TINJAUAN PENANGANAN SURAT MASUK PADA PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK PEMBANGUNAN II MEDAN TUGAS AKHIR Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Disusun Oleh: MEGAWATI SIAHAAN NIM 1105092117 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan kasihnya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini tepat pada waktunya. Tugas akhir ini berjudul Tinjauan Penanganan Surat Masuk pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan. Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Politeknik Negeri Medan Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis. Penulis telah banyak mendapat dorongan dari berbagai pihak, baik itu secara langsung maupun tidak langsung selama penulisan tugas akhir ini. Untuk itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T, M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis. 5. Rismawati, S.E., M.Si pembimbing satu penulis. 6. Jenny Sari Tarigan, S.E., M.T.I., pembimbing dua penulis. 7. Seluruh staf pengajar Jurusan Administrasi Niaga yang telah membimbing dan mendidik penulis selama proses perkuliahan. 8. PT PLN (Persero) UIP II Medan dan seluruh staf khususnya bagian umum dan komunikasi.
9. Teristimewa untuk ayahanda dan ibunda tercinta beserta abang, kakak, dan adik penulis yang tiada hentinya memberikan dukungan dan doa sepenuhnya kepada penulis. 10. Sahabat terbaik penulis Darwis Tumangger dan Swenny Simatupang 11. Teman-teman yang penulis sayangi, khususnya teman-teman yang ada di kelas AB-6D. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun. Harapan penulis semoga laporan ini memberi manfaat bagi kita semua dalam menambah pengetahuan kita. Medan, Agustus 2014 Penulis, Megawati Siahaan NIM 1105092117
ABSTRAK Surat merupakan suatu alat komunikasi yang dapat dilakukan antara satu pihak dengan pihak lainnya. Bagi perusahaan surat merupakan alat komunikasi resmi atau formal untuk menyampaikan maksud dan tujuan serta cara untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan atau pihak lainnya. Tugas akhir ini, membahas mengenai penanganan surat masuk pada PT PLN (Persero) UIP II Medan. Pengumpulan data penulis lakukan dengan kepustakaan, observasi, dan wawancara. Jenis sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Teknik analisis data yang digunakan penulis dalam penulisan ini adalah analisis deskriptif. Penanganan surat masuk pada PT PLN (Persero) UIP II Medan meliputi penerimaan, penyortiran, pembukaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian dan penyimpanan. Dalam pelaksanaannya, penanganan surat masuk pada PT PLN (Persero) UIP II Medan telah berlangsung dengan baik. Kata kunci: Surat Masuk
ABSTRACT Incoming letter is a communication tool that can be done between one party to the other party. For the companys letter is formal communication tool for delivering intent and purposes as well as ways to establish cooperation with the company or other parties. This final assignment, disscuss about the handling of incoming letter at PT PLN (Persero) II Medan. Data collected by using of study of pustaka, observation, and interview. Types of data sources used are primary data and secondary data. Data analysis techniques used by the author in writing this is the descriptive analysis. Handling of incoming letter at PT PLN (Persero) UIP II include receiving, sorting, opening, recording, direction, distribution, and storage. In practice, handling incoming letter at PT PLN (Persero) UIP II Medan has been going on well. Keywords: Incoming Letter
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR... i ABSTRAK... iii ABSTRACT... iv DAFTAR ISI... v DAFTAR LAMPIRAN... vii BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul.... 1 1.2 Rumusan Masalah... 2 1.3 Tujuan Penulisan... 2 1.4 Manfaat Penulisan... 2 1.5 Sistematika Penulisan... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA... 4 2.1 Pengertian Surat... 4 2.2 Fungsi surat... 5 2.3 Penanganan Surat Masuk... 6 BAB 3 METODE PENELITIAN... 16 3.1 Cara Pengumpulan Data... 16 3.2 Jenis Sumber Data... 17 3.3 Teknik Analisis Data... 17 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN... 18 4.1 Gambaran Umum Perusahaan... 18
4.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan... 21 4.1.2 Struktur Organisasi... 22 4.1.3 Visi, Misi dan Makna Logo Perusahaan... 28 4.2 Penanganan Surat Masuk pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan... 30 4.3 Analisis dan Evaluasi... 34 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN... 36 5.1 Simpulan... 36 5.2 Saran... 36 DAFTAR PUSTAKA... 37 LAMPIRAN
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1: Kode masalah pada PT PLN (Persero) UIP II Medan Lampiran 2: Contoh surat masuk Lampiran 3: Formulir pengendalian surat masuk Lampiran 4: Contoh buku agenda surat masuk Lampiran 5: Contoh buku ekspedisi Lampiran 6: Daftar wawancara
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Komunikasi adalah proses penyampaian informasi yang berupa pesan, ide, dan gagasan dari komunikator kepada komunikan yang dapat dipahami dan dimengerti oleh kedua belah pihak. Kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan dapat dilakukan secara lisan dan tulisan. Komunikasi lisan dapat dilakukan dengan bertatap muka secara langsung dengan lawan bicara, sedangkan komunikasi tertulis dapat dilakukan dengan menggunakan surat. Surat merupakan suatu alat komunikasi yang dapat dilakukan antara satu pihak dengan pihak yang lain. Surat merupakan alat komunikasi resmi atau formal untuk menyampaikan maksud dan tujuan serta cara untuk menjalin kerja sama yang baik dengan perusahaan yang lainnya. Meskipun sekarang ini telah banyak ditemukan peralatan yang lebih canggih untuk membantu menyampaikan informasi tetapi sebagian besar perusahaan tetap menggunakan surat. Selain lebih formal, surat juga sebagai bukti otentik, dokumen historis, sebagai alat pengingat bila sewaktu-waktu dibutuhkan dan sebagai dokumen untuk pengambilan keputusan di perusahaan. Surat juga merupakan wakil atau duta dari perusahaan yang akan disampaikan kepada pihak lain untuk menyatakan maksud dan tujuan perusahaan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Satu segi yang sangat menonjol dalam pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang berhubungan dengan surat menyurat. Surat-surat yang diterima perusahaan harus dikelola dengan baik. Penanganan surat yang diterima atau biasanya disebut
dengan surat masuk dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku dalam perusahaan karena setiap surat yang masuk ke perusahaan tentu sangat berharga buat perusahaan tersebut. Jika penanganan surat masuk tidak dilakukan dengan baik dan efektif, maka akan menimbulkan suatu masalah seperti surat dan informasinya hilang yang sudah tentu akan merugikan perusahaan dan mengakibatkan menurunnya produktivitas kerja. Mengingat begitu pentingnya peranan sebuah surat dalam perusahaan, maka penulis tertarik untuk memilih judul mengenai Tinjauan Penanganan Surat Masuk pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan. 1.2 Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah Bagaimana Penanganan Surat Masuk pada PT PLN ( Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan. 1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui penanganan surat masuk pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan. 1.4 Manfaat Penulisan Adapun manfaat dari penulisan tugas akhir ini adalah: 1. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis tentang penanganan surat masuk. 2. Sebagai masukan bagi perusahaan dalam melakukan penanganan surat masuk. 3. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan tentang penanganan surat masuk kepada penulis selanjutnya. 1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan Tugas akhir ini terdiri atas 5 (lima) bab, antara bab yang satu dengan bab yang lainnya saling berhubungan dan terkait secara sistematis. Bab-bab tersebut adalah: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menguraikan tentang latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan tugas akhir. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menguraikan secara teoritis yang akan dijadikan acuan dalam melakukan pembahasan seperti pengertian surat, fungsi surat dan penanganan surat masuk. BAB 3 METODE PENELITIAN Bab ini menjelaskan mengenai metode-metode yang digunakan untuk mengumpulkan data yang diperlukan seperti cara pengumpulan data, jenis sumber data dan teknik analisis data. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan tentang hasil dan pembahasan terhadap data yang diperoleh dari lapangan atau perusahaan mengenai gambaran umum perusahaan dan penanganan surat masuk pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan dan membandingkannya dengan teori yang telah dijabarkan dalam bab tinjauan pustaka. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini, penulis memberi suatu simpulan dari keseluruhan isi tugas akhir dan kemudian memberi saran yang bermanfaat bagi perusahaan.