BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Peran teknologi informasi di era globalisasi ini dinilai sangat penting keterlibatannya bagi proses bisnis pada suatu perusahaan. Teknologi yang sudah sangat berkembang di zaman ini tentu sangat membantu kelancaran suatu proses bisnis perusahaan. Adanya dukungan teknologi informasi pada perusahaan dapat mendukung pengendalian kegiatan perusahaan menjadi lebih baik. Dukungan teknologi informasi dalam perusahaan juga dapat menciptakan keunggulan bersaing terhadap kompetitor lain. Untuk mengolah informasi yang baik, dibutuhkan suatu sistem informasi yang tepat dan akurat agar setiap informasi tersebut dapat diproses dengan benar dan tepat pula. Menurut Siti Kurnia (2012), sistem informasi akuntansi merupakan integritas dari hardware, software, brainware, jaringan komunikasi, dan prosedur database, yang didasarkan pada input, proses dan output. Hal ini memerlukan komitmen dari manajemen puncak dalam menentukan kualitas data dan implementasi sistem informasi akuntansi. Perancangan serta penerapan sistem informasi akuntansi dapat mempengaruhi keberhasilan strategi yang telah dibuat perusahaan. Menurut Zsuzsanna Toth (2012), The accouting information system is the frame of practical accounting activity, as it tracks the events of the enterprise, supplies data for the managers decisions, and organically contributes to the reports for the managers decision, to the financial statements, to compiling the expend management systems and last but not least to the controlling reports yang dapat diartikan sebagai sistem informasi akuntansi merupakan kerangka akuntansi yang praktis karena menyediakan data bagi manajer dalam pengambilan keputusan, mengetahui peristiwa-peristiwa yang terjadi di perusahaan, dan berkontribusi dalam pembuatan laporan keuangan. Menurut Komara (2005), banyak faktor yang mempengaruhi kinerja sistem informasi akuntansi seperti sumber daya yang memadai, kapabilitas pengetahuan mengenai sistem, dukungan manajemen atas, dan formalisasi pengembangan sistem. Dalam perusahaan dagang, persediaan barang sangat berperan penting didalam menunjang jalannya perdagangan. Oleh karena itu perusahaan harus 1
2 dapat mengelola persediaannya dengan baik dan akurat. Menurut Sander (2011), The control of inventory is a central issue in operations management, and accordingly has received a considerable amount of attention in the literature yang dapat diartikan sebagai pengendalian atas persediaan merupakan masalah utama dalam managemen operasional, dan oleh sebab itu hal ini menjadi perhatian dalam berbagai literatur. Untuk itu pengendalian atas persediaan digunakan untuk membantu perusahaan mencegah terjadinya risiko kesalahan pencatatan dan penilaian persediaan. Untuk memiliki persediaan, perusahaan harus melakukan proses pembelian terlebih dahulu. Setelah melakukan pengeluaran kas untuk membeli persediaan, perusahaan baru dapat memperoleh keuntungan dari penjualan persediaan tersebut. Pengeluaran kas untuk pembelian suatu persediaan barang perusahaan harus sesuai dengan kebutuhan persediaan real perusahaan, dimana perusahaan mengalokasikan anggarannya agar tepat guna didalam mengeluarkan kas untuk membeli persediaan barang perusahaan. Menurut Manouchehr Najafi dan Ahmad Ahmadkhani dalam jurnalnya yang berjudul The Advantage of Using Operational Budgeting on Governmental Organization (2011), mengemukakan bahwa The results indicate that the operational budgeting could help provide better performance measurement of governmental organization, it helps us provide a more precise cost of product and services, and it helps govenment allocate the necesarry budget proportion to performance measurement. The result of our survey also indicate that operational budgeting redirect costs towards our objectives and make the overall budgeting crystal clear yang dapat disimpulkan sebagai pengganggaran operasional mengalokasikan proporsi anggaran yang diperlukan untuk pengukuran kinerja, penganggaran mengarahkan biaya terhadap tujuan perusahaan dan akan menyebabkan perusahaan mempunyai anggaran yang transparan. Dalam menyusun anggaran dalam suatu perusahaan dibutuhkan suatu perencanaan yang matang agar pada pelaksanaannya dana yang dikeluarkan sesuai dengan kebutuhannya dan tidak menyimpang dari kebutuhannya. PT. Remerko Wahana Indonesia adalah perusahaan yang menyediakan dan menjual semua produk dan material untuk pembangunan dan perawatan jaringan fiber optik. Didalam menjalankan kegiatan operasionalnya, PT.
3 Remerko Wahana masih menggunakan sistem semi manual dimana sistem yang digunakan adalah Ms.Excel untuk mencatat data data pembelian produk dari supplier supplier lain. Dikarenakan pencatatan data masih dilakukan secara manual, maka masalah masalah pembelian yang berujung pada persediaan barang tentunya mengakibatkan beberapa proses kegiatan operasional lainnya terganggu. Sebagai contoh, sistem manual yang sering mengakibatkan ketidakvalidan data membuat perusahaan kesulitan didalam memenuhi pembayaran hutang dagang yang jatuh tempo, akibatnya adalah perusahaan telat membayar hutang yang jatuh tempo tersebut. Dari sisi persediaan barang, perusahaan juga tidak mempunyai stock opname dimana persediaan barang digudang akan di load kembali jika adanya transaksi pembelian yang dikeluarkan oleh bagian pembelian. Bagian gudang tentunya mendapat informasi bahwa barang yang harus dibeli akan disesuaikan dengan data transaksi pembelian kemudian baru bagian gudang mengetahu jumlah barang yang harus di load kembali. Jika terjadi kesalahan di dalam pencatatan transaksi pembelian maka pembelian atas barang persediaan juga akan salah.
4 1.2 Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup di dalam melakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi (SIA) atas siklus pengeluaran kas dan persediaan barang pada PT. Remerko Wahana Indonesia mencakup : 1. Pembahasan siklus akuntansi pengeluaran kas dimana berfokus pada proses bisnis pembelian inventory dari perusahaan. 2. Perancangan SIA didalam siklus pengeluaran kas yang meliputi hutang dagang secara kredit dan pembelian tunai kepada pihak supplier. 3. Pembahasan siklus proses bisnis pengeluaran kas dan persediaan barang secara menyeluruh yang meliputi proses pemesanan barang, menerima barang, retur barang, menyimpan barang di gudang sampai melakukan pembayaran atas pembelian barang tersebut. 4. Pembahasan perancangan sistem informasi akuntansi (SIA) sebagai usulan rekomendasi untuk PT. Remerko Wahana Indonesia. 5. Pembahasan pajak hanya sampai pada pajak PPN (UU No.18 Tahun 2000). 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai di dalam perancangan sistem informasi akuntansi pada PT. Remerko Wahana Indonesia adalah sebagai berikut: 1. Melakukan analisis proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Remerko Wahana Indonesia. 2. Mengidentifikasi permasalahan arus informasi yang terjadi di PT. Remerko Wahana Indonesia. 3. Mengidentifikasi segala kebutuhan informasi berupa dokumen penting dan laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen terkait dengan pengambilan keputusan pada siklus pengeluaran kas dan persediaan barang. 4. Membuat suatu rancangan sistem informasi akuntansi untuk modul siklus pengeluaran kas dan persediaan barang yang terintegrasi pada
5 PT. Remerko Wahana Indonesia untuk dapat membantu mengatasi permasalahan yang ada. Adapun manfaat yang ingin dicapai di dalam perancangan sistem informasi akuntansi pada PT. Remerko Wahana Indonesia adalah sebagai berikut: 1. Memahami proses bisnis yang sedang berjalan di PT. Remerko Wahana Indonesia secara menyeluruh dan detail untuk bisa memberikan rekomendasi proses bisnis usulan yang efisien dan efektif. 2. Memahami permasalahan yang terjadi di PT. Remerko Wahana Indonesia di dalam mengidentifikasi permasalahan yang terjadi untuk bisa memberikan solusi atas masalah tersebut guna membantu pihak manajemen di dalam pengambilan keputusan. 3. Menyediakan informasi atas masalah yang sering terjadi berupa dokumen dan laporan yang diperlukan oleh pihak manajemen terkait dengan siklus pengeluaran kas dan persediaan barang secara tepat waktu, akurat dan up-to-date sehingga pihak manajemen bisa membuat laporan secara ad-hoc dan mempermudah pengolahan data transaksi pengeluaran kas dan persediaan barang yang terintegrasi. 4. Menghasilkan aplikasi sistem informasi akuntansi untuk siklus pengeluaran kas dan persediaan barang yang terintegrasi guna membantu end users didalam mencatat, mengolah, mengeluarkan data serta menghilangkan redudansi, kehilangan serta ketidakvalidan data pada saat pencatatan.
6 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi penulisan yang digunakan di dalam penulisan skripsi ini adalah 1.4.1 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan adalah a. Studi Kepustakaan (Library Study) Melakukan pengumpulan data untuk memahami dan mempelajari kelebihan serta kekurangan dari hasil analisis yang dilakukan oleh penulis lain terhadap siklus serupa yang bersumber dari jurnal, serta melakukan pengumpulan data yang bersumber dari referensi buku, buku pedoman dan website guna menunjang dan memperkuat landasan teori di dalam penyusunan skripsi analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran kas dan persediaan barang pada PT. Remerko Wahana Indonesia. b. Studi Lapangan (Field Research) Melakukan pengumpulan data dengan cara cara sebagai berikut : 1. Wawancara (Interview) Melakukan wawancara terhadap Owner, Manager Operasional dari PT. Remerko Wahana Indonesia guna menunjang kevalidan data dan kondisi real proses bisnis yang sedang berjalan saat ini serta permasalahan yang sering terjadi di perusahaan serta melakukan wawancara dengan manager keuangan untuk memahami proses pembayaran yang dilakukan PT. Remerko Wahana Indonesia terhadap para vendornya, baik vendor lokal maupun internasional. 2. Dokumentasi (Documentation) Melakukan penelusuran dengan bukti bukti transaksi yang ada dan sudah digunakan oleh perusahaan terkait dengan siklus pengeluaran kas dan persediaan barang pada PT. Remerko Wahana Indonesia, seperti purchase requisition, purchase order, receiving report, invoice supplier dan memo debet.
7
8 1.4.2 Metode Analisis dan Perancangan a. Metode Analisis Metode analisis yang digunakan di dalam penyusunan skripsi ini adalah 1. Menganalisis proses bisnis dan kegiatan operasional pada PT. Remerko Wahana Indonesia. 2. Menganalisis kebutuhan data dan informasi serta bukti-bukti transaksi pengeluaran kas perusahaan. 3. Menganalisis kebutuhan dan persyaratan sistem pada PT. Remerko Wahana Indonesia. 4. Menganalisis proses bisnis yang sedang berjalan dengan menggunakan notasi UML activity diagram, event table, use case diagram, use case fully description, statechart diagram, system sequence diagram, Multi-layer sequence diagram, communication diagram dan package diagram. b. Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan di dalam penyusunan skripsi ini dibuat berdasarkan teori dari Satzinger, Jackson dan Burd (2012) yang dibahas pada metode System Development Life Cycle, yang meliputi : 1. Inception Mengembangkan perkiraan visi dari sistem (kegunaan hasil akhir sistem yang dapat menyelesaikan masalah), membuat business case dan mendefinisikan ruang lingkup sistem (persyaratan sistem) 2. Elaboration Memperjelas visi, mengidentifikasi dan mendeskripsikan semua requirement yang sudah ditetapkan ditahap sebelumnya, menyelesaikan ruang lingkup, desain dan implementasi arsitektur, dan menghasilkan realisasi perkiraan jadwal dan biaya. 3. Construction Pengimplementasian setiap fungsi elemen dari sistem dan persiapan deployment.
9 4. Transition Menyelesaikan pengujian beta dan deployment sehingga pengguna dapat menggunakan sistem. c. Metode Akuntansi Metode akuntansi yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini untuk pencatatan persediaan, menggunakan sistem periodik dengan menggunakan metode FIFO (First In First Out). Bentuk pencatatan sistem periodik untuk persediaan meliputi : Persediaan barang dagang di awal periode + Pembelian bersih selama periode Persediaan akhir = Harga Pokok Penjualan (HPP)
10 1.5 Sistematika Penulisan Agar penelitian ini lebih sistematis dan terarah, maka penulisan ini disusun dalam beberapa bab yang setiap babnya terdiri dari sub-sub bab. Sistematika penulisannya antara lain sebagai berikut : BAB 1 : Pendahuluan Bab ini berisi mengenai uraian gambaran umum penulisan yang meliputi latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, serta metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi. BAB 2 : Landasan Teori Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang berkaitan dengan sistem informasi akutansi siklus pengeluaran kas dan persediaan, serta penjelasan umum dari istilah-istilah yang digunakan untuk mendukung penelitian. BAB 3 : Analisa sistem informasi yang sedang berjalan Bab ini menjelaskan tentang sejarah singkat perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, pembagian tugas dan wewenang karyawan, uraian sistem yang sedang berjalan saat ini, masalah yang dihadapi perusahaan, kebutuhan informasi dan usulan perbaikan masalah BAB 4 : Perancangan Sistem Bab ini menjelaskan tentang rancangan-rancangan model yang akan dibuat, fungsi dan interface dari sistem baru yang diusulkan beserta kriteria rancangan software dan hardware, serta arsitektur komponen yang mendukung hasil analisis sistem yang dilakukan sebelumnya. BAB 5 : Simpulan dan Saran Bab ini menyajikan simpulan secara keseluruhan dari rumusan masalah sampai dengan hasil pembahasan, dan memberikan saran terhadap implementasi perbaikan yang diusulkan agar dapat membantu manajemen perusahaan menerapkan sistem baru.