KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI MALAYSIA PTSS PK PS 13 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN PERKAKASAN KOMPUTER DAN SISTEM RANGKAIAN PEMILIK PROSES DILULUSKAN OLEH JAWATAN PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT PENGARAH TARIKH SALINAN TERKAWAL
Perkakasan Dan 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini adalah untuk memberi panduan bagi memastikan pengurusan penyelenggaraan perkakasan komputer dan sistem rangkaian dilaksanakan dengan baik supaya proses pemberian latihan separa profesional dan pengurusan politeknik berjalan dengan sempurna dan lancar. 2.0 SKOP Prosedur Kerja ini digunapakai oleh Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin untuk menguruskan penyelenggaraan sistem maklumat, infrastruktur rangkaian dan perkakasan komputer. 3.0 RUJUKAN 3.1 PTSS-PK-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan 3.2 PTSS-PK-PPP-11 Penilaian Proses Pengajaran dan Peralatan 3.3 Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor, Kementerian Kewangan Malaysia yang terkini 3.4 Arahan Perbendaharaan, Kementerian Kewangan Malaysia yang terkini 3.5 Manual Perkakasan 1/8
Perkakasan Dan 4.0 DEFINISI PTM Pegawai Teknologi Maklumat ialah pegawai yang dilantik untuk mengurus dan menyelenggara perkakasan komputer dan. PPTM Penolong Pegawai Teknologi Maklumat ialah pegawai yang dilantik untuk membantu PTM mengurus dan menyelenggara perkakasan komputer dan. Pelapor Kakitangan PTSS yang melaporkan kerosakan. Juruteknik (Kanan) Juruteknik (Kanan) ialah pegawai yang bertanggungjawab mengagihkan laporan yang dibuat kepada Juruteknik, PPTM dan PTM untuk diselesaikan. Juruteknik Juruteknik ialah pegawai yang melaksanakan proses pembaikan perkakasan komputer dan sistem rangkaian. Syarikat Syarikat ialah Pembekal yang dilantik oleh politeknik melalui prosedur perolehan untuk membekal sebarang bentuk bekalan/perkhidmatan. 2/8
Perkakasan Dan Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) Kerja-kerja penyelenggaraan komputer dan perkakasan yang dilaksanakan secara berjadual bagi tujuan menjamin kelancaran operasi komputer. Penyelenggaraan Pembaikan (Remedial Maintenance) Kerja-kerja penyelenggaraan yang dilaksana setelah komputer dan perkakasan berkenaan mengalami kerosakan/masalah untuk beroperasi. Penyelenggaraan Aplikasi Penyelenggaraan perisian aplikasi dilaksanakan apabila aplikasi tidak berfungsi dengan betul. Perkakasan Peranti yang berkaitan dengan komputer seperti pencetak, pemplot, tetikus, LCD Projector. Peranti yang berkaitan dengan rangkaian seperti router, switch, kabel dan lain-lain. 3/8
Perkakasan Dan 5.0 PROSEDUR KERJA A. PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN PERKAKASAN KOMPUTER DAN SISTEMRANGKAIAN (REMEDIAL MAINTENANCE) CARTA ALIR PERINCIAN TANGGUNGJAWAB REKOD INPUT Sumber input : 1. HEP SEMAKAN LAPORAN ONLINE PEMBAIKAN DI LOKASI PEMBAIKAN DI UTMK PEMBAIKAN (7 HARI BEKERJA) PEMULANGAN SEMULA PERKAKASAN A 1. Melaporkan aduan kerosakan dengan menggunakan sistem atas talian iaitu Sistem Aduan ICT. 2. Membuat semakan aduan yang dibuat secara atas talian dan membahagikan tugas kepada Juruteknik, PPTM dan PTM yang terlibat. 3. Menyemak aduan di dalam sistem aduan ICT dan bergerak ke lokasi untuk membuat pemeriksaan bagi perkakasan yang dilaporkan. Sekiranya kerosakan boleh dibaiki, pembaikan diselesaikan terus di lokasi dan status laporan dikemaskini ke sistem aduan ICT. 4. Sekiranya kerosakan tidak boleh dibaiki, kenalpasti masalah yang dihadapi dalam tempoh tiga hari bekerja sama ada dengan membawa balik peralatan yang rosak ke Unit Teknologi Maklumat & Komunikasi (UTMK) atau tidak. 5. Kenalpasti kerosakan/masalah: a. Sekiranya kerosakan/ masalah dikenalpasti dan boleh dibaiki sendiri, ambil tindakan berikut : i. Baiki kerosakan dalam tempoh seminggu hari bekerja ii. Rekod tindakan yang telah diambil di dalam sistem aduan ICT dan mengemaskini laporan pelapor kepada status tutup. iii. Menghantar semula perkakasan ke jabatan/unit pelapor sekiranya perkakasan tersebut berada di UTMK. Juruteknik Kanan PPTM Juruteknik Kanan PPTM Juruteknik Kanan PPTM Juruteknik Kanan PPTM 4/8
Perkakasan Dan CARTA ALIR TINDAKAN TANGGUNGJAWAB REKOD A PROSES PEROLEHAN 6. Sekiranya kerosakan tidak boleh dibaiki sendiri, maklumkan kepada PTM/PPTM untuk urusan pembaikan luar/perolehan selepas masalah kerosakan dikenalpasti. PTSS-PK-PS-04 PEMBAIKAN SYARIKAT LUAR 7. Memastikan syarikat luar yang dilantik mengenalpasti kerosakan perkakasan dan menentukan sama ada pembaikan boleh dilakukan di Unit Teknologi Maklumat & Komunikasi (UTMK) ataupun tidak. Borang Pembaikan Luar PEMBAIKAN DI UTMK 8. Jika pembaikan yang dibuat oleh syarikat luar boleh diselesaikan di Unit Teknologi Maklumat & Komunikasi (UTMK), selia dan sahkan pembaikan luar tersebut. Kemudian ikuti langkah 10 dan 11. PEMBAIKAN DI UTMK 9. Jika pembaikan oleh syarikat luar tidak dapat dibuat di Unit Teknologi Maklumat & Komunikasi(UTMK), dapatkan maklumat kerosakan dan lengkapkan Bahagian A (Penghantaran Perkakasan) di dalam Borang Pembaikan Luar (Lampiran 1). Serahkan perkakasan kepada syarikat yang telah dilantik untuk dibaiki. Borang Pembaikan Luar PEMBAIKAN DI UTMK B 10. Sekiranya perkakasan berjaya dibaiki oleh syarikat luar dan dipulangkan ke Unit Teknologi Maklumat & Komunikasi(UTMK), lengkapkan Bahagian B (Pengesahan Penerimaan Perkakasan Dari Pembekal) di dalam Borang Pembaikan Luar (Lampiran 1) dan Laporan Pembaikan Kerosakan Oleh Pembekal / Syarikat (Lampiran 3) Lampiran 1 Lampiran 3 5/8
Perkakasan Dan B REKOD TINDAKAN 11. Rekod tindakan yang telah diambil di dalam sistem aduan ICT dan mengemaskini laporan pelapor kepada status tutup. PENGHANTARAN SEMULA 12. Menghantar semula perkakasan ke jabatan/unit pelapor sekiranya perkakasan tersebut berada di Unit Teknologi Maklumat & Komunikasi (UTMK). 1. PPTM 2. Juruteknik PEMBAIKAN OLEH PIHAK LUAR 13. Sekiranya perkakasan tidak berfungsi dengan baik/sempurna, arahkan semula syarikat membuat penyelenggaraan pembaikan. Dan ulangi langkah 9 hingga 11. PROSES PELUPUSAN 14. Sekiranya perkakasan tidak dapat dibaiki atau tidak ekonomi untuk dibaiki, arahkan syarikat untuk mengisi Laporan Perkakasan Yang Tidak Ekonomi Untuk Dibaiki (Lampiran 2). Seterusnya ikuti prosedur pelupusan untuk perkakasan yang sudah tidak boleh digunakan. Lampiran 2 UNIT KEWANGAN 15. Menghantar laporan penyelesaian kerja kepada Penolong Akauntan untuk urusan pembayaran. Lampiran 1 16. Mengisi maklumat di dalam borang soalselidik prestasi pembekal dan menyerahkan kepada Penolong Akauntan. Lampiran 1 OUTPUT Sumber Output : 1. Juruteknik 6/8
Perkakasan Dan B. PEYELENGGARAAN PENCEGAHAN (PREVENTIVE MAINTENANCE) CARTA ALIR TINDAKAN TANGGUNGJAWAB REKOD INPUT Sumber Intput : 1. Borang aduan JADUAL PENYELENGGARAAN 1. Menyediakan Jadual Penyelenggaraan Perkakasan dan Sistem Rangkaian (Lampiran 4). Lampiran 4 PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN PENYELENGGARAAN PERKAKASAN / PERISIAN PENYELENGGARAAN SISTEM RANGKAIAN LAPORAN INPUT 2. Menerima dan melaksanakan Penyelenggaraan Pencegahan mengikut Jadual Penyelenggaraan Perkakasan dan Sistem Rangkaian (Lampiran 4). Perkakasan (Hardware) / Aplikasi (Software) 3. Bagi Perkakasan : Melaksanakan penyelenggaraan perkakasan meliputi monitor, pemacu cakera, speaker, papan kekunci, tetikus dan aksesori lain. 4. Bagi Perisian : Melaksanakan penyelenggaraan aplikasi yang berkaitan. 5. Jika ada kerosakan Perkakasan/Perisian, laksana bahagian A : Penyelenggaraan Pembaikan Perkakasan dan Sistem Rangkaian. 6. Melaksanakan penyelenggaraan perkakasan meliputi router, switch, kabel dan lain-lain. 7. Jika ada kerosakan perkakasan, laksana bahagian A : Penyelenggaraan Pembaikan Perkakasan komputer dan Sistem Rangkaian 8. Mencatat di Jadual Penyelenggaraan dan Sumber Output : 1. Staf 2. Pelajar Juruteknik Lampiran 4 Juruteknik Juruteknik Juruteknik Lampiran 4 7/8
Perkakasan Dan 6.0 REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan 1. Borang Pembaikan Luar 1 tahun Lokasi Bilik Unit Teknologi Maklumat dan Komunikasi Lampiran 1 2. Laporan Perkakasan Yang Tidak Ekonomi Untuk Dibaiki 1 tahun Bilik Unit Teknologi Maklumat dan Komunikasi 2 3. Laporan Pembaikan Kerosakan oleh Pembekal / Syarikat 1 tahun Bilik Unit Teknologi Maklumat dan Komunikasi 3 4. Jadual Penyelenggaraan Perkakasan dan Mengikut jangka hayat aset Bilik Unit Teknologi Maklumat dan Komunikasi 4 8/8
BORANG PEMBAIKAN LUAR (Diisi dalam 2 salinan) LAMPIRAN 1 BAHAGIAN A : PENGHANTARAN PERKAKASAN No. Rujukan No. Siri Model Jenis Dikeluarkan DIISI OLEH UTMK Tandatangan & Cop Juruteknik Tandatangan & Cop PTM / PPTM Nama Syarikat Nama Wakil Syarikat No. Kad Pengenalan DIISI OLEH SYARIKAT Tandatangan & Cop Syarikat BAHAGIAN B : PENGESAHAN PENERIMAAN PERKAKASAN DARI PEMBEKAL Nama Juruteknik Catatan : Tandatangan & Cop Juruteknik Tandatangan & Cop Wakil Syarikat Tandatangan & Cop PTM / PPTM PS-13(1) (19-10-16)
LAMPIRAN 2 LAPORAN PERKAKASAN YANG TIDAK EKONOMI UNTUK DIBAIKI (Diisi dalam 2 salinan) BAHAGIAN A : ULASAN PEMBEKAL Nama Wakil Syarikat Nama Syarikat Ulasan Syarikat : Tandatangan & Cop Syarikat BAHAGIAN B : ULASAN PTM Ulasan PTM : Tandatangan & Cop PTM BAHAGIAN C : MAKLUMAT PERKAKASAN No. Rujukan No. Siri Model Jenis Nama Syarikat / Pembekal No. Pesanan Kerajaan Pesanan Kerajaan Harga Asal PS-13(2) (19-10-16)
LAMPIRAN 3 LAPORAN PEMBAIKAN KEROSAKAN OLEH PEMBEKAL / SYARIKAT (Diisi oleh Syarikat) No. Rujukan No. Siri : : Laporan tindakan / pembaikan dan kosnya. Cadangan...... Tandatangan & Cop Pembekal Tandatangan & Cop Juruteknik Nama Wakil Syarikat : : :... Tandatangan & Cop PTM / PPTM : PS-13(3) (19-10-16)
LAMPIRAN 4 JADUAL PENYELENGGARAAN PERKAKASAN KOMPUTER DAN SISTEM RANGKAIAN JENIS PERKAKASAN : JABATAN / UNIT MAKMAL / BILIK : : BIL JENIS PENYELENGGARAAN SESI : TARIKH : BIL : *Sila guna helaian tambahan jika ruangan yang disediakan tidak mencukupi Tandatangan & Cop Juruteknik :...... Tandatangan & Cop Wakil Jabatan / Unit :...... Tandatangan & Cop PTM / PPTM :...... PS-13(4) (19-10-16)