ANALISIS PENERAPAN SISTEM PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA PADA PT TELKOM INDONESIA, Tbk TUGAS AKHIR Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh DEVI VALENTINA SILAEN NIM 1205091021 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-nya yang memberikan pengetahuan, kesehatan dan kesempatan kepada penulis sehingga mampu menyelesaikan tugas akhir ini. Tugas akhir ini disusun sebagai satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih atas segala dukungan dan doa dari semua pihak yang membantu selama penulis menjalani masa perkualiahan dan penyusunan tugas akhir ini kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., MT, selaku Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si, selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si, selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Erwinsyah Simanungkalit, S.Si., M.Kom, selaku Dosen Pembimbing I yang telah membimbing dalam menyelesaikan tugas akhir. 6. Dra. Ratna Dewi, M.Hum, selaku Dosen Pembimbing II. 7. Seluruh dosen staff pengajar Jurusan Administrasi Niaga yang telah mendidik dan memberikan ilmu kepada penulis. 8. Seluruh Karyawan PT Telkom Indonesia Tbk, yang telah memberi bimbingan dan pengarahan penulis selama Praktik Kerja Lapangan. 9. Teman-teman saya Sipalani, Rizka, Nizam, Tonok dan Angga. i
10. Yosep Hartony P.Simanjuntak, Amd yang selalu menemani saya serta memberikan masukan dan dukungan. Yang paling teristimewa untuk Ayahanda tercinta H. Silaen dan Ibunda tersayang H. Zendrato serta untuk adik tercinta R. Silaen yang telah memberikan doa dan dukungannya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih memiliki kekurangan dari bahasa, isi, maupun penulisannya. Untuk itu diharapkan saran maupun kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan tugas akhir ini. Akhir kata, penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan, dan dapat memberikan tambahan informasi kepada para pembaca terkhusus untuk mahasiswa Politeknik Negeri Medan. Medan, 14 Juni 2015 Penulis Devi Valentina Silaen NIM 1205091021 ii
ABSTRAK Pengolahan data elektronik adalah proses manipulasi data kedalam bentuk yang lebih berarti berupa informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik yaitu komputer. Penggunaan komputer dalam dunia kerja merupakan hal yang sudah umum dan harus diikuti perkembangannya karena kita tahu bahwa penggunaan teknologi terutama komputer dalam melakukan perkerjaan sehari-hari memberikan banyak keuntungan. Pada penulisan tugas akhir ini, penulis membatasi penulisannya hanya mengenai pengolahan data elektronik secara sederhana yang umum digunakan pada PT Telkom Indonesia. Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan system pengolahan data elektronik dalam menunjang efektivitas dan efisiensi kerja pada PT Telkom Indonesia. Metode pengumpulan data yang digunakan menggunakan metode pengumpulan data studi lapangan dan studi kepustakaan, dimana data dikumpulkan melalui observasi dan wawancara. Data kemudian dianalisis dengan menggunakan teknik analisis kualitatif. Berdasarkan data yang telah dianalisis, maka dapat disimpulkan bahwa PT Telkom Indonesia telah menerapkan system pengolahan data elektronik dengan baik, salah satunya dapat dilihat dari penggunaan program database ORACLE dalam mengolah data billing (tagihan) telepon sehingga para pegawai mendapatkan banyak keuntungan terutama dalam menunjang efektivitas dan efisiensi kerja. Kata Kunci: Pengolahan Data Elektronik, Efektivitas, dan Efisiensi Kerja iii
ABSTRACT Electronic data processing is a process of manipulating data into meaningful information using an electronic tool that is a computer. Use of computers in the world of work is already common and should be followed the development because we know that use of technology especially computer in doing daily work give many advantages. In this final assignment, the author limits her writing only about the processing of electronic data in a simple commonly used in PT Telkom Indonesia. Purpose of this final assignment is to find out how the applying a system electronic data process in supporting an effectiveness and efficiency work at PT Telkom Indonesia. This research used primary and secondary data. Method of data collection that used are field studies and literature studies, where data are collected through observation and interviews. Than, data were analyzed using qualitative analysis. Based on data has been analyzed, it can be concluded that PT Telkom Indonesia has implement an electronic data processing well, one of them can be seen from the use of ORACLE databases on the data processing biling of telephone so that employee get a lot of advantages especially in supporting effectiveness and efficiency. Keywords: Electroning Data Processing, Effectiveness and Efficiency Work iv
DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR....... ABSTRAK.. ABSTRACT DAFTAR ISI... i iii iv v BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang..... 1 1.2 Rumusan Masalah...... 2 1.3 Tujuan Penulisan.. 2 1.4 Manfaat Penulisan... 2 1.5 SIstematika Penulisan Tugas Akhir... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengenalan Pengolahan Data Elektronik (PDE) 5 2.1.1 Pengertian Pengolahan Data Elektronik (PDE). 5 2.1.2 Sistem Pengolahan Data Elektronik (PDE)... 6 2.1.3 Komponen Pengolahan Data Elektronik (PDE). 8 2.2 Data dan Informasi Dalam Komputer.. 18 2.2.1 Hirarki Penyajian Data...... 18 2.2.2 Sistem Bilangan..... 18 2.3 Interaksi Manusia dan Komputer... 19 2.4 Efektivitas dan Efisiensi. 20 v
BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1 Metode Penelitian... 21 3.2 Jenis Sumber Data... 22 3.3 Teknik Analisis Data..... 23 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk.... 24 4.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan.. 24 4.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan........ 27 4.1.3 Uraian Tugas dan Wewenang.... 28 4.2 Konfigurasi Komputer yang Digunakan Perusahaan. 29 4.3 Analisa Struktur Organisasi.... 32 4.4 Analisa Konfigurasi Komputer........ 34 4.5 Proses Penyediaan Data Billing........ 35 4.5.1 Prosedur Penyediaan Data Billing.. 36 4.6 Analisa Penerapan Sistem Pengolahan Data Elektronik Dalam Menunjang Efektivitas dan Efisiensi Kerja... 36 4.6.1 Efektivitas... 38 4.6.2 Efisiensi...... 39 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan....... 41 5.2 Saran......... 42 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN vi
1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini semakin maju dan pesat, sehingga setiap orang dituntut untuk peka dan senantiasa mengikuti arus perkembangan zaman. Komputer atau electronic data processing merupakan salah satu contoh hasil dari kemajuan teknologi. Komputer mampu membantu dalam pengelolaan data yang bersifat rutin, karena mempunyai kemampuan yang tinggi dalam hal ketelitian, kecepatan, proses yang tinggi, dan kapasitas penyimpanan data yang besar sehingga lebih efektif dan efisien terhadap biaya, waktu dan tenaga. Kehadiran komputer sebagai sarana pengolahan data merupakan salah satu faktor yang cukup dominan digunakan dalam setiap perusahaan. Teknologi komputer berperan dalam meningkatkan kinerja perusahaan karena dapat menghitung angka-angka, menganalisa, menyimpan data secara massal, menyajikan informasi dalam bentuk huruf, angka, gambar, serta menyajikan grafik yang lebih cepat, rapi dan akurat. Pemanfaatan komputer dalam pengelolaan data elektronik merupakan alternatif terbaik sebagai usaha untuk menyelesaikan informasi secara tepat dan akurat bagi pihak yang membutuhkan dikarenakan komputer dapat menyimpan data lebih banyak dan lebih terorganisir. Pengolahan data elektronik mencakup pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan serta pengawasan hasil olahan data tersebut. 1
2 Teknologi ini sangat besar manfaatnya karena dengan penyusunan prosedur kerja yang sistematis dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. Terlebih jika didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkompeten dibidangnya. Di PT Telekomunikasi Indonesia banyak sekali data yang perlu dikelola secara sistematis sehingga menghasilkan data dan informasi yang akurat dan tepat waktu. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk membahasnya dalam tugas akhir ini dengan judul Analisis Penerapan Sistem Pengolahan Data Elektronik Dalam Menunjang Efektivitas dan Efiseiensi Kerja Pada PT Telekomunikasi Indonesia. 1.2 Rumusan Masalah Dalam tugas akhir ini penulis membatasi masalahnya hanya pada hal-hal yang berkaitan dengan pengolahan data pada PT Telkomunikasi Indonesia. Adapun rumusan masalah pada tugas akhir ini adalah Bagaimana penerapan pengolahan data elektronik serta pengaruhnya dalam menunjang efektivitas dan efisiensi kerja khususnya pada PT Telekomunikasi Indonesia? 1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui penerapan proses pengolahan data elektronik khususnya pada PT Telkomunikasi Indonesia dalam melaksanakan pekerjaannya sehari-hari.
3 1.4 Manfaat Penulisan Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini diharapkan memiliki manfaat sebagai berikut: 1. Menambah pengetahuan dan wawasan bagi penulis mengenai tata cara pengolahan data elektronik sehingga dapat menghasilkan suatu informasi. 2. Untuk mengaplikasikan teori dan praktek yang penulis dapat selama dibangku perkuliahan. 3. Sebagai sumber ilmu pengetahuan bagi mahasiswa Politeknik Negeri Medan 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir Adapun sistematika penulisan tugas akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisikan latar belakang pemilihan judul tugas akhir, rumusan masalah, tujuan penulisan tugas akhir, manfaat penulisan tugas akhir dan sistematika penulisan tugas akhir ini. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisikan kumpulan dari teori-teori yang diperoleh penulis dari berbagai literature dan buku-buku yang mengacu kepada pembahasan dan menjadi dasar dalam penulisan tugas akhir ini. BAB 3 METODE PENELITIAN Bab ini berisikan teknik atau cara memperoleh data, jenis sumber data dan teknik analisis data yang digunakan dalam mengumpulkan informasi yang dibutuhkan dalam menyusun tugas akhir ini.
4 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisikan pembahasan mengenai perbandingan antara teori yang dikemukakan pada tinjauan pustaka dengan data-data yang diperoleh dari perusahaan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan simpulan dari berbagai hal yang telah dibahas pada bab sebelumnya. Kemudian dari kesimpulan tersebut diberikan saran yang menjadi masukan bagi perusahaan.