BAB 4 RANCANGAN SISTEM

BAB 4 RANCANGAN SISTEM 4.1 Application Domain Analysis 4.1.1 Usage Subbab ini akan menjelaskan bagaimana actor-actor yang merupakan pengguna atau bagian sistem lain dapat berinteraksi dengan sistem yang dituju. 4.1.1.1 Overview Rancangan aplikasi sistem penjualan dan pengendalian persediaan yang dibuat mempunyai tampilan global dalam menu utama, dan terbagi menjadi beberapa submenu lainnya yang berhubungan dengan ruang lingkup sistem penjualan dan pengendalian persediaan. Terdapat empat actor dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant yaitu Cashier, Kitchen, Warehouse dan Accounting&Finance dan use cases seperti yang terlihat pada tabel berikut ini. Actors Use case Cashier Kitchen Warehouse Accounting&Finance Login * * * * Entry sales order * Membuat struk penjualan * Membuat laporan penjualan * Entry status pesanan * View bahan baku * Entry permintaan bahan baku * Entry penerimaan bahan baku * Entry pemakaian bahan baku * Membuat laporan * Tabel 4.1 Use Case Tabel

111 4.1.1.2 Actor Berikut ini adalah actor-actor yang terlibat langsung dalam sistem perusahaan yang berjalan, dimana actor-actor ini memiliki tugas yang mempengaruhi sistem secara keseluruhan. Actor-actor yang terlibat di dalam sistem meliputi: a. Cashier Cashier Tujuan Karakteristik Contoh Orang yang bertanggung jawab didalam pencatatan sales order ke dalam komputer, menerima uang pembayaran, mencetak struk pembayaran dan mencetak laporan penjualan harian. Memiliki kode karyawan, nama karyawan, user name dan password, dimana dengan user name dan password tersebut digunakan untuk mengakses sistem penjualan. Kasir harus memasukkan user name dan password agar dapat mengakses menu Penjualan. Pada malam harinya, kasir harus mencetak laporan kas harian dan menyerahkan laporan tersebut berserta uang kas pada bagian Accounting and Finance. Tabel 4.2 Actor Specification untuk Cashier

112 b. Kitchen Kitchen Tujuan Karakteristik Contoh Orang yang bertanggung jawab didalam menyiapkan bahan baku untuk pembuatan makanan atau minuman yang dipesan oleh pelanggan serta menginput status pesanan yang telah selesai atau yang dibatalkan. Memiliki kode karyawan, nama karyawan, user name dan password, dimana dengan user name dan password tersebut digunakan untuk mengakses sistem penjualan pada submenu status pesanan. Kitchen harus memasukkan user name dan password agar dapat mengakses submenu Status Pesanan dan menyerahkan Surat Permintaan Barang yang telah diotorisasi Manager FB untuk meminta bahan baku dari bagian Warehouse. Tabel 4.3 Actor Specification untuk Kitchen

113 c. Warehouse Tujuan Karakteristik Contoh Orang yang bertanggung jawab didalam mengecek bahan baku, melakukan permintaan bahan baku, menginput penerimaan dan pengeluaran bahan baku dari gudang sehingga persediaan menjadi terkendali. Memiliki kode karyawan, nama karyawan, user name dan password, dimana dengan user name dan password tersebut digunakan untuk mengakses sistem persediaan, mengecek bahan baku, mengisi form permintaan bahan baku, mengisi form penerimaan bahan baku, mengisi form pemakaian bahan baku serta menerima invoice dan bahan baku dari bagian logistik. Warehouse harus memasukkan user name dan password agar dapat mengakses submenu Bahan baku, mengakses Form permintaan bahan baku, Form penerimaan bahan baku dan mengakses Form pemakaian bahan baku. Untuk setiap pengambilan bahan baku dari gudang, bagian Warehouse harus menerima Surat Permintaan Barang dari bagian Kitchen yang telah diotorisasi oleh Manager FB. Tabel 4.4 Actor Specification untuk Warehouse

114 d. Accounting and Finance Accounting&Finance Tujuan Orang yang bertanggung jawab untuk mengawasi penggunaan sumber daya restaurant, mencetak laporan penjualan bulanan, laporan permintaan bahan baku, laporan penerimaan bahan baku, laporan pemakaian bahan baku serta membuat laporan persediaan dengan melakukan stock opname terhadap persediaan bahan baku. Karakteristik Memiliki peran yang sangat penting didalam menjaga sumber daya yang dimiliki restaurant, untuk itu laporan yang dihasilkan harus dijaga kerahasiaannya dari orang yang tidak berkepentingan karena laporan tersebut menggambarkan kondisi restaurant. Contoh Setiap akhir periode atau akhir bulan, bagian Accounting and Finance mencetak laporan-laporan seperti Laporan Penjualan, Laporan Persediaan bahan baku yang telah disesuaikan yang kemudian akan diserahkan kepada Resident Manager dan Accounting&Finance Manager Head Office agar dapat dievaluasi lebih lanjut tentang kemajuan perusahaan. Tabel 4.5 Actor Specification untuk Accounting&Finance

115 4.1.1.3 Use Case Gambar 4.1 Use Case Diagram

Gambar 4.1.1 Use Case Diagram untuk Laporan 116

117 4.1.1.3.1 Use Case Specification Berikut adalah usecase specification dari use case yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant. Login Use Case Actor Function Agar user dapat menggunakan aplikasi sistem penjualan dan pengendalian persediaan ini, langkah pertama yang harus dilakukan adalah user memasukkan user name dan password untuk menjalankan aplikasi. Setiap user diberikan user name dan password yang unik sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Enter atau klik Login dan user dapat memulai aktivitas dan tanggung jawabnya. Cashier, Kitchen, Warehouse dan Accounting and Finance. Read Karyawan Tabel 4.6 Use Case Specification untuk Login Entry Sales Order Use Case Actor Berdasarkan sales order yang telah dicatat secara manual oleh Waiter/tress (penjualan eat-in) atau Cashier (penjualan deliveryordey), Cashier akan memasukkan data pesanan ke dalam menu Penjualan. Klik tombol Transaksi Baru untuk memasukkan sales order, Cashier harus menginput nomer meja, kode Waiter/tress, kode menu dan jumlah yang dipesan, sedangkan nomor order, tanggal dan jam transaksi akan di-generate secara otomatis oleh sistem. Ketika Cashier selesai memasukkan sales order secara otomatis pesanan akan ditampilkan di bagian Kitchen. Ketika pelanggan ingin membayar transaksi, Cashier menutup transaksi dengan meng-klik tombol Tutup Transaksi untuk masuk ke submenu Pembayaran. Cashier

118 Function Update Sales Order Tabel 4.7 Use Case Specification untuk Entry Sales Order Membuat Struk Pembayaran Use Case Actor Function Setelah Cashier meng-klik Tutup Transaksi maka sistem akan menampilkan submenu Pembayaran yang berisi rincian pembayaran serta total tagihan. Cashier meng-klik Cancel untuk membatalkan pembayaran atau klik Ok untuk memproses pilihan output pembayaran. Apabila struk pembayaran akan dicetak, Cashier memilih Printer dan Ok, jika struk pembayaran akan ditampilkan terlebih dahulu Cashier memilih Preview, Ok dan klik icon printer maka struk pembayaran akan tercetak. Apabila file pembayaran ingin disimpan maka Cashier memilih File, Ok dan pilih tempat penyimpanan file tersebut. Cashier Update, compute Pembayaran Tabel 4.8 Use Case Specification untuk Membuat Struk Pembayaran Entry Status Pesanan Use Case Setelah Cashier selesai menginput sales order, maka akan tampil submenu Status Pesanan di bagian Kitchen. Kitchen akan menggunakan informasi yang ditampilkan pada Status Pesanan untuk menyiapkan bahan baku untuk Chef memasak makanan. Untuk pesanan yang telah siap, maka Kitchen akan mengubah status pesanan pada Rubah Status Ke, terdapat dua pilihan yaitu Ok atau Batal, mengisi jumlah item dan meng-klik Rubah Status. Apabila memilih Ok maka dapat diketahui pesanan tersebut telah siap untuk dihidangkan, sedangkan jika menu

119 Actor Function pesanan tidak tersedia dikarenakan bahan baku habis maka status yang dipilih Batal. Kitchen Update Status Pesanan Tabel 4.9 Use Case Specification untuk Entry Status Pesanan View Bahan Baku Use Case Warehouse akan membuka submenu Daftar Bahan Baku untuk mengecek bahan baku, memeriksa jumlah stock bahan baku apakah sudah mencapai status re-order point atau belum. Pilih Tambah untuk menambah data menu, Save untuk menyimpan data menu baru, Edit untuk merubah data menu, Batal untuk membatalkan data menu yang telah diinput dan Hapus untuk membatalkan data menu yang lama. Actor Function Warehouse Read Bahan Baku Tabel 4.10 Use Case Specification untuk View Bahan Baku Entry Permintaan Bahan Baku Use Case Warehouse akan membuka submenu Permintaan Bahan Baku. Pada form tersebut bagian Warehouse dapat meng-klik tombol Tambah untuk mencatat permintaan bahan baku baru, Save untuk menyimpan data permintaan tersebut, Edit untuk merubah data permintaan, Batal untuk membatalkan permintaan yang telah diinput dan Hapus untuk membatalkan permintaan bahan baku.

120 Actor Function Warehouse Update Permintaan Bahan Baku Tabel 4.11 Use Case Specification untuk Entry Permintaan Bahan Baku Entry Penerimaan Bahan Baku Use Case Actor Function Warehouse akan membuka submenu Penerimaan Bahan Baku. Pada form tersebut bagian Warehouse dapat meng-klik tombol Tambah untuk mencatat penerimaan bahan baku baru, Save untuk menyimpan data penerimaan tersebut, Edit untuk merubah data penerimaan, Batal untuk membatalkan penerimaan yang telah diinput dan Hapus untuk membatalkan penerimaan bahan baku. Warehouse Update Penerimaan Bahan Baku Tabel 4.12 Use Case Specification untuk Entry Penerimaan Bahan Baku Entry Pemakaian Bahan Baku Use Case Actor Function Warehouse akan membuka submenu Pemakaian Bahan Baku. Pada form tersebut bagian Warehouse dapat meng-klik tombol Tambah untuk mencatat pemakaian bahan baku baru, Save untuk menyimpan data pemakaian tersebut, Edit untuk merubah data pemakaian, Batal untuk membatalkan pemakaian yang telah diinput dan Hapus untuk membatalkan pemakaian bahan baku. Warehouse Update Pemakaian Bahan Baku. Tabel 4.13 Use Case Specification untuk Entry Pemakaian Bahan Baku

121 Membuat Laporan Penjualan Harian Use Case Actor Function Ketika Accountant and Finance ingin mencetak Laporan Penjualan, maka Accountant and Finance dapat memilih menu Laporan pada toolbar dan meng-klik Laporan Penjualan. Accountant and Finance memilih periode untuk laporannya yaitu tanggal pada satu hari sebelumnya pilih Preview, terdapat pilihan output laporan, pilih Preview dan Ok maka laporan yang dibutuhkan akan ditampilkan, pilih icon printer untuk mencetak laporan tersebut. Informasi yang tampil didapatkan dari data yang tersimpan dalam database pembayaran. Accounting and Finance. Update Pembayaran Tabel 4.14 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Penjualan Harian Membuat Laporan Penjualan Bulanan Use Case Actor Function Ketika bagian Accounting&Finance ingin mencetak Laporan Penjualan bulanan, maka Accounting&Finance dapat memilih menu Laporan pada toolbar dan meng-klik Laporan Penjualan. Accounting&Finance memilih periode bulan untuk laporannya, pilih Preview, terdapat pilihan output laporan, pilih Preview dan Ok maka laporan yang dibutuhkan akan ditampilkan, pilih icon printer untuk mencetak laporan tersebut. Informasi yang tampil didapatkan dari data yang tersimpan dalam database pembayaran. Accounting and Finance. Update Pembayaran Tabel 4.15 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Penjualan Bulanan

122 Membuat Laporan Permintaan Bahan Baku Use Case Actor Function Ketika bagian Accounting&Finance ingin mencetak Laporan Permintaan Bahan Baku, maka Accounting&Finance dapat memilih menu Laporan pada toolbar dan meng-klik Laporan Bahan Baku - Permintaan. Accounting&Finance memilih periode untuk laporannya, pilih Preview, terdapat pilihan output laporan, pilih Preview dan Ok maka laporan yang dibutuhkan akan ditampilkan, pilih icon printer untuk mencetak laporan tersebut. Informasi yang tampil didapatkan dari data yang tersimpan dalam database Permintaan Bahan Baku. Accounting and Finance. Update Permintaan Bahan Baku Tabel 4.16 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Permintaan Bahan Baku Membuat Laporan Penerimaan Bahan Baku Use Case Actor Function Ketika bagian Accounting&Finance ingin mencetak Laporan Penerimaan Bahan Baku, maka Accounting&Finance dapat memilih menu Laporan pada toolbar dan meng-klik Laporan Bahan Baku - Penerimaan. Accounting&Finance memilih periode untuk laporannya, pilih Preview, terdapat pilihan output laporan, pilih Preview dan Ok maka laporan yang dibutuhkan akan ditampilkan, pilih icon printer untuk mencetak laporan tersebut. Informasi yang tampil didapatkan dari data yang tersimpan dalam database Penerimaan Bahan Baku. Accounting and Finance. Update Penerimaan Bahan Baku Tabel 4.17 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Penerimaan Bahan Baku

123 Membuat Laporan Pemakaian Bahan Baku Use Case Actor Function Ketika bagian Accounting&Finance ingin mencetak Laporan Pemakaian Bahan Baku, maka Accounting&Finance dapat memilih menu Laporan pada toolbar dan meng-klik Laporan Bahan Baku - Pemakaian. Accounting&Finance memilih periode untuk laporannya, pilih Preview, terdapat pilihan output laporan, pilih Preview dan Ok maka laporan yang dibutuhkan akan ditampilkan, pilih icon printer untuk mencetak laporan tersebut. Informasi yang tampil didapatkan dari data yang tersimpan dalam database Pemakaian Bahan Baku. Accounting and Finance. Update Pemakaian Bahan Baku Tabel 4.18 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Pemakaian Bahan Baku Membuat Laporan Persediaan Bahan Baku Use Case Actor Function Ketika bagian Accounting&Finance ingin mencetak Laporan Persediaan Bahan Baku, maka Accounting&Finance dapat memilih menu Laporan pada toolbar dan meng-klik Laporan Bahan Baku - Persediaan. Accounting&Finance memilih periode untuk laporannya, pilih Preview, terdapat pilihan output laporan, pilih Preview dan Ok maka laporan yang dibutuhkan akan ditampilkan, pilih icon printer untuk mencetak laporan tersebut. Informasi yang tampil didapatkan dari data yang tersimpan dalam database Bahan Baku, Permintaan Bahan Baku, Penerimaan Bahan Baku dan Pemakaian Bahan Baku Accounting and Finance. Update Bahan Baku Tabel 4.19 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Persediaan Bahan Baku

124 4.1.2 Function Berikut ini adalah function list pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Pengendalian Persediaan Terrace Restaurant : Use Case Function Type Complexity LOGIN Entry data Update Simple Tampil Update Simple ENTRY SALES ORDER Get data Update Simple Tampil Update Simple Entry data Update Medium Save data Update Simple MEMBUAT STRUK PEMBAYARAN Get data Update Simple Hitung Compute Complex Save data Update Simple Tampil Update Simple Create Update Simple Cetak Compute Medium Destroy Update Simple ENTRY STATUS PESANAN Get data Update Simple Entry data Update Medium Tampil Update Simple Destroy Update Simple VIEW BAHAN BAKU Get data Update Simple Tampil Update Simple ENTRY PERMINTAAN BAHAN BAKU Get data Update Simple Tampil Update Simple Entry data Update Medium Save data Update Simple ENTRY PENERIMAAN BAHAN BAKU Get data Update Simple Tampil Update Simple Entry data Update Medium

125 Save data Update Simple ENTRY PEMAKAIAN BAHAN BAKU Get data Update Simple Tampil Update Simple Entry data Update Medium Save data Update Simple MEMBUAT LAPORAN PENJUALAN HARIAN Get data Update Simple Tampil Update Simple Create Update Simple Cetak Compute Medium Destroy Update Simple MEMBUAT LAPORAN PENJUALAN BULANAN Get data Update Simple Tampil Update Simple Create Update Simple Cetak Compute Medium Destroy Update Simple MEMBUAT LAPORAN PERMINTAAN BAHAN BAKU Get data Update Simple Tampil Update Simple Create Update Simple Cetak Compute Medium Destroy Update Simple MEMBUAT LAPORAN PENERIMAAN BAHAN BAKU Get data Update Simple Tampil Update Simple Create Update Simple Cetak Compute Medium Destroy Update Simple MEMBUAT LAPORAN PEMAKAIAN BAHAN BAKU Get data Update Simple Tampil Update Simple Create Update Simple Cetak Compute Medium Destroy Update Simple

126 MEMBUAT LAPORAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU Get data Update Simple Tampil Update Simple Create Update Simple Cetak Compute Medium Destroy Update Simple Tabel 4.20 Function List MEMBUAT STRUK PEMBAYARAN HITUNG Compute Get data Complex Simple Read Simple Tampil Simple Tabel 4.21 Function List Specification untuk function Hitung 4.1.3 User Interface Bahasa Indonesia adalah bahasa resmi sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan pada Terrace Restaurant, namun istilah-istilah bahasa Inggris juga banyak digunakan dalam rancangan antar muka sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan pada Terrace Restaurant. Berikut adalah gambaran desain user interface sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant. Dialogue style Setiap user interface memiliki windows untuk setiap class-class penting dalam sistem, dan setiap window mendukung pencatatan transaksi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant. Sistem juga menyediakan fasilitas pencetakan, yang dapat digunakan untuk memberitahukan perkembangan transaksi penjualan dan

127 pengendalian persediaan restaurant kepada seluruh pihak yang terlibat dalam kegiatan tersebut (misal : pelanggan, karyawan, dan lain-lain). Untuk lebih jelasnya, daftar windows interface dan hasil pencetakannya dapat dilihat pada gambar dibawah.

128 Windows File Login Logout Exit Master Data Karyawan Data Supplier Daftar Bahan Baku Menu Restaurant Penjualan Penjualan Status Pesanan Persediaan Form Permintaan Bahan Baku Form Penerimaan Bahan Baku Form Pemakaian Bahan Baku Laporan Penjualan Persediaan Laporan Permintaan Bahan Baku Laporan Penerimaan Bahan Baku Laporan Pemakaian Bahan Baku Laporan Persediaan Bahan Baku Setting Struk Pembayaran Surat Permintaan Bahan Baku Surat Permintaan Bahan Baku Surat Permintaan Bahan Baku Prints Out Laporan Penjualan Per Hari Laporan Penjualan Per Bulan Laporan Permintaan Bahan Baku Laporan Penerimaan Bahan Baku Laporan Pemakaian Bahan Baku Laporan Persediaan Bahan Baku Tabel 4.22 Daftar window user interface dan print out

129 Overview Gambaran berikut adalah navigation diagram yang menyediakan window-window user interface dan hubungan antar window-window user interface tersebut. Window didesain serupa dengan bentuk window yang terdapat dalam navigation diagram, dan semua function penting dapat diaktivasi secara langsung oleh masing-masing windows.

130 klik X (quit button) login tampil menu utama klik File klik Master klik Penjualan klik Persediaan klik Laporan Penjualan klik Laporan Persediaan klik Setting klik Data Karyawan klik Penjualan klik Permintaan Bahan Baku pilih tgl laporan pilih output option pilih tgl laporan pilih output option view Setting Aplikasi klik Logout klik Ok klik Ok klik Exit klik X (quit button) klik Data Supplier klik Daftar Bahan Baku klik Yes klik Ok klik Transaksi Baru klik Status Pesanan klik Penerimaan Bahan Baku klik Tambah Data SPBB klik Status Penerimaan pilih tgl laporan pilih tgl laporan pilih output option klik Ok pilih output option klik Menu Restaurant klik Pemakaian Bahan Baku klik Ok pilih tgl laporan pilih output option klik X klik X (quit button) (quit button) klik Tambah Data Pemakaian klik Ok klik X (quit button) klik X (quit button) klik X (quit button) klik X (quit button) Gambar 4.2 Navigation Diagram

131 Contoh Gambar berikut ini adalah spesifikasi dari setiap windows Button untuk mengakses kedalam sistem. Terdapat empat user yaitu Cashier, Kitchen, Warehouse dan Accounting and Finance. Gambar 4.3 Windows Login Menu Utama terdiri dari : - File - Master - Penjualan - Persediaan - Laporan - Setting Gambar 4.4 Windows Menu Utama

132 File terdiri dari : - Login - Logout : untuk masuk kedalam sistem dengan user id yang berbeda - Exit : untuk keluar dari aplikasi Gambar 4.5 Windows Menu File Keluar dari sistem dengan user id tertentu. Gambar 4.5.1 Windows Logout Keluar dari aplikasi Terrace Restaurant Gambar 4.5.2 Windows Exit Entry data baru Simpan data Batal menambah/menghapus data Hapus data Rubah data Gambar 4.5.3 Icon Button

133 Master terdiri dari : - Data Karyawan - Data Supplier - Daftar Bahan Baku - Menu Restaurant Gambar 4.6 Windows Menu Master untuk memasukkan kode karyawan untuk memasukkan nama karyawan untuk memasukkan jabatan untuk memasukkan password untuk memasukkan user name Gambar 4.6.1 Windows Data Karyawan

134 Entry ID Supplier Entry Nama Supplier Entry Alamat Entry Email Entry Nomer Telepon Entry Nomer Fax Entry Nama Kontak Entry No.Telepon Kontak Entry Email Kontak Gambar 4.6.2 Windows Data Supplier Entry Nomer Bahan Baku Entry Nama Bahan Baku Entry Satuan Entry Jumlah Entry Jenis Entry ROP Gambar 4.6.3 Windows Daftar Bahan Baku

135 Entry Kode Menu Entry Satuan Entry Harga Jual Entry Nama Menu Untuk merubah data Untuk menghapus data Untuk menambah data Gambar 4.6.4 Windows Menu Restaurant Penjualan terdiri dari : - Penjualan - Status Pesanan Gambar 4.7 Windows Menu Penjualan

136 Klik transaksi baru makan akan tampil form Pilih Jenis Transaksi Entry jumlah kuantiti Klik Tutup Transaksi untuk memunculkan windows Pembayaran Cari kode menu Pilih kode karyawan Entry nomer meja Pilih jenis transaksi Total transaksi Gambar 4.7.1 Windows Penjualan

137 Pilih status pesanan Entry kuantiti Klik rubah status agar status pesanan tampil pada windows Penjualan. Gambar 4.7.2 Windows Status Pesanan Persediaan terdiri dari : - Form Permintaan Bahan Baku - Form Penerimaan Bahan Baku - Form Pemakaian Bahan Baku Gambar 4.8 Windows Persediaan

138 Generate nomer SPBB Gambar 4.8.1 Windows Form Permintaan Bahan Baku Klik Tambah data SPBB akan tampil form Data SPBB Cari nama supplier Cari nama bahan baku Entry jumlah permintaan Klik Ok maka data akan ditampilkan paa form Permintaan Bahan Baku Gambar 4.8.1.1 Windows Data Permintaan Bahan Baku

139 Generate nomer Penerimaan Cari No.SPBB Gambar 4.8.2 Windows Form Penerimaan Bahan Baku Klik Status Penerimaan maka akan tampil form Data Penerimaan Entry jumlah yang diterima Klik Ok maka data akan ditampilkan pada form Penerimaan Bahan Baku Gambar 4.8.2.1 Windows Data Penerimaan

140 Entry No.SPB Generate nomer Pemakaian Gambar 4.8.3 Windows Form Pemakaian Bahan Baku Klik Tambah Data Pemakaian maka akan tampil form Data Pemakaian Gambar 4.8.3.1 Windows Data Pemakaian

141 Laporan terdiri dari : - Laporan Penjualan - Laporan Persediaan - Permintaan - Penerimaan - Pemakaian - Persediaan Gambar 4.9 Windows Laporan Pilih periode Klik Penjualan maka akan tampil form tanggal Laporan Penjualan Gambar 4.9.1.1 Windows Tanggal Laporan Penjualan Klik Preview akan tampil form Output Option

142 Klik Ok akan tampil Laporan Penjualan Klik Cancel Laporan Penjualan tidak jadi ditampilkan Klik Setup untuk mengatur printer yang akan digunakan Gambar 4.9.1.2 Windows Output Option Buka File Simpan Cetak Keluar Gambar 4.9.1.3 Windows Laporan Penjualan

143 Catatan : untuk Pencetakkan laporan persediaan juga melalui windows pemilihan tanggal periode laporan dan windows output option. Buka File Simpan Cetak Keluar Gambar 4.9.2 Windows Laporan Permintaan Bahan Baku

144 Buka File Simpan Cetak Keluar Gambar 4.9.3 Windows Laporan Penerimaan Bahan Baku Buka File Simpan Cetak Keluar Gambar 4.9.4 Windows Laporan Pemakaian Bahan Baku

145 Buka File Simpan Cetak Keluar Gambar 4.9.5 Windows Laporan Persediaan Bahan Baku

146 Setting Gambar 4.10 Windows Setting Entry Nama Database Server Entry Nilai tax yang berlaku Gambar 4.10.1 Windows Setting Aplikasi

147 Terrace Restaurant Jl.Raya Anyer Km.145 Karang Bolong Banten Periode : dd/mm/yyyy Cashier : xxxxx Tipe Penjualan : xxxxx LAPORAN PENJUALAN HARIAN Nomer Order Nama Menu Quantity Harga Total Tagihan xxx xxxxxx xxx Rp. xxxxx Rp. xxxxx xxx xxxxxx xxx Rp. xxxxx Rp. xxxxx xxx xxxxxx xxx Rp. xxxxx Rp. xxxxx Total kas yang diterima Rp. xxxxx Dibuat oleh Disetujui oleh ( XXXXX ) ( XXXXXX ) Bag.Kasir Accounting and Finance Gambar 4.11 Print out Laporan Penjualan Harian

148 Terrace Restaurant Jl.Raya Anyer Km.145 Karang Bolong Banten Periode : dd/mm/yyyy Tipe Penjualan : xxxxx LAPORAN PENJUALAN BULANAN Nama Menu Quantity Harga Total Tagihan xxxxxx xxx Rp. xxxxx Rp. xxxxx xxxxxx xxx Rp. xxxxx Rp. xxxxx xxxxxx xxx Rp. xxxxx Rp. xxxxx Total kas yang diterima Rp. xxxxx Dibuat oleh Disetujui oleh ( XXXXX ) ( XXXXXX ) Accounting and Finance Supervisor FB Services Gambar 4.12 Print out Laporan Penjualan Bulanan

149 Terrace Restaurant Jl.Raya Anyer Km.145 Karang Bolong Banten Tgl. SPBB : dd/mm/yyyy No. SPBB : xxxxx Kode Karyawan : xxxxx Nama Karyawan : xxxxx LAPORAN PERMINTAAN BAHAN BAKU Per : dd/mm/yyyy Nama Supplier Nama Bahan Baku Jumlah Permintaan xxxxx xxxx xxx xxxxx xxxx xxx xxxxx xxxx xxx xxxxx xxxx xxx xxxxx xxxx xxx Dibuat oleh Disetujui oleh ( XXXXX ) ( XXXXXX ) Bag.Warehouse Supervisor FB Supplies Gambar 4.13 Print out Laporan Permintaan Bahan Baku

150 Terrace Restaurant Jl.Raya Anyer Km.145 Karang Bolong Banten LAPORAN PENERIMAAN BAHAN BAKU Per : dd/mm/yyyy No. PBB : xxxxx No. SPBB : xxxxx No.Invoice : xxxxx Tgl. PBB : dd/mm/yyyy Kode Karyawan : xxxxx Nama Karyawan : xxxxx Nama Bahan Jumlah Jumlah Satuan Baku Permintaan Penerimaan xxxxx xxxx xxx xx xxxxx xxxx xxx xx xxxxx xxxx xxx xx xxxxx xxxx xxx xx xxxxx xxxx xxx xx Dibuat oleh Disetujui oleh ( XXXXX ) ( XXXXXX ) Bag.Warehouse Supervisor FB Supplies Gambar 4.14 Print out Laporan Penerimaan Bahan Baku

151 Terrace Restaurant Jl.Raya Anyer Km.145 Karang Bolong Banten LAPORAN PEMAKAIAN BAHAN BAKU Per : dd/mm/yyyy No. SPB : xxxxx No. Pemakaian Bahan Baku : xxxxx Tgl. Pemakaian Bahan Baku : dd/mm/yyyy Kode Karyawan : xxxxx Nama Karyawan : xxxxx Nama Bahan Jumlah Satuan Baku Pemakaian xxxxx xxxx xx xxxxx xxxx xx xxxxx xxxx xx xxxxx xxxx xx xxxxx xxxx xx Dibuat oleh Disetujui oleh ( XXXXX ) ( XXXXXX ) Bag.Warehouse Supervisor FB Supplies Gambar 4.15 Print out Laporan Pemakaian Bahan Baku

152 Terrace Restaurant Jl.Raya Anyer Km.145 Karang Bolong Banten LAPORAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU Per : dd/mm/yyyy No. Nama Bahan Baku On Hand Expired Date ROP 1. xxxxx xxxx dd/mm/yyyy xxxx 2. xxxxx xxxx dd/mm/yyyy xxxx 3. xxxxx xxxx dd/mm/yyyy xxxx 4. xxxxx xxxx dd/mm/yyyy xxxx 5. xxxxx xxxx dd/mm/yyyy xxxx Dibuat oleh Disetujui oleh ( XXXXX ) ( XXXXXX ) Bag.Warehouse Supervisor FB Supplies Gambar 4.16 Print out Laporan Persediaan Bahan Baku 4.1.1.3.2 Sequence Diagram Sequence Diagram digunakan untuk mengidentifikasi rincian dari kegiatan yang dibutuhkan untuk menjalankan fungsi dari sebuah use case. Berikut ini tergambar sequence diagram untuk sistem penjualan dan pengendalian persediaan pada Terrace Restaurant.

153 Window Login Window Sales Order Karyawan Menu Sales Order cashier::cashier entry_user_name() Window Kitchen Pembayaran entry_password() get_data() tampil() entry_jenis_pesanan() entry_no_meja() entry_kd_kayrawan() get_data() tampil() entry_kd_menu() get_data() tampil() entry_jml_kuantitas() klik_save() save() view() close() destroy() save() X Gambar 4.17 Sequence Diagram untuk Entry Sales Order

Gambar 4.18 Sequence Diagram untuk Mencetak Struk Pembayaran 154

155

156 Gambar 4.19 Sequence Diagram untuk Mencetak Laporan Penjualan Harian Gambar 4.20 Sequence Diagram untk Entry Status Pesanan

Gambar 4.21 Sequence Diagram untuk View Bahan Baku 157

Gambar 4.22 Sequence Diagram untuk Entry Permintaan Bahan Baku 158

Gambar 4.23 Sequence Diagram untuk Entry Penerimaan Bahan Baku 159

Gambar 4.24 Sequence Diagram untuk Entry Pemakaian Bahan Baku 160

Gambar 4.25 Sequence Diagram untuk Membuat Laporan Penjualan Bulanan 161

Gambar 4.26 Sequence Diagram untuk Laporan Permintaan Bahan Baku 162

Gambar 4.27 Sequence Diagram untuk Laporan Penerimaan Bahan Baku 163

Gambar 4.28 Sequence Diagram untuk Laporan Pemakaian Bahan Baku 164

Gambar 4.29 Sequence Diagram untuk Laporan Persediaan Bahan Baku 165

166 4.1.4 The Technical Platform Sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant dikembangkan untuk Personal Computer (PC) dengan menggunakan bahasa pemrograman yang berorientasi objek yaitu Delphi 7th edition dan menggunakan Microsoft SQL Server 2000 Enterprise Edition sebagai database engine yang memiliki kemampuan (Object Relationship Data Base Management System). User interface yang digunakan sesuai dengan standar windows. Sistem akan dioperasikan dengan menggunakan mouse dan keyboard. 4.2 Recommendation 4.2.1 The system s usefulness and feasibility Sistem yang dibuat dapat membantu dan mempermudah penggunaan dalam pencatatan transaksi penjualan dan kegiatan pengendalian persediaan. Selain itu sistem juga dapat menghasilkan laporan-laporan mengenai transaksi harian penjualan dan pengendalian persediaan yang telah dilakukan selama periode tertentu dengan tujuan untuk mengontrol transaksi-transaksi tersebut. Selain itu dengan penggunaan sistem ini dapat membuat restaurant lebih efisien terutama dalam penggunaan kertas. Hasil pencatatan transaksi akan disimpan ke dalam komputer, sementara untuk back-up data akan digunakan media floppy disk ataupun compact disc. 4.2.2 Strategy Sistem yang dibuat sebaiknya dicoba untuk diimplementasikan terlebih dahulu kepada para karyawan, apabila mereka mampu menggunakan sistem yang dibuat, maka sistem tersebut berarti sesuai dengan kebutuhan pengguna.

167 4.2.3 Development economy Pengembangan sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant memerlukan waktu kira-kira enam bulan dengan menggunakan sumber daya sebagai berikut : dua orang system analyst, tiga orang programmer dan satu orang database specialist. Total biaya yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem adalah kira-kira Rp. 55.000.000 (lima puluh lima juta rupiah). Termasuk harga hardware dan software. 4.3 Design Document 4.3.1 The task 4.3.1.1 Purpose Sistem dibuat agar dapat meringankan pekerjaan administrasi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant dengan mempermudah pencatatan transaksi pesanan pelanggan, penyiapan pesanan, penagihan dan penerimaan pembayaran dari pelanggan, selain itu juga untuk mempermudah pengendalian kegiatan permintaan, penerimaan, pemakaian dan pengawasan persediaan bahan baku digudang. 4.3.1.2 Corrections to the analysis Beberapa perbaikan dilakukan terhadap analisis perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant. Perbaikan dibuat dengan cara merevisi class diagram yang dibuat sebelumnya sehingga menghasilkan class diagram yang baru.

168 4.3.1.3 Quality goal Perancangan kriteria sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant ditekankan pada efficient dan reliable. Sistem yang efisien baik dalam hal waktu maupun sumber daya diperlukan karena sistem akan digunakan dalam pencatatan transaksi penjualan dan pengendalian persediaan seharihari restaurant. Sistem yang reliable atau dapat diandalkan sangat diperlukan untuk mempertahankan integritas data agar perusahaan dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan. Kriteria lainnya adalah secure, dibutuhkan untuk menghindari sistem dari serangan yang berasal dari pihak internal maupun eksternal perusahaan yang tidak memiliki hak otorisasi, kriteria usable dibutuhkan agar sistem dapat diterapkan pada saat implementasi, kriteria correct dimana sistem yang dirancang sesuai dengan kebutuhan Terrace Restaurant, kriteria comprehensible dibutuhkan agar sistem mudah dimengerti oleh pengguna dan kriteria reusable yang memungkinkan subsistem dari sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian kas yang dirancang dapat digunakan pada sistem yang lain. Kriteria maintainale dan testable mendapat prioritas rendah, sedangkan kriteria flexible, portable, dan interoperable merupakan kriteria yang tidak memiliki hubungan dengan sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan. Criterion Usable Very Imporant Important X Less Important Irrelevant Easy Fulfilled Secure X Efficient X Correct X

169 Reliable Maintainable Testable Flexible Comprehensible Reusable Portable Interoperable X X X X X X X X Tabel 4.23 Kriteria sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan 4.3.2 Technical platform 4.3.2.1 Equipment Sistem didesain dan dikembangkan untuk PC, dimana antara client dengan server akan terhubung dengan menggunakan hub 8 ports 10/100 Mbps. Untuk lebih jelasnya spesifikasi hardware yang akan digunakan untuk PC dapat dilihat pada table berikut ini: Specification Client Server Processor Intel Pentium III 700 MHz Intel Pentium 4 2 GHz Mother Board Mother Board untuk Pentium III Mother Board untuk Pentium 4 Memory 256Mb Minimal 512Mb Hard Disk Drive 20GB, 7200RPM 80Gb, 7200 RPM VGA Card 16Mb 32Mb Floppy Disk (optional) 1.44Mb 1.44Mb CD-ROM Optional Drive Speed 52x Monitor 15 15

170 Keyboard dan Mouse Logitech Std Logitech Std NIC 100Mbps 100Mbps Printer Dot Matrix Epson C45 Operating System Microsoft Window Family Ms.Win. 2003 Adv Server Tabel 4.24 Spesifikasi peralatan untuk sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan 4.3.2.2 System software Desain sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan berdasarkan implementsi sistem pada Delphi 7 th Edition, menggunakan database Microsoft SQL server 2000 Enterprise Edition dan memiliki library dengan class-class untuk menangani elemen standard user interface. 4.3.2.3 System interface Selain PC, sistem juga membutuhkan printer yang dapat mencetak pada format A4 atau surat. Untuk masing-masing client karyawan dan client kepala bagian akan menggunakan printer dot matrix. Sistem operasi harus dapat menangani interface printer. 4.3.2.4 Desain language Perancangan dokumen dengan menggunakan notasi UML (Unified Model Language) diagram yang berorientasi objek dengan menggunakan tools Microsoft Visio 2002 Professional.

171 4.3.3 Architecture Design 4.3.3.1 Component architecture Sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant menggunakan arsitektur client-server dengan bentuk distributed functionality dimana pada client terdapat komponen user interface dan function, sedangkan pada server terdapat komponen function dan komponen model. Gambar berikut ini menunjukkan arsitektur sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant.

Gambar 4.30 Component Diagram 172

173 4.3.3.2 Process architecture Deployment diagram dirancang dengan menggunakan centralized pattern dimana pada client terdapat komponen user interface, function dan external device, sedangkan pada server terdapat komponen model. Semua data yang diinput melalui komponen user interface client akan diproses oleh client itu sendiri melalui komponen function pada client untuk dibaca dan diproses melalui komponen function dan model yang ada pada server. Hasil output data pada client akan dicetak dengan menggunakan printer yang merupakan external device pada client tersebut.

174 Client Cashier Client Warehouse User Interface User Interface Function PrintedObject Function PrintedObject printer Server printer Function Client Kitchen User Interface Model Client Accounting&Finance User Interface Function Function PrintedObject printer Gambar 4.31 Deployment Diagram

175 4.3.3.3 Standard Perancangan windows dan pesan kesalahan sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant mengikuti standard windows. Pada gambar berikut ini terdapat beberapa contoh pesan kesalahan dan menu standard yang terdapat dalam aplikasi sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant. Tambah Record Simpan Record Rubah Record Delete Record Cancel Record Gambar 4.33 Beberapa contoh gambar button dan Error Message

176 4.3.4 Component Design 4.3.4.1 Model Component Komponen model menyatakan kebutuhan function dan kebutuhan model. Terdapat satu komponen function dalam perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant yaitu function hitung, sedangkan seluruh function yang lainnya akan diimplementasikan dalam operasi dalam komponen model. 4.3.4.1.1 Structure Beberapa perubahan dilakukan terhadap dokumen analisis sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant. Berdasarkan event yang terdapat pada Event Table (tabel 3.2), terdapat beberapa event yang dinyatakan dalam bentuk iterasi, yaitu pada event bahan baku diterima, bahan baku dipesan, bahan baku dipakai dan event pembayaran dilakukan sehingga perlu dibuat suatu class baru. Sedangkan event-event yang lainnya cukup dinyatakan sebagai atribut pada class-class yang telah ada. Untuk lebih jelasnya, dapat melihat gambar revisi class diagram pada gambar dibawah ini.

Gambar 4.34 Revise Class Diagram 177

178 4.3.4.1.2 Classes Berikut adalah spesifikasi class-class atribut dan operasi utama yang terdapat dalam revisi class diagram sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant. SalesOrderDetail Tujuan Mencatat informasi pesanan penjualan restaurant Atribut kd_menu, status_pesanan, nama_menu, status, jml_pesanan, harga_jual, total_harga_jual Operasi Get data, Entry data, Tampil data PermintaanBahanBaku Tujuan Mencatat informasi permintaan bahan baku Atribut no_bhn_baku, nama_bhn_baku, nama_supplier, jml_bhn_baku_ diminta, satuan Operasi Get data, Entry data, Tampil data, Create PenerimaanBahanBaku Tujuan Mencatat informasi penerimaan bahan baku Atribut no_bhn_baku, nama_bhn_baku, jml_bhn_baku_ diminta, jml_bhn_baku_diterima, satuan, expired_date Operasi Get data, Entry data, Tampil data, Create Tujuan Atribut Operasi MenuDetail Mencatat informasi mengenai bahan baku yang digunakan dalam tiap menu kd_menu, no_bhn_baku, nama_bhn_baku Get data, Entry data, Tampil data, Read Tabel 4.25 Spesifikasi Revise Class Diagram

179 4.3.4.2 Function Component Berikut adalah gambar function component Gambar 4.35 Function Component

Gambar 4.36 complex function specification dari function Hitung 180

181 4.3.5 User-Interface Component Pada gambar 4.37 menunjukkan bahwa setiap windows dan hasil cetak akan diimplementasikan menjadi sebuah class dengan satu objek. Setiap class windows dan cetak mewarisi karakteristik umum dari library user-interface standard. Pada saat sistem dijalankan, class Control menghasilkan objek dimana control diberikan. Objek kontrol menangani menu umum dan mendelegasikan control ke objek user-interface lainnya.

182 <<component>> UI Control <<component>> Print <<Component>> Windows Struk Pembayaran Surat Permintaan Bahan Baku Login Logout Surat Penerimaan Bahan Baku Surat Pemakaian Bahan Baku Exit Data Karyawan Laporan Penjualan Harian Laporan Penjualan Per Bulan Data Supplier Daftar Bahan Baku Laporan Permintaan Bahan Baku Laporan Penerimaan Bahan Baku Menu Restaurant Penjualan Laporan Pemakaian Bahan Baku Laporan Persediaan Bahan Baku Status Pesanan Form Permintaan Bahan Baku Form Penerimaan Bahan Baku Form Pemakaian Bahan Baku Laporan Penjualan Laporan Permintaan Bahan Baku Laporan Penerimaan Bahan Baku Laporan Pemakaian Bahan Baku Laporan Persediaan Bahan Baku Setting <<Component>> UI Library Windows Print Gambar 4.37 User-Interface Component

183 4.3.6 Recommendation 4.3.6.1 The system usefulness Perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan akan memenuhi kriteria yang paling utama dengan catatan sebagai berikut : Criterion System usefulness Usable Sistem dapat menyesuaikan dengan lingkungan kerja Terrace Restaurant. Secure Sistem dapat menjamin keamanan dari data-data yang disimpan dalam server untuk menghindari akses yang tidak terotorisasi. Efficient Sistem harus efisien dalam mendukung pencatatan dan pengendalian proses bisnis penjualan dan pengendalian persediaan. Correct Sistem dapat digunakan untuk mendukung administrasi proses bisnis. Reliable Sistem menghasilkan informasi yang dapat diandalkan yang akan digunakan oleh setiap bagian dan kepala bagian yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan untuk mengawasi proses bisnis dan seluruh sumber daya yang terpengaruh oleh adanya proses bisnis tersebut. Comprehensible Sistem dapat mudah dipahami oleh semua user yang akan menggunakan sistem. Reusable Subsistem yang dirancang dapat digunakan untuk perancangan sistem informasi lainnya. Tabel 4.26 Criteria Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Pengendalian Persediaan 4.3.6.2 Plan for initiating user Pelatihan dan instalasi sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant akan dilakukan oleh satu orang programmer. Tes

184 percobaan akan dilakukan sebulan sebelum implementasi sistem, pelatihan terhadap user yang akan menggunakan sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan akan diadakan selama seminggu sebelum pengimplementasian sistem. Berdasarkan tes percobaan dan pelatihan yang dilaksanakan user wajib memberikan saran dan tanggapan mereka mengenai sistem yang baru tersebut. 4.3.6.3 Implementation plan Sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant direncanakan akan dikonversi dengan menggunakan metode parallel selama satu bulan. Hal tersebut dimaksudkan untuk mengurangi resiko yang mungkin terjadi pada saat sistem yang lama dikonversi ke sistem yang baru seperti sistem tidak dapat dijalankan dengan baik. Untuk lebih jelasnya, rencana implementasi sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian persediaan Terrace Restaurant dapat dilihat pada gambar berikut ini. Jadwal Implementasi Sistem Minggu No. Kegiatan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Presentasi Sistem 2 Instalasi Hardware 3 Instalasi Software 4 Tes Percobaan 5 Pelatihan 6 Implementasi 7 Evaluasi Tabel 4.27 Jadwal Implementasi Sistem

185

186

187

188

189

190

191

192

193

194