BAB I PENDAHULUAN. Suatu organisasi atau instansi dalam menjalankan tugas pokok

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Suatu organisasi atau instansi dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya dapat dipastikan melakukan kegiatan administrasi. Di dalam kegiatan administrasi menghasilkan informasi yang merupakan salah satu faktor penting bagi kelangsungan suatu organisasi. Informasi dapat berupa sebuah catatan kegiatan yang terekam bentuk tekstual maupun dalam bentuk media lainnya. Seperti yang dijelaskan oleh Sulistyo Basuki informasi didahului oleh sebuah peristiwa yang diwakili dalam bentuk simbol. Simbol yang disusun menurut peraturan dan konversi yang mapan merupakan data. Data dapat berupa data numerik, tekstual, audio, video, citra atau gabungan dua jenis atau lebih. 1 Informasi menuntut untuk dipenuhi secara cepat, tepat, akurat, dan terpercaya. Bukan hal yang mudah untuk mendapatkan informasi yang sedemikian itu, dikarenakan sumber informasi haruslah baik dan benar. Salah satu sumber informasi yang tidak mengubah sifat kebenaran dan keaslian isi informasi tersebut adalah arsip. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa : Arsip adalah rekaman atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga 1 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003), hlm. 3.

2 2 pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 2 Berdasarkan fungsinya, arsip dikelompokkan menjadi arsip dinamis (records) dan arsip statis (archive). Arsip dinamis yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari hari. Arsip statis yaitu dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum, dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan seharihari. 3 Arsip yang digunakan dalam kegiatan administrasi adalah arsip dinamis aktif. Oleh karena itu, penataan arsip dinamis aktif harus sesuai dengan sistem kearsipan yang baik dan benar untuk menunjang penemuan kembali arsip yang akan digunakan. Sistem kearsipan yang baik juga mempengaruhi pada metode pengelolaan arsip atau perlengkapan yang digunakan. Untuk memahami kegiatan kearsipan yang baik, diperlukan prinsip prinsip dalam kegiatan kearsipan. Prinsip prinsip dalam pengelolaan arsip yang baik adalah : 4 1. Pengelolaan arsip sedikit mungkin 2. Pengelolaan arsip yang benar-benar bermakna atau berguna 3. Pengelolaan arsip secara hemat dan sederhana 2 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Bab I Ketentuan Umum, Pasal 1 ayat 1. 3 Sulistyo Basuki, op.cit,. hlm Ibid., hlm. 19.

3 3 4. Pengelolaan arsip yang mudah, cepat, dan tepat dalam penemuan kembali. Mengingat peranan arsip yang penting sebagai pusat ingatan dalam kegiatan administrasi, maka penataan berkas yang baik sangat diperlukan untuk penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Dalam penataan berkas tidak terlepas dengan sistem filing atau filing system. Sistem filing adalah suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan digunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu waktu diperlukan. 5 Ada 5 dasar pokok sistem bagi penyelenggaraan filing yang dapat digunakan, yaitu : 6 1. Sistem Abjad. 2. Sistem Subyek. 3. Sistem Geografis. 4. Sistem Nomor. 5. Sistem Kronologis. Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman merupakan instansi pemerintahan yang bertugas melaksanakan penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kebudayaan dan pariwisata. Selain itu Dinas Kebudayaan dan Pariwisata mempunyai fungsi dalam perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan tugas, dan penyelenggaraan pelayanan umum di bidang kebudayaan dan 5 Ig. Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi (Jakarta: PT Bumi Aksara, 2009 ), hlm. 44.

4 4 pariwisata. Untuk memperlancar pelaksanaan fungsi tersebut diperlukan pengelolaan asip yang baik dan sistematis. Berdasarkan latar belakang tersebut, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimana penataan berkas yang dilakukan Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman? 2. Sarana apa saja yang digunakan untuk menata berkas yang ada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman? 3. Bagaimana proses penemuan kembali berkas atau arsip Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman? B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Adapun tujuan yang dicapai penulis dalam Praktik Kerja Lapangan adalah 1. Untuk mengetahui bagaimana sistem yang digunakan dalam penataan berkas yang dilakukan Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman. 2. Mengetahui sarana apa saja yang digunakan untuk menyimpan berkas di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman. 3. Mengetahui bagiamana proses penemuan kembali arsip di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman.

5 5 C. Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh data digunakan beberapa metode, diantaranya adalah melalui observasi, wawancara, dan studi pustaka. 1. Metode Observasi dan Partisipasi Teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan pengamatan langsung terhadap kondisi dan kegiatan pemberkasan yang dilakukan Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman. Pengamatan tidak hanya sekedar melihat saja tetapi juga keaktifan untuk meresapi, mencermati, memaknai, dan mencatat. Observasi ini salah satu teknik pengumpulan data atau informasi yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem. 2. Metode Wawancara Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan wawancara secara langsung terhadap informan untuk memperoleh penjelasan atau keteranganketerangan di lokasi yang berhubungan dengan masalah yang diamati. Wawancara ini dilakukan baik secara formal, maupun informal. Metode ini dilakukan untuk mendapatkan data primer dari tema yang telah ditentukan. 3. Metode Studi Pustaka Studi pustaka adalah metode pengumpulan data yang berasal dari berbagai sumber bahan pustaka, literatur-literatur, dan buku-buku yang berkaitan dengan tema penulisan. Metode ini dilakukan untuk memperkuat argumen dan memperoleh data pendukung yang relevan. Selain itu, metode studi pustaka ini dilakukan sebagai acuan dan perbandingan penulis sebagai bahan referensi.

6 6 D. Tinjauan Pustaka Sebagai penunjang dalam penulisan laporan ini, terdapat beberapa bahan pustaka yang dipilih oleh penulis. Bahan pustaka tersebut dijadikan kajian dan dipilih yang paling relevan. Bahan pustaka tersebut antara lain : Manajemen Kearsipan ditulis oleh Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi ditulis oleh Basir Barthos, Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumentasi ditulis oleh Sulistyo Basuki, dan Records Management ditulis oleh Mina M. Johnson dan Norman F. Kallaus. Buku pertama yang digunakan penulis adalah Manajemen Kearsipan yang ditulis oleh Zulkifli Amsyah terbitan Gramedia Pustaka Utama tahun Buku ini menjelaskan mengenai prosedur pencatatan, pendistribusian, dan penyimpanan arsip yang baik dan benar. Selain itu juga menjelaskan mengenai sistem penyimpanan arsip. Adapun sistem penyimpanan tersebut yaitu sistem abjad, sistem nomor, sistem kronologis, sistem nomor, sistem geografis, dan sistem subyek. Zulkifli Amsyah juga menjelaskan mengenai peralatan dan perlengkapan dalam upaya penyimpanan arsip. Sistem penyimpanan serta peralatan dan perlengkapan seperti yang dijelaskan dalam buku ini dapat diaplikasikan di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman. Buku kedua yaitu, buku yang ditulis oleh Basir Barthos Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi diterbitkan oleh PT Bumi Aksara. Buku tersebut terdiri dari sembilan bab. Buku ini menjelaskan mengenai daur hidup arsip secara umum. Penulis hanya mengambil

7 7 bagian yang paling relevan dengan tema yang dipilih pada bab dua, tiga, dan empat. Bab tersebut menjelaskan mengenai ketentuan ketentuan pokok kearsipan, penanganan dan cara mengarsip surat, dan pemeliharaan dan penjagaan surat. Buku ini dapat digunakan sebagai acuan dalam penanganan, cara mengarsipkan, pemeliharaan, dan penjagaan arsip yang dapat diterapkan di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman. Buku Ketiga yaitu, buku yang ditulis oleh Sulistyo Basuki berjudul Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumentasi diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama tahun Buku ini membahas mengenai pemahaman dan pengelolaan arsip dinamis mulai dari tahap penciptaan, penyerahan, dan penerimaan sampai pemusnahannya. Ada beberapa bagian yang menyangkut tema penulis. Penulis meninjau mengenai seluk beluk pengelolaan arsip dinamis aktif. Selain itu penulis juga meninjau mengenai program manajemen arsip dinamis meliputi, pengamanan arsip dinamis, arsip dinamis vital, pencegahan bencana, dan pemulihan arsip dinamis, serta perlengkapan penyimpanan arsip. Buku keempat yaitu, buku yang ditulis oleh Mina M. Johnson dan Norman F. Kallaus Records Management yang diterbitkan pada tahun 1967 oleh South- Western Publishing Company. Buku ini terdiri dari empat bab. Secara umum, buku ini menjelaskan mengenai manajemen arsip dinamis diantaranya, metode penyimpanan arsip, prinsip dan prosedur penyimpanan, metode dan sistem untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip, dan mengatur sistem kearsipan.

8 8 E. Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir dengan judul Penataan Berkas di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman terdiri dari empat bab. Bab pertama merupakan pendahuluan yang terdiri dari sub bab Latar Belakang dan Permasalahan, Tujuan Praktik Kerja Lapangan, Metode Pengumpulan Data, Tinjauan Pustaka, dan Sistematika Penulisan. Pada sub bab latar belakang dan permasalahan berisi tentang alasan penulis memilih tema yang terdapat pada Tugas Akhir ini dan rumusan masalah sebagai pedoman Praktik Kerja Lapangan. Untuk mengumpulkan informasi dan data, penulis melakukan beberapa metode yaitu, observasi dan partisipasi, wawancara, dan studi pustaka. Sub bab selanjutnya adalah Tinjauan Pustaka sebagai penunjang dalam penulisan Tugas Akhir dengan menggunakan buku buku yang relevan atau yang sesuai dengan tema yang diambil penulis. Bab dua berisi tentang profil organisasi Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman. Pada bab ini menjelaskan mengenai sejarah singkat, tugas dan fungsi, struktur organisasi, serta visi dan misi Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman. Bab tiga adalah pokok pembahasan dari laporan tugas akhir yaitu Penataan Berkas di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman. Pada bab ini, berisi tentang kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan sesuai dengan tema penulis guna menjawab rumusan masalah yang ada pada bab sebelumnya. Sub bab yang terdapat pada bab tiga yaitu, Sistem Pemberkasan, Sarana dan Prasarana, dan Penemuan Kembali.

9 9 Bab empat merupakan bab terakhir atau penutup dari penulisan Tugas Akhir berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan rumusan atau intisari dari pembahasan bab bab sebelumnya. Saran berisi tentang masukan atau ide dari penulis bagi instansi terkait.