BAB 4 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH 4.1 Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan Mulai Studi Pendahuluan Studi Pustaka Identifikasi dan Perumusan Masalah Pengolahan Data valid Analisa dan Pembahasan valid Pengembangan Sistem Informasi Simpulan dan Saran Selesai Gambar 4.1 Metodologi Pemecahan Masalah
59 1. Studi Pendahuluan Langkah pertama dalam metodologi ini adalah dengan melakukan studi pendahuluan. Studi pendahuluan ini dimaksudkan untuk dapat mengetahui suatu gambaran yang jelas mengenai kondisi dan situasi perusahaan pada saat ini, baik itu berupa suatu kondisi yang menguntungkan perusahaan maupun berupa masalah-masalah yang sedang dihadapi perusahaan sekarang. Langkah-langkah yang dilakukan dalam studi pendahuluan untuk mendapatkan informasi dari perusahaan ini adalah dengan cara melakukan wawancara terhadap pihak-pihak baik yang secara langsung terkait maupun tidak terkait dengan kegiatan operasional perusahaan. 2. Studi Pustaka Langkah studi pustaka ini dimaksudkan untuk dapat mengetahui solusi permasalahan dari kondisi perusahaan dengan teori dan konsep yang ada untuk penelitian dan pemecahan masalah lebih lanjut. Pelaksanaan studi pustaka ini adalah dengan mempelajari buku-buku dan referensi lainnya yang sesuai dengan topik penelitian. 3. Identifikasi dan Perumusan Masalah Dari hasil studi pendahuluan, didapatkan masalah persediaan yang dihadapi PT. Metiska Farma adalah terjadinya keterlambatan datangnya bahan baku dan jumlah yang tidak tepat sehingga menghambat proses produksi perusahaan. Apabila bahan baku dipesan lebih cepat, maka terjadi penumpukan bahan baku pada gudang yang memakan biaya lebih besar (biaya penyimpanan).
60 4. Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan metode wawancara, observasi lapangan serta pengambilan data tertulis. Wawancara dilakukan untuk mendapatkan data gambaran umum perusahaan dan sistem pemesanan persediaan yang sedang berjalan. Observasi lapangan dilakukan dengan melihat proses produksi serta sistem pemesanan bahan baku pada PT. Metiska Farma. Sedangkan pengambilan data tertulis adalah untuk mendapatkan data pengeluaran barang dari gudang untuk obat Gestamag dan Progesic periode Oktober 2002 September 2005, data supplier, dan data bahan baku. 5. Analisa dan Pembahasan Analisa terhadap data serta pembahasan dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: Menentukan produk yang akan dibahas lebih lanjut dengan melihat keseluruhan pengeluaran obat kaplet/tablet dari gudang selama tahun 2004. Data diurutkan dari jumlah pengeluaran terbanyak ke jumlah pengeluaran terkecil. Selanjutnya dipilih dua jenis obat yang paling banyak jumlah permintaannya karena dianggap sudah mewakili semua jenis obat lainnya yaitu Gestamag dan Progesic. Melakukan peramalan dari obat Gestamag dan Progesic berdasarkan data pengeluaran Gestamag dan Progesic periode Oktober 2002 September 2005. Peramalan dilakukan untuk mengetahui jumlah permintaan barang untuk enam periode ke depan sehingga bisa ditentukan jumlah batch yang perlu diproduksi.
61 Membuat struktur produk dan Bill Of Material dari masing-masing obat Gestamag dan obat Progesic. Dari struktur produk dapat diketahui berapa banyak masing-masing bahan baku yang diperlukan untuk membuat 1 butir obat, sehingga bisa diketahui berapa jumlah yang diperlukan untuk memproduksi obat sejumlah batch hasil peramalan tersebut. Menentukan jenis pemesanan bahan baku berdasarkan aturan Peterson- Silver (Peterson-Silver Rule), apakah pemesanan bahan baku lebih cocok dengan metode Static Lot Sizing atau dengan Dynamic Lot Sizing. Jika bahan baku lebih sesuai dipesan dengan Static Lot Sizing, maka tidak akan dibahas lebih lanjut. Tetapi jika bahan baku lebih sesuai jika dipesan dengan Dynamic Lot Sizing, maka data yang ada akan dihitung dengan tiga metode yaitu Wagner Whitin Algorithm, Silver Meal, dan Part Period Balancing. Menentukan metode terbaik dari ketiga metode Dynamic Lot Sizing yang ada dengan berdasarkan paramater-parameter tertentu. 6. Perancangan Sistem Informasi Perancangan sistem informasi dilakukand dengan metode Object Oriented Analysis and Design dengan tahapan-tahapan sebagai berikut: a) Problem Domain Analysis, yang terdiri dari: System Definition, Class Diagram, dan Statechart Diagram b) Application Domain Analysis, yang terdiri dari: Use Case Diagram, Sequence Diagram, dan Navigation Diagram
62 c) Component Design, yang terdiri dari: Revised Class Diagram dan Component Diagram Setelah melakukan analisa dan perancangan sistem informasi, maka langkah selanjutnya adalah merancang program yang sesuai dengan permasalahan yang dihadapi perusahaan agar dapat mendukung penyelesaian masalah dan kemudian dilakukan implementasi program tersebut terhadap perusahaan Penentuan Produk Peramalan Permintaan Produk Pembuatan Struktur Produk dan Bill Of Material Penentuan Metode Pemesanan (The Peterson-Silver Rule) Static Lot Sizing Dynamic Lot Sizing The Silver-Meal Method Part Period Balancing Wagner-Whitin Algorithm Penentuan Metode Terbaik 1 Gambar 4.2 Aliran Analisa dan Pembahasan
63 1 Perancangan Sistem Informasi Problem Domain Analysis * Sistem Definition * Class Diagram * Statechart Diagram Application Domain Analysis * Use Case Diagram * Function List * Sequence Diagram * Navigation Diagram Component Design * Revised Class Diagram * Component Diagram Perancangan Program Implementasi Selesai Gambar 4.3 Aliran Analisa dan Pembahasan (Lanjutan)
64 4.2 Teknik Pengumpulan Data dan Penentuan Parameter 4.2.1 Teknik Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan selama penelitian yang dilakukan di perusahaan adalah: Pengamatan Langsung Pengamatan langsung dilakukan dengan memperhatikan lantai produksi secara langsung pada saat memproduksi obat tablet/kaplet. Selain itu juga dilakukan pengamatan saat pihak terkait melakukan pemesanan bahan baku. Langkah pemesanan bahan baku dimulai dari Departemen Pemasaran yang melakukan peramalan permintaan barang dari konsumen untuk tiga bulan ke depan. Data peramalan permintaan lalu diberikan kepada bagian PPIC. Bagian PPIC yang menerjemahkan dari jumlah peramalan permintaan yang ada, berapa batch yang perlu diproduksi untuk memenuhi permintaan hasil peramalan tersebut dengan terlebih dahulu mengecek sisa stok jenis obat tersebut pada gudang. Jika stok barang pada gudang tidak mencukupi maka PPIC akan memberi perintah produksi kepada Departemen Produksi. Setelah itu PPIC juga mengecek jumlah persediaan bahan baku apakah masih mencukupi untuk memenuhi permintaan produksi. Jika stok bahan baku kurang, maka PPIC akan memberikan perintah pemesanan barang kepada Departemen Pembelian. Pengumpulan Data Tertulis Data tertulis yang diperlukan untuk penulisan skripsi ini yaitu: jumlah produksi keseluruhan obat kaplet/tablet, jumlah pengeluaran obat Gestamag dan Progesic periode Oktober 2002 September 2005, data
supplier, data bahan baku, data biaya-biaya pemesanan dan data biaya penyimpanan. 65 Wawancara Wawancara terutama dilakukan dengan Departemen PPIC dan Departemen Pembelian dimana pada bagian tersebut sistem pemesanan bahan baku paling banyak berperan. Wawancara dilakukan untuk mengetahui bagaimana prosedur pemesanan bahan baku yang ada pada PT. Metiska Farma yang selama ini berjalan. 4.2.2 Penentuan Parameter Parameter yang digunakan adalah dari segi biaya. Yang menjadi perbandingan dari ketiga metode yang ada adalah dengan menghitung biaya yang termurah yang perlu dikeluarkan. Perhitungan biaya tersebut mencakup biaya pesan dan biaya simpan. Semakin kecil biaya yang perlu dikeluarkan, maka pemesanan semakin efektif, sedangkan semakin besar biaya yang perlu dikeluarkan, maka pemesanan semakin tidak efektif.