang berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di Badan Perencanaan Daerah Kota Medan dan beberapa saran yang bermanfaat di kemudian hari.