BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi yang terus berkembang saat ini mempermudah setiap orang untuk saling berkomunikasi dan bertukar informasi tanpa dibatasi oleh waktu, tempat, dan lain-lain. Alasan perusahaan memanfaatkan teknologi informasi antara lain untuk menjangkau pelanggan dari daerah jauh, menghemat sumber daya, menghemat pengeluaran, meningkatkan keuntungan, dan mampu bersaing dengan perusahaan lain yang sejenis. Selain itu, dengan adanya perkembangan teknologi informasi saat ini juga mempengaruhi proses perolehan dan pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang mendukung proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan. Salah satu penerapan sistem informasi akuntansi dalam kegiatan bisnis perusahaan adalah sistem informasi akuntansi yang berperan membantu perusahaan dalam menjalankan proses bisnis sehari-hari, seperti transaksi penerimaan kas, laporan atas persediaan barang di gudang, dan lainnya. Sistem informasi akuntansi juga membantu perusahaan dalam memperoleh dan mengolah data dalam transaksi akuntansi sehingga dapat menghasilkan informasi akuntansi berupa laporan keuangan perusahaan. Menurut Edison et al (2010), Sistem Informasi Akuntansi akan memberikan kesempatan untuk perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya sehingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, mengurangi biaya dengan meningkatkan efisiensi melalui komputerisasi, meningkatkan pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi organisasi secara real-time dan menyeluruh, dimana semua hal tersebut akan mengarahkan perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan itu sendiri. Dalam penerapan sistem informasi akuntansi, siklus pendapatan dan persediaan merupakan bagian terpenting dalam mengatur dan mengelolah kegiatan penjualan, pengiriman, pencatatan pengeluaran barang, penagihan, pembayaran, dan penyediaan laporan keuangan mengenai penerimaan kas dan persediaan barang pada perusahaan. Hal tersebut diperkuat dengan pernyataan dari Wagenhofer (2013), menyatakan bahwa pendapatan (revenue) merupakan 1
2 salah satu alat ukur terpenting terhadap kinerja keuangan dan manajemen perusahaan. Siklus pendapatan dapat menyediakan informasi mengenai realisasi dari laba kotor dari aktivitas bisnis, yang akan sangat berguna untuk membantu perusahaan dalam menilai seberapa baiknya kinerja perusahaan pada suatu periode tertentu. Dimana hal-hal yang harus diperhatikan di dalam siklus pendapatan meliputi penjualan (tunai dan kredit), pengelolaan piutang, dan penerimaan kas. Penjualan merupakan kegiatan utama yang dilakukan oleh perusahaan secara rutin untuk memperoleh laba atau profit yang akan digunakan untuk membiayai aktivitas perusahaan dan menunjang pengembangan perusahaan. Kegiatan penjualan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu tunai dan kredit. Penjualan tunai secara umum dilakukan dengan cara yang lebih mudah dibandingkan dengan penjualan kredit karena pembayaran pada penjualan tunai dapat diterima langsung oleh perusahaan. Sedangkan penjualan kredit secara umum akan menimbulkan piutang usaha bagi perusahaan, sehingga memerlukan waktu yang lebih lama untuk menerima pendapatan dikarenakan adanya proses penagihan untuk mendapatkan pembayaran atas penjualan tersebut. Kegiatan penjualan memiliki kaitan yang erat dengan jumlah persediaan barang yang tersedia untuk dijual oleh perusahaan. Sehingga, siklus pendapatan itu sendiri tidak dapat dipisahkan dari persediaan, karena tujuan utama dari siklus pendapatan adalah untuk menyediakan dan menjual produk kepada pelanggan pada tempat, waktu, dan harga yang tepat. Dimana, apabila adanya ketidakjelasan atau gangguan pada persediaan akan berdampak terhadap siklus pendapatan juga, karena dapat menghambat kegiatan penjualan, yang pada akhirnya akan mempengaruhi penerimaan kas perusahaan. Lebih lanjut lagi, ketidakjelasan dan gangguan tersebut dapat menghambat proses pengambilan keputusan secara tepat di perusahaan karena informasi yang ada tidak dapat menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari perusahaan. Oleh karena itu, kegiatan dalam siklus pendapatan dan persediaan di perusahaan harus dapat dikelola dengan baik agar dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan. PT Roda Hammerindo Jaya adalah sebuah perusahaan yang sedang berkembang pesat dalam bidang perdagangan casters and wheels. Perusahaan ini merupakan distributor tunggal dari produk Hammer Caster dari Jepang.. Didalam menjalankan proses bisnisnya, perusahaan mengalami kendala dimana
3 dalam proses penjualan ketika pelanggan melakukan pemesanan, barang yang dipesan tidak bisa dikirim pada hari yang sama karena tidak terintegrasinya proses penerimaan kas secara keseluruhan sehingga membutuhkan waktu lama dalam proses penjualan mulai dari proses pembuatan Surat Pesanan Barang oleh sales, pengecekan ketersediaan barang masih melalui telepon ke gudang yang membutuhkan waktu cukup lama atas informasi ketersediaan barang, serta pengecekan limit kredit yang dilakukan secara manual membuat perusahaan membutuhkan sistem informasi akuntansi khususnya untuk pendapatan dan persediaan barang. Penulisan skripsi ini fokus pada sistem pendapatan dan persediaan, karena sistem-sistem tersebut memiliki keterkaitan satu sama lain dan berperan penting dalam kelangsungan hidup perusahaan tersebut. 1.2. Ruang Lingkup Perlu diadakan pembatasan ruang lingkup penulisan pada bidang tertentu untuk menghindari penafsiran yang berbeda terhadap masalah yang akan dibahas pada PT. Roda Hammerindo Jaya, meliputi: 1. Sistem Penerimaan Kas, meliputi: a. Pencatatan penerimaan kas untuk penjualan kredit yang berkaitan dengan penerimaan pesananan dari customer, pembuatan sales order, invoice, sales returns dan tax invoice. b. Pengelolaan piutang yang berkaitan dengan pencatatan piutang customer, pengecekan terhadap piutang yang akan jatuh tempo, penagihan piutang yang telah jatuh tempo. c. Pencatatan atas penerimaan kas atas penjualan yang dilakukan selama satu periode tertentu. d. Pembuatan general ledger dan laporan terkait siklus penerimaan kas.
4 2. Sistem Persediaan, meliputi: a. Pengecekan ketersediaan product. b. Proses pembuatan delivery order. c. Proses pengiriman atas order customer. d. Pencatatan atas keluar masuknya barang. e. Perancangan sistem informasi akuntansi pada siklus persediaan. 3. Perancangan sistem informasi akuntansi pada siklus penerimaan kas dan persediaan, meliputi: a. Membuat sales order berdasarkan purchase order dari customer. b. Mengecek ketersediaan product. c. Membuat delivery order d. Mebuat sales returns e. Membuat invoice f. Membuat tax invoice serta perhitungan PPN g. Membuat sistem jurnal terkait penerimaan kas. h. Membuat sistem laporan penerimaan kas i. Membuat sistem pengendalian internal yang berhubungan dengan siklus penerimaan kas dan persediaan. 1.3. Tujuan dan Manfaat Penyusunan penulisan ini memiliki beberapa tujuan dan manfaat yang dapat dirasakan, baik oleh perusahaan, penulis maupun pembaca. Adapun tujuan dalam penulisan ini antara lain: 1. Mengidentifikasi masalah dan kebutuhan informasi yang terdapat pada sistem penerimaan kas dan persediaan. 2. Memberikan usulan perbaikan untuk memperbaiki kekurangan dan masalah yang dihadapi pada proses bisnis saat ini. 3. Merancang sistem informasi akuntansi penerimaan kas dan persediaan baru yang mampu memecahkan masalah yang dihadapi perusahaan serta meningkatkan kepuasan customer atas pelayanan perusahaan.
5 Disamping itu, manfaat dari penulisan ini adalah: 1. Menghasilkan rancangan sistem informasi akuntansi untuk siklus penerimaan kas dan persediaan pada perusahaan sehingga dapat mempermudah dalam melakukan transaksi penerimaan kas dan pengeluaran barang atas pesanan pelanggan. 2. Ketika perusahaan menerapkan sistem informasi akuntansi yang telah dirancang, diharapkan dapat meningkatkan kinerja dalam perusahaan dari berbagai faktor yang dibutuhkan oleh perusahaan, serta dapat meningkatkan keuntungan perusahaan. 3. Membantu perusahaan dalam meningkatkan pengendalian internal terhadap siklus pendapatan dan persediaan pada perusahaan. 4. Menyediakan informasi berupa dokumen dan laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen terkait siklus penerimaan kas dan persediaan secara real-time dan akurat, sehingga dapat mendukung manajemen dalam proses pengambilan keputusan. 1.4. Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang akan digunakan untuk penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan Data a. Studi Kepustakaan Pada penelitian yang dilakukan, penulis melakukan pencarian informasi melalui berbagai media seperti buku, artikel-artikel di internet ataupun media cetak lainnya serta teori-teori dari para ahli yang relevan dengan permasalahan yang ditemukan di lapangan dan sebagai acuan landasan teori. b. Studi Lapangan Dalam penelitian ini dilakukan pengumpulan data dengan cara: 1. Observasi Untuk mengetahui dan melihat langsung proses bisnis dari PT. Roda Hammerindo Jaya khususnya unit penjualan untuk
6 mengetahui proses penerimaan kas dan persediaan yang terjadi pada perusahaan mulai dari penerimaan pesananan dari pelanggan, pembuatan Surat Pesanan Barang, pengecekan ketersediaan barang, pengiriman atas pesanan pelanggan, pembuatan faktur pajak dan invoice, sampai penagihan atas piutang pelanggan. Dimana cara ini mempermudah dalam hal menganalisis aktivitas yang terjadi didalam PT. Roda Hammerindo Jaya. 2. Wawancara Metode ini berguna untuk mengetahui informasi-informasi yang belum didapatkan dari metode observasi. Disini bertujuan untuk mencari informasi ke PT. Roda Hammerindo Jaya yang diajukan kepada bagian penjualan khususnya pada proses penerimaan kas dan persediaan dengan tujuan mengetahui masalah yang terjadi didalam perusahaan tersebut serta sistem apa saja yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. 3. Dokumentasi Metode ini berguna untuk membantu dan mengetahui data apa saja sudah ada dan masih diperlukan seperti dokumen surat pesanan barang, surat jalan, invoice, faktur pajak, dalam hal menganalisa sistem pada siklus penerimaan kas dan persediaan dari PT. Roda Hammerindo Jaya. 4. Identifikasi Masalah Metode ini bertujuan untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang dialami perusahaan secara umum yang berguna sebagai acuan untuk mencari penyelesaian masalah tersebut. Hasil dari analisis sistem tersebut kemudian akan digunakan sebagai masukan dalam perancangan sistem yang diusulkan. 2. Metode Analisis Penulis menggunakan metode analisis dengan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) oleh Satzinger, Jackson, dan Burd, yaitu mengacu pada modeling and requirement discipline, dengan pembuatan activity diagram.
7 3. Metode Perancangan Dalam penulisan skripsi ini, metode perancangan digambarkan melalui dua tahap utama yaitu Modeling and Requirement Discipline dan The Design Discipline. Adapun tahap-tahap yang tercakup dalam Modeling and Requirement Discipline antara lain The Requirement Discipline dan Use Case and Domain Classes. Sedangkan tahap-tahap yang tercakup dalam The Design Discipline antara lain Use Case Realization dan Design Activity and Environment. Pada penulisan skripsi ini, The Requirement Discipline dijelaskan dengan menggunakan activity diagram dan untuk Use Case and Domain Classes dijelaskan dalam bentuk Use Case Diagram, Use Case Description, dan Domain Model Class Diagram. Kemudian Use Case Realization dijelaskan dengan menggunakan First Cut Design Class Diagram, Multilayer Design System Sequence Diagram, Updated Class Diagram, Package Diagram, User Interface, Story Board, Persistence Object, dan Entity Relationship Diagram. Sedangkan Design Activities and Environment akan dijelaskan ke dalam bentuk Deployment Environment, Software Architecture, serta Rencana Implementasi. 4. Metode Pencatatan dan Standar Akuntansi Metode pencatatan akuntansi menggunakan pendekatan standar akuntansi berbasis IFRS (International Financial Reporting Standard) merupakan standar akuntansi international yang diterbitkan oleh International Accounting Standard Board (IASB). IFRS bertujuan untuk memastikan bahwa laporan keuangan dan laporan keuangan interim perusahaan untuk periode-periode yang dimaksud dalam laporan keuangan tahunan, mengandung informasi yang berkualitas tinggi. Penulisan skripsi akan membahas mengenai pembuatan jurnal umum atas penjualan barang dan pengeluaran barang yang dilakukan perusahaan, pembuatan jurnal khusus atas penerimaan kas perusahaan, serta pembuatan laporan atas penjualan yang dilakukan perusahaan. Dimana pencatatan akuntansi yang dilakukan perusahaan menggunakan pendekatan accrual basis
8 dimana transaksi ekonomi dan peristiwa diakui, dicatat, dan disajikan dalam laporan keuangan pada saat terjadinya transaksi tersebut tanpa memperhatikan waktu kas diterima atau dibayar. Pendapatan dicatat pada saat transaksi pendapatan terjadi walaupun kas atas transaksi pendapatan tersebut baru diterima bulan depan. Dalam hal ini pencatatan menggunakan accrual basis lebih mencerminkan keadaan perusahaan dan lebih dapat mengukur kinerja perusahaan. 1.5. Sistematika Penulisan Dalam penulisan skripsi ini terdiri dari 5 bab yang dibagi menjadi beberapa sub-bab yang saling berkaitan. Adapun garis besar yang akan dibahas dalam setiap bab, yaitu: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang pemilihan judul, pembatasan ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat dari penelitian yang dilakukan, metodologi penelitian yang digunakan untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan serta sistematika penulisan skripsi. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini membahas tentang teori-teori yang menjadi dasar penelitian dan penulisan skripsi yang bersifat relevan, lengkap dan sesuai dengan sumber referensi yang digunakan, seperti teori dasar, teori khusus, serta analisa dan perancangan sistem informasi. BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Pada bab ini akan dibahas secara garis besar mengenai perusahaan seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan serta tugas dan wewenangnya, tata laksana sistem berjalan, masalah dan usulan pemecahan masalah yang terjadi pada perusahaan.
9 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Dalam bab ini akan membahas tentang pelaksanaan evaluasi sistem yang berjalan dan implementasi untuk menjelaskan bagaimana sistem yang sudah dirancang dapat diterapkan dalam aplikasi sesungguhnya. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan yang didapat dari seluruh penelitian yang dilakukan serta menjelaskan hasil analisis penulisan skripsi, beserta saran-saran yang berguna dan dapat menjadi pertimbangan bagi perusahaan dalam rangka mencapai tujuannya secara efektif, efisien dan ekonomis.
10