7 BAB III AALISA KEBUTUHA DA TUJUA BASIS DATA 3. Perumusan Obyek Penelitian 3.. Latar Belakang Perusahaan PT Sukanda Djaya pertama kali didirikan pada tanggal 9 April 978 oleh Mr.W.T. Chen yang lebih dulu mendirikan P.T Diamond Cold Storage dan bertempat di kawasan industri MM 00 Jl Irian Blok FF- Cibitung Bekasi. PT Sukanda Djaja bergerak di bidang importir makanan dan minuman yang sebagian besar berasal dari negara Prancis dan Australia. Sejauh ini PT Sukanda Djaya telah berhasil membuka cabangcabangnya diseluruh Indonesia yang terletak di kota Bandung, Cimahi, Cirebon, Yogyakarta, Surabaya, Denpasar, Mataram, Manado, Makassar, Medan, Padang, Pekan Baru, Palembang dan Batam. PT Sukanda Djaya mendistribusikan barang-barang dagangan mereka ke Supermarket, Mini Market, Wet Market, Restaurant, Hotel dan Catering. 3.. Struktur Organisasi Struktur organisasi di dalam suatu perusahaan mempunyai peranan penting, yaitu untuk mengatur tugas-tugas serta wewenang dari setiap bagian sehingga kinerja perusahaan dapat berjalan lancar. Begitu juga pada PT Sukanda Djaya, struktur organisasi yang dibuat dapat memperjelas dan memperinci pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan
73 hirarki dari organisasi, pembagian tugas, serta tanggung jawab dan wewenang dalam perusahaan. Struktur organisasi pada P.T Sukanda Djaya ini dapat terlihat pada gambar di bawah ini : Direktur Manager Keuangan Manager Personalia Manager Purchasing Manager WareHouse Akunting Finance Penagihan Administrasi Purchasing Administrasi Kurir Manager Sales Food Service Manager Sales Trading Manager Sales Fine Food Sales Administrasi Sales Administrasi Sales Administrasi Gambar 3. Struktur Organisasi 3..3 Wewenang dan Tanggung Jawab Tiap-tiap departemen di PT Sukanda Djaya mempunyai wewenang dan tanggung jawabnya sendiri-sendiri yaitu :. Direktur Bertugas membuat rencana,mengambil keputusan, pelaksanakan kebijakan umum, dan mengatur strategi perusahaan agar dapat memajukan dan mengembangkan perusahaan yang dipimpinnya. Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
74 Bertanggung jawab serta memiliki wewenang dalam memilih, memberhentikan, menegur, serta memberikan saran terhadap karyawan secara keseluruhan.. Manager Personalia Bertugas merekrut karyawan baru dan memberikan pelatihanpelatihan sampai siap pakai. Memberitahu peraturan yang berlaku di perusahaan kepada karyawan baru. Mengelola kebutuhan karyawan seperti : membuat daftar hadir, daftar gaji, dan kartu penghasilan karyawan. 3. Manager Sales Trading Bertanggung jawab terhadap direktur atas pemasaran barang yang dipasarkan di super market, mini market dan wet market. Bertanggung jawab atas estimasi dan pembelian barang yang mempunyai ijin distributor tunggal. Menyusun strategi pemasaran yang dapat meningkatkan keuntungan perusahaan dengan persetujuan direktur.
75 4. Manager Sales Fine Food Bertanggung jawab atas estimasi dan pembelian barang yang tidak mempunyai ijin distributor tunggal. Bertanggung jawab terhadap direktur atas pemasaran barang yang dipasarkan di super market. Menyusun strategi pemasaran yang dapat meningkatkan keuntungan perusahaan dengan persetujuan direktur. 5. Manager Sales Food Service Bertanggung jawab terhadap direktur atas pemasaran barang yang dipasarkan di hotel, restaurant, dan katering. Bertanggung jawab atas estimasi dan pembelian barang baik yang mempunyai ijin distributor tunggal ataupun yang tidak mempunyai ijin. Menyusun strategi pemasaran yang dapat meningkatkan keuntungan perusahaan dengan persetujuan direktur. 6. Sales Mencari atau melobi pelanggan baru untuk perusahaan. Menerima dan mencatat pesanan dari para pelanggan. Menjaga agar barang selalu tersedia di pelanggan.
76 7. Administrasi Sales Membuat surat jalan dari surat order yang diterima dari sales. Membuat faktur dari surat jalan tersebut. 8. Manager Ware House Memeriksa dan mengawasi barang yang diterima di pelabuhan atau bandara udara dari pemasok sampai masuk ke gudang. Mengawasi para karyawan bagian gudang agar berjalan dengan benar dan tertib sesuai yang dikehendaki. 9. Administrasi Ware House Mencatat dan memasukkan stock barang ke dalam data di komputer setelah menerima barang dari pemasok./ supplier. Mencatat dan memasukkan stock barang ke dalam data di komputer setelah mengeluarkan barang untuk dikirim ke pelanggan. Mengeluarkan barang yang dipesan dari pelanggan sesuai dengan surat jalan yang dikeluarkan dari pihak administrasi sales ke mobil pengiriman.
77 0. Kurir Bertugas mengirim barang dari gudang sampai ke tempat pelanggan. Memeriksa dan meminta pengesahan surat jalan dari pelanggan ketika barang sudah diterima.. Manager Purchasing Bertanggung jawab dengan memesan barang sesuai dengan estimasi yang diberikan oleh manager sales trading, manager food service dan manager fine food. Memberi tahu kepada manager ware house kapan barang akan datang dari pemasok.. Administrasi Purchasing Membuat surat-surat pembelian. Mengurus surat-surat pembelian. Memberitahu kepada manager sales trading, manager food service dan manager fine food jika ada masalah terhadap barang-barang pesanan mereka. 3. Purchasing Melakukan pembelian barang ke pemasok.
78 Mencari pemasok yang menjual barang sesuai yang diinginkan oleh perusahaan. 4. Manager Keuangan Bertanggung jawab kepada direktur atas keuangan dari perusahaan. Memeriksa laporan keuangan setiap bulannya. 5. Akunting Mengelola keuangan perusahaan agar selalu mencapai nilai seimbang antara penjualan dan penagihan. Memberitahu kepada manager sales trading, manager food service, dan manager fine food jika ada pelanggan yang tidak bisa melakukan pembayaran lewat jatuh tempo. Menyetor uang ke bank. 5. Penagihan Melakukan penagihan terhadap faktur yang sudah jatuh tempo. 6 Finance Melaksanakan penerimaan, pengeluaran, penyimpanan dan menjaga atas sejumlah uang di dalam kas.
79 Bertanggung jawab langsung kepada manager keuangan. Melaksanakan pembuatan bukti penerimaan kas serta semua penerimaan dan melaksanakan pembayaran berdasarkan bukti pengeluaran kas serta memeriksa kelengkapannya. 3. Penentuan Fakta Kebutuhan dan Tujuan Basis Data 3.. Analisa Sistem Berjalan Saat ini PT Sukanda Djaya menggunakan sistem semicomputerized untuk pembuatan surat jalan, faktur penjualan, order pembelian pencatatan stock barang. Dokumen-dokumen tersebut dibuat di komputer dengan menggunakan microsoft excel dan mengisi template yang telah dibuat untuk membuat tiap dokumen. 3... Observasi Sistem Berjalan Untuk bagian penjualan, PT Sukanda Djaya menerima pesanan dari pelanggan yang diterima oleh administrasi sales, kemudian administrasi sales akan membuat surat jalan sesuai dengan pesanan pelanggan. Admnistrasi sales kemudian memberikan surat jalan tersebut ke bagian administrasi gudang. Bagian administrasi gudang kemudian mempersiapkan barangbarang sesuai pesanan untuk di kirim ke tempat pelanggan dan mencatat pengeluaran barang tersebut ke dalam komputer. Setelah itu kurir akan mengirim barang-barang pesanan tersebut.
80 Pelanggan akan mengecek barang yang dikirim apakah sesuai pesanan dan dalam kondisi yang baik, dan jika ternyata terdapat barang yang tidak sesuai pesanan dan atau dalam kondisi yang tidak baik maka pelanggan berhak menolak barang tersebut. Pelanggan kemudian memberikan pengesahan pada surat jalan tersebut sesuai dengan barang yang mereka terima. Kurir akan membawa pulang surat jalan tersebut beserta barang yang di tolak dan melaporkannya ke bagian administrasi gudang untuk dicatat pengembalian barang tersebut dan memasukkannya ke dalam stock barang tersebut sehingga stock tidak terjadi selisih. Bagian administrasi gudang akan membuat surat laporan barang yang ditolak oleh pelanggan dan kemudian memberikannya kepada bagian administrasi sales beserta dengan surat jalan barang tersebut Administrasi akan membuat faktur sesuai dengan barang yang diterima oleh pihak pelanggan dan menyerahkan faktur dan surat jalan tersebut dan memberikannya kepada pihak penagihan, setelah faktur terbayar oleh pelanggan maka pihak penagihan akan memberikan bukti pembayaran atau uang kontan yang diterima dari pelanggan kepada akunting. Akunting kemudian menyetor pembayaran tersebut ke bank yang ditunjuk oleh perusahaan. Untuk bagian pembelian PT Sukanda Djaya pertama pihak administrasi purchasing akan membuat surat order atau Purcahse
8 Order (PO) dan kemudian menyerahkan surat order tersebut ke purchasing dan purchasing akan melakukan pembelian seperti yang dirujuk pada surat order tersebut. Setelah pemasok menerima surat order tersebut maka pemasok akan mengirim barang yang sesuai dengan surat order tersebut ke gudang PT Sukanda Djaya. Administrasi gudang kemudian mencatat barang yang diterima dari pemasok tersebut dan mencatatnya dalam stock mereka dalam komputer. Selanjutnya pihak gudang akan mengeluarkan surat penerimaan barang dan mengirimkan surat penerimaan barang tersebut ke bagian accounting dan akan melakukan pembayaran kepada pemasok. Untuk bagian pembelian PT Sukanda Djaya pertama-tama menghubungi supplier untuk memesan barang yang dibutuhkan, dengan menyertakan PO, setelah supplier menerima purchase order yang diberikan maka selanjutnya supplier akan memprosesnya, lalu mengirimkan barang yang diminta ke perusahaan, selanjutnya petugas bagian gudang akan mengawasi dan mencatat barang-barang yang akan datang, barang-barang yang datang langsung dikirim ke bagian gudang untuk dicatat dan disimpan. Selanjutnya bagian accounting akan menerima laporan
8 barang masuk. Setelah barang-barang yang diterima sesuai dengan pesanan perusahaan, maka akan dilakukan pembayaran. Sistem persediaan barang, pembelian, dan pejualan pada PT Sukanda Djaya dapat di gambarkan melalui diagram alir berikut :. Prosedur Pembelian Barang Bagian Gudang Bagian Pembelian Bagian Keuangan Mulai Surat Permintaan Pembelian (SPP) Menerima Penawaran harga dari pemasok Surat Order Pembelian (SO Pemb) 3 Membuat surat Permintaan Pembelian Surat Permintaan Pembelian (SPP) Membuat surat Order Pembelian ( SO Pemb) SPP 4 3 Surat Order Pembelian (SO Pemb) Pemasok Gambar 3. Diagram Alir Pembelian Barang
83. Prosedur Penerimaan Barang Bagian Gudang Bagian Pembelian Bagian Keuangan Surat Jalan Pemasok Faktur Dari Pemasok Surat Jalan Pemasok Surat Order Pembelian (SO Pemb) Surat Jalan Pemasok Faktur Dari Pemasok Faktur Dari Pemasok ota Pembelian Mencocokkan dengan SO Pemb yang diambil dari arsip Jenis Pembelian Tunai Memeriksa secara fisik atas kualitas dan kondisi barang yang diterima berdasarkan surat jalan pemasok dan SO Pemb Menandatangani dan menandai surat jalan pemasok sesuai dengan barang yang diterima Mencatat, merekap transaksi pembelian yang terjadi Membuat ota pembelian Transaksi Pembelian Kredit Mencatat Total hutang kepada pemasok pada buku hutang Buku Hutang Melakukan Pembayaran Kepada Pemasok Mencatat Pengeluaran Pengeluaran Kas Memperbaharui Kartu Gudang Kartu Gudang Surat Jalan Pemasok Menghitung HPP dan menentukan harga jual dan memperbaharui daftar persediaan barang Daftar Persediaan Barang Faktur Dari Pemasok SO Pemb Surat Jalan Pemasok Faktur Dari Pemasok ota Pembelian Surat Jalan Pemasok Faktur Dari Pemasok ota Pembelian Gambar 3.3 Diagram Alir Penerimaan Barang 3. Prosedur Penjualan Barang Bagian Penjualan Bagian Keuangan Mulai Surat Order Penjualan (SO Penj) Menerima Pesanan pelanggan dan mengidentifikasikan tipe dan kuantita barang dan mengecek persediaan Cek Kredit Buku Piutang Dagang Membuat surat Order Penjualan ( SO Penj ) Surat Order Penjualan (SO Penj) Surat Order Penjualan (SO Penj) Surat Order Penjualan Penjualan Kredit Ditolak Diterima Surat Order Penjualan (SO Penj) Menginformasikan kepada pelanggan dan pesanan batal Gambar 3.4 Diagram Alir Penjualan Barang
84 Prosedur Penjualan Barang ( Lanjutan ) Bagian Gudang Bagian Penjualan Surat Order Penjualan (SO Penj) Surat Order Penjualan (SO Penj) Memeriksa dan menyesuaikan barang secara fisik berdasarkan Surat Order Penjualan Menyiapkan Barang dan menandatangani SO Penj 3 Faktur Penjualan Surat Jalan Memperbaharui Kartu Gudang Buku Piutang Dagang Beserta dengan Barang Surat Order Penjualan (SO Penj) Beserta dengan Barang Mencatat merekap transaksi penjualan yang terjadi Mengirim ke Pelanggan Surat Jalan Rangkap ke- Faktur Penjualan Rangkap ke- beserta barang diserahkan kepelanggan Surat Jalan Transaksi Penjualan Faktur Penjualan Bagian Accounting / Keuangan Surat Jalan Faktur Penjualan Faktur penjualan rangkap dan Surat jalan rangkap ke- yang diserahkan ke pelanggan bagian akutansi mengarsipkan Faktur penjualan rangkap-ke- dan surat jalan rangkap ke- Jenis Penjualan Kredit Tunai Menerima Pembayaran dari pelanggan Mencatat total piutang pada buku piutang dagang Mencatat / merekap penerimaan kas yang terjadi Penerimaan Kas Memperbaharui daftar Persediaan Barang Surat Jalan Faktur Penjualan Gambar 3.5 Diagram Alir Penjualan Barang (Lanjutan)
85 4. Prosedur Retur Pembelian Bagian Pembelian Bagian Gudang Bagian Keuangan Mulai Surat Retur Pembelian Surat Retur Pembelian Diarsipkan Sementara Sampai diterima Ganti Barang dari Pemasok Membuat Surat Retur Pembelian Surat Retur Pembelian 3 Menyiapkan Barang yang akan diretur Mengirimkan Barang ke Pemasok Surat retur pembelian rangkap ke- dan ke-3 ditanda tangani oleh pemasok Surat retur rangkap ke- beserta barang diserahkan ke pemasok Memperbah arui Daftar Persediaan Barang 3 Surat Retur Pembelian 3 Surat Retur Pembelian Gambar 3.6 Diagram Alir Retur Pembelian Barang 5. Prosedur Pembayaran Pemasok Bagian Keuangan Mulai Faktur dari Pemasok Faktur Pemasok Faktur Pemasok yang diambil dari arsip Membandingkan Faktur dan buku hutang Buku Hutang Faktur Sesuai Tidak Sesuai Sesuai Meminta Cek dari Pimpinan dan melakukan Pembayaran Mengembalikan Faktur Ke Pemasok Memperbaharui Buku Hutang Buku Hutang Mencatat merekap Pengeluaran Kas Pengeluaran Kas Faktur Pemasok Faktur Pemasok yang telah dilunasi Gambar 3.7 Diagram Alir Pembayaran Pemasok
86 6. Prosedur Penagihan Pelanggan Bagian Keuangan Mulai Mengirimkan Faktur Penjualan kepada Pelanggan Faktur Penjualan yang telah jatuh tempo yang diambil dari arsip Faktur Penjualan Pelanggan Pelanggan Melakukan pembayaran Menerima piutang dari pelanggan Memperbaharui buku Piutang Buku Piutang Dagang Mencatat merekap Penerimaan Kas Penerimaan Kas Faktur Pemasok Faktur Penjualan yang telah dilunasi oleh pelanggan Gambar 3.8 Diagram Alir Penagihan Pelanggan 7. Prosedur Perhitungan Stok Barang Bagian Gudang Bagian Keuangan Mulai Laporan Perhitungan Fisk Menghitung Secara Fisik Barang yang Tersedia di Gudang Membuat Laporan Perhitungan Fisik Memperbaharui daftar Persediaan Barang Daftar Persediaan Barang Laporan Perhitungan Fisk Digunakan sebagai kartu gudang Keterangan : Bagian Gudang akan menghitung secar fisik stok barang yang ada di gudang dan membuat laporan penghitungan fisik sebanyak rangkap. - Rangkap ke- dikirimkan kebagian keuangan / Accounting untuk memperbaharui daftar stok barang - Rangkap ke- untuk digunakan oleh bagian gudang sebagai kartu gudang. Gambar 3.9 Diagram Alir Perhitungan Stock Barang
87 3... Hasil Wawancara Setelah kami mengadakan wawancara langsung dengan pimpinan PT Sukanda Djaya maka dapat diketahui masalah yang dihadapi adalah : Sulit nya meng-update stock sehingga resiko data stock dan kondisi fisiknya bisa jauh berbeda. Sulit nya me-monitoring sisa barang di cabang lain. Sulit nya mengontrol pergerakan stock dari cabang yang satu ke cabang yang lain, maupun barang ke pelanggan maupun barang retur. Sulitnya mengakses data yang sama secara bersamaan, dikarenakan masalah share data yang di timbulkan dalam menggunakan file base approach. Data stock tidak valid, sehingga menyulitkan pimpinan dalam mengambil keputusan dalam hal persediaan barang serta strategi pemasaran. 3.. Penentuan Kebutuhan dan Tujuan Basis Data eed and Goal : eed : Membutuhkan informasi stock barang dengan detil dan akurat. Bisa melihat stock barang yang berada dicabang lain. Membutuhkan informasi tentang pelanggan.
88 Membutuhkan informasi tentang pemasok. Membutuhkan informasi tentang pengiriman barang. Membutuhkan informasi tentang pembelian barang. Goal : Membuat sistem informasi stock barang. Membuat sistem informasi tentang stock cabang lain. Membuat sistem informasi tentang pemasok. Membuat sistem informasi tentang pelanggan. Membuat sistem informasi tentang pengiriman barang. Membuat sistem informasi tentang pembelian barang. Tujuan basis data ini adalah : Setelah melihat permasalahan yang dihadapi, kami memberikan usulan pemecahan masalah dengan merancang suatu sistem basis data yang mendukung kinerja PT Sukanda Djaya yang akan digunakan baik di kantor pusat ataupun cabang dalam hal pencatatan stock barang secara komputerisasi.