BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Perkembangan Perusahaan BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1.1 Sejarah Perusahaan Pada awal mulanya, PT. Victory Retailindo didirikan dengan dilatarbelakangi tujuan untuk melayani transaksi penjualan produk impor khususnya produk Jepang secara grosiran atau pembelian dalam kuantitas atau jumlah yang besar kepada pelanggannya. Perusahaan ini didirikan oleh Ibu Tinny Wati Chandra pada bulan Juli tahun 2000 dengan menghabiskan dana sebesar Rp.35.000.000.000,00. PT. Victory Retailindo sendiri memiliki supermarket yang dinamakan Papayas Supermarket. Akan tetapi, seiring dengan perkembangannya, PT. Victory Retailindo mulai mengubah sistem transaksi penjualannya dari transaksi secara grosir menjadi eceran. Hal ini disebabkan untuk mencegah para pesaing atau competitor lain masuk ke dalam industri retail ini. Strategi ini terbukti berhasil karena keuntungan yang diperoleh mulai meningkat sebesar 10 % setiap tahunnya. Dalam perjalanan bisnisnya, perusahaan yang berpusat di Jalan Melawai Raya No. 28, Kebayoran, Jakarta Selatan ini, telah mengalami perkembangan yang cukup pesat. Hal ini ditandai dengan telah dibangunnya 4 ( empat ) cabang yang memiliki nama badan usaha yang berbeda-beda yaitu di kota Surabaya ( sebanyak 2 anak cabang ), Bali ( 1 anak cabang ), dan Bekasi ( 1 anak cabang ). 44

Saat ini, PT. Victory Retailindo telah memiliki karyawan kurang lebih sebanyak 100 orang dan pelanggan yang terdiri dari berbagai bangsa, antara lain orang Jepang, Korea, Hongkong, Cina, dan Indonesia. Selain itu pada tahun 2002, PT. Victory Retailindo juga telah membuat situs pribadinya yaitu www.papayas-online.com yang dimaksudkan untuk meningkatkan pelayanan kepada para pelanggannya lewat jalur e-business. Produk-produk yang ditawarkan oleh PT. Victory Retailindo saat ini juga sudah beragam, seperti ikan asli dari Jepang, daging impor, sayur dan buah, serta produkproduk lainnya yang sebagian besar berasal dari Jepang. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan Menjadi supermarket produk-produk Jepang terbesar di Indonesia 3.1.2.2 Misi Perusahaan 1. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada setiap pelanggannya. 2. Menyediakan produk yang dapat memenuhi keinginan pelanggan. 3.2 Kondisi Bisnis Perusahaan 3.2.1 Kondisi Procurement Perusahaan Dalam memenuhi kebutuhan produk yang ditawarkan oleh PT. Victory Retailindo kepada para pelanggannya, maka perusahaan melakukan sistem pengadaan barang atau yang disebut dengan sistem procurement. Sistem ini berfungsi untuk pengaturan pengadaan produk dari masing-masing unit / bagian dalam perusahaan dan mempermudah transaksi logistik dari pihak supplier. 45

Dalam menjalankan sistem procurement ini, perusahaan masih menggunakan caracara yang konvensional yaitu dengan melakukan pemesanan kepada pihak supplier melalui email,telepon, dan fax. Hal ini dirasakan kurang praktis dan menyebabkan biaya produk yang tinggi sehingga proses pengadaan produk yang terjadi memakan waktu yang lama dan keuntungan yang diperoleh menjadi rendah. Oleh karena itu, perusahaan hendak merancang suatu sistem procurement yang berbasis teknologi informasi ( TI ) yaitu sistem e-procurement. Dengan sistem ini, diharapkan informasi mengenai pengadaan produk dapat diperoleh dengan cepat dan tepat, pemesanan dapat dilakukan dengan praktis dimana melalui suatu situs e- procurement perusahaan tersebut, serta perusahaan dapat mengetahui posisi barang yang dipesan dari supplier sedang berada dimana dan dalam tahap apa. Selain itu, PT. Victory Retailindo merupakan suatu perusahaan dimana pengadaan produknya diperoleh melalui supplier yang disebut perusahaan Trading yang berada si Jepang. Perusahaan Trading tersebut yang mengumpulkan produk-produk yang dipesan oleh PT. Victory Retailindo dalam memenuhi kebutuhan pelanggannya. Perusahaan Trading tersebut memperoleh produk-produk dari banyak supplier murni di Jepang, setelah pesanan terpenuhi barulah produk tersebut dikirimkan ke PT. Victory Retailindo di Indonesia. Dikarenakan terpisah jarak yang cukup jauh yaitu antara Indonesia dan Jepang, maka sering terjadi kesulitan komunikasi dan transaksi dalam proses pengadaan produk ini. Hal ini ditandai dengan adanya Additional Purchase Order (PO), yaitu konfirmasi Purchase Order (PO) yang tidak terpenuhi untuk produk yang dipesan, baik itu tidak ada barang atau jumlah barang yang dipesan kurang dari permintaan. Tentu saja hal ini dapat menyebabkan proses procurement PT. Victory Retailindo menjadi terhambat 46

karena perusahaan harus mengajukan Purchase Order (PO) tambahan lagi untuk memenuhi isi dari kendaraan angkut (container). Oleh karena itu, kehadiran sistem e- procurement diharapkan dapat mengatasi masalah pengadaan produk dari pihak supplier yang kurang terkoordinir tersebut. Berikut ini merupakan gambar proses procurement dalam PT. Victory Retailindo : 47

Gambar 3.1 : Proses Procurement PT. Victory Retailindo Sumber : PT. Victory Retailindo 48

Proses procurement diawali dengan adanya kebutuhan dari masing-masing unit / bagian, misalnya bagian grocery membutuhkan snack sebanyak 1000 karton yang muat dalam 1 container. Oleh karena itu, penyelia grocery mengajukan Surat Permintaan Barang ( SPB ) yang terdiri dari tiga rangkap, yaitu terdiri dari : Rangkap 1 untuk bagian Purchasing. Rangkap 2 untuk bagian Akunting. Rangkap 3 untuk Penyelia tersebut. Lalu SPB yang diberikan kepada bagian purchasing tersebut dijadikan purchase order ( PO ). Kemudian PO tersebut diperiksa kelayakannya dan di-approve oleh store manager. Apabila PO sudah disetujui oleh store manager, maka PO tersebut dikirim via email kepada supplier Jepang yaitu perusahaan Trading tadi. PO itu sendiri terdiri dari 2 rangkap, yaitu : Rangkap 1 untuk supplier Rangkap 2 untuk store manager Selanjutnya perusahaan Trading tersebut menunggu proses pemberitahuan ada atau tidaknya persediaan barang yang dipesan tadi dari para perusahaan supplier di Jepang tersebut. Apabila barang yang diminta tersedia, maka perusahaan Trading akan mengirimkan proforma invoice kepada store manager PT. Victory Retailindo, yang kemudian akan diperiksa oleh store manager apakah kondisinya sudah sesuai atau belum Jika telah sesuai, maka store manager akan mengirimkan konfirmasi jika proform invoice tersebut sudah disetujui. Yang selanjutnya akan direspon oleh perusahaan Trading dengan mengirimkan invoice dan skedul / jadwal pengiriman 49

barang yang dipesan tersebut. Setelah itu, PT. Victory Retailindo tinggal menunggu datangnya barang dan dilakukan pengecekan oleh pihak gudang apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan invoice atau tidak. Jika telah sesuai, maka akan dilakukan pembayaran melalui transfer kepada perusahaan Trading oleh admin procurement PT. Victory Retailindo yang diwakilkan oleh bagian Akunting. Yang menjadi permasalahan dalam proses procurement PT. Victory Retailindo adalah apabila barang atau produk yang dipesan ternyata tidak tersedia atau jumlahnya kurang dari jumlah yang diminta. Jika hal ini terjadi, maka perusahaan Trading di Jepang tersebut akan mengirimkan konfirmasi kepada store manager dan akan direspon oleh PT.Victory Retailindo dengan mengirimkan Additional PO ( PO tambahan ). Additional PO terdiri dari 3 rangkap, yaitu : Rangkap 1 untuk bagian purchasing Rangkap 2 untuk bagian akunting Rangkap 3 untuk store manager Additional PO merupakan PO tambahan yang dikeluarkan oleh pihak perusahaan apabila permintaan barang tidak terpenuhi semuanya. Misalnya, perusahaan memesan 1000 karton snack yang dimuat dalam 1 ( satu ) kendaraan container. Ternyata snack tersebut hanya terdapat sebanyak 800 karton sehingga masih tersisa kapasitas 200 karton dalam container tersebut. Dikarenakan biaya sekali angkut yang harus dikeluarkan oleh PT. Victory Retailindo cukup besar yaitu mencapai Rp.60.000.000,00 maka akan sangat merugikan apabila ada kapasitas container yang kosong. Oleh karena itu, dilakukanlah pemesanan tambahan yang menggunakan Additional PO. Misalnya kapasitas 200 karton tadi diisi oleh 50

pesanan tambahan yaitu 200 karton permen. Sehingga container tersebut telah terisi penuh dan biaya angkut yang dikeluarkan oleh PT. Victory Retailindo tidak menjadi sia-sia. Selain itu, Additional PO dapat terjadi berkali-kali, misalnya dari 200 karton pesanan permen tadi, hanya tersedia 100 karton oleh pihak supplier. Oleh karena itu, PT. Victory Retailindo dapat mengajukan Additional PO lagi untuk produk lainnya sampai isi container terpenuhi. Jika Additional PO telah terpenuhi, maka perusahaan Trading yang berada di Jepang tadi akan mengirimkan Additional Invoice, baru disusul oleh proforma invoice. Lalu store manager akan kembali mengecek kesesuaian proforma invoice dan apabila telah sesuai store manager akan mengirimkan konfirmasi, yang akan direspon oleh perusahaan Trading akan mengirimkan invoice dan jadwal pengiriman barang. Selanjutnya PT. Victory Retailindo tinggal menunggu datangnya barang, melakukan pemeriksaan barang apakah sudah sesuai dengan invoice, dan melakukan pembayaran kepada perusahaan Trading. Dengan demikian, telah selesai satu kali proses pengadaan barang ( procurement ) dari PT. Victory Retailindo. Akan tetapi, proses procurement tersebut dirasakan kurang praktis dan tampak sangat rumit. Oleh karena itu, PT. Victory Retailindo ingin merampingkan proses procurement untuk menjadi lebih efisien. Hal ini diharapkan dapat terwujud dengan menerapkan sistem e- procurement. 3.2.2 Analisis Porter PT. Victory Retailindo Untuk menganalisis kondisi bisnis dan procurement dari PT. Victory Retailindo digunakan analisis Porter yang berfungsi untuk mengetahui kondisi lingkungan bisnis dari lima ancaman, yaitu ancaman pendatang baru, produk 51

pengganti, kekuatan supplier, kekuatan pembeli, dan persaingan antar perusahaan sejenis. Ancaman Pendatang baru : Dinyatakan lemah karena strategi mereka kurang baik, misalnya Kamome Supermarket. Daya Tawar Pemasok : Dinyatakan bersifat kuat karena PT. Victory Retailindo hanya bergantung dari 2 (dua) supplier saja, yaitu : 1. Pasific Trading 2. Cokubu Persaingan antar perusahaan sejenis. Persaingan dinyatakan cukup kuat, misalnya Giant, Carrefour, Hypermart, dll. Ancaman Produk subsitusi: Dinyatakan lemah karena produk substitusi tidak dapat menggantikan produk Jepang. Misalnya : daging lokal dan buah lokal. Daya Tawar Pembeli: Memiliki daya tawar yang cukup kuat karena membeli dalam kuantitas yang cukup besar. Pembeli berasal dari orang Jepang, Korea, China, Hongkong, dan Indonesia. Gambar 3.2 : Model Persaingan 5 Daya Porter Sumber : Hasil Penelitian, 2006 52

3.2.2.1 Ancaman Pendatang Baru Ancaman dari pendatang baru akan tergantung dari besar kecilnya hambatan yang terdapat untuk memasuki bisnis tersebut. Jika hambatan itu besar maka ancaman dari pendatang baru akan lemah, begitu pula sebaliknya. Pada saat ini, hanya terdapat satu perusahaan yang baru masuk ke pasaran industri ini yaitu Kamome Supermarket. Berikut ini terdapat beberapa hal yang menjadi rintangan bagi pendatang baru, antara lain: Skala ekonomi Dalam PT.Victory Retailindo, penjualan yang diharapkan atau target penjualan selalu tercapai. Hal ini terlihat dari jumlah pendapatan penjualan yang selalu mencapai target dalam 5 tahun terakhir. Sehingga semakin besar penjualan yang dilakukan maka biaya distribusinya akan semakin rendah. Dengan kata lain, hambatan atau ancaman dari pendatang baru cenderung lemah. Diferensiasi produk Produk-produk yang ditawarkan oleh PT. Victory Retailindo merupakan produk yang sebagian besar diimpor dari Jepang. Oleh karena itu, walaupun berupa supermarket pada umumnya, akan tetapi, produk yang ditawarkan memiliki perbedaan dengan produk lainnya. Sehingga secara tidak langsung, PT. Victory Retailindo menawarkan produk-produk yang unik dan berbeda. Hal ini menyebabkan rintangan bagi pendatang baru untuk masuk ke dalam bisnis cenderung lemah mengingat PT. Victory Retailindo merupakan satu-satunya supermarket produk Jepang terbesar di Indonesia. Kebutuhan modal 53

Berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan pemerintah, paling tidak modal awal yang harus disiapkan untuk membangun bisnis retail seperti ini adalah sebesar Rp. 25.000.000.000,00. Oleh karena itu, ancaman dari pendatang baru untuk industri retail ini tergolong lemah karena modal awal yang harus disediakan cukup besar. Biaya beralih pemasok Dalam memenuhi kebutuhan produk-produknya, PT. Victory Retailindo telah memiliki suatu kerjasama dengan salah satu perusahaan Trading terbesar di Jepang, sehingga sangatlah sulit bagi pendatang baru untuk masuk ke dalam industri ini. Mengingat hubungan kerjasama yang terjalin baik antara PT. Victory Retailindo dengan perusahaan Trading tersebut. Akses ke saluran distribusi Biaya distribusi yang harus dikeluarkan oleh PT. Victory Retailindo adalah minimal sebesar Rp.60.000.000,00. biaya ini tergolong sebagai biaya distribusi yang rendah, sehingga ancaman pendatang baru bila dilihat dari sisi ini cukup besar. 3.2.2.2 Daya Tawar Pemasok ( Supplier ) Pada saat ini, dalam memenuhi kebutuhan produknya,pt. Victory Retailindo menggunakan jasa suatu perusahaan Trading yang berpengaruh sangat kuat. Hal ini dikarenakan, Perusahaan Trading yang menjadi pemasok bagi PT. Victory Retailindo hanya ada 2 (dua) perusahaan saja yang berlokasi di Jepang. Sehingga secara tidak langsung, karena didominasi oleh perusahaan besar, maka daya tawar pemasok pada PT. Victory Retailindo sangat kuat. 54

Selain itu, produk yang ditawarkan oleh PT. Victory Retailindo merupakan produk yang sebagian besar dari Jepang, sehingga produk yang ditawarkan pemasok menjadi sangat penting. Hal ini juga menyebabkan daya tawar yang dimiliki pemasok menjadi kuat. Akan tetapi, dikarenakan konsumen dalam hal ini adalah PT. Victory Retailindo yang merupakan suatu badan usaha yang bergerak di bidang retail ( supermarket ), maka produk yang dipesan dari supplier dalam jumlah yang banyak, sehingga hubungan antara PT. Victory Retailindo dan perusahaan Trading tersebut terjalin dengan baik karena PT. Victory Retailindo merupakan konsumen yang penting bagi pemasok. Dalam hal ini, dapat dikatakan bahwa daya tawar pemasok kurang kuat. 3.2.2.3 Daya Tawar Pembeli Pada saat ini, PT. Victory Retailindo merupakan supermarket untuk produk-produk Jepang terbesar di Indonesia. Sehingga akan sangat sulit bagi pembeli untuk mencari produk dari Jepang dengan kualitas terbaik di tempat yang lain. Hal ini secara tidak langsung menjadikan daya tawar pembeli menjadi lemah karena produk yang ditawarkan oleh PT. Victory Retailindo merupakan produk-produk yang eksklusif dan berkualitas. Akan tetapi, pada umumnya, pembeli yang datang ke Papayas Supermarket merupakan penduduk asing baik dari Jepang, Korea, Hongkong, Cina, dan sebagainya. Mereka cenderung membeli dalam jumlah yang cukup besar sehingga dalam hal ini, daya tawar yang dimiliki oleh pembeli menjadi sangat kuat. 55

3.2.2.4 Ancaman Produk Pengganti ( Substitusi ) Masyarakat Jepang dikenal memiliki suatu rasa mencintai produk lokal mereka dengan sangat tinggi. Hal ini tampak dari sikap walaupun mereka tinggal di negara lain, mereka tetap lebih cocok atau nyaman apabila menggunakan atau mengkonsumsi produk asli dari Jepang. Hal inilah yang menyebabkan ancaman dari produk pengganti khususnya produk dari negara selain Jepang menjadi lemah. Selain itu, harga yang ditawarkan oleh PT. Victory Retailindo sangat sesuai dengan produk yang ditawarkan dan sehingga ancaman produk pengganti disebabkan oleh lebih murahnya harga produk pengganti tersebut menjadi sangat lemah. 3.2.2.5 Persaingan Antar Perusahaan Sejenis Pertumbuhan industri dalam bisnis Supermarket atau Pasar Swalayan memiliki pertumbuhan yang sangat tinggi. Hal ini dapat dilihat dari munculnya beberapa Hypermarket, seperti Carrefour, Giant, Hypermart, dll. Tentu saja hal ini menjadikan persaingan didalam pasar menjadi sangat ketat. Akan tetapi, untuk Supermarket produk Jepang, pertumbuhan industrinya masih sangat rendah. Hal ini menyebabkan dominasi dari PT. Victory Retailindo atau Papayas Supermarket menjadi sangat tinggi. Hal ini tampak dalam omset penjualan dari PT. Victory Retailindo yang selalu meningkat setiap tahunnya dan semakin gencarnya PT. Victory Retailindo dalam mengembangkan usahanya dengan pembukaaan cabang di berbagai daerah di Indonesia. Hal lainnya, para pemain industri dalam bisnis ini sebenarnya cukup banyak, akan tetapi, mereka hanya membuka minimarket atau toko untuk produk-produk Jepang saja. Hal ini, tentu saja sulit untuk menyaingi PT. Victory Retailindo yang berupa Supermarket dan dapat dikatakan sebagai leader dalam bisnis ini. 56

Selanjutnya, dikarenakan PT. Victory Retailindo merupakan suatu badan usaha yang berperan sebagai leader dalam bisnis penjualan produk Jepang. Maka hal ini menyebabkan, banyak para pemain industri lain yang menjalankan bisnis mereka berpatokan ( benchmark ) dari PT. Victory Retailindo. Sehingga dalam hal ini, dapat dikatakan bahwa ancaman dari pesaing cukup kuat. 3.3 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan 3.3.1. Struktur Organisasi PRESIDEN DIREKTUR DIREKTUR MANAJER Penyelia Grocery Penyelia Buah &Sayuran Penyelia Daging Penyelia Ikan Penyelia EDP Penyelia Pembelian Penyelia Akunting HRD Gudang Receiving Kasir Gambar 3.3 : Struktur Organisasi PT. Victory Retailindo Sumber : PT. Victory Retailindo 3.3.2 Uraian Pekerjaan Tugas, wewenang, dan tanggung jawab baik karyawan maupun pimpinan telah diatur dengan jelas dan terdokumentasi. Berikut ini merupakan tanggung jawab dan uraian pekerjaan masing-masing bagian pada PT. Victory Retailindo : a. Presiden Direktur Pemegang kekuasaan tertinggi dalam perusahaan. 57

Mengambil keputusan atas masalah-masalah khusus dalam perusahaan. Memperhatikan laporan kerja perusahaan yang diterima dari direktur. Menetapkan kebijakan-kebijakan dalam perusahaan. b. Direktur Bertanggungjawab untuk membuat laporan kerja perusahaan secara keseluruhan. Menerima laporan mengenai kinerja para karyawan yang diperoleh dari store manager. Melakukan strategi bisnis dan memantau implementasi strategi. Bertanggungjawab dalam pengelolaan perusahaan sehingga perusahaan dapat terus menjaga eksistensinya, memperoleh laba yang diinginkan, dan dapat berkembang. c. Manajer Mengkoordinir para penyelia dalam menjalankan tugas-tugas yang ada. Bertanggungjawab untuk mengambil keputusan mengenai kelayakan pengiriman purchase order (PO) kepada supplier. d. Penyelia Grocery Bertanggungjawab untuk melakukan penyeleksian kondisi dan kualitas dari produk grocery yaitu produk-produk selain buah, sayur, daging, dan ikan. Misalnya produk seperti snack, candy, dan lainlain. 58

Memperhatikan stok / persediaan produk grocery yang ditawarkan oleh PT. Victory Retailindo. Mengajukan Surat Permintaan Barang ( SPB ) apabila persediaan produk grocery telah terbatas. e. Penyelia Buah dan Sayuran Bertanggungjawab untuk melakukan penyeleksian kondisi dan kualitas dari buah dan sayuran. Memperhatikan stok / persediaan buah dan sayuran yang ditawarkan oleh PT. Victory Retailindo. Mengajukan Surat Permintaan Barang ( SPB ) apabila stok buah dan sayuran yang tersedia telah terbatas. e. Penyelia Daging Bertanggungjawab untuk melakukan penyeleksian kondisi dan kualitas dari produk daging. Memperhatikan stok / persediaan daging yang terdapat dalam PT. Victory Retailindo. Mengajukan Surat Permintaan Barang ( SPB ) apabila stok / persediaan daging yang tersedia telah terbatas. f. Penyelia Ikan Bertanggungjawab untuk melakukan penyeleksian kondisi dan kualitas dari produk ikan. Memperhatikan stok / persediaan ikan yang terdapat dalam PT. Victory Retailindo Mengajukan Surat Permintaan Barang ( SPB ) apabila stok / persediaan ikan yang tersedia telah terbatas. 59

g. Penyelia EDP ( Electronic Data Processing ) Bertanggungjawab untuk menginput data mengenai stok dari segala jenis barang / produk yang ditawarkan PT. Victory Retailindo. Bertanggungjawab untuk membuat master data yang baru mengenai produk barang. Bertanggungjawab untuk memperhatikan saldo stok barang dari gudang. Bagian EDP terdiri dari : Gudang : Menampung persediaan barang yang diterima dari supplier. Menjaga kualitas dan kuantitas dari barang yang telah dikirim dari supplier. h. Penyelia Pembelian Bertanggungjawab untuk menerima purchase order ( PO ) mengenai kebutuhan dari setiap produk. Memperhatikan saldo stok barang dari masing-masing bagian. Bertanggungjawab untuk mengecek kualitas dan kuantitas barang apakah sudah sesuai dengan purchase order ( PO ). Bagian purchasing terdiri dari : Receiving : Bertanggungjawab untuk memeriksa kualitas dan kuantitas produk apakah sudah sesuai dengan purchase order ( PO ). i. Penyelia Akunting 60

Bertanggungjawab untuk memeriksa penjualan apakah nilainya sesuai dengan setoran transaksi penjualan yang diterima dari bagian kasir. Memperhatikan stok atau persediaan mata uang kecil ( recehan ). Bertanggungjawab untuk mengeluarkan laporan keuangan dan laporan rugi laba dalam setiap periode waktu tertentu. Bertanggungjawab untuk mengecek pembayaran untuk pihak supplier dengan nilai purchase order ( PO ). Bagian Accounting terdiri dari : Kasir : Melayani transaksi antara pihak perusahaan dengan para pelanggan. Memberikan laporan mengenai laporan pembayaran ke penyelia Accounting. j. Personalia ( HRD ) Bertanggungjawab untuk merekrut karyawan sesuai dengan kemampuan atau skill yang dibutuhkan oleh perusahaan. Bertanggungjawab untuk mengeluarkan gaji / upah dan uang lembur untuk para karyawan. 3.4 Analisa Masalah Pada umumnya, perusahaan yang menerapkan sistem procurement secara konvensional atau manual, akan terdapat beberapa masalah dalam proses pengadaan barang untuk perusahaan tersebut. Setelah mengamati sistem procurement yang sedang berjalan di dalam PT. Victory Retailindo, ternyata terdapat beberapa masalah teknis yang dapat 61

menghambat proses pengadaan barang pada perusahaan tersebut. Secara tidak langsung, hal ini juga mengakibatkan proses bisnis terhambat. Berikut ini merupakan masalah-masalah yang terdapat dalam sistem procurement pada PT. Victory Retailindo, antara lain : Proses pemesanan memakan waktu yang lama. Dalam melakukan proses pemesanan kepada pihak supplier, PT. Victory Retailindo kerap menghadapi masalah seperti ketidaktersediaannya barang yang dipesan. Oleh karena itu, terdapat suatu dokumen pesanan tambahan yang dinamakan Additional PO. Namun, pada pelaksanaannya, keberadaan Additional PO ini memerlukan waktu yang cukup lama agar dapat terpenuhi jumlah dan produk yang dipesan. Informasi barang atau produk yang tidak lengkap. Pada saat ini, PT. Victory Retailindo merasakan masih tidak lengkapnya informasi mengenai posisi dan telah dalam tahapan apa produk yang dipesan. Oleh karena itu, dengan adanya e-procurement, diharapkan dapat untuk memberikan informasi yang lebih lengkap lagi. Hubungan dengan pihak supplier yang tidak terintegrasi. PT. Victory Retailindo merupakan salah satu supplier untuk produk Jepang terlengkap di Indonesia. Oleh karena itu, pemasok atau supplier pada PT. Victory Retailindo juga sebagian besar berasal dari negara asing khususnya dari Jepang. Walaupun, Indonesia dan Jepang masih terletak dalam satu benua yaitu benua Asia, namun jarak Indonesia dan Jepang cukup jauh. Agar kerjasama diantara PT. Victory Retailindo dengan supplier tersebut dapat berlangsung dengan lancar, maka diperlukanlah hubungan 62

yang terintegrasi melalui media procurement yang berbasis teknologi informasi yaitu e-procurement. Sistem procurement masih menggunakan cara-cara manual dan konvensional. Pada saat ini, dalam menjalankan proses procurementnya, PT. Victory Retailindo masih menggunakan cara-cara yang manual dan konvensional, yaitu dengan menggunakan telepon dan fax. Walaupun telah menggunakan email tetapi hal itu hanya pada saat mengirimkan dokumen PO kepada pihak supplier saja. Terjadi duplikasi proses Dalam menjalankan proses procurement atau pengadaan barang pada PT. Victory Retailindo, terdapat beberapa proses yang dilakukan berulang-ulang, khususnya pada saat produk yang dipesan tidak tersedia oleh pihak supplier. Misalnya pada proses pengajuan Additional PO. Proses ini dapat terjadi berulang-ulang sehingga menghabiskan waktu, tenaga, dan biaya, yang pada akhirnya menjadikan proses bisnis terhambat. Ketergantungan terhadap perusahaan Trading sangat tinggi. Pada saat ini, PT. Victory Retailindo hanya bergantung pada 2 ( dua ) supplier saja yang menyalurkan produk-produk yang dibutuhkan oleh PT. Victory Retailindo. Sehingga harga produk yang diperoleh PT. Victory Retailindo tidak kompetitif. Oleh karena itu, keberadaan e-procurement diharapkan dapat memberikan kesempatan bagi perusahaan lain yang berniat untuk menjadi supplier dari PT. Victory Retailindo. Sehingga selain dapat memperoleh harga produk yang kompetitif, PT. Victory Retailindo juga dapat memperoleh kualitas produk yang lebih baik. 63