PERATURAN DAERAH KABUPATEN AGAM NOMOR 04 TAHUN 2009 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI AGAM,

Transkripsi

1 PERATURAN DAERAH KABUPATEN AGAM NOMOR 04 TAHUN 2009 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI AGAM, Menimbang : a. bahwa dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan di daerah, arsip merupakan bagian pertanggungjawaban daerah yang harus dikelola, dipelihara, diamankan, dan dilestarikan; b. bahwa wewenang dan tanggung jawab penyelenggaraan, pemeliharaan, penyelamatan, dan pengawasan kearsipan serta pemberdayaannya sepenuhnya menjadi tanggung jawab Pemerintah Daerah; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a dan b, perlu menetapkan Peraturan Daerah Kabupaten Agam tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Otonom Kabupaten Dalam Lingkungan Propinsi Sumatera Tengah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1956 Nomor 25); 2. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan- Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964); 3. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3041), sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890); 4. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1981 tentang Hukum Acara Pidana (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1981 Nomor 76, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3274); Dokumentasi Hukum Pemkab Agam 1

2 5. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 18, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3674); 6. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389); 7. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437), sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 8. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438); 9. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151); 10. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 194, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3912); 11. Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikro Film Media lainnya dengan Legalisasi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 195, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3913); Dokumentasi Hukum Pemkab Agam 2

3 12. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Propinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737 ); 13. Keputusan Presiden Nomor 87 Tahun 1999 tentang Rumpun Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil ; 14. Keputusan Presiden Nomor 74 Tahun 2001 tentang Tata Cara Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan; 15. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis ; 16. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah ; 17. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1980 tentang Pedoman Standarisasi Alat Kelengkapan Kearsipan; 18. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1991 tentang Jadwal Retensi Arsip ; 19. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : 09/Kep/M.Pan/2/2002, tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kredit ; 20. Peraturan Daerah Kabupaten Agam Nomor 7 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah (Lembaran Daerah Tahun 2008 Nomor 7). Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN AGAM d a n BUPATI AGAM MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Dokumentasi Hukum Pemkab Agam 3

4 BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Kabupaten Agam ; 2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Agam ; 3. Bupati adalah Bupati Agam ; 4. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Agam ; 5. Instansi adalah Dinas, Badan, Kantor, Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, dan Lembaga lainnya di lingkungan Pemerintah Kabupaten Agam; 6. Lembaga lainnya adalah Instansi vertikal, BUMN, BUMD, Swasta, Organisasi dan atau Perorangan yang menjalankan kegiatan atau usaha di Kabupaten Agam; 7. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang dibentuk oleh Pemerintah Kabupaten yang mempunyai kewenangan menangani kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Agam yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan. 8. Unit Pengolah adalah Unit yang melaksanakan Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi di lingkungan Instansi sebagai pencipta dan pengguna Arsip Aktif; 9. Unit Kearsipan adalah Unit Kerja yang secara fungsional mengkoordinasikan, membina, mengawasi, mengarahkan, mengendalikan, dan menangani kearsipan pada Instansi; 10. Arsip adalah : 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan / atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun bekelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan Kebangsaan. 11. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara. 12. Arsip Dinamis aktif adalah Arsip Dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan Administrasi. 13. Arsip Dinamis In-Aktif adalah Arsip Dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan Administrasi sudah menurun. 14. Arsip Statis adalah Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara. 15. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. 16. Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu Arsip/ Dokumen atas dasar nilai kegunaan yang terkandung dalam tiap-tiap berkas Dokumentasi Hukum Pemkab Agam 4

5 17. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip In-Aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kerasipan di lingkungan Instansi dan menyerahkan serta memusnahkan arsip Statis dari Lembaga lainnya ke Lembaga Kearsipan Propinsi dan atau Arsip Nasional Republik Indonesia. 18. Daftar pertelaan Arsip adalah suatu daftar yang berisikan jenis Arsip yang digunakan sebagai sarana Penyusutan Arsip 19. Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak secara penuh untuk melaksanakan kegiatan kearsipan. BAB II RUANG LINGKUP Pasal 2 Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi segala bentuk kegiatan dari Instansi dan lembaga lainnya yang berhubungan dengan kearsipan di daerah. Pasal 3 Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud Pasal 2 terdiri dari kebijakan, kelembagaan, sistem, sumber daya manusia, sarana dan prasarana serta pembiayaan. BAB III MAKSUD DAN TUJUAN Pasal 4 (1) Maksud penyelenggaraan kearsipan adalah menjamin tertibnya penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Instansi dan atau lembaga lainnya di daerah. (2) Tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah: a. Menciptakan sitem kearsipan daerah sebagai bagian dari sistem administrasi secara nasional b. Menjadikan arsip sebagai sumber informasi dan tulang punggung dalam manajemen pemerintahan; c. Menjamin keselamatan dan pemeliharaan bukti pertanggungjawaban dan pewarisan nilai budaya daerah sebagai bagian bahan pertanggung jawaban nasional; d. Menjadikan arsip sebagai memori dan jati diri daerah; e. Mewujudkan penyelenggaraan kearsipan sebagai sumber informasi yang mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan administrasi pemerintahan; f. Menyelenggarakan kearsipan pada Instansi dengan memanfaatkan tenaga fungsional arsiparis sebagai pengelola arsip; g. Memberikan pelayanan kepada pengguna arsip, sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dokumentasi Hukum Pemkab Agam 5

6 BAB IV KEBIJAKAN KEARSIPAN Bagian Kesatu Kewajiban Pemerintah Daerah Pasal 5 Untuk mewujudkan maksud dan tujuan kearsipan sebagaimana dimaksud Pasal 4, Pemerintah Daerah berkewajiban : a. Menyelenggarakan pendidikan kearsipan; b. Menetapkan dan melaksanakan sistem kearsipan yang serasi dan terpadu dengan sistem kearsipan nasional; c. Melakukan sosialisasi dalam rangka menumbuhkan budaya tertib arsip di Kabupaten Agam; d. Membina dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan dalam rangka mewujudkan dan menyelenggarakan kearsipan yang mampu menghimpun, memelihara, menyelamatkan dan mengamankan bahan pertanggung jawaban daerah dan nasional; e. Melakukan tindakan hukum terhadap berbagai bentuk penyalahgunaan arsip, sesuai dengan ketentuan berlaku; f. Memberikan penghargaan terhadap Instansi dan atau lembaga lainnya serta arsiparis di Lingkungan Pemerintah Daerah yang menyelenggarakan pengelolaan kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; g. Setiap Instansi dan lembaga lainnya harus memberikan kesempatan kepada arsiparis dan pengelola arsip untuk pengembangan kearsipan; Bagian Kedua Kewajiban Instansi dan Lembaga Lainnya Pasal 6 (1) Instansi di lingkungan Pemerintah Daerah berkewajiban menyelenggarakan arsip dinamis aktif dan memindahkan arsip dinamis in-aktif ke lembaga kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; (2) Lembaga lainya berkewajiban menyelenggarakan arsip Dinamis di lingkungannya dan menyerahkan arsip statisnya ke lembaga kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; (3) Lembaga kearsipan berkewajiban menerima, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan serta memanfaatkan arsip yang berasal dari Instansi pemerintah dan lembaga lainnya; (4) Setiap Instansi dan lembaga lainnya berkewajiban membentuk unit kearsipan di lingkungan masing-masing. Pasal 7 Dokumentasi Hukum Pemkab Agam 6

7 Untuk menyelamatkan arsip, lembaga kearsipan dapat bekerjasama dengan lembaga lainnya Pasal 8 (1) Pemindahan arsip dinamis in-aktif dari Instansi ke lembaga kearsipan dilakukan sesuai dengan jadwal retensi arsip (2) Penyerahan arsip statis dari lembaga lainnya dilaksanakan minimal 1 (Satu) kali dalam 10 ( sepuluh ) tahun. (3) Lembaga kearsipan dapat melaksanakan penyelamatan arsip secara langsung terhadap arsip yang bernilai guna tinggi bagi pertanggungjawaban daerah ( akuisisi strategis). BAB V SISTEM KEARSIAPAN Pasal 9 Pengelolaan arsip meliputi dua sistem yaitu: a. Pengelolaan arsip dinamis, dan b. Pengelolaan arsip statis Pasal 10 (1) Pengelolaan arsip dinamis meliputi tata naskah dinas, pengendalian naskah dinas, penataan berkas dan penyusutan arsip. (2) Setiap instansi dan atau lembaga lainnya berkewajiban mengatur, menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan serta menjaga kerahasiaan arsip dinamis sesuai dengan ketentuan yang berlaku. (3) Kegiatan arsip dinamis untuk lembaga lainnya sebagaimana dimaksud ayat (2) diatur tersendiri oleh pimpinan lembaga yang bersangkutan. (4) Kegiatan pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud ayat (1), diatur lebih lanjut dengan Peraturan Bupati. Pasal 11 (1) Pengelolaan arsip statis meliputi proses penambahan khasanah arsip statis. (2) Pengelolaan arsip statis merupakan wewenang dan tanggung jawab lembaga kearsipan dengan memperhatikan kaidah-kaidah yang berlaku. BAB VI SUMBER DAYA MANUSIA Pasal 12 (1) Pegawai yang menangani kearsipan terdiri dari pejabat fungsional arsiparis dan pegawai pengelola kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah. Dokumentasi Hukum Pemkab Agam 7

8 (2) Setiap Instansi harus menyediakan tenaga arsiparis dan ditempatkan pada unit kearsipan. (3) Pemerintahan Daerah mengangkat tenaga fungsional arsiparis termasuk di dalamnya pengaturan tentang pemberian tunjangan, biaya operasional dan pembinaan karir arsiparis. (4) Pelaksanakan ketentuan ayat (3) ditetapkan dengan Peraturan Bupati. BAB VII SARANA DAN PRASARANA Pasal 13 (1) Setiap Instansi harus menyediakan sarana dan prasarana kearsipan untuk kegiatan pengelolaan kearsipan. (2) Standarisasi sarana dan prasarana kearsipan ditetapkan dengan Peraturan Bupati. Pasal 14 Setiap instansi dalam melakukan pengelolaan kearsipan mengikuti perkembangan teknologi informasi dengan menyediakan sarana dan prasarana alih media dengan mempertimbangkan efisiensi, efektivitas, dan ketentuan yang berlaku. BAB VII PENYELAMATAN DAN PEMANFAATAN Pasal 15 (1) Setiap Instansi melaksanakan penyelamatan dan pemanfaatan serta memberdayakan arsip bagi kinerja organisasi. (2) Lembaga kearsipan dalam menyelamatkan dan memanfaatkan arsip statis melakukan kegiatan meliputi pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas pelaksanaan serah terima arsip statis. Pasal 16 (1) Untuk penyelamatan bahan bukti pertanggungjawaban kegiatan pemerintahan dan pembangunan serta kehidupan kebangsaan, dilakukan upaya pemeliharaan dan pelestarian arsip. (2) Penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud ayat (1) dilakukan terhadap arsip yang bernilai guna bagi pemerintah daerah, negara, dan bangsa. Pasal 17 (1) Arsip dinamis bersifat tertutup bagi pihak yang tidak berhak, kecuali untuk kepentingan dinas. (2) Bagi pengguna jasa layanan informasi arsip dinamis di luar instansi yang bersangkutan harus memiliki rekomendasi dari Bupati. Pasal 18 Dokumentasi Hukum Pemkab Agam 8

9 (1) Bagi Warga Negara Asing (WNA) yang ingin melakukan penelitian terhadap arsip statis yang ada di lembaga kearsipan harus mendapat izin dari Bupati. (2) Bagi pengguna jasa layanan yang akan menggandakan arsip pada lembaga kearsipan dikenakan biaya administrasi. (3) Pelaksanaan ketentuan ayat (1) dan (2) diatur lebih lanjut dengan Peraturan Bupati. BAB IX PEMBIAYAAN Pasal 19 (1) Setiap instansi menyediakan dana untuk penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan tugas dan fungsinya berdasarkan ketentuan yang berlaku. (2) Penyediaan dana untuk penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud ayat (1) merupakan bagian anggaran instansi yang bersangkutan. Pasal 20 (1) Terhadap arsip yang bernilai pertanggungjawaban daerah dan nasional yang dimiliki swasta / perorangan untuk memilikinya, Pemerintah Daerah dapat melakukan perundingan. (2) Dalam upaya perundingan, pemerintah dapat menyediakan dana ganti rugi guna pengamanan arsip swasta dan atau perorangan dengan cara sebagai berikut: a. Dengan perjanjian atau berdasarkan ketentuan-ketentuan lain atau ketentuanketentuan sebelumnya antara pemerintah dengan pihak bersangkutan; dan b. Melakukan reproduksi arsip dimaksud. BAB X PEMBINAAN DAN PENGAWASAN Bagian Kesatu Pembinaan Pasal 21 (1) Lembaga kearsipan melaksanakan pembinaan kearsipan kepada seluruh Instansi di Kabupaten Agam. (2) Kepala Instansi wajib melaksanakan pembinaan kearsipan di lingkungan Instansi/ unit kerja masing-masing. (3) Untuk mengamankan arsip-arsip Pemerintah Kabupaten sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari bahan pertanggungjawaban nasional, lembaga kearsipan mengadakan koordinasi dan hubungan funsional serta pembinaan kepada unitunit kearsipan di seluruh Instansi di Kabupaten Agam, dalam batas-batas kewenangan berdasarkan ketentuan yang belaku. Bagian Kedua Pengawasan Pasal 22 Dokumentasi Hukum Pemkab Agam 9

10 (1) Lembaga kearsipan melakukan pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan di ingkungan Pemerintahan Daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. (2) Lembaga kearsipan dapat memberikan penilaian penyelenggaraan kearsipan di ingkungan Pemerintah Daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. BAB XI SANKSI ADMINISTRASI Pasal 23 Kepada Instansi yang tidak menyelenggarakan kearsipan dikenakan sanksi administrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. BAB XII KETENTUAN PIDANA Pasal 24 (1) Setiap orang yang dengan sengaja tidak menyerahkan arsip yang bernilai guna, sehingga karena perbuatannya tersebut mengakibatkan hambatan dalam penyelenggaraan Pemerintahan, atau yang menimbulkan kerugian bagi Pemerintah Daerah, diancam dengan pidana kurungan paling lama 6 ( enam ) bulan atau denda paling banyak Rp ,- ( lima puluh juta rupiah ). (2) Setiap orang yang dengan sengaja atau karena kelalaiannya mengakibatkan hilang atau rusaknya arsip yang bernialai guna, sehingga karena perbuatannya tersebut mengakibatkan hambatan dalam penyelenggaraan pemerintahan, atau yang menimbulkan kerugian bagi pemerintah daerah, diancam dengan pidana kurungan paling lama 6 (enam) bulan atau denda paling banyak Rp ,- ( lima puluh juta rupiah ). (3) Setiap orang yang dengan sengaja dan melawan hukum memiliki arsip yang seharusnya menjadi milik daerah atau nasional dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun. (4) Setiap orang yang dengan sengaja memberitahukan isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedangkan dia wajib merahasiakan, dipidana dengan pidana penjara paling lama 20 (dua puluh) tahun. (5) Tindak pidana sebagaimana dimaksud ayat (1) dan (2) adalah pelanggaran. (6) Tindak pidana sebagaimana dimaksud ayat (3) dan (4) adalah kejahatan. BAB XIII KETENTUAN PENUTUP Dokumentasi Hukum Pemkab Agam 10

11 Pasal 25 Hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan Daerah ini, sepanjang mengenai teknis pelaksanaannya akan diatur lebih lanjut oleh Bupati. Pasal 26 Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Kabupaten Agam. Ditetapkan di Lubuk Basung pada tanggal 30 Juni 2009 BUPATI AGAM, ARISTO MUNANADAR Di undangkan di Lubuk Basung Pada tanggal 30 Juni 2009 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN AGAM, SYAFIRMAN, SH NIP LEMBARAN DAERAH KABUPATEN AGAM TAHUN 2009 NOMOR 04 Dokumentasi Hukum Pemkab Agam 11

12 PENJELASAN ATAS PERATURAN DAERAH KABUPATEN AGAM NOMOR 04 TAHUN 2009 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN I. UMUM Bahwa dalam rangka penyelenggaraan administrasi pemerintah di daerah, arsip merupakan bagian bahan pertanggungjawaban daerah dan nasional yang harus dipelihara dan diamankan untuk bahan bukti dan bahan penelitian serta diberdayakan untuk kelangsungan jalanya pemerintahan. Selanjutnya wewenang dan tanggung jawab, pemeliharaan dan pengawasan kearsipan serta pemberdayaan dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, sepenuhnya menjadi tanggung jawab pemerintah. Sehubungan dengan hal tersebut diatas, Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan juncto Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, maka berdasarkan peran dan fungsi arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, sumber penelitian, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, evaluasi dan pengembangan penyelenggaraan Pemerintah dapat diwujudkan dengan sebaik-baiknya. Dengan telah diundangkannya Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah dan ditetapkannya Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis serta Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 09/Kep/ M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya, arsip sebagai bagian bahan pertanggungjawaban Daerah dan Nasional serta kedudukan Daerah Otonom yang merupakan bagian dari Negara Kesatuan Republik Indonesia, maka fungsi-fungsi pembinaan, pengendalian dan pengawasan arsip-arsip yang bernilai pertanggung jawaban nasional serta pembinaan sumber daya manusia masih dilakukan oleh Pemerintah Daerah, oleh karna itu dipandang perlu mengatur penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten Agam dengan Peraturan Daerah. Dalam Peraturan Daerah ini, selain diatur mengenai kedudukan arsip sebagai dokumen penyelenggaraan pemerintahan, ruang lingkup kegiatan, juga diatur mengenai sumber daya manusia, peralatan, pembiayaan dan sistem serta sanksi bagi para pelanggar atau yang menyalahgunakan arsip tersebut sehingga berakibat kerugian bagi seseorang, suatu Badan Aparatur atau Negara pada Dokumentasi Hukum Pemkab Agam 12

13 umumnya. Penataan, pengamanan, penelitian dan konservasi arsip memerlukan keahlian, dan pemanfaatan hasil teknologi tinggi dengan segala konsekwensinya. Berkembangnya teknologi informasi tidak menghilangkan kewajiban Instansi, Badan Swasta atau masyarakat untuk menyimpan Arsip-arsip asli sebagai bahan pembuktian di lembaga peradilan dan bahan pertanggung jawaban Nasional. Dalam Peraturan Daerah ini diatur pula kewajiban Instansi, Badan Sawsta, masyarakat yang memiliki arsip-arsip yang isinya bernilai pertanggungjawaban nasional termasuk didalamnya yang mengandung nialai-nilai sejarah, untuk segera menyerahkannya, ke Lembaga Teknis Kearsipan Kabupaten Agam. II. PASAL DEMI PASAL Pasal 1 Pasal 2 Pasal 3 Pasal 4 Pasal 5 Pasal 6 Pasal 7 Kerjasama dengan lembaga lainnya dimaksudkan untuk saling menguntungkan para pihak yang mengarah pada upaya penyelamatan arsip untuk kepentingan spesifikasi / daerah dan kepentingan Nasional, apabila diperlukan dapat dilakukan dengan memberi ganti rugi. Pasal 8 Ayat (1) Dalam hal Jadwal Retensi Arsip belum diberlakukan maka bagi unit kerja wajib berkoordinasi dengan lembaga kearsipan. Ayat (2) Ayat (3) Pasal 9 Dokumentasi Hukum Pemkab Agam 13

14 Pasal 10 Ayat (1) Tujuan Pengelolaan Arsip Dinamis pada umumnya adalah untuk memperoleh efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan dan pemanfaatan informasi. Tata Naskah Dinas, Pengurusan Naskah Dinas, Penataan berkas dan penyusutan Arsip merupakan sub sistem-sub sistem yang saling berkaitan dalam tata kearsipan yang mempunyai dampak langsung dan luas dalam perjalanan arsip menuju pelestariannya sehingga diatur sejak awalnya. Agar arsip lebih terarah dan terpalihara dalam penggunaan dan pengelolaannya perlu diatur sesuai standar yang berlaku oleh masing-masing Instansi dan lembaga lainnya. Ayat (2). Arsip Dinamis pada dasarnya besifat tertutup, pengelolaan dan pemanfaatannya hanya digunakan untuk kepentingan Instansi atau lembaga yang bersangkutan sehingga wajib dijaga kerahasiaannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Ayat (3) Ayat (4) Pasal 11 Ayat (1) Keberadaan arsip statis pada lembaga kearsipan merupakan cermin dari arsip dinamis sehingga penambahan khasanah arsip statis sangat tergantung dari arsip dinamis yang tersebar di Instansi dan atau lembaga lainnya melalui kegiatan akuisisi dan atau penyelamatan arsip lainnya. Ayat (2) Pengelolaan arsip statis dimaksud senantiasa memperhatikan keberadaan pencipta arsip dan sistem kearsipan yang digunakan dan disesuaikan dengan memperhatikan kaidah yang berlaku universal. Pasal 12 Pasal 13 Pasal 14 Teknologi informasi termasuk arsip yang informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam bentuk elektronik dengan menggunakan peralatan khusus disesuaikan dengan kebijakan pemerintah dan penyediaan fasilitas Dokumentasi Hukum Pemkab Agam 14

15 pemindahan informasi arsip dari media kertas ke dalam media lainnya yang menghemat tempat dan tenaga. Pasal 15 Pasal 16 Pasal 17 Ayat (1) Ketertutupan arsip dinamis maksudnya arsip tersebut hanya dapat diketahui dan dimanfaatkan oleh pejabat dan atau pegawai yang diberi kewenangan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan informasi yang tersebut dalam arsip. Ayat (2) Pasal 18 Pasal 19 Pasal 20 Pasal 21 Ayat (1) Lembaga kearsipan melaksanakan pembinaan atas inisiatif sendiri atau atas permintaan Instansi dan atau lembaga lainnya. Ayat (2) Terlaksananya pengelolaan arsip dinamis aktif dan in aktif yang mengarah pada efisiensi dan efektifitas pada masing-masing Instansi menjadi tanggung jawab pimpinan Instansi yang bersangkutan. Ayat (3) Apabila diperlukan lembaga kearsipan dapat mengambil inisiatif untuk melakukan pembinaan ke seluruh Instansi kecamatan dan nagari dalam rangka penyelamatan arsip statis di daerah. Pasal 22 Ayat (1) Pengawasan yang dimaksud dalam penyelenggaraan kearsipan di Instansi dilakukan terhadap ketaatan dan kepatuhan terhadap ketentuan yang mengatur tentang kearsipan pada pemerintah daerah. Dokumentasi Hukum Pemkab Agam 15

16 Ayat (2) Pasal 23 Sanksi administrasi yang diberikan berdasarkan ketentuan kepegawaian yang berlaku bagi Pegawai Negeri Sipil, sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil. Pasal 24 Ayat (1) Ayat (2) Cukup jelas, Ayat (3) Maksud melawan hukum disini adalah memiliki tanpa hak dan dengan cara yang melanggar hukum, misalnya mencuri arsip. Ayat (4) Ayat (5) Pasal 25 Pasal 26 Dokumentasi Hukum Pemkab Agam 16