BERITA DAERAH KABUPATEN TANGERANG TAHUN 2017 NOMOR 23 UN2014 NOMOR 26

Transkripsi

1 BUPATI TANGERANG PROVINSI BANTEN PERATURAN BUPATI TANGERANG NOMOR 23 TAHUN 2017 TENTANG TATA KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN TANGERANG DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI TANGERANG, Menimbang : a. bahwa dalam rangka meningkatkan dan memperlancar penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tangerang, perlu dilakukan penataan kearsipan sesuai dengan perkembangan dan teknologi; b. bahwa dengan ditetapkannya Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Tangerang yang mengatur mengenai perubahan nomenklatur Perangkat Daerah, sehingga Peraturan Bupati Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Tangerang sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Bupati Nomor 100 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Bupati Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Tangerang perlu diganti; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Tangerang; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Propinsi Djawa Barat (Berita Negara Tahun 1950) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1968 tentang Pembentukan Kabupaten Purwakarta dan Kabupaten Subang dengan mengubah Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Propinsi Djawa Barat (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1968 Nomor 31, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2851); 2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2000 tentang Pembentukan Provinsi Banten (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 182, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4010); 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 4. Undang...

2 -2-4. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53); 6. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah; 7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1282); 8. Peraturan Daerah Kabupaten Tangerang Nomor 11 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Tangerang (Lembaran Daerah Kabupaten Tangerang Tahun 2016 Nomor 11, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Tangerang Nomor 1116); 9. Peraturan Bupati Nomor 98 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Arsip kabupaten Tangerang (Berita Daerah Kabupaten Tangerang Tahun 2016 Nomor 98); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG TATA KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN TANGERANG. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan: 1. Daerah adalah Kabupaten Tangerang. 2. Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah otonom. 3. Bupati adalah Bupati Tangerang. 4. Dinas adalah Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Tangerang. 5. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah. 6. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 7. Unit...

3 -3-7. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 8. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 9. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 10. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 11. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 12. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Pasal 2 Ruang lingkup penyelenggaraan tata kearsipan, meliputi kegiatan: a. penciptaan naskah dinas dengan sarana tata naskah dan pengurusan atau pengendalian naskah dinas dengan sarana kartu kendali; b. penataan Arsip atau bekas dengan sarana klasifikasi; c. klasifikasi Arsip; d. penyusutan Arsip dengan sarana jadwal retensi Arsip; e. pengelolaan Arsip media baru; f. pengelolaan dan layanan informasi Arsip dengan menggunakan media komputer; dan g. pemeliharaan dan perawatan Arsip. BAB II PENYELENGGARAAN TATA KEARSIPAN Pasal 3 Dalam menunjang kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan penyelamatan bahan pertanggung jawaban bagi Pemerintah Daerah, semua Perangkat Daerah wajib menyelenggarakan tata kearsipan. Pasal 4 Kegiatan tata kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, dilaksanakan berdasarkan petunjuk teknis sebagaimana tercantum dalam Lampiran I, Lampiran II, Lampiran III, Lampiran IV, Lampiran V, Lampiran VI, Lampiran VII, dan Lampiran VIII yang merupakan bagian tidak terpisahkan dengan Peraturan Bupati ini. Pasal 5...

4 -4- Pasal 5 Setiap Perangkat Daerah menyediakan sarana dan prasarana kearsipan sesuai kebutuhan dengan memperhatikan standarisasi dan persyaratan berdasarkan ketentuan peraturan perundangundangan. Pasal 6 (1) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf d, dilakukan dengan cara: a. pemindahan Arsip, yaitu: 1. pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Perangkat Daerah, paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun; dan 2. pemindahan Asip dari Perangkat Daerah ke Dinas dilaksanakan paling sedikit 1 (satu) kali dalam 2 (dua) Tahun; b. penyerahan Arsip Statis dari Pemerintah Daerah ke Arsip Nasional dilaksanakan paling sedikit 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun; dan c. pemusnahan Arsip yang tidak bernilai guna. (2) Setiap unit kerja yaitu bagian pada sekretariat Daerah dan bidang/sub pada Dinas dan Badan pada Perangkat Daerah, dapat diadakan pusat penyimpanan Arsip Dinamis Aktif (central file) yang berfungsi memberikan layanan informasi kepada pimpinan di unit kerja yang bersangkutan. BAB III PEMBINAAN Pasal 7 Dalam rangka peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan dan penyelamatan bahan pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan Daerah, dilakukan pembinaan kearsipan secara terpadu dibawah koordinasi Dinas. Pasal 8 Unit Kearsipan pada setiap Perangkat Daerah berkewajiban untuk melakukan pembinaan mengenai pengurusan surat, penataan, pemeliharaan dan perawatan, penginventarisasian, dan pemindahan Arsip Inaktif ke Dinas serta melakukan koordinasi dengan Unit Pengolah. Pasal 9 Selain pembinaan tentang penyelenggaraan pelaksanaan tata kerasipan, dilakukan pula pembinaan terhadap tenaga kearsipan yang meliputi: a. pemberian tunjangan; b. jaminan kesehatan; c. pendidikan dan pelatihan; d. jaminan karir; dan e. pembinaan kepegawaian pada umumnya, sesuai dengan peraturan perundang-undangan. BAB IV...

5 -5- BAB IV KETENTUAN PENUTUP Pasal 10 Pada saat Peraturan Bupati ini mulai berlaku, Peraturan Bupati Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Tangerang (Berita Daerah Kabupaten Tangerang Tahun 2009 Nomor 26) sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Bupati Nomor 100 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Bupati Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Tangerang (Berita Daerah Kabupaten Tangerang Tahun 2015 Nomor 100), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 11 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahui, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Tangerang. Ditetapkan di Tigaraksa pada tanggal 5 Mei 2017 BUPATI TANGERANG, Ttd Diundangkan di Tigaraksa pada tanggal 5 Mei 2017 A. ZAKI ISKANDAR SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN TANGERANG, Ttd ISKANDAR MIRSAD BERITA DAERAH KABUPATEN TANGERANG TAHUN 2017 NOMOR 23 UN2014 NOMOR 26

6 -6-