BAB 4 DOKUMENTASI DESIGN. penjualan dan piutang usaha PT. Stora Adiswara. Dengan cara mempermudah

Transkripsi

1 BAB 4 DOKUMENTASI DESIGN 4.1 The Task Purpose Sistem dibuat dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan administrasi penjualan dan piutang usaha PT. Stora Adiswara. Dengan cara mempermudah pencatatan transaksi penerimaan pesan dari pelanggan, pengeluaran barang, pengiriman barang, penagihan piutang, pencatatan retur pencatatan penerimaan pembayaran dan mempermudah pengontrolan seluruh transaksi tersebut Correction to the analysis Perbaikan terhadap analisis perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Stora Adhiswara, dibuat dengan cara merevisi Class diagram yang dibuat sebelumnya sehingga menghasilkan Class diagram baru. Class yang baru adalah Class Sales Order Detail, Surat Retur Barang Detail, piutang dan persediaan Quality Goals Perancangan kriteria sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT.Stora Adhiswara ditekankan pada Efficient dan realiable. Sistem yang efisien, baik dalam hal waktu maupun sumber daya sangat diperlukan karena sistem digunakan untuk mencatat transaksi penjualan dan piutang usaha

2 perusahaan sehari hari. Sistem yang Reliable diperlukan untuk mempertahankan integritas data agar dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan. Kriteria lainnya seperti Secure dibutuhkan untuk menghindari serangan yang berasal dari pihak internal maupun eksternal perusahaan yang tidak memiliki hak otorisasi. Kriteria Usable dibutuhkan agar sistem dapat digunakan pada saat implementasi. Kriteria Correct dimana sistem yang dirancang sesuai dengan kebutuhan PT. Stora Adhiswara. Kriteria Comprehensible dibutuhkan agar sistem mudah dipahami oleh User. Dan kriteria Reusable memungkinkan subsistem dari sistem informasi akuntansi penjulan dan piutang usaha yang dirancang dapat digunakan pada sistem yang lain. Kriteria Maintainable dan Testable mendapatkan prioritas yang rendah, sedangkan kritesria Flexible, Portable dan Interoperable merupakan kriteria yang tidak memiliki hubungan dengan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha. 170

3 Creterion Very Important Less Irrelevant Easily Important Important Fulfilled Usable Secure Efficient Correct Reliable Maintainable Testable Flexible Comprehensible Reusable Portable Interoperable Tabel 4.1 Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha 171

4 4.2 Techical Plarform Equitment Sistem didesain dan dikembangkan untuk PC, dimana antara Client dengan server akan terhubung dengan mengunakan hub 8 port 10/100Mbps. Untuk lebih detailnya spesifikasi Hardware yang di gunakan untuk PC sebagai berikut : Specification Client Server Processor Intel Pentium GHz Intel Pentium 4 3.0GHz Mother Board Asus P4 PV M Asus P4 P800 DL Memory 256MB 1GB Hard Disk Drive 40GB 80GB Floppy Disk ( optional) 1.44MB 1.44MB CD- ROM Optional CR-Writer Monitor Keyboard dan Mouse NIC 100Mbps 1000Mbps Printer Operating System Dot Matrix Microsoft Window P Professional Microsoft windows 2000 Advanced Server Tabel 4.2 Spesifikasi peralatan untuk sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha 172

5 4.2.2 System Software Desain sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Stora Adhiswara berdasarkan implementasi sistem pada Microsoft kemungkinan Visualbasic dan Microsoft Access sebagai database engine-nya System Interfaces Sistem ini juga membutuhkan printer yang dapat mencetak pada format surat. Untuk Client karyawan ditiap - tiap bagian akan menggunakan printer dot matrix. Sistem operasi harus dapat menangani interface printer Design Langunge Perancangan dokumen menggunakan notasi UML ( Unified Model Language) yang berorientasi objek dengan menggunakan tools Microsoft Visio 2000 Enterprise Edition. 4.3 Architecture Component architecture Sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Stora adhiswara menggunakan arsitektur Client server dengan bentuk centralized data, dimana pada Client terdapat komponen User interface dan function, sedangkan pada server terdapat model component. Masing masing Client memiliki komponen function yang berguna untuk membaca data yang ada diserver melalui User interface-nya untuk kemudian diproses atau di-update di 173

6 tempatnya masing masing, sedangkan data yang diupdate tersebut akan disimpan di dalam server. Gambar berikut ini menunjukkan arsitektur sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Stora Adhiswara Gambar 4.1 Component Diagram 174

7 4.3.2 Process Architecture Deployment Diagram dirancang dengan menggunakan centralized pattern, dimana pada Client terdapat komponen User Interface, Function dan external device, sedangkan pada server terdapat komponen model. Semua data yang diinput melalui komponen User Interface pada Client akan diproses oleh Client tersebut melalui komponen function pad Client, kemudian server akan menampung segala input dari Client melalui komponen model pada server. Hasil output data pada Client akan dicetak dengan menggunakan printer yang merupakan external device pada Client tersebut Gambar 4.2 Deployment Diagram 175

8 Gambar 4.3 Arsitektur Jaringan Standard 176

9 Perancangan Windows dan pesan kesalahan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT.Stora Adhiswara mengikuti standard Windows. Untuk lebih jelasnya beberapa contoh pesan kesalahan dan menu standar, pada gambar berikut ini. Tambah Record Edit Record Simpan Record Cancel Record Cari Record Tampilkan Record Cetak Record Tutup Aplikasi Gambar 4.4 Beberapa Contoh Gambar Error Message 177

10 4.4 Component Model Compenent Komponen model menyatakan kebutuhan function dan model. Dalam perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Stora Adhiswara yaitu function saldo kredit dan function analisis laporan piutang Structure Gambaran dibawah ini menggambarkan Class diagram yang telah direvisi. Class diagram yang telah direvisi adalah Class Sales order, class Surat Retur Barang. 178

11 Gambar 4.5 Revise Class Diagram 179

12 Classes Berikut adalah spesifikasi Class Class atribut dan operation utama yang dalam revisi Class diagram sistem informasi akuntansi pejualan dan piutang usaha PT. Stora Adhiswara 1. Sales Order detail Purpose Attributes : Mencatat pesanan pelanggan : No _ SO, Kode_Barang, Kuantitas, Harga_ satuan Operations : Update Sales Order Detail 2. Surat Retur Barang detail Purpose Attributes : Mencatat retur pelanggan : No_SRB, Kode_Barang, kuantitas Operations : Update Surat Retur Barang Detail 3. Piutang Purpose Attributes : Mencatat piutang : Kode_Pelanggan, jumlah piutang Operations : Update piutang 4. Persediaan Purpose Attributes : Mencatat kuantitas barang : Kode_Barang, kuantitas Operations : Update persediaan 180

13 4.4.2 Function Component Structure Gambar 4.6 Class Plecement 181

14 Classes Gambar 4.7 Function Component Analisis Umur Piutang 182

15 Name operation Analisis Umur Piutang Category Active - Update - Passive Read Compute - Signal Purpose Input data Conditions Untuk mengetahui adanya piutang tak tertagih Tanggal Terdapat objek pelanggan dengan kode pelanggan tertentu, objek pelanggan tertentu tersebut mempunyai objek faktur yang akan dibayar dan telah lewat jatuh tempo, objek Note kredit untuk mengurangi piutang. Effect Algorithm Mengetahui adanya piutang tak tertagih Find kode No faktur yang belum dibayar Cek tanggal faktur yang belum di bayar Read tanggal jatuh tempo faktur ( tanggal FP + 30 hari) If tanggal jatuh tempo > 30 hari then golangan a If tanggal jatuh tempo > 60 hari then golongan b Else tanggal jatuh tempo > 90 hari then golongan c Data structures Placement Involved objects Printed form Pelanggan, Note Kredit, Faktur Penjualan, Bukti Kas Masuk Triggering event Tabel 4.3 Function Component Analisis Umur Piutang 183

16 Gambar 4.8 Function Component Saldo Kredit 184

17 Name operation Saldo Kredit Category Active Update Read Compute - Signal Purpose Menghitung saldo kredit yang dimiliki oleh pelanggan. Jika pelanggan tidak punya saldo kredit lagi maka pelanggan tersebut tidak dapat melakukan transaksi secara kredit. Input data Conditions Kode pelanggan Terdapat objek pelanggan dengan kode pelanggan tertentu, objek pelanggan tertentu tersebut mempunyai objek faktur penjualan yang mengurangi saldo kredit, objek Note kredit untuk menambah saldo kredit dan objek bukti kas masuk untuk menambah saldo kredit. Effect Algorithm Mengetahui jumlah saldo kredit pelanggan tertentu Find semua faktur penjualan yang dimilikinya melalui Sales Order, dan Delivery Order. Find Note kredit dari faktur penjualan tersebut. Find Bukti Kas Masuk dari faktur tersebut Compute semua faktur yang dimiliki oleh pelanggan dikurangi note kredit dan bukti kas masuk If Jumlah piutang = limit kredit Then Msg box Transaksi sudah melebih limit kredit pelanggan 185

18 Data structures Placement Involved Objects Saldo kredit di form SO Pelanggan, Note Kredit, Faktur, Bukti Kas Masuk Triggering event Table 4.4 Function Component Saldo Kredit 4.5 User Interface Component Structure Gambar dibawah ini memperlihatkan bahwa setiap windows dan hasil cetak akan diimplemenatsikan menjadi sebuah class dengan satu object. Setiap class windows dan cetak mewarisi karakteristik umum dari library User - interface standard. Pada saat sistem dijalankan, class control menghasilkan object dimana kontrol diberikan. Object cotrol menengani menu utama dan mendelegigasikan kontrol ke object User interface lainnya. 186

19 Gambar 4.9 User interface component 187

20 4.6 Recommendations The system usefulness Perancangan sistem informasi akuntansi penjulan dan piutang usaha akan memenuhi krietria yang paling penting dengan catatan sebagai berikut : Criterion Usable Secure System User fulness Sistem dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan Sistem dapat menjamin keamanan untuk mencegah terjadinya pengambilan data yang disimpan di server dari pihak pihak yang tidak memiliki hak otorisasi Efficient Dengan adanya sistem ini, proses bisnis penjualan kredit dan piutang usaha menjadi lebih efisien dalam pencatat dan pengendalliannya Correct Sistem dapat digunakan untuk membantu administrasi proses bisnis penjulaan kredit dan piutang usaha perusahaan Reliable Sistem mampu menghasilkan informasi yang lebih akurat dan dapat diandalkan Comprehensible Sistem yang dirancang mudah dimengerti dan dapat digunakan oleh semua User yang berwenang Reusable Subsistem yang dirancang dapat digunakan untuk merancang sistem informasi lainnya Tabel 4.5 Kriteria sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha. 188

21 4.6.2 Plan for Initiating Use Sebelum digunakan sistem akan di-install terlebih dahulu dan di-setting spesifikasinya untuk dapat menjalankan sistem tersebut. Kemudian User akan diberikan buku panduan yang berisi langkah langkah penggunaan sistem baik dalam bentuk disket maupun tercetak. Selanjutnya akan dilakukan pelatihan kepada User tentang cara penggunaan sistem agar mereka mendapatkan pemahaman dan pengertian mengenai cara kerja dari sistem yang baru sehingga mereka dapat berpartisipasi dan mendukung penerapan sistem baru. Pelatihan akan dilakukan setiap harinya selama satu setangah jam selama tiga minggu. Setelah itu sistem akan di-test, apakah sistem telah sesuai atau memenuhi kebutuhan User Implementasi Plan Sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Stora Adhiswara dirancang akan dikonversikan dengan menggunakan metode paralel selama lima bulan. Hal tersebut dimaksudkan untuk mengurangi resiko yang mungkin terjadi pada saat sistem yang lama dikonversikan ke sistem yang baru seperti perbedaan hasil atau sistem tidak dapat dijalankan dengan baik. Untuk lebih jelasnya, rencana implementasi sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang PT. Stora Adhiswara, dapat dilihat pada tabel berikut : 189

22 No Kegiatan Durasi Minggu 1 Analisis 4 2 Design 4 3 Coding 8 4 Testing 4 5 Pengadaan hardware 1 6 Pengadaan software 1 7 Pengadaan network 1 8 Training 3 9 Implementasi 22 Total 48 Bulan Tabel 4.6 Gantt Chart Rencana Implementasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang usaha 190