BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT. INDUSTRI SANDANG NUSANTARA UNIT CILACAP 4. The Task 4.. Purpose Sistem dibuat dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan yang dilakukan oleh para karyawan bagian personalia, keuangan dan juga karyawan yang secara langsung terlibat dalam kegiatan penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara. Sistem ini di buat untuk mempermudah pencatatan beberapa kegiatan personalia seperti pendataan karyawan baru, mutasi, kenaikan gaji, lembur dan kegiatan lainnya yang berhubungan dengan penggajian. 4..2 Correction to the analysis Terdapat beberapa perbaikan terhadap analisis perancangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT.Industri Sandang Nusantara. Perbaikan dibuat dengan cara merevisi class diagram yang dibuat sebelumnya sehingga menghasilkan class diagram yang baru. Class yang baru adalah class Overtime Detail dan Absence Detail dan revisi terhadap class Overtime Transaction. 4..3 Quality Goal Tabel berikut menunjukan prioritas dari design criteria, dengan menentukan criteria-kriteria tersebut maka ini akan membantu dalam perencanaan atas aktivitas yang ada.
63 Criterion very Important Less Irrelevant Easily important important fulfilled Usable Secure Efficient Correct Reliable Maintainable Testable Flexible Comprehensible Reuseable Portable Interoperable Tabel 4. Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara 4.2 Technical Platform 4.2. Equipment Sistem dirancang untuk dikembangkan untuk Personal Computer dengan LAN, dimana antara client dan server akan terhubung dengan menggunakan switch 6 port. Spesifikasi hardware dapat dilihat pada tabel berikut ini :
64 Specifacation Client Server Processor Intel Pentium 4.8 GHz Intel Pentium 4 3.0 GHz Mother board Mother Board untuk Pentium 4 Mother Board untuk Pentium 4 Memory 28 MB GB Hard disk space 20 GB 7200 RPM 20 GB 7200 RPM Floppy disk (optional).44 Mb.44 Mb CD-ROM Optional CD-Writer Monitor 5 5 Keyboard dan Mouse Logitech Std NIC 00Mbps 00Mbps Sound Card On board On board Graphic card On Board On Board Printer Dot Matrix Operating system Microsoft Windows P Professional Microsoft Windows 2000 Advanced Server Tabel 4.2 Spesifikasi peralatan untuk Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara 4.2.2 System Software Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dengan development tools Microsoft Visual Studio dan menggunakan Microsoft Access sebagai database engine.
65 4.2.3 System Interface Hasil dari sistem ini berupa berbagai dokumen dan laporan yang dibutuhkan oleh kepala personalia, Keuangan dan Umum dan General Manager. Dokumen dan laporan tersebut dicetak dengan menggunakan printer dot matrix 32 kolom diatas kertas continous form, kuarto, HVS dan berbagai jenis kertas lainnya. 4.2.4 Design Language Dokumentasi dari sistem ini dirancang menggunakan notasi UML (Unified Model Language) dengan menggunakan Microsoft Office Visio 2003. 4.3 Architecture 4.3. Component Architecture Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT.Industri Sandang Nusantara menggunakan client server architecture yang berdasarkan Distributed Presentation yaitu client mempunyai user interface, sedangkan server mempunyai User Interface, Function, dan model. Pada component client terdapat component user interface bagian personalia dan bagian keuangan. Untuk lebih jelasnya, komponen arsitektur sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT.Industri Sandang Nusantara dapat dilihat pada gambar berikut ini.
66 absensi Client_Manager keuangan User Interface User Interface Server User Interface Function Client_karyawan personalia Model Client_Asisten Manager User Interface User Interface Gambar 4. Component Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara 4.3.2 Process Architecture Deployment diagram dirancang dengan menggunakan centralized pattern dimana pada client terdapat komponen user interface sedangkan di server terdapat komponen user interface, function, model. Pola ini menyimpan semua data pada
67 server dan user hanya dapat melihat user interface. Sistem dijalankan dengan menggunakan stand alone computer untuk masing-masing user. Tingkat keamanan yang diberikan untuk seseorang berbeda-beda tergantung dari tugas dan wewenangnya sesuai dengan cara pengotorisasian pada waktu login. Hasil data pada client akan dicetak dengan menggunakan printer. Selain itu, juga akan disediakan komputer khusus untuk absensi.
68 Gambar 4.2 Deployment Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara
C A 7 8 9 0 2 2 3 4 5 6 7 x x 8 x 2 x 9 x 3 x A 0 x 4 x x 5 x 2 x 6 x 7 x x 8 x 2 x 9 x 3 x B 0 x 4 x x 5 x 2 x 6 x 69 s e r v e r I D C E th er ne t a b s e n s i c l i e n t _ A s i s t e n M a n a g e r c l i e n t _ k a r y a w a n p e r s o n a l i a c l i e n t _ M a n a g e r p r i nt e r Gambar 4.3 Architecture Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara 4.4 Standard Perancangan window dan pesan kesalahan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara mengikuti standard window. Untuk lebih jelasnya beberapa contoh pesan kesalahan dan menu standar dapat dilihat pada gambar berikut.
70 Gambar 4.4 Contoh standard button dalam sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara Gambar 4.5 Contoh warning message dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara. 4.5 Component 4.5. Model Component 4.5.. Structure Gambar dibawah ini adalah menggambarkan class diagram yang sudah di revisi. Class diagram yang telah direvisi adalah class Overtime Detail, class Overtime, class Absence Detail. 4.5..2 Classes Berikut ini adalah spesifikasi class-class atribut dan operation utama yang terdapat dalam revisi class diagram sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap.
7. Overtime Purpose : Mencatat informasi lembur per department Attributes : OvtTransactionNo, DepartmentCode,OvtType,OvtDate Operations: memasukan transaksi lembur 2. Overtime Detail Purpose : mencatat informasi lembur masing-masing karyawan. Attributes : OvtTransactionNo,NPK,OvtDuration,OvtAmount Operations: memasukan transaksi lembur, menghitung transaksi lembur, mengupdate. 3. Absence Detail Purpose : mencatat potongan absen masing-masing karyawan. Attributes : NPK, GoingHomeEarly,Late,Alpa Operations: membuat, menghitung, mengupdate, mencetak.
Gambar 4.6 Revised Class Diagram 72
73 4.5.2 Function Component Model Function salary upgrade Overtime Detail overtime Overtime tarif mutation..*..*..*..* voucher..* payment detail Absence Reduction employee payment transaction salary wages Income tax staff labour Absence Detail absence..*..* 4.5.3 Operation Specification Gambar 4.7 Class Placement Operation Purpose Input Data Conditions Compute Absence Detail _ Active Update Passive Read Compute _ Signal Menghitung potongan absensi NPK Karyawan mengisi form absensi setiap harinya untuk menandakan bahwa karyawan yang bersangkutan hadir pada hari kerja yang
74 semestinya. Nomor pegawai karyawan yang dapat melakukan absensi adalah nomor pegawai karyawan yang sudah terdapat pada database karyawan. Effect Menghasilkan jumlah potongan ketidak hadiran dari karyawan dan juga menghasilkan efek jera kepada karyawan yang tidak masuk. Algorithm Untuk title Manager dan Asisten Manager : Potongan Absensi/hari karena Alpa = 50 % tunjangan transportasi Potongan absensi karena telat hadir = Rp 000,-/telat Potongan absensi karena pulang lebih awal = Rp 000,-/pulang Untuk title Pelaksana,Supervisor dan Senior Supervisor : Potongan Absensi/hari karena Alpa = 50% tunjangan kehadiran Potongan Absensi karena telat hadir = Rp 000,-/telat Potongan Absensi karena pulang lebih awal = Rp 000,-/pulang Placement Absence detail Involved Objects Karyawan Tabel 4.3 Operation Specification Compute Absence Detail Operation Purpose Input Data Conditions Compute Overtime Tariff _ Active Update Passive Read Compute _ Signal Menghitung total uang lembur NPK, date, time clock in, time clock out Setelah menerima surat penugasan untuk melakukan kerja lembur, karyawan personalia memasukan NPK, nama karyawan, tanggal pelaksanaan lembur, jam kerja lembur ke dalam sistem. Dan pada hari pelaksanaan lembur karyawan hanya tinggal melakukan proses absen seperti biasanya.
75 Effect Menghasilkan jumlah uang lembur yang diterima oleh karyawan. Algorithm Tarif lembur : Untuk title Manager tarif lembur sebesar Rp 40.000,- Untuk title Asisten Manager tarif lembur sebesar Rp 35.000,- Untuk title Pelaksana, Supervisor, dan Senior Supervisor tarif lembur sebesar Gaji Normatif/73 Untuk buruh tarif lembur sebesar UMP/73 Penghitungan uang lembur : Untuk title Manager = Rp 40.000,- Untuk title Asisten Manager = Rp 35.000,- Untuk title Pelaksana, Supervisor, dan Senior Supervisor = jumlah jam kerja lembur tarif lembur Untuk buruh = jumlah jam kerja lembur tarif lembur Dimana jam kerja lembur : Untuk lembur hari biasa = jam pertama x.5, jam selanjutnya dikali 2 Untuk lembur sabtu minggu = jam kerja x 2 Untuk lembur khusus = jam kerja x 4 Placement Overtime tarif Involved Objects Karyawan Table 4.4 Operation Specification Compute Overtime Tariff Operation Compute Income Tax _ Active Update Passive Read Compute _ Signal Purpose Mengetahui jumlah Pajak Penghasilan selama periode gaji Input Data Marital status, children, sex,total salary Conditions Jika total salary >=.000.000
76 Effect Algorithm Income Tax pada Payroll Register dan Payroll Recapitulation Gross Payment = ( gaji pokok + tunjangan jabatan + tunjangan masa kerja + tunjangan regional + tunjangan perumahan + tunjangan kehadiran + tunjangan makan minum + tunjangan obat + lembur ) Net payment / month =(gross payment biaya jabatan) Biaya jabatan = 5% x gross payment ( max 08000) Penghasilan Kena Pajak (PKP) = (net payment/month x2) PTKP Dimana PTKP : Jika belum kawin dan jika wanita sudah kawin = 3.200.000 Jika sudah kawin dan 0 anak = 4.400.000 Jika sudah kawin dan anak = 5.600.000 Jika sudah kawin dan 2 anak = 6.800.000 Jika sudah kawin dan 3 anak atau lebih = 8.000.000 Income tax / month = (persentase PKP) / 2 Dimana persentase : 5% untuk Rp 25.000.000 lapisan pertama 0% untuk Rp 25.000.000 lapisan kedua 5% untuk Rp 50.000.000 lapisan ketiga 25% untuk Rp 00.000.000 lapisan keempat 35% untuk sisa PKP Placement Income tax Involved Objects Karyawan, payment detail Tabel 4.5 Operation Specification Compute Income Tax
77 4.6 Recommendations 4.6. The System Usefulness Pada perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara, beberapa kriteria harus diperhatikan, yaitu : Criteria Usable The system usefulness Sistem yang dibuat ini harus dapat beradaptasi dengan lingkungan kerja yang ada sekarang. Secure System yang dibuat ini harus dapat terjamin tingkat keamanannya untuk mencegah pengambilan data oleh pihak-pihak yang tidak memiliki hak otorisasi. Efficient Dengan adanya sistem ini pekerjaan bagian personalia yang berhubungan dengan aktivitas penggajian dan pengupahan menjadi lebih efisien dalam hal pencatatan dan pembayarannya. Correct Dengan adanya sistem ini kebutuhan user akan terpenuhi sehingga kegiatan operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancer. Reliable System yang dibuat ini dapat menghasilkan informasi dan perhitungan komponen-komponen gaji yang lebih akurat dan dapat diandalkan. Flexible Sistem yang dibuat ini harus bersifat flexible dalam mendukung aktivitas penggajian dan pengupahan karena sering terjadi perubahanperubahan peraturan penggajian baik itu dilakukan oleh perusahaan ataupun perubahan peraturan yang dilakukan oleh pemerintah.
78 Comprehensible Sistem yang dirancang ini dibuat agar mudah dimengerti dan dapat digunakan oleh semua user. Reusable Subsistem yang dirancang ini dapat digunakan untuk sistem informasi lainnya, misalnya sistem informasi sumber daya manusia Interoperable Sistem informasi penggajian dan pengupahan yang dibuat ini dapat digabungkan dengan sistem informasi sumber daya manusia agar menghasilkan Human Resource Managament System yang lengkap. Tabel 4.6 The System Usefulness 4.6.2 Plan for Initiating User Pelatihan dan instalasi sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap akan dilakukan oleh dua orang programmer secara bergantian pada tahap delivery dan implementasi. Seluruh karyawan yang berkaitan dengan sistem ini, wajib untuk mengikuti pelatihan yang diadakan selama satu jam per hari dalam dua minggu berturut-turut dan diperbolehkan untuk memberikan saran dan tanggapan mengenai sistem yang baru tersebut. Secara lengkap table waktu pelaksanaan sistem dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Task Name Duration Agustus September November Desember Januari Februari Planning month Set scope week Analysis month Gather Bussiness Requirement 2week Design 2 week Design Form week Development 2 month Build Database and System Implementation 2 week Install System Maintenance 2 week Tabel 4.7 Project Time Line
80 4.6.3 Implementation Plan Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap direncanakan akan dikonversi dengan menggunakan metode parallel selama satu bulan, maksudnya sistem baru dan sistem lama (manual) dijalankan secara bersamaan untuk menguji keandalan dan keakuratan perhitungan berbagai komponen gaji dengan tujuan untuk mengurangi resiko yang mungkin terjadi pada saat sistem yang lama dikonversikan ke sistem yang baru. Jika sistem yang baru ternyata masih belum cukup akurat, maka perlu dilakukan maintenance sehingga pada bulan berikutnya sistem baru sudah bisa dipakai untuk menggantikan sistem lama.